竣工档案整理移交规定.doc
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地铁工程竣工档案整理移交要求
(试行)
1总则
1.1为规范天津市地下铁道集团有限公司(以下简称“地铁集团”)地铁工程竣工档案的接收标准,建立齐全、完整、准确、系统的竣工档案,便于今后的保管和有效的开发利用,根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)《天津市建设工程文件归档整理规程》(DB29/T-86-2004),并结合地铁集团实际而制定。
1.2地铁建设工程竣工文件包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、工程结算文件等。
竣工档案由文件形成或管理单位(部门)按要求归档整理和移交。
1.3地铁集团内各相关部门文件归档职责范围及整理要求详见地铁集团《档案管理制度》(TJDT/ZY-BG-07)。
1.4本要求适用于移交给地铁集团保管的地铁新建、改建、扩建工程竣工档案的归档整理。
本要求未涉及的内容按国家及天津市相关规定执行。
2移交套数与归档范围
2.1移交地铁集团的地铁工程竣工档案分为纸质档案、声像档案、电子档案三部分。
2.1.1纸质档案
工程竣工档案应移交地铁集团两套(A套、C套)、地铁运营公司一套(B套)。
A套:
要求全部为原件(特殊情况如原材料质量证明、试验记录只有一份原件时,应装入A套中,确实只有复印件的,必须加盖原件存放单位或施工单位公章,公章要压盖字样,同时注明原件存放处)。
B套:
内容与A套相同,文字材料要原件,原件不足可为复印件。
竣工图原件。
机电系统设备随机文件(合格证、保修卡、保修书、安装及使用说明等)必须是原件。
C套:
竣工图(原件)。
2.1.2声像档案
移交地铁集团一式两套,其编制要求见第4部分。
归档范围见附件1。
2.1.3电子档案
1主要内容有:
1)初步设计、施工图设计、地质勘查报告和竣工图的电子版
2)声像档案的电子版
3)编制的电子文件目录、卷内备考表、文件夹目录。
2刻制成光盘一式两份移交。
电子档案编制要求见第8部分。
2.2竣工文件归档范围详见附件1。
3工程纸质文件归档质量要求
3.1工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、测绘、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3.2工程文件的内容必须真实、准确、完整,与工程实际相符合。
3.3工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。
3.4工程文件中文字书写应符合国家用字规范,须采用国家颁布实施的简化汉字,图表的绘制应符合国家制图标准的规定。
3.5工程文件中文字材料幅面尺寸宜为A4幅面(297mm×210mm)。
图纸宜采用国家标准图幅。
3.6工程文件应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
用蓝晒图归档的竣工图必须是新蓝图。
打印图应符合国家档案字迹和纸张耐久性要求。
3.7工程文件不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、蓝色墨水等易褪色材料书写。
易褪色材料(如复写纸、热敏纸、传真件等)归档时,应附一份扫描后的打印件。
3.8复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定的质量要求。
3.9对破损的文件、图纸应进行托裱,不得使用胶纸带和修正液。
托裱纸必须是白纸,单张托裱时文件材料的右边和底边必须与托裱纸的右边和底边贴齐,多张托裱时文件内容严禁相互覆盖。
3.10设计变更单、工程洽商单、工程测量、施工总结、施工记录、施工图表等永久保存的归档文件及编制的卷内目录、备考表应用激光打印机打印。
3.11各类施工用表应用激光机打印或印刷品,不应使用复印表格填报。
3.12归档文件、图纸须去掉金属物、塑料等不符合归档要求的材料。
3.13工程文件为外文版的,应用中、外两种文字准确表达。
有关文件的中文翻译件应由翻译责任者签证,并与原件一并归档。
如无翻译件的材料,案卷目录中的案卷题名和卷内目录中的文件(图纸)名称应用中外文两种文字准确表达。
4.竣工图编制质量要求
4.1竣工图必须与工程实物相一致。
4.2竣工图的编制形式
4.2.1按施工图施工没有变更,应由施工单位在原施工图上加盖竣工图章后,作为竣工图。
原图纸封面及目录不加盖竣工图章。
4.2.2施工中有一般性变更的,宜重新绘制图纸或在原施工图上加以修改补充。
若在原图上修改补充的,应由施工单位依据经确认的变更文件及实际施工情况,在原施工图上进行修改并注明变更依据,加盖竣工图章后作为竣工图。
施工单位、监理单位须对竣工图的完整、准确、清晰、修改、真实反映项目竣工验收时的实际情况各负其责。
4.2.3结构形式、工艺、平面布置改变等重大改变,或不宜在原施工图上修改、补充的,应重新绘制改变后的图纸并加盖竣工图章后作为竣工图。
4.2.4竣工图编号一般采用原图号去掉“施”字,改为“竣”字,同时应保持竣工图编号的连续性。
4.3竣工图的修改应符合国家制图标准,修改、注记须使用黑色耐久性书写材料,图面整洁、图形清晰、字迹工整、标示明确。
不得刮改、涂抹、粘贴。
4.4竣工图图纸目录必须与竣工图一致。
4.5竣工图的签证
4.5.1所有竣工图必须加盖竣工图章。
竣工图章的主要内容应包括:
施工单位、编制人、技术负责人、监理单位、总监理工程师和竣工图编号。
竣工图章规格尺寸:
50mm*80mm。
竣工图
施工单位
编制人
审核人
技术负责人
编制日期
监理单位
总监
现场监理
竣工图号
4.5.2竣工图章应使用不褪色的红色印泥盖印,加盖在图签的上方或周围不压盖图形文字的空白处。
4.5.3重新绘制的竣工图,在图签栏中必须有原设计单位名称和设计人员的签证,图纸应符合设计单位施工图出图用章规定。
4.6工程变更依据性文件
4.6.1工程建设过程中发生的所有设计变更必须经(勘察)设计单位、监理单位和建设单位签字认可。
4.6.2设计变更通知单、技术核定单、工程会议纪要等设计变更的依据性文件应注记其原始编号或日期。
4.6.3在设计变更的依据性文件中,应包含被修改图的图号等内容。
4.6.4工程设计变更依据性文件汇总表(样式见附件2),应有施工单位盖章和技术负责人签字、监理单位盖章和总监理工程师签字。
5工程声像资料的归档质量
5.1工程照片应图像清晰,同一拍摄对象应能提供不同角度、景别、阶段的照片。
5.2以传统感光材料为载体的工程照片应报送5寸或7寸光面照片、底片和文字说明。
照片扫描时,分辨率不小于300dpi,不得压缩保存。
5.3使用数码相机拍摄,其影像不得进行后期加工,必须用专业照相纸打印出5寸或7寸光面照片,与刻录光盘一并报送。
数码照片图像分辨率不小于3000×2000像素,宜使用RAW格式拍摄。
5.4工程照片文字说明内容应包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。
5.5工程录像档案应图像清晰,解说词和字幕要与画面相符。
录像档案载体为通用格式的可读、不可擦除型光盘。
5.6归档的工程录像带制作应为PAL制式,格式应符合专业格式标准,片长宜为15~30min。
摄像机应使用采用DVCPRO、DVCAM、BetacamSP、Digital-Betacam、SX、IMX、HDCAM及以上格式的专业机器拍摄。
5.7工程录像档案应标有简要说明,内容包括工程名称、建设单位、拍摄内容、摄制人。
5.8照片、声像文件卷按照问题——时间顺序排列。
5.9照片、声像档案编目要求
5.9.1照片、声像档案应单独编制移交清册。
5.9.2照片档案芯页编制要求:
1序号:
填写卷内照片排列的顺序号。
2题名:
工程名称或单项工程名称+详细部位名称组成;工程会议及各种活动照片题名:
主办单位名称+会议名称+拍摄的具体内容。
3地点:
建筑物、构筑物的坐落地点。
4拍摄时间:
该照片的摄影日期。
5作者:
该照片的形成单位及作者。
6文字说明:
应概括提示照片所反映的全部信息,一般不超过200字。
6.组卷的原则和方法
6.1组卷的原则
6.1.1遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件材料的有机联系,符合专业的特点,便于保管和利用。
6.1.2不同载体的文件要分别组卷。
6.2组卷的方法
6.2.1一个建设项目(工程)内所有的文件和图纸应按工程准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段的建设程序组卷。
6.2.2准备阶段文件和竣工验收阶段的文件按照问题、时间的顺序组卷。
6.2.3设计文件应按设计程序、单位工程、专业等组卷。
6.2.4施工文件应按项目、单位(子单位)工程、专业等组卷,其中有共性的文件材料可按项目或合同标段集中组卷。
6.2.5监理文件应按单位(子单位)工程、专业等组卷。
6.2.6竣工图应按单位(子单位)工程组卷,单位(子单位)工程内应按专业分别组卷。
6.2.7文件、图纸原则上分别组卷。
6.2.8设计变更通知单及附件、图纸会审记录(涉及到变更问题)、工程洽商单及相关工程变更文件单独组卷。
工程设计变更依据性文件汇总表放在卷首。
6.3卷内文件的排列顺序
6.3.1文字材料按事项、专业、时间排列,同一事项先批复后请示,先正文后附件,先原件后复印件、先文件材料后附图的顺序排列。
6.3.2图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。
7.案卷的编目
案卷由案卷封面、卷内目录、文件内容、备考表组成。
式样见附件3。
7.1案卷封面:
案卷封面材质为牛皮纸,案卷封面填写要求:
1档号:
档号应由档案保管单位填写。
2档案馆(室)号:
应由档案馆填写。
3案卷题名:
由工程建设项目名称、单位(子单位)工程名称(含里程号)、案卷内容组成(三项分别不能超过50个汉字、100个字符)。
题名应简明扼要,准确地概括和揭示卷内文件的内容和形式特征。
如同一种内容或表格材料较多形成多卷的,案卷题名可用部位、时间段、专业、结构等标注加以区分,不能出现同样的案卷题名。
外文题名应译成中文。
字体以宋体小二号为宜。
4立卷单位:
应填写文件材料立卷单位全称。
5起止日期:
填写卷内文件材料的起止日期。
例如:
2007.01.01-2008.02.15
6保管期限:
填“永久”。
7密级:
填“机密”。
7.2卷内目录填写
7.2.1案卷题名:
与案卷封面上的案卷题名一致。
7.2.2序号:
卷内文件排列的顺序号,用阿拉伯数字从1起依次标注,同一文号或同一文件材料题名的文件,只编一个序号(作附件标注的,不需排序号)。
7.2.3文件编号:
填写文件原有文号、竣工图号等。
7.2.4责任者:
填写文件材料的直接形成部门或主要责任者(可为简称)。
有多个责任者时,选择一个主要责任者,其余要用“等”代替。
7.2.5文件材料题名:
填写文件材料标题的全称(表格名称)或图标上的图名。
文件没有题名只有文种,例如通知、纪要、记录等,要根据文件内容拟制标题。
7.2.6日期:
填写卷内文件材料的形成日期,竣工图填写竣工图章上的编制日期。
日期统一表达为8位阿拉伯数字。
如2003年1月8日,应标注为“20030108”。
7.2.7页次:
填写每件文件首页在本卷内的页号,最后一件文件(或图纸)填写起止页号,如“10-15”。
当最后一件文件(或图纸)只有一页时,也要求填写起止页号,如“16-16”
7.2.8备注:
填写每件文件的总页数,用阿拉伯数字表示。
7.3卷内备考表
卷内备考表写明卷内文件材料页数、件数和不同特征文件材料(文、图、音像)的数量;情况说明是记录组卷的过程中需要说明的情况;对于施工档案,“检查人”为项目经理,对卷内文件的完整性、准确性作确认并签名,注明日期。
监理档案的案卷检查人为总监。
地铁集团内部组卷的检查人为部门主管
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