星火电子采购软件实施方案.docx
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星火电子采购软件实施方案.docx
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星火电子采购软件实施方案
星火机床网上采购系统软件
实施方案
一、我公司网上采购系统软件《JH景程互动通用电子采购系统》概述
甘肃景程高通电子科技有限公司自2004年起即成立了专门的企业采购软件实施部门,致力于企业信息化平台开发,在企业财务信息化、办公信息化方面取得了骄人的成绩。
至今已经为省内外10多家大型生产企业提供了软件实施服务。
并于2006年联合了兰州大学信息学院、北京世联科技、兰州大学管理学院信息管理研究所、甘肃目标信息科技、甘肃省科学院等多家科技单位,针对生产型企业的采购与仓储管理,成功开发出了《JH景程互动通用电子采购系统》。
该系统专门从大中型生产企业实际情况出发,根据这些企业的通用流程和管理模块,为企业提供定制化的网上招投标和采购管理软件。
我公司《JH景程互动通用电子采购系统》系统具有以下典型特点:
1,基于B/S结构,操作更方便和简单,使用SQL数据库技术,实现程序与数据分离,保证了系统的运行安全稳定;
2,与金蝶EAS相关财务数据无缝智能对接,做到企业信息平台一体化;
3,独有的竞价和询比价系统,可根据企业实际情况定制流程,本软件尤其是针对那些采购品种繁多、采购频率高的生产型企业,如单件小批量的采购、多批量小品种采购等。
4,细密的供应商库管理系统,实现供应商从应标到报价、供货等一些流程的网络化管理,企业可根据自身需求随时随地登陆系统对供应商进行审核、报价查询、信息查询等操作。
5,特有的应急标处理模块,即为企业的紧急采购设置更为快速有效的流程,在保证采购质量的情况下实现科学采购。
6,软件二次开发和实施周期短。
基于.net流程技术,使得我公司的电子采购软件的模块可任意增删,可非常方便的为具体的企业进行实地定制服务。
7,公司强大的本地化服务经验和优势,为企业提供有效和精准的实施服务。
自2006年以来,我们已经为以下政府、企事业单位提供了《JH景程互动通用电子采购系统》安装实施服务:
内蒙古包头市枣旺食品公司
新疆阿克苏阿拉建筑集团公司
安徽铜陵铜都商贸集团
浙江浙飞商贸有限公司
上海昆山力源食品商贸公司
…….
二、电子采购平台星火电子采购软件实施项目实施方案概述
《JH景程互动通用电子采购系统》在用户购买软件产品之后,并不能立即进行使用,需要我公司的技术人员在软件技术、软件功能、软件操作等方面进行系统调试、软件功能实现、人员培训、软件上线使用、后期维护等一系列的工作,我们将这一系列的工作称为软件星火电子采购软件实施项目实施。
大量的我公司项目实施案例证明,软件实施项目是否成功、用户的软件使用情况是否顺利、是否提高了用户的工作效率和管理水平,不仅取决于软件产品本身的质量,软件实施项目的实施的质量效果也对后期用户应用的情况起到非常重要的影响。
星火电子采购软件实施项目的实施规范主要包括项目启动阶段、需求调研确认阶段、软件功能实现确认阶段、数据标准化初装阶段、系统培训阶段、系统安装测试及试运行阶段、总体验收阶段、系统交接阶段等八个阶段工作内容,每个阶段下面有不同的工作事项,各个阶段之间都是承上启下关系,上一阶段的顺利完成是保证下一阶段的工作开展的基础。
下面将按照每个项目实施阶段分别介绍。
三、电子采购平台星火电子采购软件实施项目实施方案介绍
(一)星火电子采购软件实施项目启动阶段
此阶段处于整个星火电子采购软件实施项目实施工作的最前期,由成立星火电子采购软件实施项目组、前期调研、编制总体星火电子采购软件实施项目计划、启动会四个阶段组成。
此阶段主任务:
公司:
在合同签定后,指定专门实施项目经理,目前由我公司资深技术总监吴非教授担任。
成立星火电子采购软件实施项目组,授权组织完成星火电子采购软件实施项目目标,根据星火电子采购系统实施工作量的初步核实,我公司计划成立一个15人星火电子采购软件实施项目工作组。
星火电子采购软件实施项目组成员有软件调研员、UI工程师、程序员、模块组长、协调员等。
公司项目组:
进行前期星火电子采购软件实施项目的实地调研,与星火共同成立星火电子采购软件实施项目实施组织,编制《总体星火电子采购软件实施项目计划》,召开星火电子采购软件实施项目启动会。
商务经理:
配合软件实施项目组,将积累的星火电子采购软件实施项目和用户信息转交给星火电子采购软件实施项目组。
将星火电子采购软件实施项目组正式介绍给用户,配合星火电子采购软件实施项目组建立与用户的联系。
软件用户:
成立星火电子采购软件实施项目协调实施组织,配合前期调研和召开启动会,签署《总体星火电子采购软件实施项目计划》和《星火电子采购软件实施项目实施协议》。
1、成立星火电子采购软件实施项目组(在初步达成合作意向后2日内完成)
我司部门经理接到实施申请后,任命星火电子采购软件实施项目经理,指定星火电子采购软件实施项目目标,由部门经理及星火电子采购软件实施项目经理一起指定星火电子采购软件实施项目组成员及成员任务,并报总经理签署《星火电子采购软件实施项目任务书》。
2、前期调研
星火电子采购软件实施项目经理及星火电子采购软件实施项目组成员,在商务人员配合下,建立与用户的联系,对合同、用户进行调研。
填写《用户及合同信息表》。
在星火电子采购软件实施项目商务谈判中,商务经理积累了大量的信息,星火电子采购软件实施项目组首先应收集商务和合同信息,并与商务经理一起识别那些个体和组织是星火电子采购软件实施项目的干系人,确定他们的需求和期望,如何满足和影响这些需求、期望以确保星火电子采购软件实施项目能够成功。
根据目前情况,我们需要在星火机床调研的信息保护以下方面:
1)星火的供应商情况收集,包括供应商的各种属性参数、分类等等,为供应商数据库结构的构建做前期准备;
2)星火实际采购流程确认,如采购员平时工作内容、方式、流程等,需要对采购员、稽核处、采购部门领导人、总经理等和采购相关的只能部门进行信息沟通与采集。
为软件流程定制做准备。
3)星火平时实际采购物品的分类、参数属性收集等,为本系统的商品库的数据库结构搭建做前期准备。
4)其它和软件相关问题的调查。
3、编制《星火电子采购软件实施项目总体计划》
《星火电子采购软件实施项目总体计划》是一个文件或文件的集合,需要星火公司进行签字确认,主要介绍星火电子采购软件实施项目目标、主要星火电子采购软件实施项目阶段、里程碑、可交付成果。
通常包括以下几方面内容:
星火电子采购软件实施项目描述,星火电子采购软件实施项目目标、主要星火电子采购软件实施项目阶段、里程碑、可交付成果。
所计划的职责分配(包括用户的);
沟通管理计划,确定星火电子采购软件实施项目干系人对信息和沟通的需要:
即什么人何时需要什么信息以及通过什么方式将信息提供给他们。
质量管理计划,确定适合于星火电子采购软件实施项目的质量标准和如何满足其要求。
如果有必要,可以包括上述每一个计划,详细程度根据每个具体星火电子采购软件实施项目的要求而定。
未解决事宜和未定的决策
4、软件实施启动会
星火电子采购软件实施项目组与用户共同召开的宣布星火电子采购软件实施项目实施正式开始的会议。
会程安排如下:
实施组织的权利和职责;双方签署《星火电子采购软件实施项目实施协议》。
实施项目组介绍《星火电子采购软件实施项目总体执行计划》和《星火电子采购软件实施项目实施协议》,包括以下内容:
星火电子采购软件实施项目目标、主要实施项目阶段、里程碑、可交付成果。
所计划的职责分配(包括用户的);
项目实施中星火电子采购软件实施项目管理的必要性和如何进行星火电子采购软件实施项目管理,星火电子采购软件实施项目的质量如何控制;
星火电子采购软件实施项目实施中用户的参与和领导的支持的重要作用;
阶段验收、技术交接和软件实施项目结束后如何对用户提供后续服务。
(二)需求调研确认阶段
此阶段的主要工作是我公司的星火电子采购软件实施项目实施人员向用户调查用户对系统的需求,包括管理流程调研、功能需求调研、报表要求调研、查询需求调研等,实施人员调研完成后,会编写《需求调研分析手册》,并交付用户进行确认,待用户对《需求调研分析手册》上所提到的需求确认完毕后,项目实施人员将以此为依据进行软件功能的实现。
如果用户又提出新的需求,实施人员将分析需求的难度及对整个系统的影响程度来确定是否给予实现。
需求调研阶段具体包括如下内容:
1、进行需求调研准备
2、编制《需求调研计划》
3、内部评审是否通过《需求调研计划》,星火电子采购软件实施项目组、部门经理、商务等人员根据合同要求和实施项目实际情况对《需求调研计划》草稿进行评审,如评审通过,则在稍后的时间内签署,如评审不通过则重新修改。
4、用户是否签署《需求调研计划》,如用户签署《需求调研计划》,则作为以后需求调研工作的指南。
否则重新修改。
5、《需求调研计划》是否有变更,如果计划存在变更,则执行变更控制流程,否则按计划进行后续工作。
6、编写及发出《需求调研通知》,软件实施项目组编写《需求调研通知》,确定进行需求调研的相关事宜,发给用户,为顺利完成需求调研工作做准备
7、需求调研,软件实施项目组以《需求调研手册》为依据,从业务流程、单据使用、打印格式、报表查询几个方面展开深入和全面的调研,并搜集用户的个性化需求。
8、需求调研分析根据调研的结果,星火电子采购软件实施项目组和公司其他技术部门将进一步进行分析,确定合理、可行的需求,将分析结果形成《需求分析报告》草稿。
9、内部评审是否通过《需求分析报告》。
星火电子采购软件实施项目组、部门经理、公司其他技术部门的人员对《需求分析报告》草稿进行评审,如评审通过,则在稍后由用户签署,如评审不通过则重新修改,直至内部评审通过。
10、编写及发出《需求分析报告确认通知》。
软件实施项目组编写《需求分析报告确认通知》,发给用户,确定进行需求确认的相关事宜,告之相关部门及人员安排好工作,准时参与需求确认工作,为顺利完成需求确认工作做准备。
11、用户是否确认《需求分析报告》。
如果用户确认,并签署了《需求分析报告》,则需求调研阶段工作结束,进行后续的软件功能实现的工作;如没有确认,则进一步进行调研、分析,直至用户最终确认并签署《需求分析报告》。
双方签署了《需求分析报告》,需求调研工作结束之后,如果用户提出新的需求或是变更已有的需求,则执行需求新增及变更流程
(三)软件预装与功能实现确认阶段
此阶段的主要工作是星火电子采购软件实施项目的实施人员根据需求调研阶段确认的《需求调研分析手册》中的用需求内容进行具体软件功能的实现工作。
在软件功能实现的过程中,项目实施人员将记录软件实现的详细过程。
便于公司售后服务之用。
每一个实施技术人员必须严格按照要求记录、存档。
按照调研要求的所有功能实现完毕后,项目实施人员将编制《软件功能确认表》,将定制好软件功能待用户确认,用户根据《软件功能确认表》上的功能逐一确定软件功能是否达到要求,对不满足要求的功能,软件实施项目实施人员将会记录下来并进行功能修改,直到满足星火的要求。
(四)数据标准化初装阶段
此阶段的主要工作是我公司项目实施人员根据和用户协调的时间,指导用户进行系统标准化资料的准备工作,并对用户进行初装资料的软件操作培训,以便用户能够及时的将标准资料录入系统,初装完成后,项目的实施人员会对资料初装的情况进行核查,为以后具体业务功能的开展做好基础。
(五)系统培训阶段
系统培训阶段工作是整个星火电子采购软件实施项目工作中比较重要的工作,用户对软件的操作功能是否熟练将直接影响到后面的软件应用效果,所以我公司和用户双方要对此阶段的工作给予足够的重视。
要充分认识培训的重要性和艰巨性。
在星火电子采购软件实施项目实施之前对用户的相关人员进行系统和规范的产品培训是非常必要的,达到让用户了解软件产品,最终自己能够解决使用中的具体的问题。
此阶段的培训工作中将用户参加产品培训的人员划分为三个层次:
决策层、技术层、操作层,对不同层次的用户参加产品培训人员的培训内容分别是:
决策层:
领导在实施中的作用与重要性、决策查询。
维护层:
系统维护知识、操作方法。
操作层:
操作方法。
具体的培训工作流程为:
1、调研培训信息:
在培训开始前3天由用户实施负责人,将参加培训的部门和人员情况填入《受训部门汇总表》、《受训人员情况一览表》。
2、编制培训计划:
结合调研结果,与用户实施负责人商议具体培训内容、时间,场地,人员等。
星火电子采购软件实施项目组编制《培训计划》。
3、签署培训计划:
用户签署《培训计划》,进一步确认培训安排。
4、发培训通知:
培训开始前2天,按照签署的《培训计划》,将培训内容、时间,场地,人员等信息通知用户实施负责人。
5、搭建培训环境:
公司星火电子采购软件实施项目组在培训开始前,将培训环境搭建及检查妥当,将培训提纲及培训手册准备好。
6、组织培训:
公司星火电子采购软件实施项目组培训负责人与用户实施负责人组织相关人员参加培训,按培训制度严格考核。
由用户将考勤情况填入《培训人员签到表》。
7、培训考核:
公司星火电子采购软件实施项目组培训负责人与用户实施负责人组织受训人员参加上机及理论考试。
8、培训总结:
公司星火电子采购软件实施项目组培训负责人与用户实施负责人一起将出勤情况及考核情况做出总结,填入《培训及考核统计表》,及时向相关负责人汇报。
(六)系统安装测试及试运行阶段
此阶段的主要工作是在用户真实环境下,对用户网络及硬件设备进行测试,对软件系统进行容量、性能压力等测试测试及试运行的目的在于确保系统各项功能均能正常使用,并且符合用户签署的《需求分析报告》中描述的需求,同时把尽可能多的潜在问题在正式运行之前发现并改正;同时目的还在于在正式运行前用户的有关人员能进一步提高操作水平,掌握操作规范。
此阶段的主要工作内容为:
1、 编制计划:
与用户实施负责人商议具体测试及试运行时间,地点,人员等安排,星火电子采购软件实施项目组编制《测试及试运行计划》。
2、签署计划:
用户签署《测试及试运行计划》,进一步确认测试及试运行安排。
3、发测试及试运行通知:
在测试及试运行开始前2天,按照签署的《测试及试运行计划》,将时间,地点,人员等信息通知用户实施负责人。
4、搭建环境及数据准备:
在试运行开始前搭建好软件环境、硬件环境、网络环境、调通线路;检查软件、硬件、网络、线路等各个环节是否有问题;
5、组织测试及试运行:
用户相关各级领导给予全面配合,组织相关人员进行测试及试运行.
公司星火电子采购软件实施项目组负责担当指挥,检查用户人员组织情况并给予指导,跟踪检查如下情况:
● 跟踪单据流转状况。
● 跟踪新资料登录环节。
● 观察业务流程执行状况。
● 观察操作人员操作表现。
● 观察系统运行速度及异常表现。
● 观察关键数据的正确性。
● 及时纠正错误操作、对于新发生的问题及时与相关人员沟通,确定解决办法。
6、测试及试运行总结:
测试及试运行完成,总结试运行中设备、软件的运行情况,总结试运行中业务流程和操作环节的情况,以书面总结形式将测试及试运行结果通知相关负责人
(七)总体验收阶段
此阶段是对星火电子采购软件实施项目总体的完成情况进行验收。
验收分阶段进行,在每一星火电子采购软件实施项目阶段结束时,用户对这一阶段的可交付成果进行验收,在测试及试运行结束后,对系统进行总体验收。
需要验收的可交付成果:
主要星火电子采购软件实施项目阶段
阶段组成
主要里程碑
可交付成果
启动
阶段
编制总体星火电子采购软件实施项目计划
签署的《星火电子采购软件实施项目总体计划》
启动会
星火电子采购软件实施项目启动会
签署的《星火电子采购软件实施项目实施协议》
需求调研阶段
需求分析报告确认
需求调研结束
签署的《需求分析报告》
软件
实现
软件功能确认
软件功能确认
签署的《软件功能确认表》
数据
初装
用户签署初装计划及初装培训计划
签署的《初装计划及初装培训计划》
初装检查及总结
数据初装完成
《数据初装总结表》
培训及考核
用户签署培训计划
签署的《培训计划》
培训总结
培训完成
《培训总结表》
测试及试运行
用户签署测试及试运行计划
签署的《测试及试运行计划》
测试及试运行总结
试运行完成
《测试及试运行总结》
验收
总体验收
验收完成
《总体验收报告》
(八)系统交接阶段
此阶段是星火电子采购软件实施项目实施的最后一个阶段,主要工作是我公司软件实施项目组向用户移交软件星火电子采购软件,包括软件产品、软件实施项目实施过程中所生成的各种文档,并签署《售后服务协议》,星火电子采购软件实施项目将进入售后服务阶段。
我公司软件实施项目组还需要让用户填写《用户满意度调查表》,对我公司星火电子采购软件实施项目实施人员的整个软件实施项目实施情况进行评价,我公司将听取用户的意见,对今后的软件实施项目实施管理中进行加强和改进。
(九)项目实施时间推进表
实施时间为2011年1月4日—2011年2月20日,共计30个工作日,具体时间推进进度如下:
序号
工作内容
完成时间(工作日)
具体负责人
备注
1
软件启动与调研阶段
5
项目组软件调研员
需驻厂进行
2
需求确认阶段
5
项目组软件调研员与项目经理
需驻厂进行
3
软件预装与功能实现确认阶段
3
项目组软件工程师
需驻厂进行
4
数据标准化初装阶段
4
项目组软件工程师
需驻厂进行
5
系统安装测试与运行阶段
6
项目组软件工程师
需驻厂进行
6
系统交接阶段
2
项目经理
需驻厂进行
7
系统培训阶段
3
项目组软件工程师
需驻厂进行
8
总体验收阶段
2
总经理和项目经理
需驻厂进行
(十)《JH景程互动通用电子采购系统》软件及实施报价
模块或服务名称
单价(元)
数量
小计
备注
采购门户网站
(供应商注册入口、信息发布、采购公告等)
30000
1
30000
采购交易平台
协议采购模块
20000
1
20000
单一来源采购模块
15000
1
15000
竞价采购模块
20000
1
20000
询比价采购模块
20000
1
20000
招标采购模块
13000
1
23000
编评系统模块
15000
1
15000
采购管理平台
基础资料维护模块
15000
1
15000
入库管理模块
18000
1
18000
代理商管理模块
17000
1
17000
供应商管理模块
25000
1
25000
专家管理模块
17500
1
17500
22.55
软件调研
30000
二次开发与实施服务
50000
软件操作培训
30000
合计
335500元
注:
次年软件售后服务费为整体项目的15%,即50325元,二次开发费用另计。
(十一)软件实施团队配备
成员组成
数量(人)
说明
项目商务经理
1
由我公司总经理担当
项目实施经理
1
负责整个项目的实施规划、执行等
软件调研员
2
负责收集企业的各种资料、需求等
UI工程师
3
负责根据星火企业的需求对现有软件的前后台界面进行修改
程序员
5
根据星火情况,进行软件的数据初装、调试、运行等工作
模块组长
3
负责软件各个模块的具体实施
协调员
1
负责协调联络等杂项事宜
甘肃景程高通电子科技有限公司
2010年12月24日星期五
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