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办公室6S管理办法初稿
曙光集团办公室6S管理办法(初稿)
为了提高工作效率,有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良,同时发挥办公室对外窗口的作用,树立企业良好的对内对外形象,特制定本办法。
一、6S管理的定义和作用
“6S管理"是现代企业办公场所行之有效的现场管理理念和方法,其作用是:
提高效率,保证质量,使工作环境整洁有序,预防为主,保证安全。
“6S管理"分别是整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)、素养(SHITSUKE)、安全(SECURITY)六个项目。
1、整理(SEIRI)——对工作现场物品进行分类处理,区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品等,除了有必要的留下来,其他的都消除掉。
作用:
腾出空间,空间活用,防止误用,塑造清爽的工作场所.
2、整顿(SEITON)—-对非必要物品果断丢弃,对必要物品要妥善保存,使工作现场秩序昂然、井井有条;并能经常保持良好状态。
这 把留下来的必要用的物品依规定位置摆放,并放置整齐加以标示。
作用:
工作场所一目了然,消除寻找物品的时间,整整齐齐的工作环境,消除过多的积压物品。
3、清扫(SEISO)--对各自岗位周围、办公设施进行彻底清扫、清洗,保持无垃圾、无脏污.
作用:
保持工作场所干净、亮丽的环境。
4、清洁(SEIKETSU)——维护清扫后的整洁状态。
5、素养(SHITSUKE)-—养成良好的习惯,并遵守规则做事,培养积极主动的精神。
作用:
培养有好习惯,遵守规则的员工,营造团员精神。
6、安全(SECURITY)——重视全员安全教育,树立良好的安全观念,时刻保持都有安全意识,防范于未然.
作用:
建立良好安全工作环境,防止和降低安全事故。
二、实行6S管理的目的
1、实行6S管理,是理顺工作现场秩序和提高工作效率的重要管理手段.
2、将6S管理引用到办公室管理,能有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良,最终提高了工作效率.
3、 办公室代表公司的窗口,为了发挥窗口的作用,企业需树立良好的对内对外形象。
三、适用范围
本办法适用于办公室所有人员.
四、6S管理具体规定 :
(一)、制度制定职责:
编制(行政部)、审核(分管副总)、批准(总经理),本制度最终解释、修改、废止权归行政部所有。
(二)、实施职责:
行政部统一管理公司各办公室6S的推动工作,负责组建一个由各部门指定人员参加的6S管理小组,由分管副总担任组长,该小组有权对各部门6S开展情况进行指导、监督、检查、评比、奖罚和发布。
(三)监督职责:
行政部负责对6S管理小组成员及各部门6S开展工作进行监督,行政部负责对办公室6S管理工作实施检查考核。
(四)责任区
1、个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公桌周边的地面.每个人均有责任做好个人责任区的6S工作。
2、公共责任区是指走廊、公共通道、楼梯口、洗手间和未分配到部门的办公区域.公共责任区的6S工作由行政部制定标准,并指定专人管理。
会议室使用的相关规定参照公司《会议管理办法》.
(五)个人6S操作规范(行为、着装、妆扮、礼仪)
1、员工下班离开办公室之前,均须整理个人桌面,需将桌面文件资料放入文件框内,重要或涉密文件锁入抽屉里面防止丢失和泄密。
桌面允许摆放的物品包括电脑(关闭主机和显示器电源)、电话、文具架、资料框和茶杯,其它物品一律不得保留.
2、 个人抽屉应每星期整理一次,对于用不到的东西,应从抽屉里清理走,最下面一个抽屉可用于存放私人物品。
3、 椅子需摆放整齐,不得将衣物、手提包挂在椅背上。
4、 公司内的植物有专人维护,不得将茶水倒入花盆内.
5、 对作废处理的文件、资料,应遵照安全、保密的原则进行销毁.
6、个人跟工作无关的物品必须放置到个人抽屉里,如雨具、化妆品、手提包等.
7、人离开座位时,应保持电脑显示器处于关闭状态;
8、不得在办公区内就餐、吃零食。
9、办公区内保持安静,不得在办公区和走道上大声喧哗,影响办公.
10、 办公区内员工着装应严格按公司要求执行,整洁大方,有工服的必须穿工服;没工服的须穿与工服相近颜色的服装,禁止穿拖鞋、凉鞋、短裤、迷你裙、吊带装以及其他奇装异服。
11、必须按规定佩带工牌,工牌要保证干净。
12、男员工不得留光头、不得染发、发长不过耳、后不过领。
13、女员工头发要整洁,染色不宜过艳,涂指甲油用淡色。
14、对同事要礼貌,不许侮辱、谩骂同事。
15、同事之间和睦相处,不拉帮结派,不得无端挑剔他人毛病、不涉及他人隐私.
16、接听电话及接待来访客人时言行应大方得体;接听电话,在听到电话铃响后的两声接听;工作时间提倡使用普通话。
(六)6S工作纪律操作规范
1、上班时间不得做与工作无关的事,如看报纸、杂志、听音乐等。
2、上班时间不得上与工作无关的网站,不得看视频、玩电脑游戏。
3、上班时间不得嬉笑打闹、不得串岗闲聊或打瞌睡。
4、上班时间不得用公司电话接打与工作无关的电话。
5、不得在非吸烟区吸烟,吸烟时间每次不得超过10分钟。
6、按时参加公司或部门组织的各种会议。
7、上班不得迟到、早退,不得请人或代人打卡,更不可无故旷工,员工外出办事必须经部门负责人同意,填写登记表。
8、遵守办公纪律,不得冲撞、讥讽检查人员。
9、不得在公司接待和约见与工作无关的人员;不得随意将无关人员带进公司内。
10、在对外活动中,严守公司纪律,维护公司信誉,确保公司形象,不得有损害公司信誉、形象和利益的行为。
11、员工不得挪用公款为个人谋取不当利益,不在任何场合、任何情况下打听、议论、泄露本人及公司的薪酬福利待遇。
12、未经公司批准,不得在外从事兼职,所有人员不得索取或接受相关单位的礼品、礼券和现金,如确实无法谢绝的收到相关物品后必须如数上交.
13、电脑桌面、屏幕保护程序不得有不健康的内容或画面,电脑上不得安装或从网上下载游戏软件及非工作软件,不得利用公司电脑浏览不健康网站或从事其他违法行为。
(七)6S工作环境操作规范
1、办公桌面、电脑机箱、显示器、键盘表面和文件柜内外保持清洁,擦拭无明显灰尘,离开办公室时,必须将椅子归位放好。
2、文件夹、书籍和资料分类摆放整齐,标识清楚,保持整洁。
3、桌面上禁止放置任何与办公无关的物品(水杯和集团放置的绿色植物除外)。
4、办公室地面不能有垃圾、纸屑等垃圾,纸篓应放在办公桌下,不得随意放置。
5、不能在办公室内随意张贴文件、通知、宣传品等。
6、电话线、电源线应置于办公室墙边、角落或桌子底下、排列整齐、不可得凌乱放置.
7、禁止将茶叶渣和垃圾倒入花盆内。
8、必须按规定使用办公设备,不得私拆设备,未经设备管理人员同意,不得私自更改设备配置。
9、 公司及各部门需在公告栏张贴的文件、通知、宣传品等均需经行政部许可,其张贴期限遵循下列规定:
一般张贴品保留3—5天,重要张贴品保留7—10天。
10、每份张贴物的左下角应注明张贴天数及起止时间,到期应由贴出人负责收回。
(八)6S工作管理安全操作规范
1、在办公区不得吸烟,禁止携带易燃易爆物品进入公司 。
2、每天下班离开前关掉一切电源设备。
3、不带与工作无关的人员到公司,不在公司会私客。
4、不得私拉乱接电线和使用违规电器设备。
5、不得将涉及公司秘密的文件资料上传到网络.
6、由最后离开办公室人员关灯、关窗、拉窗帘、关空调,确保资源不被浪费和安全;
7、不得故意破坏办公区的安全设施设备和器材.
8、预约到访客户必须由本人或指定人员到前台迎接.
五、 6S检查与评比规则
(一)、6S检查组织与实施
1、检查方式根据检查项目内容的性质可分为:
定期检查和随机抽查两种方式。
2、集团行政部负责组织各公司6S管理小组成员每周五对各公司6S管理标准中比较固化的项目落实情况进行检查评比.行政部安排专人负责对6S管理标准中弹性项目进行随机抽查,对抽查中发现的问题进行记录并由当事人签字确认。
(二)办公室6S管理评比规则
1、检查6个方面《办公室6S管理检查标准》,由定期检查项和随机抽查项,两部分综合评分.
2、评比等级:
获得90~100分为优;80~89分为良;70~79分为中;65~69分为及格;65分以下为差.
3、每次检查,对不合格项目须拍照记录,检查完将检查记录交给各部门负责人一份,督促当事人在期限内整改。
4、每周周一公布上周评比结果,并下发通报意见.
5、各部门的6S管理执行情况,将作为对部门绩效考核内容之一(权重10%)。
(说法不妥,)列入绩效考核中“严格遵守集团各项制度及流程"此项指标中的其中一个考核点。
6、公司在年中及年末对成绩突出(优、良)的部门予以奖励。
六、6S管理罚则
1、发现员工在非吸烟区内吸烟的,每人每次罚款100元。
2、遇客人来访,接待人员应注意提醒客人公司的吸烟规定。
若发现客人在非吸烟区吸烟的,则处罚该客户的接待人员,每次罚款100元。
3、违规泄漏公司秘密视情节处以100—500的罚款,情况特别严重者按公司相关规定进行处罚.
4、下班后未关闭电脑、个人办公用设备和空调电源的每次处以20元的罚款,部门负责人处以50元罚款。
5、未经公司同意私自拉接电线和使用违规电器设备的每发现一次处以100元的罚款。
6、未按公司规定着装的每发现一次处以20元的罚款。
7、上班时间违规使用电脑看视频、玩游戏者每发现一次处以20元的罚款.
8、一次性纸杯是为客户准备,员工喝水自备水杯,如违反此项每人每次罚款10元。
七、附则
1、本规定未尽事宜以公司员工手册或其它有关规定为准。
2、本制度自颁发之日起开始生效。
(试行一个月)
3、附件
附件一:
办公楼责任区域划分表
办公楼责任区域划分表
序号
单位
部门
责任区域
责任人
备注
附件二:
办公室6S检查记录表
办公室6S检查记录表
周次
单位部门
检查日期
序号
项目类别
项目内容
检查情况
检查合格(否)
1
2
3
4
5
6
7
8
检查得分
等级
检查员
受检部门代表
附件三:
办公室6S管理检查标准
办公室6S管理检查标准
5S内容
工作内容及标准
自查频
分值
违纪
备 注
整理=物品分类处理
1、将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸等按公司要求的方式废弃.
1次/日
2、将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中.
1次/日
3、将经常使用的文件资料进行分类整理,整齐放于办公桌抽屉或长柜中.
1次/日
4、将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类,整齐放于办公桌面或长柜上,做到需要的文件资料能快速找到。
1次/日
5
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