会议系统管理规范.docx
- 文档编号:23019427
- 上传时间:2023-04-30
- 格式:DOCX
- 页数:12
- 大小:18.51KB
会议系统管理规范.docx
《会议系统管理规范.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《会议系统管理规范.docx(12页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
会议系统管理规范
会议系统管理规范
1.目的
三棵树会议系统(以下简称会议系统)是三棵树多功能会议室的重要组成部分,与全体员工工作息息相关。
为合理使用会议系统,保障会议系统正常工作、为员工提供智能高效的会议环境特制定本管理办法。
2.范围
2.1 适用范围:
三棵树涂料股份有限公司所有会议室。
2.2 发布范围:
三棵树涂料股份有限公司全体员工。
3.各个会议室设施功能介绍
3.1、二楼金叶厅功能介绍
金叶厅会议室是一个集扩音、报到、投票、视音频播放、网络视频会议、培训等功能为一体的现代化多媒体会议系统。
可满足公司决策层召开多功能重要会议的需求。
本会议系统包含的设备有:
功放、音响、回音抑制器、矩阵、网络视频会议终端、调音台、中控主机、监控系统、博士系统(投票表决)、桌面升降系统、创视通电视墙服务器、会议室专用笔记本电脑、威创电视拼接墙。
3.2、二楼作战室功能介绍
作战室是一个集扩音、投影、视音频播放、网络视频会议、培训等功能为一体的多媒体会议系统。
可满足公司各阶层员工召开多媒体小型会议的需求。
本会议系统包含的设备有:
功放、音响、矩阵、网络视频会议终端、调音台、中控主机、投影仪、电子白板、会议室专用笔记本电脑、SNOY电视机。
3.3、二楼多媒体室功能介绍
多媒体会议室是一个集扩音、投影、视音频播放、网络视频会议、培训等功能为一体的多媒体会议系统。
可满足公司各阶层员工召开多媒体小型会议的需求。
本会议系统包含的设备有:
功放、音响、矩阵网络视频会议终端、调音台、投影仪、创视通电视墙服务器、SONY电视机。
3.4、二楼绿叶、玉叶室功能介绍
绿叶厅、玉叶厅会议室是一个集扩音、投影、视音频播放、培训等功能为一体的小型会议室。
适用于公司各阶层员工开展培训,学习及娱乐活动。
本会议系统包含的设备有:
功放、音响、投影仪、电子白板。
3.5、三楼多功能会议室功能介绍
三楼多功能会议室是一个集扩音、投影、视音频播放、舞台灯光、音响、气体效果的大型多功能会场。
可满足公司举办大型晚会、召开大型会议的需求。
本会议系统包含的设备有:
功放、音响、投影仪、舞台灯光气体设备、调音台、灯光控制台、时序服务器、LED屏。
4.岗位与职责
4.1 操作员职责
由行政部指定2-3名员工,负责会议系统的日常操作及简单维护。
1)日常操作
包括:
启动会议系统、调试会议系统、使用会议系统、关闭会议系统。
(会议系统基本操作请参考各会议系统操作手册。
)
a)启动会议系统。
(会议系统启动规范请参考本管理制度第6项的使用规范内容。
)
本地会议:
操作员在会议开始前40分钟启动会议需要使用的相关设备。
网络视频会议:
操作员在会议开始前60分钟启动会议需要使用的相关设备。
b)调试会议系统
操作员启动会议系统后,根据会议要求,测试会议系统的相应功能,确保会议系统正常为会议提供服务。
(如:
启动会议系统后,操作员可以测试大电视墙是否可以正常显示电脑上传的图片,无线麦克风和桌面话筒是否可以将声音送给音响等。
)
c)使用会议系统
详细使用方法请查看各会议室会议系统操作手册。
d)关闭会议系统
会议结束后,操作员负责关闭会议系统,并断开设备电源。
(会议系统关闭规范请参考本管理制度第6项的使用规范内容。
)
2)日常简单维护内容:
a)清洁设备卫生,保持设备处在一个干净的环境里。
b)保持存放设备的机柜正常通风,确保机柜周围1平方米内没有任何物品遮挡。
4.2管理员职责
由信息中心指定1-2名员工,负责故障排除,并定期对会议系统进行巡检。
1)故障维护流程
a)检查设备是否上电,开关是否开启;
b)检查设备连接线是否松脱;
c)检查设备的各类旋钮、按钮是否被归0,如发现有旋钮或按钮被归0,可以将旋钮或按钮调节到标签指示的位置;
d)查看应用软件是否正常设置使用;
e)查看设备日志,检查设备配置是否被修改。
如上述方式均无法恢复系统,管理员应及时联系厂商排除故障。
2)会议系统巡检内容
a)金叶厅会议系统巡检内容
1.查看设备连接线是否有松动;
设备包含:
威创电视拼接墙控制PC,调音台,功放,中控主机,博世系统主机,回声抑制器,创视通电视墙服务器,H3C网络视频会议终端(MG9010),矩阵,无线麦克风接收器。
2.测试会议系统常用功能是否存在隐患;
功能隐患:
音响系统有杂音,大电视墙显示图像不正常,桌面显示器显示图像不正常,桌面信息盒的视音频插口不正常等。
3.查看设备日志,检查设备在使用过程中是否有发出故障报警;
需要检查日志的设备有:
创视通电视墙服务器,H3C网络视频会议终端(MG9010)
4.检查设备环境是否符合要求。
设备环境要求请参考本文4.1.2)操作员日常简单维护内容。
b)作战室会议系统巡检内容
1.查看设备连接线是否有松动;
设备包含:
SONY电视机,功放,中控主机,投影仪,H3C网络视频会议终端(MG9010),矩阵,无线麦克风接收器,电子白板。
2.测试会议系统常用功能是否存在隐患;
功能隐患:
音响系统有杂音,电视或投影显示图像不正常,电子白板软件无法使用等。
3.查看设备日志,检查设备在使用过程中是否有发出故障报警;
需要检查日志的设备有:
H3C网络视频会议终端(MG9010)。
4.检查设备环境是否符合要求。
设备环境要求请参考操作员日常简单维护内容。
c)多媒体会议室会议系统巡检内容
1.查看设备连接线是否有松动;
设备包含:
SONY电视机,功放,投影仪,H3C网络视频会议终端(MG9010),矩阵,无线麦克风接收器,创视通电视墙服务器。
2.测试会议系统常用功能是否存在隐患;
功能隐患:
音响系统有杂音,电视或投影显示图像不正常等。
3.查看设备日志,检查设备在使用过程中是否有发出故障报警;
需要检查日志的设备有:
H3C网络视频会议终端(MG9010),创视通电视墙服务器。
4.检查设备环境是否符合要求。
设备环境要求请参考操作员日常简单维护内容。
d)玉叶厅会议室会议系统巡检内容
1.查看设备连接线是否有松动;
设备包含:
功放,投影仪,无线麦克风接收器。
2.测试会议系统常用功能是否存在隐患;
功能隐患:
音响系统有杂音,投影显示图像不正常,电子白板软件无法使用等。
3.检查设备环境是否符合要求。
设备环境要求请参考操作员日常简单维护内容。
e)绿叶厅会议室会议系统巡检内容
1.查看设备连接线是否有松动;
设备包含:
功放,投影仪,无线麦克风接收器。
2.测试会议系统常用功能是否存在隐患;
功能隐患:
音响系统有杂音,投影显示图像不正常,电子白板软件无法使用等。
3.检查设备环境是否符合要求。
设备环境要求请参考操作员日常简单维护内容。
f)三楼大会场会议系统巡检内容
1.查看设备连接线是否有松动;
设备包含:
调音台,功放,,矩阵,无线麦克风接收器,电源时序器,舞台灯光控制台,投影仪。
2.测试会议系统常用功能是否存在隐患;
功能隐患:
音响系统有杂音,投影仪显示图像不正常,舞台灯光无法控制,调音台无法控制,LED显示不正常等。
3.检查设备环境是否符合要求。
设备环境要求请参考操作员日常简单维护内容。
g)信息发布系统服务器,MCU巡检内容
1.查看设备连接线是否有松动;
设备包含:
信息发布系统主机及转发设备,MCU。
2.查看设备日志,检查设备在使用过程中是否有发出故障报警;
5.会议设备功能介绍
a)功放、音响、调音台
功能:
放大会场产生的声音,保证会场的任何角落都可以清晰听到参会者的发言或播放的音频;
b)矩阵、网络视频会议终端、中控主机、创视通电视墙服务器、威创电视拼接墙
功能:
保证会议过程中需要输出的视音频信号,可以顺利传输到音响或电视拼接墙。
c)网络视频会议终端
功能:
通过网络实现远程高清视频会议。
d)博世系统
功能:
会议报到、表决、扩音。
e)桌面升降系统
功能:
实现桌面电脑可控升降,满足参会者的不同需求。
f)会议室专用笔记本
功能:
安装会议系统需要的各类操作软件,会议系统操作专用。
6.使用规范
1.金叶厅会议系统使用规范
a)会议室操作员开启电视墙背后配电箱里的开关,开关开启顺序依次为:
i.1#空气开关.电视供电1;
ii.2#空气开关.电视供电2;
iii.3#空气开关.电视供电3;
iv.4#空气开关.外围设备;
v.5#空气开关.电视墙服务器,转换器供电,机柜供电,高清摄像机供电;
vi.7#空气开关.功放。
b)按下功放前面板上的电源开关,启动功放;
c)测试会议设备是否正常工作(设备操作手册请参考金叶厅会议系统操作手册);
d)使用会议系统为会议服务;
e)会议结束后,关闭会议系统。
关闭顺序为:
a)按下功放前面板上的电源开关,关闭功放电源;
b)关闭电视墙背后配电箱里的开关,关闭顺序为
i.7#空气开关.功放;
ii.5#空气开关.电视墙服务器,转换器供电,机柜供电,高清摄像机供电;
iii.4#空气开关.外围设备;
iv.3#空气开关.电视供电3;
v.2#空气开关.电视供电2;
vi.1#空气开关.电视供电1;
注意:
a)当会议室音响效果出现问题时,请操作员检查调音台上的“音量调节推子”是否偏离标签标注的位置,如果“音量调节推子”偏离标签标注的位置,操作员根据标签指示将“音量调节推子”移动到标签标注的位置即可;
b)除了调音台的“音量调节推子”外,操作员不应对调音台的其他设置或机柜上的设备做调整。
2.作战室会议系统使用规范
a)会议室操作员进入会议室,打开配电箱上的电源总开关;
b)开启机柜上的功放开关;
c)测试会议设施能否正常使用(设备使用手册请参考作战室会议系统操作手册);
d)使用会议系统为会议服务;
e)会议结束后,会议室操作员关闭功放开关及投影仪开关(投影仪关闭后大概2分钟左右,投影仪会发出“噔噔”的声音,此时表示投影仪完全关闭。
请注意:
在投影仪发出声音之前投影仪并未完全关闭,在投影仪完全关闭的时候断开投影仪的电源会造成投影仪损坏,请操作员谨慎操作。
),确认投影仪完全关闭后,会议室操作员关闭配电箱上的电源总开关。
注意:
a)当会议室音响效果出现问题时,请操作员检查调音台上的“音量调节推子”是否偏离标签标注的位置,如果“音量调节推子”偏离标签标注的位置,操作员根据标签指示将“音量调节推子”移动到标签标注的位置即可;
b)除了调音台的“音量调节推子”外,操作员不应对调音台的其他设置或机柜上的设备做调整。
3.多媒体会议系统使用规范
a)会议室操作员进入会议室,打开配电箱上的电源总开关,并确保电视机开关和投影仪开关处于开启的位置;
b)测试会议设施能否正常使用(设备使用手册请参考多媒体会议室会议系统操作手册);
c)使用会议系统为会议服务;
d)会议结束后,会议室操作员关闭投影仪开关(投影仪关闭后大概2分钟左右,投影仪会发出“噔噔”的声音,此时表示投影仪完全关闭。
请注意:
在投影仪发出声音之前投影仪并未完全关闭,在投影仪完全关闭的时候断开投影仪的电源会造成投影仪损坏,请操作员谨慎操作。
),确认投影仪完全关闭后,会议室操作员关闭配电箱上的电源总开关即可。
注意:
a)当会议室音响效果出现问题时,请操作员检查调音台上的“音量调节推子”是否偏离标签标注的位置,如果“音量调节推子”偏离标签标注的位置,操作员根据标签指示将“音量调节推子”移动到标签标注的位置即可;
b)除了调音台的“音量调节推子”外,操作员不应对调音台的其他设置或机柜上的设备做调整。
4.绿叶、玉叶厅会议系统使用规范
a)会议室操作员进入会议室,打开配电箱上的电源总开关,并确保投影仪开关和机柜开关处于开启的位置;
b)测试会议设施能否正常使用(设备使用手册请参考绿叶、玉叶厅会议系统操作手册);
c)使用会议系统为会议服务;
d)会议结束后,会议室操作员关闭投影仪开关(投影仪关闭后大概2分钟左右,投影仪会发出“噔噔”的声音,此时表示投影仪完全关闭。
请注意:
在投影仪发出声音之前投影仪并未完全关闭,在投影仪完全关闭的时候断开投影仪的电源会造成投影仪损坏,请操作员谨慎操作。
),确认投影仪完全关闭后,会议室操作员关闭配电箱上的电源总开关即可。
注意:
a)当会议室音响效果出现问题时,请操作员检查调音台上的“音量调节推子”是否偏离标签标注的位置,如果“音量调节推子”偏离标签标注的位置,操作员根据标签指示将“音量调节推子”移动到标签标注的位置即可;
b)除了调音台的“音量调节推子”外,操作员不应对调音台的其他设置或机柜上的设备做调整。
5.三楼大会场会议系统使用规范
a)会议室操作员进入大会场,在舞台后面的配电箱上打开需要用到的设备电源;
b)测试会议设施能否正常使用(设备使用手册请参考三楼大会场会议系统操作手册);
c)使用会议系统;
d)会议结束后,会议室操作员关闭投影仪开关(投影仪关闭后大概5分钟左右,投影仪的指示灯变成一红一绿,此时表示投影仪完全关闭。
请注意:
在投影仪的指示灯变成一红一绿之前投影仪并未完全关闭,在投影仪完全关闭的时候断开投影仪的电源会造成投影仪损坏,请操作员谨慎操作。
)。
关闭投影后,操作员在控制台上关闭调音台、舞台灯光控制台、关闭机柜里的电源时序器。
等待5分钟后,操作员切断舞台后面的配电箱上的设备电源开关即可。
7.注意事项
1.操作员在切断金叶厅会议系统电源的时候,请务必保持金叶厅机房配电箱的6#空气开关7*24开启;
2.操作员在切断投影仪电源之前,请务必确认投影仪已经完全关闭。
确认投影仪完全关闭的方式:
用遥控器关闭投影仪后,投影仪的风扇仍然处于运行状态,大概5分钟左右,投影仪会发出类似“噔噔”的声音,投影仪内部的风扇停止转动,此时投影仪才真正处于完全关闭的状态;
3.会议系统如发生故障,请致电信息中心故障受理专线:
8300。
8.会议系统申请流程
1.会议室使用申请流程请参考行政部制定的会议室申请流程;
2.LED、信息发布系统使用申请流程请参考行政部制定的信息发布系统使用申请流程;
3.网络视频会议使用申请流程:
i.向行政部提交视频会议的使用申请(视频会议的使用申请流程请参考行政部制定的会议系统申请流程);
ii.行政部收集视频会议的需求(如要和哪些地方召开视频会议,是否使用双流,本地召开视频会议的会议室等),并至少提前一个小时向信息中心提交技术支持申请,申请专线:
8300;注:
申请视频会议的部门向行政部提交申请之前,请先和参与视频会议的节点取得联系,通知参与视频会议的节点提前开机并配合调试。
节点需要开机的设备包含:
电视机、视频会议终端。
节点端负责开机测试的人员在开机后,还需确认语音电话和视频终端、视频会议终端和电视机的连接线正确连接。
《视频会议终端操作请参考网络视频会议终端操作手册》
iii.信息中心相关负责人收到行政部提交的视频会议技术支持申请后,按照行政部收集到的视频会议需求,使用行政部提供的MCU账号建立会议模板,并召开启动视频会议;
iv.视频会议启动后,信息中心相关负责人调试视频会议系统(信息中心相关人员调试视频会议之前,请行政部或视频会议使用部门提前开启除视频会议系统外的其他会议设施。
调试过程中,行政部和申请视频会议的部门需各指定一名负责人陪同。
);
v.信息中心相关人员调试好视频会议后,将已经启动的视频会议移交给行政部陪同调试的人员;
vi.由行政部陪同调试视频会议的人员或视频会议使用部门操作会议系统(即MCU)。
4.网络视频会议MCU账号申请流程
i.行政部向信息中心提交书面申请;
ii.信息中心部长签字同意后,由视频会议系统相关负责人分配MCU账号及密码(注:
MCU账号密码由行政部相关人员自行设置保管);
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 会议 系统管理 规范