如何利用 Lotus Notes 提高工作效率Word下载.docx
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这样只要这些人发送的邮件,就能很容易的被注意到了。
图3.设置邮件背景和字体颜色(查看大图)
备份邮件
当邮件容量超过指定的邮件服务器的容量时,会受到警告信息。
选择Archive-Settings可以设置邮件备份的规则,把邮箱里的部分邮件转移到本地的另一个指定文件夹(如图4)。
当您需要做邮件备份的时候,就可以选定一条规则进行备份。
您也可以在Archive-Settings里设置schedule来定时启动备份操作。
对于备份好的邮件,可以在视图Archive下面方便的找到您备份的这部分邮件。
图4.备份邮件(查看大图)
设置邮件回执
如果对某些重要邮件,您很想确认对方是否收到邮件。
可以在新建一封邮件的时候,点击"
DeliveryOptions"
,在这里勾上"
Returnreceipt"
。
这样如果对方收了邮件,您就可以收到一封回执。
图5.设置邮件回执(查看大图)
设置OutofOffice
当您休假的时候您可以在邮件里设置OutofOffice。
这样在您休假的这段时间里,您的邮箱就会自动给发信的人回复"
OutofOffice"
的信息,以免耽误重要事宜。
图6.设置OutofOffice(查看大图)
保存Stationery
如果您需要经常发一封标题、格式、收件人都基本不变的邮件,您可以利用Notes的SaveasStationery功能。
新建一封邮件,输入您所需的信息、收件人、标题、邮件内容等等,选择"
More-SaveasStationery"
(如图7)。
这样以后如果再要发送内容相似的邮件,就可以去邮箱的Tools-Stationery(如图8)找到保存的信件,基于这个模板,稍作修改就可以发送了,而不必要再去找回原来的邮件拷贝和粘贴了。
图7.SaveasStationery(查看大图)
图8.Tools-Stationery(查看大图)
利用Notes更好的管理文档数据库
Notes提供了强大的文档数据库的功能,巧用Notes来便捷的管理数据资料能够大大提高工作效率。
创建Bookmark
通过创建Bookmark,可以把您经常用到的文档和数据库添加到Favouritebookmark或者其他Bookmark里,便于查找(图9)。
图9.创建Bookmark(查看大图)
快速查找Workspace里的数据库
方法一:
通过建立多个workspace页面来分类管理不用的工作,例如work,、study、test...把相关的一些数据库放在一个页面去,可以便于查找数据库(如图10)。
图10.设置workspace页面
方法二:
当workspace里有很多数据库的时候,可以通过在OpenList里输入您要查找的数据库的关键字,这样就会在OpenList里把所有含有这个关键字的数据库都列出来(如图11)。
图11.在OpenList里查找数据库
方法三:
在workspace页面上通过Ctrl+F来搜索关键字也可以查找数据库,Ctrl+F不局限于workspace的当前页,而是会遍历workspace上的所有数据库名。
创建私有试图
有时候一个数据库里现有的视图满足不了您的需求。
您可以在Create菜单里,通过创建私有视图来定制您想要的视图。
比较简单的做法是基于现有的一个视图拷贝它的设计,点击"
SaveandCustomize"
(图12)。
然后在Design界面上根据自己的需要定义选择条件,增加列或者调整列。
这种简单的私有视图的设计,不需要熟悉Lotus脚本语言就能够很方便的制作。
对于高级用户,还可以通过公式以及Lotus脚本语言来创建所需视图。
图12.创建私有试图
Replication
当我们在家办公的时候,经常会觉得打开一个数据库或文档的速度非常慢。
对于这种情况,我们可以把常用的数据库通过Replication复制到本地,打开File-Replication-NewReplicate,得到图13的对话框。
这样在网络不好或者断网的情况下,我们可以先在本地的数据库里工作,等到连上网了再把本地的数据复制到服务器上。
在做replication的时候还可以有很多设置,比如可以选择单向复制,只复制某一些视图或文档以减小空间,点击对话框的“MoreSettings”就进入到了配置页面(如图14)。
图13.创建一个Replication
图14.Replication设置
Homepage
设置好Homepage也可以给工作带来方便。
Notes默认的Homepage上只是提供了Mail/Calendar/Contacts等几个启动键。
如图15所示。
点击“ClickhereforHomePageoptions”旁边的这个箭头就可以看到一个下拉单,在这个下拉单里提供了多种Homepage的样式。
在这里比较常用的一种是"
Mywork"
(如图16)。
您可以把您经常用到的数据库都设置在MyworkHomepage上,比如邮箱、日历、Teamroom、甚至网页,等等。
点击MyworkHomepage右上角的“Editthispage(图17)”,就会出现对话框“PageOptions”,在这里您就可以在“MyWork”这个模版下设计您想要的Homepage。
图18就是设置好的一种MyworkHomepage,这样您大部分的工作都可以在HomePage上完成了。
当然您也可以不依赖于已存的这些模版,建立一个新的HomePage完全根据您自己的想法来设计HomePage。
图15.Notes默认的Homepage
图16.选择Homepage(查看大图)
图17.设置Homepage(查看大图)
图18.MyworkHomepage(查看大图)
共享Domino服务器的连接信息
打开Contacts数据库,选择Advanced-Connections,通过FileImport/Export就可以共享Domino服务器的连接信息。
对于新来的员工,老员工往往会把他的连接信息导出到一个文件,新员工只要Import这个文件就可以得到相关的服务器的连接信息。
如果您有多台电脑,也可以通过这个方法来复制连接信息。
图19.导入导出连接(查看大图)
用Ctrl来切换视图
当您选中一篇文档,按住ctrl键,再切换视图(比如从ByAuthor切换到ByCategory),切换后的视图焦点还会在您选中的文档上。
比较图20和图21,可以看到切换前后,视图焦点一直在“test3”这篇文档上。
图20.用Ctrl来切换视图——切换前的视图(查看大图)
图21.用Ctrl来切换视图——切换后的视图(查看大图)
数据库压缩
很多人可能有这个苦恼,明明已经将自己的邮件数据库清除干净了,系统还是提示没有足够的空间。
这是由于lotus数据库是典型的文档型数据库,长期使用后会占用较大硬盘空间,为此我们需要经常对数据库进行压缩。
常用的压缩方法是用鼠标点击File-Application-Properties(图22),点击对话框中的第二个属性按钮,并单击"
Compact"
按钮就可以完成。
大家可以看一下自己的数据库属性,如果使用率低于70%就可以压缩了。
这里的“%used”的意思是在您现有数据库空间有多少被利用,而不是全部空间您利用了多少,所以这里的百分比是越高越好,不是越低越好。
图22.数据库压缩(查看大图)
利用Notes的托拽功能
Notes一直支持文档和数据库链接的托拽,从85开始又支持了文本域以及Name域的托拽,利用托拽可以方便的将sametime联系人托动到收件人列表中,也可以把收发件人通过托拽加入sametime联系人列表中(图23)。
图23.托拽samtime联系人作为收件人(查看大图)
巧用Preferences设置
打开File-Preferences,可以看到有很多功能都可以在这里设置。
设置BasicNotesClientConfiguration
1)设置AutoSave
在BasicNotesClientconfiguration页面上,勾上AutoSave这一项。
Notes就会每隔一定时间自动保存文档,这样就可以避免在编辑文档时候Notes意外退出,而丢失未保存的数据。
图24.BasicNotesClientConfiguration-AutoSave
2)给选定的邮件设上标记
勾上"
Showcheckmarksinmarginforselecteddocuments"
,如图24所示。
这样用空格选定的邮件,就会标记上“√”,可以非常方便的选择多个邮件。
如图25。
图25.标记邮件
设置WindowsandThemes
1)使用Groupdocuments模式
如果打开的文档和数据库太多,可以选择用Groupdocuments模式将同一个数据库的文档归为一个tab(如图26)。
图26.WindowsandThemes(查看大图)
2)继承操作系统的主题
如果您希望Notes也能拥有操作系统里个性的外表,可以改变Theme一项,设置成OperationSystemTheme。
这样就可以根据个人喜爱给Notes换上华丽的外表,可以是绿色,蓝色,粉色,..这个功能是Notes在8.5版本中新加的一个功能,在这里建议大家给操作系统和Notes换上绿色的皮肤,有助于缓解视疲劳。
图27就是设置了“Groupdocument”模式以及继承操作系统外表后的Notes。
图27WindowsandThemes(查看大图)
设置FontsandColors
在FontsandColors一页里,可以设置字体大小,比如把字体设得更大一些,让人看得更舒服一点。
也可以设置未读邮件的字体和颜色。
默认的设置当中,未读邮件是以加粗的黑体颜色来显示,如果有人觉得这样看着不显著,在这里可以把未读邮件设成红色以引起注意。
这两个功能也是Notes85的新功能。
图28.FontsandColors
巧用Notes快捷键
Notes中有很多方便使用但可能被人忽略的快捷键,在这里着重列举一些。
Ctrl+Arrow
在一个表格中选中一行或者多行,按住Ctrl键,再按Arrow的向上或者向下键就可以方便的移动表格中行的顺序。
Tab
如果您想在一个数据库视图中快速的浏览未读的文档,只需按Tab键就可以跳到下一个未读文档上。
Alt+Enter
Alt+Enter用来调用数据库/文档/文本等的属性。
Insert
Insert键用来改变文档的未读/已读状态。
F2
F2和Shift+F2是分别用来增大和减小字体。
F8
F8和Shift+F8分别用来增进和缩减段落。
F9
F9不仅可以用来刷新视图,在最新的Notes里还可以用F9来刷新文档。
Ctrl+F8
当您的Notes打开很多窗口的时候,按Ctrl+F8可以方便的切换Tab。
Ctrl+Shift+L
Ctrl+Shift+L可以得到大部分的快捷键(图29)。
图29.列举快捷键(查看大图)
常见问题列表
为什么我不能删除表格中的行或列?
当表格中有合并的单元格时,删除行或者列就会出错,这个时候需要先拆分一下单元格再做删除操作。
单击鼠标右键,选择SplitCell。
在使用过程中,当Notes异常退出时,如何才能再次运行Notes?
杀死Notes相关的进程。
Notes在Windows,Linux和MAC平台上分别有如下主要进程:
∙Windows:
notes2.exe,nlnotes.exe,ntaskldr.exe,nsd.exe
∙Linux:
notes2,lnotes,taskldr,fileret,nsd.sh,nsdexec,watchscreensave,sametime_idlemo
∙MAC:
Notes,notesmm
为什么有些菜单我找不着?
检查一下View-AdvancedMenu是否已经勾上。
图30.AdvancedMenu(查看大图)
为什么我给一个邮件组回复邮件的时候会发不出去?
因为你回复的这个邮件组是在服务器的names.nsf上,你需要把这个邮件组的地址信息拷贝到本地的names.nsf上才能使用。
我要在另外一个台机器上重装Notes,哪些重要数据需要保存呢?
需要保存以下数据:
文件
目录
用途
bookmark.nsf
Notes\Data
保存bookmark和HomePage的数据
desktop8.ndk
保存workspace里的所有数据
names.nsf
保存联系人,网络连接以及位置信息
notes.ini
Notes\
保存Preference的设置
user.dic
用户自定义的字典
id
您的id,有id才能使用Notes
另外,如果您自己创建的数据库包括备份邮件以及replication的数据库也放在了Notes\Data下面,也要记得保存一下。
但是通常我们建议那些数据库存不要存放在C盘。
结束语
本文主要从邮件管理、文档数据库管理、Preference设置以及快捷键使用这几个方面来介绍Notes中一些常用的功能和小技巧,以帮助您提高工作效率。
Notes功能强大,本文涉及之处非常有限,希望有更多的人一起来挖掘和分享Notes的使用技巧。
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