第4章 编辑文档Word格式.docx

第4章 编辑文档Word格式.docx

《第4章 编辑文档Word格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第4章 编辑文档Word格式.docx（18页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

比如，我们从“属

性”列表框中选择“段落数”，从“条件”下拉列表框中选择“等于”选项；

输入条件所对应的“值”；

“查找”对话框

单击“添加”按钮，把指定的搜索条件添加到列表框中。

单击“开始查找”按钮，就可以按指定的条件查找文件，如果找到符合条件的文件，将显示在“打开”对话框的列表框中，如图表2所示。

列出查找到的文档

4.2插入点的移动

在WordXP的工作窗口中，时刻闪烁着一个竖条，这个竖条标志着新输入的文字或者插入的对象要出现的位置，我们称之为插入点。

对于插入点可以用鼠标或者键盘来移动，选择文字或者对象出现的位置。

4.2.1使用鼠标移动插入点

我们只要把I型鼠标指针移动到要设置插入点的位置，然后单击鼠标左键就可以了。

如果我们编辑的文档太长，在文档编辑窗口不能完全浏览，这时要把插入点移动到未在窗口中显示的部分时，就要用到滚动条。

首先使用滚动条把需要编辑的部分显示在文档窗口中，然后用I型鼠标指针单击需要修改的地方以放置插入点。

我们使用滚动条时，主要可以进行以下三种操作：

单击垂直滚动条顶部或者底部的滚动箭头时，文档每次移动一行；

单击滚动块和滚动箭头之间的区域时，文档每次移动一屏；

如果要在文档中大范围地移动，我们可以把滚动块拖到滚动条的适当位置，滚动条中滚动块的位置表明窗口中文本相对于整个文档的位置。

在WordXP中，当拖拉滚动块在多页文档中移动时，在滚动块旁边出现页码提示。

这样我们就可以清楚地看到目前所到达的文档的页数了。

另外，水平滚动条中滚动块的操作和垂直滚动条中的滚动块操作是一样的。

在垂直滚动条中有一个圆形的称为“选择浏览对象”的按钮，它的功能是可以快速地浏览所需的项目。

操作如下：

单击垂直滚动条中的“选择浏览对象”按钮，出现如图表3所示的小菜单，菜单上有8种可供我们选择的浏览项目，它们依次是：

“定位”、“查找”、“按编辑位置浏览”、“按标题浏览”、“按图表形浏览”、“按表格浏览”、“按域浏览”、“按尾注浏览”、“按脚注浏览”、“按批注浏览”、“按节浏览”和“按页浏览”。

比如说，我们选择“按节浏览”选项，那么则以节为单位浏览文档；

如果文档中插入了多个图表形，可以选择“按图表形浏览”选项；

选择了浏览项目之后，单击“选择浏览对象”按钮上面的双箭头按钮，显示前一项目；

单击“选择浏览对象”按钮下面的双箭头按钮，显示后一项目。

4.2.2使用键盘移动插入点

我们注意到在使用键盘移动插入点时，插入点总是在随着你的文档移动。

用键盘来控制插入点的方法很多。

4.2.3将插入点移动到某一特定位置

有时候我们想在某个特定的位置输入字符或插入图表形，例如，已经知道了需要修改的文本在第5页，那么就可以使用Word提供的“定位”命令进行操作，这对于我们编辑一个比较长的文章来说是非常方便的。

要把插入点移动到某一个特定的位置，可以这样做：

选择菜单“编辑→定位”命令（也可以鼠标双击状态栏上的“页”、“位置”所在的区域，图表3）；

单击“页或者位置”

选择“定位”标签，出现如图表4所示的“定位”标签对话框；

在“定位目标”列表框中列出了可以选择不同类型的移动方式：

“页、节、行、书签、批注、脚注、尾注、域、表格、图表形、公式、对象以及标题”等。

在其中选择想要定位的类型；

例如，要定位“行”，在“请输入行号”框中输入该项的行号；

在没有输入行号的时候，相对于当前的插入点而言：

要迅速移动到下一行，单击“下一处”按钮，Word将把插入点移到下一行的起始位置；

“定位”标签

在“请输入行号”文本框中指定相对位置，例如，输入+6表示向上移动6行，输入－2表示向后移下2行。

这时，“下一处”变成“定位”按钮。

单击“定位”按钮可以迅速移动到某一相对位置；

如果想移动到具体某一行，如想迅速移动到第7行，可以在“请输入行号”文本框中输入“7”，这时，“下一处”变为“定位”按钮。

单击“定位”按钮，就把插入点迅速移动到第7行的起始位置，在文档编辑窗口显示该行的内容；

单击“关闭”按钮，关闭“查找和替换”对话框。

4.2.4用书签来定位

书签，顾名思义，就是用来方便我们读书的一种工具。

我们在编辑一篇很长的文档时，经常用到“书签”这一功能，它可以使插入点快速定位。

下面我们就来学习如何设置书签、删除书签和定位到书签。

1．设置书签

我们可以按以下步骤来设置书签。

把插入点定位在要设置书签的位置，如果要用书签来标识一定数量的文本，那么就选中这些文本；

选择菜单“插入→书签”命令，屏幕上出现如图表表5所示的“书签”对话框；

在“书签名”文本框中输入书签名；

单击“添加”按钮，这样，插入点位置或者选中的文本区域就被加上了书签，相应的书签名将出现在“书签”对话框中。

2．删除书签

我们要想删除不用的书签时，可以这样做：

选择菜单“插入→书签”命令，打开“书签”对话框；

在“书签名”下方的列表框中选中要删除的书签名；

单击“删除”按钮，删除这个书签；

选择“关闭”按钮，完成删除。

“书签”对话框

3．定位到书签

在文档中插入书签之后，我们就可以把插入点快速地移动到书签所在的位置。

定位书签的具体操作步骤是这样的：

选择菜单“编辑→定位”命令，打开“查找和替换”对话框并显示如图表表4所示的“定位”标签；

在“定位目标”列表框中选择“书签”；

在“请输入书签名”列表框中选择要定位的标签；

单击“定位”按钮。

这样，插入点就迅速地移动到书签的位置了。

4.2.5返回到上次编辑的位置

Word可以自动跟踪最后三个输入或编辑文本的位置。

按Shift+F5键，回到上一次编辑的位置；

继续按Shift+F5键直至到达希望编辑的位置；

当第四次按Shift+F5键时，又会回到插入点第一次按Shift+F5键的位置。

小技巧

按Shift+F5键的另一个功能是在打开文档后可以将插入点移动到上次保存该文档时编辑的位置。

4.3在插入点插入字符

好了，当我们把插入点移动到了某个固定位置以后，就可以在此插入新的字符了。

在插入点插入字符时，要注意当前是在插入方式还是在改写方式。

在插入方式下：

新输入的文本将增加到插入点原来的位置，原来位于插入点后的字符只是向后移动了；

在改写方式下：

新输入的文本将改写原来插入点所在的位置，原来位于插入点后的字符被删除，所以这样并不是插入点后的所有文本都向右移动。

我们要知道当前是插入方式还是改写方式，可以看Word状态栏上的“改写”框。

当“改写”框中的“改写”二字呈现灰色，表示当前是插入方式输入；

当“改写”框中的“改写”二字呈现黑色，表示当前是改写方式输入。

当然“改写”方式和“插入”方式是可以互相切换的，第一种方法是鼠标双击如图表表6状态栏中的“改写”框，或者按键盘上的Insert键。

鼠标双击“状态栏”中的“改写”键

注意

在WordXP中，Insert键还用以粘贴剪贴板内容。

为了保证Insert键用于迟缓插入文本方式和改写文本方式，应选择菜单“工具→选项”命令，选定“编辑”标签，清除“用INS键粘贴”复选框。

4.4选定文本

在输入了一段文本之后，如果我们觉得编辑的不满意，要对它进行移动、复制和删除等操作，这就需要用到选定文本的操作。

被选定（也城被定义）的文本以反白显示在屏幕上，比如在白底色黑文字中选定的文本呈现黑底色白文字。

4.4.1用鼠标选定文本

选定文本的常用方法是按住鼠标左键并扫过要选定的文本，使它呈现反白。

选定图表形的常用方法是鼠标单击图表形，选定的图表形对象周围通常出现几个句柄，也就是出现几个小方块。

选定一个单词：

鼠标双击该单词；

选定任意数量的文本：

把I型的鼠标指针指向要选定的文本开始处，按住左键并扫过要选定的文本，当拖动到选定文本的末尾时，松开鼠标左键。

如图表7所示使选定的文本呈现反白；

选定一个文本块

选定一句：

这里的一句是以句号为标记的。

按住Ctrl键，再单击句中的任意位置；

选定大块文本：

先把插入点移到要选定文本的开始处，按住Shift键，在单击要选定文本的末尾。

这种方法的好处是适合于那些跨页内容的选定；

选定一行文本：

单击这行左侧的选定栏，图表8所示的选定栏；

选定多行文本：

将鼠标移到第一行左侧的选定栏中，按住鼠标左键在各行的选定栏中拖动；

选定一段：

鼠标双击该段左侧的选定栏，也可连续三击该段中的任意部分；

选定多段：

将鼠标移到第一段左侧的选定栏中，左键双击选定栏并在其中拖动；

选定整篇文档：

按住Ctrl键，在鼠标单击文档中任意位置的选定栏。

鼠标单击“选定栏”

4.4.2用键盘选定文本

使用键盘选定文本的方法是：

按住Shift键同时使用插入点的组合键，这样就可以把选定范围扩展到插入点所移到的位置。

按Shift+Home键可以从插入点位置选定到当前行的行首。

按Shift+Emd键可以从插入点位置选定到当前行的行尾。

按Ctrl+A可以选定整篇文档。

4.4.3取消文本的选定

如果我们发现所选定的文本并不是所需要的，那么就要取消文本的选定状态，使它正常显示在屏幕上。

利用鼠标取消文本的选定，只要在选定文本的任意位置单击鼠标左键即可；

利用键盘取消文本的选定，只要按→、←、↑、↓四个箭头键，或者按PageUp，PageDown，Home，End键，同时把插入点移到文本相应的位置。

4.5移动文本

在标记文档的过程中，我们常常要把某些文本从一个位置移动到另一个位置，以便重新编辑这些文本。

可能我们有人喜欢这样做：

先删除该位置的内容，然后把插入点移到需要输入文本的位置再重新输入。

如果仅仅是移动几个字，这种方法是可以的，但是要将一段或者更多的文本移动，那就很麻烦了。

Word为我们提供了很强大的移动功能，有很多移动的方法，下面就来介绍一些常用的方法。

4.5.1使用拖放法移动文本

拖放法适用于移动短距离的文本，我们可以这样来做：

选定要移动的文本。

例如，选定“世界冷战格局被打破”这部分；

将鼠标指针指向选定文本，这时指针呈现箭头状；

按住鼠标左键，指针将变成箭头下带一个矩形的形状，同时还会出现一条虚线插入点,屏幕出现如图表9所示的；

拖动鼠标时，虚线插入点表示要移动的目标位置；

松开鼠标左键，被选定的文本就从原来的位置移动到了新的位置，如图表10所示。

在使用键盘移动文本的方法时，选定要移动的文本后按F2键，此时状态栏中提示“移至何处？

”，再把插入点移到新位置后按回车键。

拖放操作

选定文本移动到新位置

4.5.2使用剪贴板移动文本

用剪贴板移动适用于移动长距离的文本，我们可以这样做：

定要移动的文本；

单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮，或者选择菜单“编辑→剪切”命令，选定的文本将从原位置处删除，暂时存放到剪切板中；

把插入点移动到想粘贴的位置，粘贴可以支持不同文档之间的切换；

单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮，或者选择菜单“编辑→粘贴”。

完成移动。

常用快捷键：

选中文本后，按Ctrl+X执行剪切命令；

按Ctrl+V执行“粘贴”命令。

4.6复制文本

在输入文本时，有时候要用到复制命令，把一部分文本复制到另一个位置上去。

复制的过程是这样的：

先把选定的文本复制到Windows剪贴板上，然后用“粘贴”命令把它插入到当前插入点的位置，而且可以多次进行插入。

这样在我们输入文本时节省了大量时间。

4.6.1使用拖放法复制文本

拖放法适用于复制短距离的文本，我们可以这样来做：

选定要复制的文本。

鼠标指针指向选定文本，这时指针呈现箭头状；

按住Ctrl键，然后再按鼠标左键，指针将变成箭头下带一个加号矩形的形状，同时还会出现一条虚线插入点；

拖动鼠标时，虚线插入点表示要粘贴的位置；

松开鼠标左键，再松开Ctrl键，被选定的文本就复制到了新的位置。

在使用键盘移动文本时，选定要复制的文本后按Shift+F2键，此时状态栏中提示“复制到何处？

4.6.2使用剪贴板移动文本

用剪贴板移动适用于复制长距离的文本，我们可以这样做：

选定要复制的文本；

单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，或者选择菜单“编辑→复制”命令，选定的文本暂时存放到剪切板中；

完成复制。

选中文本后，按Ctrl+C执行复制命令；

4.6.3Office剪贴板

OfficeXP对剪贴板的容量进行了改进，使其存储容量变得更大了，它可以记住24项剪贴内容，并且方便之处是这些剪贴内容可以在OfficeXP中的程序中共享，也就是说可以把Word中的文本复制到剪贴板中然后再移动或者是复制到Excel或者PowerPoint中。

如果Office剪切板中已经存在24项剪贴内容，我们又继续移动或者复制新内容时，Office会提示我们复制的内容会添至剪贴板的最后一项并清除第一项内容。

要使用Office剪切板来移动或复制文本，我们可以这样操作：

选定要复制或者要移动的文本；

选择菜单“编辑→剪切”或者“编辑→复制”命令；

重复操作第2步，可以把多处文本放到Office剪切板中，最多可以存放24项内容；

要查看Office剪切板中的内容，选择任务窗格中“粘贴板”选项，出现如图表11所示的“剪贴板”工具栏。

当把鼠标指针指向某个图表标时，Word会出现简短的提示，让我们知道剪贴板图表标的存放内容；

把插入点移动到要粘贴的位置；

要粘贴Office剪贴板中的某项内容，单击“剪贴板”工具栏中相应的图表标；

要粘贴Office剪贴板中的所有内容，单击“剪贴板”工具栏中的“全部粘贴”按钮；

要清空Office剪贴板中的所有内容，单击“剪贴板”工具栏中的“清空剪贴板”按钮。

“剪贴板”工具栏

4.7删除文本

删除一个字符的方法是把插入点移到该字符的右边，然后按BackSpace键删除它，同时后面所有字符左移一格来填补被删除的位置。

另外，当插入点在该字符左边时，可以按Delete键删除插入点右边的字符。

要删除大块的文本，可以先选定文本块，然后单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮，或者按Delete键将选定的文本垮删除。

使用“剪切”按钮是把文本从文档中删除后，再存放到剪贴板上，用于以后粘贴到其他位置。

而按Delete键是直接把所选定的文本彻底删除。

4.8撤销与重复操作

当我们每次插入、删除、移到或者复制文本时，Word都把每一步操作和内容变化记录下来，以后可以进行多次撤销和重复在文档中所做的修改。

Word的这种暂时存储能力使撤销与重复变得十分方便。

有时不小心删除了一段不该删除的文本，我们可以单击“常用”工具栏中的“撤销”按钮或者选择菜单“编辑→撤销”命令把刚刚删除的内容恢复过来；

假如又想删除这段文本了，可以单击“常用”工具栏中的“恢复”按钮或者选择菜单“编辑→恢复”命令。

注意，菜单“编辑→撤销”命令与我们最近完成的操作有关。

比如刚刚删除了文本，那么“编辑”菜单上会出现“撤销清除”命令，选择这个命令可以撤销上次的操作；

如果刚刚输入了文本，那么“编辑”菜单上会出现“撤销键入”命令，选择这个命令可以删除刚刚输入的文本。

在WordXP中可以撤销最近进行的多次操作。

例如，逐字删除了一段文本，可以单击“常用”工具栏中的“撤销”按钮恢复刚删除的最后一格字符，再次单击该按钮，可以继续恢复被删除的字符。

如果要重复最后一次操作，选择菜单“编辑→重复”命令，如果不能重复最后一次操作，则“重复”命令变成“无法重复”命令了。

如果想恢复最近执行的操作，单击“撤销”按钮旁的下拉箭头，出现一个下拉列表，从中选择要撤销的操作，如图表12所示。

从下拉列表中选择要撤销的操作

4.8插入文件

我们在编辑文档的过程中，往往需要在该文档中插入另一个文件的内容，以便把两个文档合并起来。

下面我们就来介绍如何插入这个文件和如何插入文件的一部分。

4.8.1插入整个文件

插入整个文件的操作步骤是这样的：

把插入点放在想插入另一个文件的地方；

选择菜单“插入→文件”命令，出现如图表13所示的“插入文件”对话框；

在“插入文件”对话框中选择要插入文件的名字，通过改变不同的驱动器、文件夹或文件类型找到所需要的文件；

单击“插入”按钮，这样第二个文档被完整的插入到当前插入点所在的位置，原插入点之后的内容被放在第二个文档的结尾处。

“插入文件”对话框

4.8.2插入文件的一部分

如果我们仅仅想插入文件的某一部分，除了刚才说的同时打开两个不同的文档，把一个文档复制到另一个文档中去，还可以把该部分内容定义为书签，再使用插入文件的方法。

我们可以这样来完成：

打开含有要插入内容的文档；

选定要插入到另一个文档中的内容；

选择菜单“插入→书签”命令，出现“书签”对话框；

在“书签名”文本框中输入一个书签名，然后单击“添加”按钮；

选择菜单“文件→保存”命令，把它保存下来；

打开要插入内容的文档，并把插入点移到想插入的位置；

选择菜单“插入→文件”命令，出现“插入文件”对话框；

在“插入文件”对话框中选择要插入的文件名，通过改变驱动器、文件夹或文件类型找到所需的文件名；

单击“范围”按钮，出现如图表14所示的“设置范围”对话框。

输入定义的书签名；

单击“确定”按钮；

单击“插入”按钮，就可以在文档中插入被标识为书签的内容了。

“设置范围”对话框

习题4