申购采购入库流程最新修正版Word文档格式.docx
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分单采购行政送至
批准行政部取回行政部送至
送至库房入库
三、验收检验流程
1、所有采购要入库的物品必须经过检验:
五金类----首次采购由研发部设计员检验,之后由库房检验,设计员不定期抽检。
木材料-----由原材料质检员检验
生产类辅材-----由工艺技术部工艺员检验
设备、及设备类配件-----由维修工检验、主任验收。
设施类及设施类配件-----由行政部分管负责检验。
办公类--------由人力资源部负责验收
网络类-------由网络工程师负责检验。
车辆配件-----由车队长及维护员负责验收
2、库管员根据检验合格单入库
物品验收检验单
质检验收单
序号
名称
规格型号
订货数量
来货数量
质量
检验员
日期
1
合格□不合格□
2
3
4
5
四、对采购要求
采购部接到申购批准单后采购部经理要根据采购物品分类:
属批量采购、零星采购还是急需的要分清
批量采购的:
1、采购部经理要找几家经销商谈价格、谈质量、谈供货周期,最后确定供货商供货第一次合作(同类物品价格最低、质量最后好、承诺按周期交货)。
2、第一次到货是否按要求的周期到货,货后验收质量、数量无问题,守信誉可建立长期合作关系(同类物品供货商至少在两家以上)
3、采购部要有沟通、洽谈业务能力,要求供货商要备好在他处存放的我公司需求的货物随用随送,保证供货。
4、确定供应商后要有合同方式形成,共同约束(价格不能高于同类物品别的经销价格、质量要保证)如不同时期价格上调、下降可根据市场及经销同类物品销售价格调动双方协商。
5、形成批量采购的要根据库房做好的高低警按计划采购。
零星采购的:
1、接单后弄清楚技术要求(有的是样品、有的是图纸、有的是文字要求)能达到采购范围在分单由采购部经理确定谁负责采购,采购员先询价、质量要货比三家最后准许确定方可采购并以最短周期送到库房同时通知需求人货以到库房。
2、到库房后由需求人验收合格入库出库办理入出库手续。
急需采购的:
1、由需求人上报所在管辖最高部门审批,生产辅材类上报生产总监,设备类上报机电管理部主管。
由部门主管领导通知采购部经理,讲明急需采购物品的原因及采购物品的特质属性。
采购部采购员马上执行并尽快的采购回来,到货后通知需求人验收合格入库出库,不合格返回从新采购保证最快使用,以不影响生产为主。
2、后补采购单要求及时并由审批主管领导签字。
库房储备高低警:
1、劳动保护类:
由人力资源部提供需求数量,库房设置高低警,由采购部门根据库房设置制定采购周期。
2、办公辅材类:
由人力资源部、行政部提供需求数量,库房设置高低警,由采购部门根据库房设置制定采购周期。
3、设备配件类:
由机电管理部设备维修人员提供易损件需求数据,库房设置高低警;
生产部门提供刀具数量,库
设置房储备高低警。
由采购部门根据库房设置制定采购周期。
4、生产辅材类:
由物控部根据月平均量设置高低警。
五、采购种类
为便于控制和最好的服务,及时有效的保质保量的提供给生产和部门需求的物品。
公司所有采购类物品归口,归采
购部负责。
1、原材料类(家具主料):
实木制造厂用的原材料(板材、指接材、集成材等)、板式制造厂用的原材料(布匹、皮革、制造板材等板式类家具用料)
2、生产用辅材:
胶水、油漆、砂布、砂片、封边带、包装料等。
3、五金件类:
拉手、滑道、合页、钉子类(自攻钉、木螺丝钉等)锁等五金类。
4、配件类:
设备配件、设施配件、家具配件、汽车配件、机油等
5、刀具类:
锯片、锯条、铣刀(铣形刀、槽刀)钻头等刀具类。
6、物业、办公类:
供暖燃料、水管、阀门、卫生间用品、办公用品(纸、笔、资料、电脑耗材等)
六、库房划分
1、原材料库房:
实木工厂内、外料场存放实木制造厂用的原材料(板材、指接材、集成材等)
板式工厂内板式制造厂用的原材料(布匹、皮革、制造板材等板式类家具用料)
2、辅材库房:
实木工厂二楼胶水、砂布、砂片、封边带、包装料等。
五金件类;
配件类:
设备配件、设施配件、家具配件等,刀具类:
锯片、锯条、铣刀(铣形刀、槽刀)钻头等刀具类,供暖燃料、水管、阀门、卫生间用品、办公用品(纸、笔、资料、电脑耗材等)
3、油漆库:
油漆、稀释剂等涂装用料。
4、成品库:
实木类家具在实木工厂存放。
板式类家具在板式工厂内存放
七、入库管理
1、接到货物验收合格后,库管员填写入库三联单由三方采购员、检验员(需求人)、库管员确认签字。
2、第一联库管员留存入账用,第二联给采购员报账报销用,第三联留给财务对账用。
3、库管员把货物摆在设定的区域并填写标识货物名称、规格型号、数量、用途、日期。
4、要求库管员按类别摆放整齐,库内卫生达标。
5、账目清楚:
入库帐----物品名称、规格型号数量与实际相符(入库单与实物相符、规格数量相符)
出库帐-----物品名称、规格型号数量与实际相符(出库单与出库数一致,出库数冲减库存无误差相符)
库存帐------物品名称、规格型号数量与实际相符(库存帐与库存物品数量无误差相符)
6、采购要入库的物品必须有需求人验收合格,库管员根据验收合格单方可入库。
八、出库管理
1、出库物品需有出库单,签字齐全‘领料人、审核人、批准人、写清物品名称、规格型号、数量、用途方可付货。
2、出库单月末报财务出库帐附在后面。
3、无出库单、签字不齐全,字迹不清概不付货。
九、库房设置
1、原材料库房-----按种类、按区域进行摆放。
木板要求前排面齐,垛之间用垫方根据料的长度1--3米之内用两个垫方4米以上的料用垫方3个,包包高垛,排与排之间200mm距离。
1-3米料垛
垫方
方
4米料垛
室外料场-----码垛要靠近风大便于遮盖,横向前排齐、顺向一头齐至少两朵排列。
垫方与室内库房码料相同。
室外原材料要用苫布盖好防止风吹雨淋及阳光直晒,夏季侧面苫布定期打开适宜通风阳光不能直晒。
要维护及管理
其他原材料按库房要求摆放货架子上按类、安排摆放有标识。
3、生产用辅材库房----各类辅材按区域摆放
五金类摆放区、
(2)纸箱摆放区、(3)刀具及设备配件摆放区
(4)砂带、砂片、水暖件、办公耗材摆放区5、其他类物品区,所有类别物品上架子有标签写清物品名称型号、数量规整摆放便于存取。
4、油漆库:
涂料(漆)稀释剂分区摆放桶与桶摞起来。
5、成品库:
实木类家具、板式类家具在库内根据产品系列分区域存放横排、顺排齐有标识,需发货的要放到发货区有标识。
6、光板、零部件库:
各类材种光板料、零部件入库前要检验质量合格按区域架子摆料,前面齐数量清楚位置贴标签写清名称、规格、数量。
货架子距离为三米方便叉车叉料,短料800mm以内的料要横着摆放、长料800mm(含)以上的要顺着摆料。
区域按系列分放要有看板。
十、对账要求及流程
1、月末库管员要给财务报入库表、出库表、库存表、三表数量无误差;
入库数减去出库数等于库存数。
要与实际相符不准许洪库和亏库。
2、成本会计审核库账目,不定期以抽检方式抽检数据是否准确。
库管员报表
财务接收审核
到库房抽检核对
生产副总
董事副总
3、流程
4、库房管理人员岗位变更时,需做工作交接、账目交接,财务审核后方可完成交接。
5、财务部成本会计严格督查库房、发现问题处理及上报生产副总、給综合管理部和董事副总
综合管理部对采购、库房实施监控。
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