5ISO文件控制程序.doc

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汕头市鸿志电子有限公司

程序文件

文件编号：

HZ/EQP-05

版本：

E/0

页码：

共4页第1页

标题：

文件控制程序

1．目的

对公司内所有与质量、环境管理体系有关的文件进行控制，确保文件的充分性和适宜性，确保在文件的各相关场所得到适用文件的有效版本。

2．范围

适用于与公司质量环境管理体系有关的文件的控制。

3．术语

本程序采用GB/T19001-2016和GB/T24001-2016标准中所采用的术语和定义。

4职责

4．1总经理负责批准发布质量环境管理手册、质量环境目标和指标及程序文件。

4．2质量环境管理者代表负责质量环境管理手册的审核和程序文件的审批。

4．3管理者代表负责归口的作业指导书和检验文件的批准。

各部门负责与其相关质量、环境管理体系文件的编制、使用、收集、保管、整理及归档。

品管部负责统一编号、发放、更改、作废回收及归档。

行政部配合。

4．4管理者代表及品管部负责现有体系文件的定期评审。

品管部归口负责文件控制。

4．5各部门负责本部门与质量、环境管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。

5．程序

5．1文件分类及保管

5．1．1质量环境管理手册/程序文件，由品管部分别备案保存；发放各部门使用。

a．其他质量环境第三级体系文件：

可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设

计开发输出文件或其他标准、规范、环境管理方案等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。

由各相应的部门保存、使用。

品管部统一管理，备案。

b．公司级行政管理文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量、环境管理体系有关的政策，法规文件等，由行政部保存。

5．2文件的编号

5．2．1文件编号按下述规则要求执行：

●．质量管理手册：

HZ/QM001；环境管理手册：

HZ/EM001

程序文件:

HZ/QP+顺序号（适用于质量）

HZ/EP+顺序号（适用于环境）

HZ/QEP+顺序号（同时适用于质量、环境）

工作文件：

HZ/QW+顺序号；质量/环境规范HZ/QC-GL+顺序号

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程序文件

文件编号：

HZ/QEP-05

版本：

E/0

页码：

共4页第2页

标题：

文件控制程序

5．3文件的编写、审核、批准、发放

5．3．1文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。

5．3．2质量环境管理手册由品管部负责组织编写，由管理者代表审核，最后由总经理批准发布，统一由品管部负责登记、发放。

程序文件由品管部组织编写，管理者代表审批。

5．3．3工作文件（作业指导书）由各部门主管组织编写、汇总，由管理者代表审批。

统一由品管部负责登记、发放。

5．3．4文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。

应确保文件使用的各场所都应得到适用文件的有关版本。

5．4文件的受控状况

文件分为：

“受控”和“非受控”两大类。

凡与质量、环境管理体系运行紧密相关的

文件应为受控，对这些文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收及作废等均应受到控制，由各主管部门按规定执行。

所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。

采用红色“受控”章。

5．5文件的更改和现行修订状态的控制

5．5．1质量环境管理手册的更改由品管部组织进行，填写《文件更改申请表》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改。

品管部应保留文件更改内容的记录。

程序文件更改由管理者代表审批。

5．5．3其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请表》，由管理者代表审批，再由品管部进行更改、发放、处理。

5．5．4对质量环境管理手册的修订状态，采用本质量环境管理手册中文件修改记录表进行识别，对其他文件的修订应由品管部保留文件修改的有关记录。

按版次修改次数进行标识。

5．5．5所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。

5．6文件的领用

a．应经相应主管部门负责人批准后方可领用文件，领用者应填写《文件发放、回收记录》；

b．因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；丢失补发的文件，

应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；品管部作好相应发放签收记录。

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文件编号：

HZ/QEP-05

版本：

E/0

页码：

共4页第3页

标题：

文件控制程序

5．7文件的保存、作废与销毁

5．7．1文件的保存

a．所有文件都必须分类存放在于干燥通风，安全的地方。

b．各部门文件由本部门保管。

品管部不定期对各部门文件保管情况进行检查。

对受控文件，各部门应及时填写本部门使用文件的《受控文件清单》。

c．任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

5．7．2文件的作废与销毁

a．所有失效或作废文件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出，交回品管部加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。

b．如因法律或其他原因需保留的任何已作废的文件，都应在文件封面加盖红色“作废”印章，并标注“仅供参考”；

c．对要销毁的作废文件，由品管部统一处理，经管理者代表批准后，品管部销毁。

5．7．3文件的复制

复制文件者应由相关部门负责人按规定权限审批后向品管部复制。

复制的受控文件必须由品管部登记编号，并加盖红色“受控”印章。

5．8外来文件的控制

5．8．1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。

重要文件交行政部登记。

5．8．2品管部负责收集与产品有关的国家、行业、地方、国际标准及法律、法规等的最新版本，统一编号、加盖“外来文件”和红色受控印章，并负责分发到相关部门使用，并把旧标准回收。

5．8．3各部门要把上述标准及其他与质量、环境管理体系有关的外来文件填入《外来文件一览表》，并报品管部备案。

5．9为保证文件的适宜性，品管部应根据需要及时组织对现有质量、环境管理体系文件进行评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行5.5条款规定。

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程序文件

文件编号：

HZ/QEP-05

版本：

E/0

页码：

共4页第4页

标题：

文件控制程序

5．10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

5．11记录是一种特殊的文件，应执行《记录控制程序》的有关规定。

6．相关文件

6．1《记录控制程序》

7．记录

7．1《文件发放、回收记录》

7．2《部门受控文件清单》

7．3《文件更改申请表》

7．4《外来文件一览表》

7．5《文件借阅、复制记录表》

发放部门：

品管部、行政部

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程序文件

文件控制程序

编号：

HZ-QEP-05

版次：

E

修改次数

修改条款

拟制/日期

批准/日期

实施日期

0

程鑫昌2016-7-28

2017-3-1

1

2

3