2行政主任岗位说明书.doc
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2行政主任岗位说明书.doc
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行政主任职务说明书
职位名称
行政主任
职位代码
TMD-XZ-001
所属部门
行政部
姓名
职等职级
主任级
直属上级
总经理
职位概要:
负责行政人事部行政、物资方面的各项工作任务,及时传达公司及公司的决策、决议,协助总经理做好工厂各项监督、管理、检查工作。
工作职责与任务
职责一
负责完善行政/人事管理规章制度、工作流程、工作标准
1.组织编制人力资源、行政管理规章制度,经总经理批准后贯彻执行(制度的完善度100%);
2.负责监督各项人力资源、行政管理制度的执行情况(有效执行程度100%)。
职责二
负责制定人力行政工作总结及计划,并组织实施;跟进落实各部门每周、月工作总结的上报及周、月工作计划的完成情况。
1.按时制定行政方面的年度、月度、周、日工作计划,并组织实施(计划完成程度100%);
2.每周、月未之前收集、提报各部门次周、月工作计划(电子文档及部门负责人、总经理签字确认的文字材料各一份)至总部行政(有效执行程度100%);
3.跟进、监督各部门工作计划执行情况,每周六、月末前将工作完成情况提报总经理(有效执行程度100%);
4.每周六、月未前收集提报各部门工作总结(电子文档及部门负责人、总经理签字确认的文字材料各一份)至总部行政(有效执行程度100%)。
职责三
负责各项会务的组织管理工作,各类通知、通报、函的编写、下发。
1.依据会议规范流程组织召开公司级会议,规范编写会议纪要并下发相关人员(规范、及时、有效执行程度100%);
2.负责跟进会议上落实工作的完成情况并及时汇报总经理(有效执行程度100%);
3.负责公司级各类通知、通报、函的编写、下发,并跟进落实其执行情况(规范、及时、准确程度100%)。
职责四
行政文书管理
1.负责草拟、审核企业重要文稿,包括月、季、年度工作计划和总结报告等(规范程度100%);
2.及时处理重要来往文电信函的审阅、传递,督促检查领导批示、审核和修改以企业名义签发的有关文件(规范程度100%);
3.企业办公室、人事章、文控印章管理(规范管理程度100%)。
职责
五
办公规范管理。
1.根据办公规范的相关规定检查各部门办公环境情况(有效执行程度100%);
2.根据办公规范的相关规定检查各部门人员仪容仪表情况(有效执行程度100%);
3.根据办公规范的相关规定检查各部门办公区域安全情况(有效执行程度100%);
4.对违反办公规范的行为进行通报批评(有效执行程度100%)。
职责
六
档案规范管理
4.及时对公司各种文字性档案资料、声像类档案资料进行收集、整理、立卷、鉴定、保管(规范完善程度100%);
5.负责公司各种档案资料的统计、分类;公司各种档案的收集、整理、立卷、鉴定、保管、借阅、销毁等工作(规范完善程度100%)。
6.负责公司各种档案资料的提供利用、借阅手续的办理等工作(规范完善程度100%)。
职责
七
行政性资产管理
1.妥善管理企业行政、后勤、办公设备及用品,按照计划购买和维护(完好程度100%);
2.协助组织财务人员对企业行政资产进行登记、造册及定期盘点(完好程度100%);
3.协调总经理各部门行政性车辆的使用及车辆保养、维修(完好程度100%)。
职责
十
控制行政费用
1.负责编制企业年度行政费用预算并监督实施(控制程度良好);
2.严格控制各项行政费用支出,确认费用分摊范围(控制程度良好);
3.控制企业的交通费用支出(控制程度良好)。
职责
十
一
内外部沟通协调
1.协调总经理、各总监、各职能部门和员工的关系(沟通渠道的畅通程度100%);
2.协助总经理与企业各职能部门、总公司进行联络和沟通(沟通渠道的畅通程度100%);
3.协助各部门筹划和组织企业的重大活动(有效执行畅通程度100%);
4.协调企业与政府相关部门、行业协会以及各类相关单位的关系(有效执行畅通程度100%);
5.妥善安排外来人员的来访接待工作(有效执行畅通程度100%)。
考核重点:
企业内外部沟通渠道的畅通程度。
职责
十
二
清洁绿化管理
1.定期或不定期对企业清洁工作进行检查,发现问题及时解决,保证良好的办公环境(员工对工作环境的满意度100%);
2.对办公区域内的绿化工作进行指导、检查,发现问题及时纠正(有效执行100%)。
职责
十
三
安全保卫管理
1.协助总经理建立完善企业安全保卫系统,配置保安员等(规范程度良好);
2.定期或不定期对企业内安全情况、安全设施进行巡检,发现问题及时解决(安全事故的发生率为零);
3.出现安全事故及时协助有关部门进行处理(及时有效执行100%)。
职责
十
四
车辆管理
1.协助总经理负责企业公务车辆的调度与管理,协调各部门的车辆使用情况(规范合理使用公务车辆);
2.协助总经理组织人员做好车辆的日常保养及车辆年检等事宜,控制企业的交通费用支出(合理交通费用的控制成果)。
职责
十
五
招聘管理
1.依据企业各部门的需求和岗位任职条件,制订员工招聘计划(招聘计划的实现程度100%);
2.通过推荐、公开招聘等形式招聘新员工(招聘计划的实现程度100%);
3.组织面试、复试,择优录用新员工(招聘计划的实现程度100%)。
职责
十
六
培训管理
1.组织制订企业的各类岗位人员的培训计划并具体实施(培训内容与效果、培训计划安排的合理性100%);
2.根据企业发展的要求,针对各类岗位员工设计培训方案并具体实施(培训内容与效果、培训计划安排的合理性100%);
3.及时对培训效果进行评估,达到提高员工素质、增强企业发展动力的目的(培训内容与效果、培训计划安排的合理性100%)。
职责
十
七
绩效考核管理
1.每月定期组织绩效考核小组对各部门员工实施业绩考核(考核覆盖程度100%);
2.根据企业任命程序,组织实施干部晋升前考核(公正客观程度100%);
职责
十
八
薪酬管理
1.引进具有竞争力的薪酬管理体系,组织制定企业的薪酬政策(薪酬满意程度95%以上);
2.薪酬政策上报总经理审批后贯彻实施(有效执行100%);
3.负责组织员工的薪酬福利管理(有效执行100%);
4.组织制定企业统一的劳动社会保障体系(核心员工的保有率100%);
5.协助指导财务人员为员工办理各种社会保险(有效执行100%)。
职责
十
九
劳动关系管理
1.根据政府劳动部门的规定,组织制定企业统一的劳动合同文本(规范、及时、有效执行100%);
2.安排人员办理劳动合同签订及续签手续(及时有效执行100%);
3.对劳动与社会保障中所产生的纠纷及其他相关问题进行妥善处理(及时有效执行100%);
4.协同法律顾问处理有关劳动争议(及时有效执行100%);
职责
二
十
人事管理
1.组织实施对员工的考勤、考核、晋升、调职、奖惩、辞退等全方位管理(有效管理执行100%);
2.与员工沟通,了解其思想动态,并为员工提供职业规划的专业咨询(核心员工保有率100%);
3.组织编制全企业的职位说明书,并定期进行修改、审核、建档(职位说明书的适用性100%);
职责
二
十
一
其他管理职责
1.协助总经理做好咨询顾问老师的接待、咨询等工作(各项工作计划的完成程度100%);
2.组织对员工的提案与建议进行收集、汇总、评价、整理、上报,按照领导的意见对提案建议安排人员进行处理(及时有效执行100%);
例行工作内容
每天工作
1.每天上午7:
40准时开晨会;
2.每天上午8:
00全厂巡视;
3.计划行政当天工作任务,合理安排工作;
4.每天下午16:
00全厂巡视;
5.做好每天的工作日记。
每周工作
1.每周六上午7:
40参加到行政部总结会议;
2.每周一7:
40前做周工作总结及计划。
每月工作
1.每月月未上午十点参加行政总结会议;
2.每月月末晚上7:
30前上交月度总结及计划给部门经理。
3.每月月末将写好的管理日志上交总经理。
签字确认
复核确认
审核确认
签字日期
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- 关 键 词:
- 行政 主任 岗位 说明书