公文写作照虎画猫.docx
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公文写作照虎画猫
公文“照虎画猫”三步骤
——试谈公文写作入门的窍门、捷径
一、本文写作的缘由
这是一位年轻人给我出的题目。
这位年轻同志问我:
我没学过中文,也从来没写过公文。
但是,现在,领导要我起草文件。
我就是现学,也不跟趟。
我该怎么办?
公文写作有什么的捷径、窍门没有?
说老实话,面对提问,一时真把我难住了。
我虽然学的是中文专业,在年轻的时侯,也曾提过类似的问题。
为寻找答案,请教过很多人,也翻过很多书。
大家们的回答有两种,一种是肯定的,叫“文有定法”,一种是否定的,叫“文无定法”。
我向来认为,这两个答案都是有一定道理的。
但是,其中的道理,让我一两句话说不清。
面对年轻人的提问,一来,年轻人向你请教,是看得起你。
我不能因为一时说不清而不回答;二来,我心中似乎有答案,但又不敢信口开河,怕误人子弟;三来,我也是握了几十年笔杆子,写下了许多文字了。
如果回答不了年轻人的这个提问,岂不是太没有面子了。
沉思良久。
我回顾自己写作的经历,把我学习写作公文的体会,总结为四个字:
“照虎画猫”。
我认为,这就是公文写作入门的捷径,或者说是窍门。
于是,我便不避“好为人师”之嫌,写下了本文的题目以及下面的文字。
既是对这位年轻人所提问题的回答,或许,对初学公文写作者有些许帮助;既然是“试谈”,可能会有不到之处,甚至谬误,写出来也是商讨,恳请同行指正,以便提高。
二、为什么说“照虎画猫”?
什么是虎?
什么是猫?
领导要求起草的文件,就是我们将要画的“猫”。
但是,我们没画过猫,怎么办?
好办。
你去找一只“虎”来,照“虎”画“猫”就行了。
“虎”是什么?
“虎”就是公文的规范文本。
为什么说“照虎画猫”?
人们都说“照猫画虎”。
“照猫画虎”,是我们非常熟悉的一个成语,意思就是照葫芦画瓢。
我为什么反过来说“照虎画猫”呢?
因为,一则,虎和猫属于同一类,都是猫科动物。
古人,比如《水浒传》上就把老虎称之为大猫。
二则,我把“虎”比做是规范的公文文本,是大家的范例。
而把“猫”比做为初学公文写作者的习作。
在我看来,“虎”比“猫”要难画一些。
我们每个人,在写作上,总要经过由易到难、由浅入深这么一个过程。
对我们初学写作者来说,“照虎画猫”有三个好处:
第一个好处是,可以使我们在公文写作起步时,有个规范的高标准的榜样。
第二个好处是,有“虎”作参照,可以使我们在画“猫”时不走大样,防止画虎不成反类犬,使我们画出来的“猫”有一些虎形虎气。
第三个好处是,便于我们由“照虎画猫”逐步发展到“照虎画虎”,最后达到胸有成虎,画出有自已个性的、风格的虎。
那么,怎么“照虎画猫”呢?
三、“照虎画猫”步骤之一
那么,怎样“照虎画猫”呢?
三个步骤:
首先,了解画猫的规则;
其次,了解画猫的技法;
第三,进行画猫的临摹实战。
下面,我们就“照虎画猫”的三个步骤,进行探讨。
首先,需要了解画猫的规则。
规则,就是规矩。
俗话说,无规矩不成方圆。
任何一个行业、职业,都有本行业、本职业的规则、规矩。
你要学习开车,首先要了解、熟悉、遵守交通规则。
我们学习公文写作,同样,也要了解、熟悉、遵守公文的规则。
这个规则,就是公文处理的规章制度。
这方面,学习的资料,主要是《中国共产党机关公文处理条例》(中办发[1996]14号)和《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)。
学习遵守公文处理的规则,其目的有二:
一是使我们从事的公文处理工作,做到科学化、制度化、规范化。
因为,公文是党政机关、企事业单位在党务、政务、经济技术、经营管理等活动中,处理公务的有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题、报告和交流情况的工具。
公文的性质,要求这项工作必须科学化、制度化、规范化。
二是使我们培养良好的职业习惯,提升职业素质。
《条例》和《办法》,明确了公文处理的统一标准和规则。
执行公文处理的标准,遵守公文处理的规则,会使我们形成良好的、正确的职业习惯,良好习惯一旦形成,就会化为内在的素质。
《条例》和《办法》,作为公文处理的规则,内容系统而全面,包括公文种类、公文格式、行文规则、公文的起草、校核、签发、办理传递、管理、立卷归档和保密等内容。
应该全面了解、熟悉并遵照执行。
从公文起草的角度来讲,应该重点掌握的是:
公文文种、行文规则和公文格式。
重点之一,要熟悉公文的种类。
《中国共产党机关公文处理条例》规定,党的机关公文种类主要有:
决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。
《国家行政机关公文处理办法》规定,行政机关的公文种类主要有:
命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。
熟悉公文文种的目的,其一是,了解在实际工作中,常用的公文文种有那些。
我们学习公文写作,就从这些常用公文入手。
这样,会使我们少走弯路,省时省力,提高效率。
看起来,党政机关的公文有27种之多。
实际上,其中有9种是重复的或相同的。
它们是:
决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
党政机关的27种公文,除去相同的,也就是18种公文。
而从公文写作的实际看,使用频率较高的文种不过五、六种:
通知、决定、请示、报告、通报、及函等。
除了上述主要文种以外,在实际工作中,经常使用的还有:
计划(工作要点)、总结、会议记录、会议纪要、简报等文种。
而其中最常用的是通知。
在公文中,通知的比例,占到百分亡七、八十之多。
因此,对于初学公文写作者来说,先从学写通知入手,打好基础,再逐步学习上边所说的常用的十余种公文,然后再学习其他公文。
其二,熟悉公文种类的目的,还在于使我们掌握不同公文文种的适用范围、文种的区别,避免相似文种的混淆。
《条例》和《办法》的第二章公文种类,对党政机关的27种公文文种各自的适用范围和用途,做出了明确的规定。
只要我们认真研读,就可以明确不同文种的适用范围和用途;把不同文种的适用范围和用途相互对照,找出不同之处,就会发现文种的区别。
在文种实际运用中,容易混淆的有,请示和报告;不太注意用途和区别的有,决定和通报;以及如何正确使用函。
几乎所有公文写作的书籍,都对此有论述。
这里,就不说了。
重点之二,要熟悉公文的行文规则。
在工作中,经常会遇到这种情况:
领导把秘书或工作人员叫去,说有个什么什么事,你给起个文。
就是这么一两句话,领导把工作布置完了,再没有别的指示。
你怎么起这个文呢?
首先,要解决的问题是,要起草的这个公文,发给谁,采用什么文种?
这,就需要我们了解公文的行文规则。
什么是行文规则?
行文规则,就是行文的关系、行文的方向。
行文关系,指的是发文机关和收文机关的级别关系,是上下级关系还是平级关系,或者相互间没有隶属关系。
由于行文关系不同,行文方向也不同。
从行文关系和行文方向的角度,公文就分为了上行文、平行文、下行文三种类型。
与行文规则相关的,是行文的文种。
或者说,行文规则,决定着行文采用的文种。
公文的上行文、平行文、下行文这三种类型,各有相应的文种范围。
1、上行文
上行文,指的是本级机关向所属的上级机关呈送的公文。
相应的文种有:
请示、报告、意见等。
《办法》规定,“行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告”。
也就是说,本级机关只向直接主管的上级机关行文,特殊情况下才可越级行文,但“应当同时抄送被越过的上级机关”(《条例》)。
2、平行文
平行文,是指本级机关与同级机关或者没有隶属关系的机关之间往来的公文。
相应的文种有:
函、通知等。
同级行政机关、社会团体、企事业单位之间,不管隶属关系和地区、系统,都可以采用函的文种商洽工作,询问和答复问题、审批事项,也可以采用通知。
3、下行文
下行文,是指上级机关向下级机关下发的公文。
相应的文种有:
命令(令)、决定、决议、布告、公告、通告、通报、批复、意见、工作要点、通知等。
重点之三,要熟悉公文的格式。
公文的格式,分为两类。
一类是,外在的、形式上的文本格式。
公文的文本格式,是针对所有公文的,不分文种。
我们阅读文件,第一印象,就是文件的外在的、形式上的文本格式。
严格、规范的文本格式,体现了文件的庄重、整洁、权威性和严肃性。
《条例》和《办法》的第三章公文格式,分别对党的机关和行政机关公文的文本格式,做了统一的规定。
以党的机关公文的文本格式为例,《条例》规定,党的机关的公文格式,包括十七个部分。
我把这十七部分,分为文头格式、文干格式和文尾格式三大部分。
文头,由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人六部分组成。
文干,由标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印发传达范围八部分组成。
文尾,由主题词、抄送机关和印制版记三部分组成。
《条例》还规定了,党的机关六种公文版头的形式和适用范围,也是应该熟悉和掌握的。
为什么要强调公文的文本格式呢?
我们说,熟悉并规范地运用公文的文本格式,是为了做到“形似”。
照“虎”画“猫”,起码,在外观上、形式上要像。
以上,我们围绕着“照虎画猫”的第一个步骤,了解画猫----公文处理、写作的规则,进行了探讨。
把第一个步骤小结如下:
第一,熟悉公文的种类;
第二,熟悉公文的行文规则;
第三,熟悉公文的文本格式。
经过的第一个步骤,可以使我们对公文处理、写作的规则,有了一个初步的、较系统的理性认识。
但是,仅仅如此,是不夠的。
还得有感性认识。
这就是我们紧接着要探讨的,“照虎画猫”的第二个步骤。
四、“照虎画猫”步骤之二
“照虎画猫”步骤之二,就是要了解画猫的技法,也就是公文写作的方法。
要探讨公文的写法,就不能不探讨公文的第二种格式:
文种格式。
公文的写法,不同于一般文章,更不同于小说、诗歌、散文、戏剧等文艺创作。
公文写作的一个突出特点是:
规范化的格式。
公文规范化的格式,体现在两个方面,一个方面是外观上、形式上的文本格式。
这种文本格式,我们已经讲过了。
另一个方面是,文种格式,是公文内在的、内容的格式。
公文,在标题、正文的写作上,有规范化、格式化的要求。
这种以格式体现的规范化的要求,是在长期的公文写作实践中形成的,是公文作者都必须遵守的。
文种格式,是分文种的。
也就是说,不同的文种,有不同的格式。
请示,有请示的格式;批复,有批复的格式。
可以说,有多少个文种,就起码有多少类文种格式。
这,就是人们常说的“文有定法”。
有的同志可能会说,人家都说“文无定法”,你怎么说“文有定法”呢?
确实如此。
对于文章的写法,自古从来,就有这样两种争论。
并且,还会继续争论下去。
在我看来,两种说法,都有道理。
什么叫“法”,两种说法对此理解有所不同。
“文有定法”的“法”,指的是文章写作的基本规律、基本规则。
“文无定法”的“法”,指的是僵化的、死板的、一成不变的、毫无生气的模式,也就是毛主席批评的“八股文”。
“文有定法”,是对写作的基本要求,对初学写作者特别重要,离开了“法”的指导,写作就无从起步,更难以提高。
“文无定法”,是经过长期的写作实践,对“法”的运用达到了烂熟于心、得心应手、不受限制的境界,也是对有一定水平的写作者的要求。
对于初学写作者来说,总是从“文有定法”起步的,学习写作的基本规律、基本规则,从循规蹈矩,到熟悉掌握,达到一定水平后,走向“文无定法”。
“文无定法”,不是无法无天,是“定法”和“无法”的高度统一;是随心所欲,不逾距。
公文写作之“法”,在哪里?
就在文种格式里。
研究文种格式,要结合相应文种的公文范本,对每一个文种逐一研读。
研读,不是一般的读书,更不是一目十行,看过拉倒。
研读,是在读的时侯,要啄磨、要研究,要领会。
研究什么呢?
我们以“请示”为例,予以说明。
一是研究标题的格式
请示的标题,通常有两种格式:
一种是由发文机关名称、事由、文种构成。
如“中共***局委员会关于变更****公司党组织隶属关系的请示”。
另一种是,省略发文机关名称,由事由、文种构成。
二是研究对主送机关的要求
请示的主送机关,应该是发文机关的直属上级机关,也就是负责接受并答复请示的机关。
如前边所例举的“请示”的主送机关,应该是“中共**市委组织部”。
并且,只能主送一个上级机关,不能多头请示。
如是受双重领导的机关向上级机关请示,应写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复。
三是研究正文的结构、内容和写法
正文由开头、主体、结尾三部分构成。
开头部分,要写明请示理由,即为什么要请示并简明扼要地说明请示亊项,给上级机关一个总括印象,提起下文。
主体部分,应写清楚请示的问题、亊项,说明理由。
即要解决什么问题,为什么要解决这一问题,对解决该问题的意见。
便于上级机关批复时参考。
结尾部分,一般使用惯用语。
但是,经过仔细研究,就会发现,惯用语的使用,因请示的类别不同,而有所区别。
请求指示性的请示,一般使用“妥否,请批示”、“以上意见妥否,请批示”等。
请求批准性的请示,一般使用“以上请示,请予审批”、“特此请示,请予审批”等。
请求批转性的请示,一般使用“以上请示如无不妥,请批转各地区、各部门贯彻执行”等。
四是要研究段落划分、表述方式和语言使用。
在段落安排上,请示正文的三个部分,既可以分为三个段落,也可以篇段合一,还可以把开头和主体合为一个段落。
在表述方式上,请示以概括陈述为主,加以必要的说明。
一般不加过多议论。
在语言使用上,请示属于上行文。
凡上行文,讲究言辞、语气的恳切、委婉、谦和,不宜使用指令性的语言。
例如,前例“请示”的正文和结尾:
我局所属****公司,根据市人民政府市政[2008]12号文件规定,已划归**区。
该公司系中型国有企业,现有职工****名,其中党员***名,设立党的基层委员会。
为了加强党的领导领导,便于党组织活动,我们的意见,将该公司党的关系划归**区委领导。
妥否,请批示。
五是落款要规范。
落款包括:
发文机关名称、(加盖公章);发文日期。
应写全年、月、日,用阿拉伯数字。
这方面的学习资料,可以参考有关公文写作的书籍。
公文写作的书籍很多,在选择上要注意两点,一是选择与自己所在单位和工作性质一致的,至少是贴近行业、贴近职业、贴进工作的;二是选择既有理论阐述,又有写法指导,更有范文可供借鉴的。
现在,把“照虎画猫”的第二个步骤“学习画猫的技法”小结如下:
1、选择一本合适的公文写作书籍。
2、结合公文范本,研究具体公文文种格式。
3、主要是研究该文种的正文的结构、内容、写法。
好了,有了第一步的理性认识和第二步的感性认识垫底,我们就可以进入第三个步骤了。
五、“照虎画猫”步骤之三
“照虎画猫”步骤之三,临摹实战。
实战,是学习公文写作,提髙写作水平的最重要的方法。
正如毛主席所指出的,“从战争学习战争----这是我们的主要方法”,“常常不是先学好了再干,而是干起来再学习,干就是学习。
”(《中国革命战争的战略问题》《毛泽东选集》第1卷)
实战,从那入手呢?
临摹。
说起临摹,凡是学习过书画的人,都很熟悉。
临摹,是学习书画,特别是书画入门的重要方法。
其实,也是学习写作,特别是学习公文写作的重要方法。
我们说,“照虎画猫”,就是临摹。
公文临摹,也有三个小步骤:
选“虎”、研“虎”、临“虎”。
第一步,选“虎”。
选择作为临摹的范本的“虎”,要符合以下两个条件:
一是同一文种或相近的文种。
同一文种,指的是要画的猫是“通知”,临摹的范本“虎”也是“通知”。
相近的文种,需要做一些解释。
比如,同为指导性公文的文种,有:
指示、意见、实施意见、实施方案、通知等等。
这类文种,都属于指导性公文。
它们都可以用来布置工作、阐明工作活动的指导原则、内容、方法措施、要求。
又如,同为计划性公文的文种,有:
规划、计划、方案、要点等等。
同为规定性的公文的文种:
规定、规则、办法、条例等等。
二是同一内容或基本相近的内容。
如果,你要写一个表彰先进基层党组织、优秀共产党员、优秀党务工作者的通报,那么,你选择的临摹蓝本,最好是同一内容,起码是基本相近的,此如是表彰先进集体、先进个人类的。
依据我个人的体会,符合以上两个条件的“虎”有:
上级文件、过去的同类文件、书上的范文等三类:
第一类是上级文件。
这类文件,通常选用直接上级机关的。
因为,一般来说,直接上级机关的文件,比其他上级机关的文件,在内容上更贴近所在机关、单位的实际。
假如,你是代局里起草文件,部署同一项工作的上级文件,如果有中央的、省上的、市上的,那么,选用市上的文件做为临摹的蓝本为佳。
第二类是过去的同类文件。
通常选择距离现在较近的。
在实践中,有不少经常性的常务工作,在内容、要求方面,基本上没有多大变化。
你就可以选择过去的同类文件,作为临摹的蓝本。
第三类是公文写作书上的范文。
一般来讲,你要撰写篇幅较大的文件,在书上不太好找到合适的临摹蓝本。
因为受到出书的篇幅字数限制,书上很少全文刊载大篇幅的范文。
往往是开头、结尾全文刊载,中间正文部分只有每段的标题。
小型的、简单的,好找一点。
比如,会议通知、请示、批复、介绍信、证明、申请、鉴定,等等。
临摹的“虎”,根据需要,既可选一只,也可选几只。
如果是几只的话,一只作为主要的,其他作为辅助的。
比如,你要起草当年的工作要点,可以选择去年的工作要点为主要蓝本,以上级当年的工作要点为辅助蓝本。
选准了蓝本之后,就可以进行公文临摹的第二步,研“虎”。
研“虎”,就是研读蓝本,是为下一步进入临摹做准备的。
我们“照虎画猫”,只有把“虎”研究好了,做到心中有数了,才能画出一只合格的“猫”来。
怎么研读呢?
八个字:
“研读三遍,吃透三情”。
第一遍,吃透上情,第二遍,吃透已情,第三遍,吃透下情。
假如,我们选择的“虎”,是上级部署某项工作的文件。
要画的“猫”,是对这项工作在本机关单位进行安排、落实。
第一遍,吃透上情。
怎样才算吃透了上情呢?
在于能否回答出三个问题:
是什么、为什么、怎么办。
“是什么”,指的是这项工作的内容。
“为什么”,指的是开展这项工作的指导思想、意义和目的。
“怎么办”,指的是开展工作的阶段、措施和要求。
第二遍,吃透已情。
“已情”,是本级机关的相关情况。
要根据上级要求,结合本机关的实际,提出有针对性的工作思路、意见和办法措施。
吃透已情,也有三个问题要回答。
一是本级机关领导对开展这项工作的要求。
二是是否有类似的经验、或教训。
如果有,经验是什么,教训又是什么。
三是开展工作的结合点、切入点、着力点。
第三遍,吃透下情。
吃透下情,也要啄磨三个问题:
下级开展这项工作时,有利条件是什么?
是否有困难和不利因素?
采取什么措施,克服困难,使工作得到落实?
“研虎”的过程,同时也是为“画猫”搜集材料的过程。
俗话说,巧妇难为无米之炊。
对于我们初学公文写作的人来讲,还谈不上巧,更需要把“米”准备的充分一些。
把开展这项工作的相关材料:
上级的、本级的、下级的,统统装进我们的大脑里,装进我们的电脑里,摆在我们的案头上。
待到我们对临摹的蓝本,“研读三遍,吃透三情”之后,上边的9个?
号,就会拉直,变成!
这些个,就是写作的激情,就是灵感!
现在,就可以进入公文临摹的第三步,“临虎”。
“临虎”的具体操作,有三个方法:
一套、二减、三加。
先说一“套”。
人们谈论文章写作,常说“天下文章一大套,看你套得妙不妙”。
具体落实到公文写作“照虎画猫”的“套”,就是:
首先,保留蓝本文件的基本面貌,同时,缩小尺码。
“照虎画猫”嘛,不保留基本面貌,就不叫“照虎”;大“老虎”变成小“猫”了,自然要瘦身,要缩小尺码。
保留蓝本文件的基本面貌,就是一方面,保留上级文件的基本的、主要的内容,另一方面,保留上级文件的结构写法。
缩小尺码,就是要使制作的文件,符合本级机关的职权范围。
相对上级,下级的职权范围小。
因此,要缩小发文的范围,与本机关、单位的管辖范围相一致。
有人可能会问,你说的“套”,不就是“抄”吗?
你问得很对。
“套”,就是照抄上级文件。
那么,“套”或者“抄”有什么依据吗?
有。
其一,有理论法规依据。
《条例》指出,党的机关公文,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置工作的工具。
《条例》对“公文起草”的第一条要求是:
“符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示,完整、准确地体现发文机关的意图”。
其二,实践依据。
我们经常看到,对同一项重大工作的部署安排,从中央到省、市、县、乡,直至基层企亊业单位,各级的文件,无论内容还是形式,大同小异,基本一致。
再说,二“减”。
这里说的“减”,就是“减法”,就是“删减”、“删改”。
面对蓝本,删减掉什么内容呢?
一般来讲,上级文件对一项工作的安排部署,往往比较全面,涉及到各个地区、部门,工农商学兵各行各业,有城市、农村、机关、学校、社区、新闻媒体、企事业单位等等。
既有普遍的共性要求,也有针对性的个性要求。
这些有针对性的个性要求,是对特定对象提出的。
它们对于你所在的机关、单位来讲,未必适用,未必需要,甚至没有关系。
既然不适用、不需要,没有关系,那就大笔一挥,删掉就是了。
因此,“减法”运用的原则之一是:
删减掉与“我”无关的,删减掉“我”不需要的。
在“减法”运用的实践中,我们往往发现,蓝本文件中的有些内容、有些句子段落,对“我”来说,既有适用的地方,也有不适用的地方。
不能简单地或取或舍,一减了之。
对于这种情况,就要运用“删改”之法。
将蓝本文件中,于“我”不适合之处,予以改造,改为适合我的。
因此,“减法”运用的原则之二是:
将与“我”无关的改为有关的,将不适合“我”的改为适合的。
三说三“加”。
经过对蓝本文件的“一套”、“二减”之后,我们照“虎”画的“猫”,就有了一个基本模样了。
在沾沾自喜之余,再仔细端祥,就会发现,我们画的“猫”,不夠完善。
表现在:
一是,大框架有了,但不夠具体、丰满。
二是,有些地方内容较多,有些地方内容较少。
不匀称。
三是,有的地方,缺了一块、两块。
这个时侯,就要用到“加法”了。
“加”什么?
总的原则是:
缺什么,加什么。
缺的是什么呢?
我们依据上级蓝本文件制作的这个文件,现在应该说,基本上体现了上级机关的意图,也就是体现了“上情”。
一般情况下,缺的是“已情”和“下情”。
这,就是需要增加的部分。
具体来讲,有“三加”:
一加,本级机关领导的意图。
凡部署一项较大的工作,本级机关领导往往有自已的考虑。
你或在起草文件之前,向领导请示;或在基本完成文件草稿之后,向领导汇报,从而征得领导的指示和意见。
二加,结合本机关单位实际的具体措施和要求。
有时侯,依据上级文件做蓝本起草的文件,只有原则性的规定,而缺乏针对本单位实际的思路意见和具体措施、具体要求。
也许,你会说,我参加工作时间短,对这项工作接触少,不太了解情况。
这也好办。
虚心向熟悉情况的同事请教就是了。
三加,类似的经验和自己的想法。
任何工作,都有连续性。
都有以往的经验、做法、措施可以借鉴。
作为起草者,也会有对开展这项工作的设想。
这些,都是加的内容。
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