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公文规范包括公文格式规范、公文文种规范、公文处理程序规范、公文写作规范。

一、公文格式规范

公文的文面格式，指公文正式文本的印制规格样式。

公文文面格式的类型

1、公文式文面格式。

即公文格式。

是使用最多的文面格式。

2、专业规范文本式文面格式。

如合同规范文本、行政执法文书等。

3、一般文章文面格式。

如会议讲稿、调查报告、总结等。

公文格式指公文各组成部分（要素）的文字符号在载体（纸张）上排列的规定。

（一）公文各组成部分（要素）及其标识规则

1、眉首（文头部分）

眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素，位于公文首页上端。

这部分用一条与版心等宽的红色反线（通栏红色细实横线）与主体部分隔开，以使文面美观、醒目。

党的领导机关的文件，其间隔横线正中常有一颗实体五角红星。

（1）份数序号。

党的机关的秘密文件、行政机关的机密和绝密文件均应标明份数序号。

如有必要，发文机关也可以对不带秘级的公文编制份数序号。

每编一个号，用阿拉伯数码顶格标印在版心左上角第一行。

应根据印发公文数量来确定编几位，但至少不应少于两位数。

（2）秘密等级和保密期限。

《保密法》规定国家秘密分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

公文如需标识密级，顶格标识在版心左角份号之下一行位置，两字之间空1字。

如需同时标识保密期限的，在密级之后标识★号，然后标识保密期限。

（3）紧急程度。

按实际需要分别用“特急”、“急件”表示；

党的机关公文用“特急”、“加急”；

紧急电报用“特提”、“特急”、“加急”或“平急”。

紧急程度标注在版心左上角密级下面一行，单独使用则标注在版心左上角第一行位置。

（4）发文机关标识。

一般由发文机关全称或规范简称加“文件”组成（俗称大版头），居中排一行。

确有必要，也可在发文机关名称后面加一圆括号，括号内标注发文的文种（俗称中版头），或者只列发文机关名称（俗称小版头）。

党的机关公文常用三种版头，政府机关公文常用大版头和小版头，小版头主要用于函件，俗称函件版头。

发文机关标识用小标宋体字，红色标识。

标识的位置，第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，以用于标识份数序号、密级和紧急程度，即使上述3要素均不需要标识，也要留出这段空白。

也就是说，发文机关标识位置应自主页边起留出天头37mm+25mm＝62mm的距离。

第二种仅限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出空白供上级机关批示文件用。

第三种用于函件，后面将作介绍。

（5）发文字号。

是由发文机关对其所制发的公文依次编排顺序号码。

由发文机关代字、年份、序号构成。

机关代字一般由三个层次组成，第一个层次是地域代字，第二个层次是发文机关代字，第三个层次是发文机关职能代字，有的也可以只要两个层次，不要地域代字或者职能代字（如“达市卫监所”包括地域代字和发文机关代字）。

除党政领导机关发文特别是下行文常在机关代字后加一“发”字外，企事业单位的机关代字后一般都可不加“发”字，因其无实在意义，不用反显得简明。

年份用阿拉伯数字写全，年份置于六角括号﹝﹞中，不能再标示为方括号［］和圆括号﹙﹚。

年份位于机关代字与序号之间。

序号每年从1号开始，按先后顺序编号到当年最后一份文件为止。

序号不编虚位，不用“0”占空位（即1不编为001），序号前也不定“第”，以显简明。

发文序号分两种类型，一是多数机关、单位为便于公文登记、管理，统一编序号，即大流水号。

二是有的机关、单位因其职能、业务部门多、发文多，也采用了分类流水号即小流水号的编排法，这类文件就有职能代字。

不同类型的行文、发文字号的位置是不同的。

平行文和、下行文发文字号位于发文机关标识下面居中排一行。

上行文发文字号居左空1字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线（发文字号只要不贴反线即可）。

函件式公文的发文字号位于武文线下1行版心右边缘顶格标识。

（6）签发人。

按照规定，上报党政领导机关的公文，要由本机关的主要负责人签发，并在上报公文上注明签发人。

签发人位于发文字号同一行右侧，居右空1字。

“签发人”三字用仿宋体，签发人后面标全角冒号，冒号后面用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

如位置放不下，可将红色反线下移，其他要求不变。

2、主体部分

这一部分排列在文头的红色反线（横格线）之下空2行。

包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、印章、成文时间和附注。

（1）标题。

公文标题由发文机关、事由和文种三部分构成。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题位于公文首页横格线空两格之下，居中排一行或多行，与主送机关间隔一行。

分行书写时要做到词意完整，排列匀称、美观，多行书写时，可排列成上小下大的宝塔形、梯形、菱形或等长形。

（2）主送机关。

第一，上行文尤其是请示，一般只写一个主送机关，不得多头主送；

受双重领导的机关单位向上级请示，如需同时报送另一个上级机关，可使用抄送的方式。

这样避免责任不明、相互观望、或答复口径不一，造成处理的延误和矛盾。

第二，普发性的下行文主送对象可使用泛称。

如各县市卫生执法监督所，但不宜使用“各有关单位”之类还明确的模糊称呼。

第三，除领导同志有专门交代者外，所有上报文件都应主送机关而不宜主送领导个人。

有些专门事项的下行文，如职能管理部门的某些专项工作的通知书、有些会议通知等，主送对象则可能包括有关人员或指定个人。

第四、对下的联合行文、联合对上的报告，主送对象应是各联合行文单位相对应的各个下级机关单位或对应的各个上级机关。

联合向上的请示，主送机关一般只能有一个上级机关，并抄送其余对应的上级机关，以明确负答复责任的承办者。

第五、公开发布的周知性公文如公告、通告、公报以及管理规章等，可不写主送对象。

决定、决议、会议纪要等文种通常也不在正文前写明主送对象，而可在文尾抄送栏内抄送机关的上方，标明“主送”或者“分送”的机关单位。

第六、如主送机关过多而使文件首页不能显示正文时，则将主送机关移至抄送栏内。

主送机关位于标题之下、正文之前，从左至右顶格标识，回行时仍顶格。

如主送对象稍多时，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，中间用顿号分隔，最后用冒号。

（3）正文。

公文的主体部分。

正文位于主送机关之下，文字从左至右横排，每段开始、各条项开始，都提行空两格，回行顶格。

结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“

（一）”、第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（4）附件及附件说明。

附件指附属于公文正件的其他公文、图表或材料。

其自身本来是一个相对独立的实体，一旦被一件正式公文规定为附件后，即成为该公文的一个组成部分，如无专门说明，其效用与正件相同。

为证实附件与正件的关系，须在公文正文之后，成文日期之前作出附件说明标识。

一般在正文后空一行提行空两格标写“附件”，冒号后再分别标明附件标题、份数，后面不加标点符号。

有几个附件时，还应用阿拉伯数码标出序号，每件一行。

有些专门为发布法律、法规、规章，批转或转发有关公文的公文，是为批准、确认其附件的作用而制发的，这类公文的主体内容通常在其附件部分，有些人把这类正件叫做“文件头”或“文件头子”，这类公文，在标题和正文中，都已写明所发布或转发文件的名称，就不再于正文之后加附件说明标注附件名称了。

（5）印章及发文机关署名。

发文机关名称要用全称或规范简称，落款部分要与发文机关标识、标题中的发文机关名称一致。

发文机关位于正文后面右下方，若有附件，则在附件位置的右下方，且与正文、附件之间不要留很大的空白处。

印章是公文生效的标志。

以印章代表发文机关，就不再标识发文机关署名。

加盖印章应上距正文（或附件）1行的空白，下压成文日期。

一般采用下套方式，即印章盖在成文日期正中位置上，章的上边沿不压正文（或附件），下边沿盖在年和月上。

之所以这样要求，一是防止变造公文，因为空白过大，就容易被私自加放其它内容。

二是显示印章的庄严性，特别是国徽图案。

三是增加成文日期的清晰度。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

具体的调整方法是：

当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；

如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章的位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。

这样，使印章与正文务必同处一页，不留任何空白，堵上变造公文的漏洞。

（6）成文日期。

公文的成文日期通常以领导人签发的日期为准，成文日期位于正文（或附件）之后右下方，发文机关下面右空4个字距离排成一行，用汉字数码标明完整的年月日，如二〇〇五年九月三十日（注意〇不能打印为0），党的机关公文成文日期则用阿拉伯数字标明，如2005年9月30日。

（7）附注。

主要用以标注秘密文的发送、阅读、传达范围。

也用于对不便在正文中直接出现的名词术语及需要说明的有关事项的解释、说明。

附注位于公文末页左下方，排列在成文日期之下空1行，另起一行空两格加圆括号标示。

如“（此件发至×

×

级）”。

3、版记（文尾部分）。

包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分。

（1）主题词。

主题词位于抄送栏之上，通常排一行，居左顶格用3号黑体字标注“主题词”字样，冒号后面用3号小标宋体字标注主题词语，各词语空一格。

（2）抄送机关。

为规范和简化公文格式用语，无论对上级、对下级、对平级和不相隶属机关、单位，应该一律使用“抄送”，而不必用“抄报”、“抄发”。

抄送机关、单位位于主题词之下，所占区域用两条平行细实线作界线形成抄送栏。

起首居左空1字标出“抄送：

”字样，然后按机关、单位的级别、性质、有关规定或惯例依次排列抄送单位名称，中间用逗号“，”分隔，最后打上句号。

回行时与冒号后的抄送机关对齐。

抄送机关、单位较多时，排列次序可按以下办法处理：

上级机关在前，然后是平级机关单位，最后是下级机关单位。

若系同一级别的，按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军事机关的顺序排列。

若系政府系统行文，地方政府在前，部门在后，地方政府按行政区划的顺序排列，部门按政府机构的顺序排列，其余各单位则按其与该项工作或事项的相关程度排列，关系密切者排在前面。

（3）印发机关和印发日期。

称“印刷版记”，这是对公文印制发出情况的说明，准确反映公文的生成时间，以界定公文生效日期与印发日期的区别。

其作用即可以使发文机关掌握制发公文的效率，又可以使收文机关掌握公文的传递时间，有利于公文的办理。

内容包括印发单位、印发日期、印制份数。

印发单位一般为机关、单位的办公室或文秘部门，机关、单位较小的，可标识发文机关、单位。

印发机关和印发日期位于抄送栏之下（无抄送栏的在主题词之下），划一条与抄送栏细实线等长并平行的细实线，形成印刷版记栏，占1行位置。

印发机关左空1字，印发日期右空1字。

栏目细实线下右边用圆括号标注印刷份数。

4、页码。

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

（二）公文的特定格式

信函式格式

用于处理日常事务的平行文或下行文，如函、一般事项的通知、批复等，使用频率很高。

这种公文通常使用专门的函件版头。

发文机关名称距上页边30mm之下标识。

发文机关名称4mm之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边20mm处印一条上细下粗的文武线。

发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。

发文字号下空1行标识公文标题。

正文每行居中排28个字。

两线之间其他要素的标识方法与文件式公文的要求相同，首页不标识页码，其后由第2页开始标识。

（三）公文用纸规格

国家行政机关用纸一般采用国际标准A4型（长297mm、宽210mm）。

天头（上白边）为：

37mm±

1mm;

地脚（下白边）为：

35mm±

订口（左白边）为：

28mm±

翻口（右白边）为：

26mm±

版心尺寸：

156mm×

225mm（不含页码）。

（四）公文的排版

所有文字符号从上到下、从左至右依次横写横排。

正常情况下，每页22行，每行28个字。

印刷字号：

公文标题用2号小标宋体字，秘密等级、缓急时限、主题词（词目用3号小标宋体字）用3号黑体字，发文字号、签发人（姓名用3号楷体字）、正文（小标题可用3号黑体字或小标宋体字）、主送机关、抄送机关、附件标识、发文机关署名、成文日期、附注、印发机关和印发日期等，用3号仿宋体字。

二、公文文种规范

乱用、混用文种，是当前公文写作中的一个突出问题。

例如请示、报告混淆，该用函的却用了请示甚至报告，把法规、规章、管理规章混为一谈等等。

凡此种种，都影响到公文处理的规范化和标准化，给行文造成混乱，影响到公文的承办效率。

因此，在公文写作和公文处理中必须注重公文文种规范，恰当使用文种。

（一）什么是文种

在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。

国家行政机关公文主要有13种：

1、命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；

宣布施行重大强制性行政措施；

嘉奖有关单位及人员。

2、决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4、通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

7、议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人大提请审议事项。

8、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

10、批复

适用于答复下级机关请示事项。

11、意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12、函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（二）正确区分易混淆的公文文种

请示与报告

它们都是上行文，常常被混淆使用，但实际是有明显区别的。

1、行文目的、作用不同。

请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。

报告要向上级汇报工作、反映情况、答复上级询问，一般不需要上级答复，重在呈报。

2、呈报时间不同。

请示需要事前行文，不能“先斩后奏”。

报告一般在事后或者工作进行过程中行文。

这正如平常所说“事前要请示，事后要报告”。

3、主送机关不同。

请示只写一个主送机关，而且一般必须逐级上报。

报告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等。

4、受文机关处理方式不同。

请示均属办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复。

报告均属阅件，收文机关对其不作答复。

5、涉及内容不同。

请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。

由此可将请示分为请求指示的请示和请求批准的请示。

而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。

按内容可分为工作报告、情况报告和答复报告。

6、写作侧重点不同。

它们虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。

而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。

绝不能把向上级请求批准、指示的请示写成报告，也不能写为请示报告。

三、公文处理规范

（一）公文处理的涵义

公文处理指公文的撰制、办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

（二）公文处理的基本原则

依法、求实、及时、准确、安全（保密）。

（三）公文处理程序

1、收文处理程序

签收—登记—审核—拟办（机关、单位文秘部门对需要办理的公文，提出初步处理意见，供领导审批时参考）—分发—批办—承办—催办—注办（公文处理完后，对办结情况简要注明）。

收文机关如分了内、外收发的，外收发签收一般不拆封，内收发才拆封。

密件交机要人员启封，领导亲启件交本人启封，其余件均由指定文秘人员启封。

重要信封（如上访信件）可将原封附在来件后一并处理。

对于下级上报需要办理的公文，审核的重点是：

是否应本机关办理，则否符合行文规则，内容是否符合法律法规和有关规定，文种使用、格式是否规范。

对不符合规定的公文，可以退回呈报单位并说明理由。

承办是公文处理的中心环节。

承办的方式一是以具体贯彻、落实、办理的方式承办；

二是以行文方式承办；

三是会议、电话、面谈、复印批文批语等方式办理。

2、发文处理程序

拟稿（起草公文）—审核（由办公室对送交领导签发的文稿进行审核与修正）—签发—复核—缮印、校对—用印—分发—传递。

撰写公文要符合下列要求：

（1）符合国家的法律法规、党和国家的方针政策；

（2）实事求是，从客观实际出发，切实解决实际问题，所提工作原则、方法措施切实可行；

（3）遵守行文规则及有关公文处理的规定；

（4）完整、准确体现机关、单位领导意图，重点突出，观点明确；

（5）语言做到准确、规范，简洁、精练，质朴、得体。

核稿时把好三关，做到三查：

（1）查内容，一查是否需要行文；

二查内容是否合法；

三查内容是否可行，措施是否明确、具体、可行，有无与上级、同级和过去的规定相矛盾、抵触之处；

四查内容是否可信，事实、数据、引文是否真实、准确；

五查是否符合保密规定。

（2）查语言，一查中心是否突出，观点是否正确，层次是否分明，条理是否清楚，文字表达是否简明、准确、朴实、规范；

二查人名、地名、时间、数字、引文是否准确；

三查标点符号是否正确；

四查行文语气是否得体，措词是否恰当。

（3）查格式，一查所用文种是否恰当；

二查公文格式是否规范；

三查主抄送机关是否准确，有无多头主送、越级行文、滥抄乱送情况；

四查是否符合行文规则；

五查文稿书写材料是否符合规定。

3、办结文件处理程序

办结暂存—立卷—归档（个人不得保存应当归档的公文）—清退（按规定要退回发文机关的文件，以机密、绝密文件为清退重点）—销毁。

四、公文写作规范

（一）公文的特点

1、明确的工具性

这既是公文的基本特点，也是它的基本性质。

公文是各级各类机关、团体、单位等组织行使管理职能和业务职能的重要工具，是为国家政务、社会公务和公众事务服务的。

2、直接的实用性

公文是根据公务活动的实际需要，为解决实际问题，为达到某一具体目的而撰写的，是直接用来处理公务的。

它的内容总是有特定的指向，总是直接针对某一具体、现实的公务活动，并对处理这一事务有直接的实用价值，或指挥指导，或反映情况，或商洽工作，或沟通信息等。

公文在法定的时间、空间范围内，对受文对象的行为能产生不同程度的强制性影响，具有强制阅读、强制执行、强制复文等执行效力。

公文的实用性还体现在它的时效性，时间就是效率，公文撰写、处理，都要求迅速。

3、客观的真实性

真实是公文的生命，实事求是是公文写作的基本出发点。

失实是行文的大忌，会给指挥、决策造成失误，给工作带来损失。

公文的真实，不同于文艺作品那种“艺术的真实”，它必须是客观的真实，观点必须正确、鲜明；

材料、情况必须真实准确；

用词必须贴切，不能虚饰。

4、极强的法规政策性

5、特定的程式性

（二）公文写作的特点

1、写作主体的服从性、被动性

文艺创作总是体现着作者个人的意志，写作是主动进行的。

而公文写作通常是代机关立言，应领导之命而作，撰写者是服从于、服务于领导意志，被动接受写作任务。

这是公文写作的基本特点。

2、写作活动的群体性

公文写作从交拟、构思、拟稿到修改、定稿，需要撰写者、领导和群众等许多人的共同参与，是群体思维的结果、集体智慧的结晶。

要求公文的撰写者要处理好个人与群体的关系。

3、写作过程的及时性

4、构思行文主要运用逻辑思维

逻辑思维，是一种舍弃具体表象，依靠概念、判断、推理而进行的思维活动。

它要在思维过程中实现由形象到概念，由具体到抽象的转变，并以抽象的概念来揭示事物的本质，表述认知的结果。

在公文写作中，选题立意、筛选材料、安排结构、落笔行文等过程，主要靠逻辑思维来完成。

要提高公文写作能力，必须“学点逻辑”（毛泽东语），懂点逻辑。

公文示例：

NO×

机密★×

年

急件

达州市卫生执法监督所文件

达市卫监所〔2005〕×

号

达州市卫生执法监督所关于×

的通知

主送机关：

（正文）

附件：

1份

二○○五年×

月×

日

（附注：

）

主题词：

通知

抄送：

达州市卫生执法监督所2005年×

日印发

（共印×

份）