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2、物资管理:
指采取各种有效手段,对公司上述物资的计划、采购、检验、入库及领用等各环节进行控制,使公司整个物资业务流程处于规范、高效、有序状态。
3、物资用料(采购)计划单:
指工程物资需求部门、生产单位根据工程项目设计图纸要求、工程进度计划、生产计划以及部门物资耗用情况等资料定期编制的用料(采购)计划表。
二、原则
规范管理理顺关系简化程序提高效率
三、管理体制
公司物资实行“分类管理、集中采购”的管理体制:
1、公司物资划分为四种类别进行管理:
第一类为各类原材料、辅料、配套件、外购件、加工件、劳保用品、办公用品等;
第二类为各种生产设备及其备品配件、工具;
第三类为专项工程(主要指生产车间、项目工程建设)设备、材料;
第四类为酒店项目建设自供材料(主要指建安工程自供材料、设备,下同)。
其中,第一类物资的归口计划管理部门为使用和物资管理部门,第二类物资的归口计划管理部门为设备管理部门,第三类和第四类物资的归口计划管理部门为工程管理控制部门。
2、公司物资由供销部(或器材部)进行统一采购:
第一、二、三类物资的采购由采购部负责;
第四类物资的采购由器材部负责。
四、管理程序
(一)一、二类材料物资的采购
采购依据:
生产使用部门以生产使用需求和各类物资库存情况以及物资预计耗用周期为依据。
采购程序
生产部门填写《物资用料(采购)计划单》(一式三份)物资保管部门根据物资《物资用料(采购)计划单》和物资库存情况审核后填写物资库存情况部门负责人审批采购部门实施采购询价单位领导或价格审查小组审批确定供应商并签订合同采购部门按合同实施采购
以上采购程序中:
1)生产部门填写《物资用料(采购)计划单》时须列明各类物资的品名、规格型号、数量、货物代码(货号)、生产厂商以及物资预计使用时间等信息;
2)各部门提交的资料必须经部门负责人签字确认后方可上报;
3)《物资用料(采购)计划单》需提前至少一周提交,各部门在进行表单交接时须办理签收手续;
4)物资管理部门应根据库存等情况审核库存《物资用料(采购)计划单》;
5)物资管理部门审核《物资用料计划单》时,需注明各种拟采购物资的库存数量;
6)采购计划审批确定后,《物资采购(加工)计划单》应由采购部门抄送财务、物资管理等部门备查;
7)各部门应当妥善保管各种资料,保管期限不少于两年。
(二)工程物资采购
项目工程部以工程设计资料和工程建设实施计划表以及施工承包合同等为依据。
施工单位(工程管理部门)根据工程施工合同、设计图纸等要求填写《物资用料(采购)计划单》物资管理部门(或工程项目部)初审《物资用料(采购)计划单工程管理部门审核技术和工艺要求成本控制部审核数量项目部供销部(或器材部)进行市场考察询价或招标单位领导或价格审查小组审批确定供应商并签订合同采购部(或器材部)按合同实施采购
以上程序中:
1)对于甲供材料的,施工单位提供的用料计划必须按图纸要求和工程进度计划提前一个月提供(特殊材料、设备除外);
2)各部门提交的资料必须经部门负责人签字确认后方可上报,上报表单须按规定办理签收手续;
3)工程主要设备、材料的采购,供应商的选择应以公开招标的形式确定;
4)各类专用设备、材料采购前,采购部(或器材部)需进行专业咨询;
5)《物资用料(采购)计划单》须列明各类物资、设备的品名、规格型号、数量、货物代码(货号)、生产厂商以及物资预计使用时间等信息;
6)物资管理部门(或工程项目部)审核《物资用料计划单》时,需注明各种拟采购物资的库存情况;
7)物资采购计划、采购合同确定后,应抄送工程管理部门、财务部和物资管理部门(或工程项目部)等;
8)物资管理部门或工程项目部提交物资用料计划时,必须在表单上注明工程项目名称的明细项;
9)各部门应当妥善保管各种资料,保管期限不少于两年。
五、具体规定
一、二类材料物资的采购管理
一、二类材料物资的采购管理遵照《存货管理制度》的相关规定办理。
工程物资的采购管理
(一)、需求计划的编制
1、施工单位(工程管理部门)以工程设计资料和工程建设实施计划表以及工程承包合同为依据,按照项目进度计划执行情况和甲方设备材料供货范围填写《物资用料计划单》。
2、物资管理部门(或工程项目部)分类(项目)汇总编制项目采购季度、月度计划、临时物资补缺计划、专用物资计划,同时将采购计划清单(含物资采购需求申请表)送财务部、工程管理部门。
项目采购计划是公司的主体物资采购计划,对于根据设计部门物资采购需求编制的用料计划,工程、成本控制部门应及时进行认真核对,及时纠正未实施完毕的相关采购计划中的品种、数量等偏差,防止所采购物资与实际需求不符。
供销部(或器材部)、工程部在综合考虑采购周期、订货数量的情况下,于每月28日前汇总编制物资采购实施计划(含月度资金需求预算,纳入公司月度资金需求预算并经大额资金调度管理等有关制度所规定的程序审批后执行)。
3、设备及备品配件、工具计划的编制
物资管理部门对于不属固定资产投资管理范围的物资,经设备、备品配件需求部门向物资管理部门提出需求计划后,由技术管理(维修)部门负责组织鉴定,并在综合考虑鉴定结果、采购周期、订货数量、库存等情况下,平衡汇总、编制公司上述物资采购计划,并按规定程序审批后以采购计划单的形式下达供销部(或器材部)。
(二)物资的采购
1、物资采购形式与方法
⑴对于一次性采购量达一定限额(原材料、委托加工产品等达15万元及以上,机电配套、外购件、和设备及备品配件达10万元及以上,辅料、劳保用品、办公用品达5万元及以上)的物资,需采用招(议)标方式进行采购,具体按公司《招标管理办法》及其补充规定执行。
待条件成熟后,逐步采用网上招标形式采购。
⑵对于一次性采购量在本办法规定限额以下的物资采购,供销部(或器材部)可采用询价、比价等有利于公司利益的常规方式进行采购。
2、采购过程控制
(1)由项目管理、工程部门将各类物资采购计划按规定程序下达给供销部(或器材部),并提供采购所必备的条件,主要包括:
·
采购计划单应详细注明物资用途(项目)、名称、牌号、规格、数量、重量、技术标准、交货期、技术标准中对物资的特殊要求等信息资料。
为提高钢材、金属构件等材料的采购质量和利用率,钢材、金属构件的采购计划单要注明每个规格的最佳订货尺寸,特殊件要提供图号或技术部门的先行白图纸。
(2)供销部门(或器材部门)根据物资采购计划单及物资采购实施计划,按有关程序通过招议标、询价、比价的方式进行。
对于可采用招议标方式进行的采购,按公司《招标管理办法》及流程执行。
对于不以招议标方式进行的采购,其询价、比价的供方至少达到三家以上,并实行书面询价、比价。
(3)对于不以招议标方式进行的采购,采购部须将书面询价、比价资料及拟订的采购清单价格,报公司财务部和分管领导审定。
(4)采购部(或器材部)负责组织相关部门定期召开采购计划联席会议,及时将相关信息(合同的签订、在途、到库等)传递到工程、成本控制、财务等部门。
(5)采购部(或器材部)负责采购合同的执行,财务部门、工程部门、物资管理部门应协助和监督合同的执行。
(三)物资的入库
1、物资到库后,物资管理部门应按公司规定对照编制的采购计划清单,及时清点、核实数量,并将情况及时反馈财务部、工程部、采购部。
2、对于到库物资,采购部应于两个工作日内通知项目部门、工程部、成本控制部,由各部门按职责分工组织有关部门对到库物资进行检验入库(包括取样、复样),到库物资经项目部门、工程部、成本控制部清点、核实无误且质保书等资料齐备后,方可入库。
从验收到物资入库的时间原则上不得超过2日,对无采购计划的物资,物资管理部门不得办理入库手续。
(1)实际到货量与采购计划上的采购量出现偏差,原则上按合同约定的损耗标准执行。
(2)若项目部门、工程部、成本控制部对采购物资的质量有异议,及时将信息反馈采购部和财务部,并协助采购部处理。
3、对于厚板、管材、螺纹钢等物资,具备入库条件的,可直接办理入库手续;
不具备入库条件的,可先按一定比例进行抽检,合格后可先行入库,日后在使用过程中出现质量问题,再办理“红字”入库等方式进行冲抵,但整个过程必须控制在该批物资的质保期内。
4、直发工地外购件、配套件、材料的入库验收
(1)建设单位管理的直发工地外购件、配套件、材料的入库验收
(a)直发工地的外购件、配套件、材料需要建设单位库房保管员、工地代表(负责人)清点验收。
采购部负责将公司采购的直发工地的外购件、配套件、材料品种、数量等采购计划进行汇总的信息资料,传递到施工地建设单位工地代表(负责人)处,由建设单位库房保管、工地代表(负责人)根据合同的供货清单和采购部传递的直发工地的外购件、配套件、材料品种、数量等信息进行核对并清点验收。
(b)清点验收无误后,由建设单位库房保管员开具入库单,工地代表(负责人)在清点验收单据及入库单上签字,工地代表(负责人)应及时向采购部反馈清点报告、质量检验合格证明等手续。
(c)若清点验收发现采购物资的数量、质量或标准等不符合采购计划要求的,工地代表(负责人)应立即向采购部反馈,采购部负责组织相关业务人员核查原因,并及时处理。
(2)施工承包单位管理的直发工地外购件、配套件、材料的入库验收
(a)直发工地的外购件、配套件、材料由施工承包单位工地代表(负责人)和建设单位工地代表(负责人)共同清点验收。
采购部负责将公司采购的直发工地的外购件、配套件、材料品种、数量等采购计划进行汇总的信息资料,传递到建设单位工地代表处。
货物到达工地后,由建设单位和施工承包单位工地代表根据合同的供货清单和采购部传递的直发工地的外购件、配套件、材料品种、数量等信息进行核对并清点验收。
(b)施工承包单位工地代表(负责人)清点验收无误后办理入库手续,并在验收单据上签字确认,及时向采购部反馈清点报告、质量检验合格证明等手续。
(c)直发工地的外购件、配套件、材料到达施工工地后,建设单位现场负责部门或采购部(或器材部)应参加材料物资的验收,并在验收单上签字确认后,到财务部办理相关手续。
六、报账
供销部(或器材部)应于物资入库手续(含委托加工产品、直发工地、设备配套件的质量检验合格手续)办妥后,及时持检验合格证明及发票帐单等相关手续到财务部办理结算。
七、入库物资的库房管理
1、物资的堆放
⑴各类物资均按物资的属性、特点和用途并以有利于生产的原则,按货物统一分类分库管理,编制货号一一对应。
⑵因库房场地的原因需存放库外物资,按分工所属归口管理。
2、物资的领用和发放(建设单位管理物资的领用和发放)
物资领用发放程序:
施工单位签发材料物资《申领单》施工单位工地负责人审批工程监理审核建设单位项目专业工程师审核
建设单位项目现场负责人审批建设单位库房管理人员发放物资
⑴库房管理人员凭施工单位手续齐全、有效的《申领单》发放原材料,其材质、规格、数量要与领料单一致,不得擅自变动。
a.对有保管期限的物资,要注意有效期限,有条件的库房应按“先进先出”的发放原则发放物资,避免物资变质造成损失和浪费。
b.施工单位需指定二人以上在用料《申领单》上签字后方可发放,建设单位工程师和工程负责人应严格按照合同、预算定额等的要求审查物资领用消耗,对超标领用、超标消耗的,应查明原因并及时通知物资管理部门停止向相关单位发料。
(1)领料单、物资申领单不得涂改。
(2)库房管理员应根据项目用料情况,每月定期编制《项目用料情况表》报财务部和工程管理部门负责人。
(3)成本控制部、工程部与施工单位的结算。
工程完工后,成本控制部按照甲供材料的实际使用数量,与合同约定结算用量核对,双方签字确认。
若施工单位领用甲供材料用量超过合同约定结算用量时,按照签订合同中的约定处理。
工程成本部应提出处理意见,报公司负责人签批后,由财务部执行。
3、物资的库存信息管理
供销部(或器材部)、财务部应运用计算机管理手段,做好询价、购货台账及出入等库房信息管理工作。
物资出入库后,应及时登记上账。
八、其他
1、供销部(或器材部)应严格按照采购计划、招议标价格的要求进行内部自审,自觉接受公司财务部和审计部的监督。
2、供销部(或器材部)应认真执行职责范围内所签订的合同,掌握合同交货期,负责按合同催交相应物资,拒付未按合同和本办法规定的订货量范围内少交或不符合质量等要求的货物的部分货款。
3、公司各部门应及时了解工程项目和生产需求,计划的执行应相对稳定,各部门之间应加强沟通和协调,以利于各项工作更好地开展。
4、工程技术部门应细化设计方案的论证,进一步提高初估的准确性。
5、本办法自颁布之日起执行,执行中如存在问题请及时反馈公司审计组。
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- 物资 管理办法