质量管理体系文件项目采购管理程序.doc
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质量管理体系文件项目采购管理程序.doc
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广东同望科技股份有限公司
质量管理体系文件
项目采购管理程序
项目采购管理程序修订记录
序号
程序文件修改状态
修改时间
修改内容概要
修改人
批准人
1
1.0
2002.7.30
根据评审意见修订
王小东
目的
本程序旨在规范管理拓展中心所有项目设备的采购工作,控制订单之发出、变更、取消等有关事宜,有效控制采购工作的进度和采购设备质量。
范围
适用于公司所有项目设备的采购过程。
参考文件
公司《采购管理程序》。
定义
项目小组的组成:
参见《项目现场实施程序》
部门经理:
参见《项目现场实施程序》
请购人:
指项目经理
职责
5.1采购主管职责
采购主管工作岗位设在拓展中心,在拓展中心主任的领导下工作,对采购的设备、材料质量负直接责任;
负责收集供应商资料,填写《供应商资料表》、《供应商信用记录表》,定期向拓展中心主任提交供应商评估申请;
负责核核对采购需求单位提交的《请购单》,查阅“供应商资料”、“采购记录”及其他有关资料,询问价格,整理报价资料;
负责拟订议价方式及各种有利条件;
负责与项目经理等一起参加商务谈判、定价;
负责采购合同拟定、呈报批准等;
负责采购合同的执行。
遵照财务管理规程的资金使用批准程序,进行采购合同的实施。
协助项目经理进行设备验收。
负责对验收不合格的设备进行调换等;
负责与供应商的联系与沟通。
5.2项目经理职责
参见《项目现场实施程序》
5.3拓展中心主任职责
1)对采购的设备、材料质量负领导责任;
2)负责组织对“供货商”进行综合评估;
负责对采购主管拟定的价格等进行综合评估;
对拟定的采购合同进行审批,签订采购合同;
参见《项目现场实施程序》。
6.0任职资格及培训
27.2.采购主管
大专或以上学历,具有较强的商务谈判能力,有一年以上采购经验;
获得公司工程师及以上职称;
两年以上技术工作经验和两年以上的商务工作经验。
30.2.项目经理
参见《项目现场实施程序》
7.0采购程序
7.1《请购单》的填写、递送
7.1.1请购人负责填写《请购单》,并注明设备、材料的品名、规格、数量、需求日期、编号及注意事项,依据请购审核权限,经部门经理和拓展中心主任审核、批准后,将采购联送交拓展中心采购主管。
7.1.2需求日期相同且属同一供应商供应的设备和材料,请购人应以《请购单》附表,一单多品方式,提出请购。
7.1.3紧急请购时,由请购人于《请购单》的“说明栏”内注明原因,并注明“紧急采购”字样,以急件送达。
7.1.4设备的检验如需要试用后才能明确者,请购人应在《请购单》上注明“试用检验”及“预定试用期限”。
7.1.5《请购单》核对:
采购主管收到《请购单》后,首先要核对请购内容。
7.2请购审核权限
7.2.1金额预估在1000元或以下者,由部门经理审核批准。
7.2.2金额预估在1000元以上者,由拓展中心主任审核批准。
7.3《请购单》的撤销
7.3.1《请购单》的撤销应由原请购人通知采购主管立即停止采购,同时在《请购单》的第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。
7.3.2采购主管办妥撤销后,依下列规定办理:
30.3.采购主管在《请购单》上加盖“撤销”章后,送回原请购人。
30.4.《请购单》的仓库联如已送财务部待办入库时,采购主管应通知撤销,并将原《请购单》退回原请购人。
30.5.原《请购单》未能撤销时,采购主管应立即通知原请购人。
7.4供应商评估
7.4.1为了有效的控制采购设备和材料的质量,必须谨慎的选择供应商,同类型的设备、材料供应商至少要选择二至三家。
7.4.2供应商资料的收集
采购主管负责调查和收集供应商资料,然后填写《供应商资料卡》。
对已有商务合作的供应商,除了要填写《供应商资料卡》外,还应根据已发生的供货记录填写《供应商信用记录表》。
7.4.3供应商的评估
1)由采购主管提出评估申请,并准备好相关资料,由拓展中心主任组织成立评估小组,评估小组由中心各部门经理、采购主管、项目经理及财务部人员等组成,以采购主管提供的相关资料为依据对供应商进行评估;
2)填写《供应商评估记录表》、《供应商信用记录表》。
3)通过评估,同类型的供应商选择至少两家,并填写《合格供应商名单》。
7.5询价、比价、议价
7.5.1采购主管根据《购单》的内容,再依据请购作业的缓急,并根据市场行情、采购记录、《供应商评估记录表》、《供应商信用记录表》或厂商提供的其它资料等,用电话询价等等多种方式办理询价、比价,经分析后议价。
7.5.2若供应商提供设备的规格与《请购单》规格略有不同或属代用品者,采购主管应检查资料并于《请购单》上予以注明,先通知请购人或使用部门并签注意见后,呈报拓展中心主任核审批准。
7.5.3属于买卖惯例超标者(如最低采购量超过请购量),采购主管在议价后,应在《请购单》的“询价记录栏”中注明,经拓展中心主任审核签字批准再向下一道程序执行。
7.5.4在对供应商的报价资料经整理后,采购主管经过深入分析后,以电话等联络方式向供应商议价。
7.5.5采购主管接到请购人以电话联络的紧急采购案件,采购主管应立即先行询价、议价,待接到《请购单》后,按正常采购程序优先办理。
7.5.6“试用检验”的采购作业,采购主管应于《请购单》注明与供应商议定的付款条件呈拓展中心主任审核签字批准。
7.6呈报审核批准及综合评估
7.6.1综合评估小组的组成:
拓展中心主任负责组织成立由财务人员、项目经理、部门经理参加的综合评估小组。
7.6.2采购主管询价、比价、议价完成后,在《请购单》上详细填写询价、议价结果,以及拟定的“供应商”、“交货期限”、“报价有效期限”等,向拓展中心主任提出综合评估申请。
7.6.3商务谈判及拟定采购合同:
根据拟定的优惠条件和实际情况进行商务谈判及拟定采购合同。
7.6.4采购合同的审批程序:
采购主管→项目经理→拓展中心主任。
7.6.6签订采购合同:
《采购合同》经拓展中心主任审核批准后,应签订《采购合同》向供应商订购,要明确付款方式、验收标准和方式、“包装方式”、交货(到货)日期等。
若属分批交货者,采购主管应在《请购单》上注明“分批交货”标记以便识别。
采购主管使用暂借款采购时,应于《请购单》注明“暂借款采购”,以便识别。
7.7进度控制及事务联系
7.7.1采购主管应根据议价、订购、交货三个阶段,以《采购进度控制表》控制采购作业进度。
7.7.2采购主管未能按既定进度完成作业时,应填写“进度异常反应单”,并注明“异常原因”及“预定完成日期”,送交请购人,依据请购人意见拟订对策,再呈报拓展中心主任审核批示后执行。
7.8合同执行、验收与付款
7.8.1依据公司财务制度、资金管理规定和呈报审批程序,按照《采购合同》签定的付款方式付款。
7.8.2到货验收
1)设备可直接发到施工单位,按照《采购合同》签定的验收标准和方式,由项目经理到施工现场组织验收并填写《设备验收报告》,验收完毕后向财务部门办理验收入库手续。
2)采购主管应将《请购单》、《收货单》、《验收报告表》(如免填“设备验收报告表”的部分,应在收货单上注明“免检”字样)与发票核对无误,于翌日由拓展中心主任审核批准后送财务部门。
财务部门再办理付款手续。
如为分批收货者,《请购单》的会计联须于第一批收货后送财务部门。
3)设备须待试用检验者,依据《采购合同》规定办理付款。
4)收货不足者,请购人和财务部门应依照实收数量,进行付款。
5)如收货数量大于订购数量,应经拓展中心主任审核签字批准后方能依照实收数量进行整理付款,否则只能依据订货数量付款。
7.9价格及质量复核
7.9.1价格复核与市场行情资料提供:
采购主管应将询价、比价、议价资及其它市场行情资料存档,认真做好每次的采购记录,作为采购及价格审核、供应商评估时作参考。
7.9.2采购主管应该就公司各部门所经常需要的重要设备,提供市场行情资料,供相关部门作参考。
相关记录保存《档案管理程序》执行。
7.9.3质量复核:
采购主管应就公司内所使用的设备质量予以复核(如材料选用、质量检验)等。
7.9.4异常处理:
在验收中若发现异常情况,采购主管应该立即填写“采购事务意见反应处理表”(或附报告资料),通知有关部门处理。
8.0记录
《请购单》
《月度采购计划表》
《供应商资料表》
《供应商评估记录表》
《供应商信用记录表》
《合格供应商名单》
《设备验收报告》
《紧急放行申请单》
《采购损失报告》
《收货单》
《订单取消报告》
《项目采购管理程序流程图》
《项目采购管理程序流程图》
9.0附录
附录一:
请购单
编号:
年月日
请购项目
名称
规格说明
数量
单位
单价
合计
需用日期
备注
询价记录
供应商
品牌
单价
总价
采购意见
核对
预定交货期
实际交货期
采购主管
部门经理
中心主任
总裁
财务
日期:
日期:
日期:
日期:
日期:
注:
1、笔记本电脑、整机电脑(兼容机及品牌机)、网络设备、打印机及外设采购期为3天,电脑配件几耗
材采购期为2天,第三方软件采购期为3-5天。
采购期是指从《请购单》最终确定开始计时到采购设备到货。
2、《请购单》一试两联,第一联请购人,第二联财务。
附录二:
月度采购计划表
编号:
序号
采购物品名称
规格、型号
计划数量
计划到货期
实际到货期
备注
编制:
日期:
审核批准:
日期:
批准:
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- 质量管理 体系 文件 项目 采购 管理程序