行政管理工作细化执行.docx

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行政管理工作细化执行

行政管理工作细化执行与模板

第一章行政管理岗位设计与工作事项8

一、行政管理岗位设计模板8

（一）大中型企业8

（二）中小型企业9

第二章行政办公管理细化执行与模板10

一、办公制度制定工作流程10

二、行政办公执行工具与模板13

（一）行政办公工作说明表13

（二）行政办公职位规范表13

三、印章管理执行工具与模板14

（一）印章刻制申请表14

（二）印章使用登记表14

（三）印章样式规定表14

（四）印章使用审批表14

（五）印章使用申请单15

（六）印章管理登记表15

（七）印章使用范围表16

（八）印章销毁申请表16

第三章行政经费管控细化执行与模板17

一、行政经费控制流程17

二、行政经费预算执行工具与模板20

（一）部门办公费用预算计划表20

（二）行政经费年度预算计划表20

（三）行政经费季度用款计划表21

（四）销售办公费用预算明细表23

三、行政经费控制执行工具与模板23

（一）费用报销申请单23

（二）差旅费用报销单24

（三）外勤费用报销单24

（四）车辆费用报销单25

（五）通讯费用报销单25

（六）招待费用报销单25

（七）人事动态费用明细表26

（八）部门费用报销明细表27

第四章行政人事管理细化执行与模板28

一、员工招聘执行工具与模板28

（一）招聘费用估算表28

（二）人员招聘申请表28

（三）应聘人员登记表29

（四）招聘录用通知书30

二、员工培训执行工具与模板31

（一）培训需求调查表31

（二）员工培训申请表32

（三）内部培训计划表32

（四）外派培训申请表33

（五）培训费用预算表34

（六）员工培训报告书34

三、员工日常管理执行工具与模板35

（一）员工请假申请单35

（二）员工休假申请单35

（三）加班记录汇总表36

（四）员工考勤统计表36

（五）违纪处分通知单37

（六）出差计划申请表37

（七）出差报告书模板38

（八）工服配制管理表38

（九）员工工服领取单39

四、员工提案管理执行工具与模板39

（一）员工提案建议书39

（二）员工提案汇总表40

（三）合理提案采用通知单41

（四）优秀提案审核基准表41

（五）提案实施效果报告书42

（六）提案实施成果评分表43

（七）员工提案改善评分表44

第五章会议管理与活动组织细化执行与模板45

一、会议管理执行工具与模板45

（一）会议计划表45

（二）议程安排表46

（三）会议通知单47

（四）会议程序表48

（五）会议纪要表49

（六）会议进行检查表49

（七）会议用品明细表50

二、活动组织执行工具与方案51

（一）活动申请单51

（二）活动安排表51

（三）年度活动计划表52

（四）活动总结报告表52

第六章文书档案管理细化执行与模板53

一、文书管理流程53

二、信件管理执行工具与模板54

（一）信件使用申请登记表54

（二）月度信件接收登记表54

（三）月度外发信件登记表54

三、资料管理执行工具与工作模板55

（一）图书借阅卡55

（二）借阅登记表55

（三）丢失报告单56

（四）声像资料送审表56

第七章财产物资管理细化执行与模板57

一、物资采购执行工具与模板57

（一）请购单57

（二）询价单58

（三）物资验收单59

（四）物资检验单59

（五）物资入库单59

（六）物资领用单60

（七）供应商调查表60

（八）月度采购计划表60

二、固定资产管理执行工具与模板61

（一）固定资产台账61

（二）固定资产管理卡61

（三）固定资产验收单62

（四）固定资产调拨单62

（五）固定资产盘点表63

（六）固定资产报修单64

（七）闲置资产报告表64

（八）固定资产报废单65

（九）固定资产购置申请表65

（十）固定资产停用报告表66

三、办公用品与设备日常管理执行工具与模板67

（一）办公用品需求表67

（二）办公用品请购单67

（三）办公用品申领单67

（四）办公用品配发一览表68

（五）部门办公用品统计表68

（六）办公用品盘点报告表68

（七）办公设备采购申请单69

（八）办公设备使用明细卡70

（九）办公设备检修记录表71

（十）办公设备报修申请表71

第八章车辆管理细化执行与模板72

一、司机出车流程72

二、车辆管理执行工具与模板74

（一）使用申请表74

（二）派车登记表74

（三）车辆日志表75

（四）车辆请修单76

（五）保养记录表76

（六）使用月报表77

三、司机管理执行工具与模板77

（一）行车记录表77

（二）费用报销单77

（三）司机值班表78

（四）加油记录表78

（五）违章记录表78

第九章接待与宴请管理细化执行与模板79

一、公关管理工作流程79

二、接待管理执行工具与模板80

（一）来访客人登记表80

（二）接待工作日记表80

（三）接待用餐申请表81

（四）公司参观登记表81

（五）商务接待安排表81

（六）公务接待审批表82

（七）涉外接待汇总表83

三、宴请管理执行工具与方案83

（一）宴请申请单83

（二）宴请通知单84

第十章公关管理细化执行与模板85

一、公关管理执行工具与规定85

（一）公关工作计划表85

（二）公关计划检查表86

（三）公关实力调查表87

（四）公关活动策划表88

（五）公关计划预算表88

二、危机公关执行工具与模板89

（一）危机调查报告表89

（二）危机记录分析表89

（三）危机公关设计表90

（四）危机预警对策表90

（五）危机预防责任表90

第十一章行政后勤管理细化执行与模板91

一、医务室管理流程91

二、宿舍管理执行工具与方案93

（一）住宿申请单93

（二）住宿登记卡94

（三）物品领用表94

（四）宿舍值班表95

三、餐厅管理执行工具与办法96

（一）厨房排班表96

（二）原料采购表96

（三）卫生检查表96

（四）卫生考核表97

（五）餐具盘点表98

四、俱乐部管理执行工具与方案99

（一）会员登记表99

（二）活动安排表99

（三）会员申请表99

（四）出入登记表100

五、环境卫生管理执行工具与方案100

（一）责任区域划分表100

（二）绿化项目计划表100

（三）绿化质量巡查表101

（四）卫生区域划分表101

（五）清洁工作安排表101

（六）卫生状况检查表102

（七）清洁卫生评分表102

（八）上班清洁自查表103

六、医务室管理执行工具与规范104

（一）员工体检表104

（二）医药报销单106

（三）病假休假单106

（四）药品入库单106

（五）用药登记表106

第十二章安全管理细化执行与模板107

一、安全保卫管理执行工具与方案107

（一）安全管理计划表107

（二）安全状况检查表108

（三）突发事件记录表109

（四）消防器械检查表109

（五）消防设备检修表110

（六）火灾情况报告表110

二、值班管理执行工具与方案111

（一）值班安排表111

（二）值班日志表111

（三）值班登记表112

（四）交接记录表112

三、出入管理执行工具与方案112

（一）进厂联络单112

（二）员工出入证113

（三）因公外出单113

（四）物品出厂证113

（五）物品放行单114

（六）物品出厂申请单114

（七）来宾出入登记表114

四、劳动保护管理执行工具与方案115

（一）安全工作日报表115

（二）劳保用品发放表115

（三）安全检查报告书115

（四）安全整改通知书116

（五）公伤事故报告单116

（六）职业伤害报告单117

（七）安全事故报告表119

第一章行政管理岗位设计与工作事项

一、行政管理岗位设计模板

（一）大中型企业

行政管理岗位设计图

人员编制

行政总监

行政人事主管

安全保卫主管

办公事务主管

车辆

主管

安保专员

行政专员

车辆专员

公关专员

办公专员

行政秘书

接待专员

后勤总务主管

后勤专员

宿管专员

公关接待主管

行政经理

园艺工

保洁工

司

机

前

台

保

安

总监级人

经理级人

主管级人

专员级人

基层员工人

相关说明

（二）中小型企业

管理岗位设计图

人员编制

行政部经理

经理级人

后勤

主管

公关

主管

行政主管

主管级人

宿管专员

接待专员

公关专员

法务专员

行政专员

专员级人

保

安

司

机

保洁工

园艺工

基层员工人

相关说明

第二章行政办公管理细化执行与模板

一、办公制度制定工作流程

工作目标

知识准备

关键点控制

细化执行

流程图

1．促进公司员工行为的优化

2．增强公司凝聚力

3．完善公司规范化管理的程度

1．国家相关法律法规对公司制度制定的约束性条款

2．了解办公制度的制定常识

1．收集制度建议和要求

行政部在办公制度制定前，必须了解与制度有关的人员和部门的意见和建议，确保制度制定有效、可行

《公司制度管理办法》

1．收集制度建议和要求

2．起草制度草案

3．组织会议讨论

4．制度草案公示

5．修改完善制度草案

6．制度报审

7．制度实施

2．起草制度草案

2．1行政部进行办公制度的起草，起草过程必须时刻保持同相关部门和人员的联系，倾听他们对制度所涉及内容的想法

2．2办公制度起草需要参考公司其他制度和旧制度，确保办公制度同旧制度和其他制度的有效衔接

2．3参考国家法律法规，避免违法

3．组织会议讨论

3．1行政部组织讨论会议，对初步拟定的制度条款进行讨论和完善

3．2参会讨论人员包括公司各部门的负责人和行政部的主管级以上员工

3．3行政部对参会人员的意见和建议进行汇总，在此基础上，对制度条文进行完善

4．制度草案公示

办公制度在初稿完成后需要在公司显着位置张贴公示，也可以通过公司网络进行公示，请公司员工对制度初稿提出意见

《公司制度管理办法》

5．修改完善制度草案

行政部负责收集公示期间员工的各类意见和建议，并进行汇总、分类，在此基础上进行修改完善

6．制度报审

6．1行政部将修改完善后的制度草案报总经理进行审批

6．2总经理对制度草案进行审核，审核通过后签字生效；总经理认为有待改进之处的，填写意见，交行政部进行修改完善，直到总经理审核通过为止

7．制度实施

行政部制定办公制度发布的通知和公告，组织公司员工了解新制度、学习新制度，按照制度的要求开展工作

二、行政办公执行工具与模板

（一）行政办公工作说明表

部门

职务

日期

姓名

直属上级

同职务人数

工作概述

工作一

工作二

工作三

工作四

工作五

工作六

工作七

工作八

工作九

……

填写人：

审核人：

（二）行政办公职位规范表

职位名称

职位编号

职位等级

主管上级

职位职责

职位权利

任职要求

相关说明

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

三、印章管理执行工具与模板

（一）印章刻制申请表

年月日

申请单位

申请单位负责人签字

申请日期

经办人

印章详称

旧章详称

申请理由

行政部意见

行政副总意见

总经理签字

日期

（二）印章使用登记表

盖章时间

文件名称

发文号

公章类别

盖章次数

使用人

批准人

备注

（三）印章样式规定表

印模

文字

字体

形状及尺寸

材质

（四）印章使用审批表

编号

用章部门

盖章时间

公章类别

盖章次数

文件发文号

文件名称

备注：

用章人（签章）

批准人（签章）

注：

请在备注栏中简要说明盖章用途

（五）印章使用申请单

单位

申请日期

年月日

用印类别

份数

文件名称

文件说明

申请人

核准人

（六）印章管理登记表

种类

区分

名称

印章内容

管理责任人

办理责任人

备注

公

司

印

章

名印

公司名印

公司名印（股份公司用）

公司全称

公司全称

办公室主任

行政部经理

办公室主任

办公室主任

金属

制

部

门

印

章

部门印

行政部印

公司名、部门名

行政部经理

分店

名印

分店印

公司名、分店名

××分店经理

分店

总务处长

职务

印章

董事经理

董事（股份公司用）

职务名称

职务名称

办公室主任

办公室主任

办公室主任

金属制

部长印

财务部经理印

（银行专用）

公司名、职务名

财务部经理

（七）印章使用范围表

种类

区分

投票

公司

债券

支票及银行兑现凭证

合同及其他重要文件

定货单

及日常

业务文件

各类对

外文件

辞

令

请示

收据

人事关系及有关证明

员工存款账目

委

任状

公司名称印章

公司

名章

公司股份

公司专用

部门名章

分公司名章

职务名章

董事长名章

董事（股份公司专用）

其他高级

职员名章

财务部

经理名章

分公司

经理章

（八）印章销毁申请表

年月日

印章种类

报备机关

事由

审批机关

印章信息

印章文字

销毁日期

制发日期

印章模式

申请人

主管

第三章行政经费管控细化执行与模板

一、行政经费控制流程

工作目标

知识准备

关键点控制

细化执行

流程图

1．编制行政经费的使用与控制流程，确保行政经费合理使用

2．有效控制行政经费的使用

3．将行政经费的控制效果纳入部门绩效考核体系

1．掌握公司各级行政经费预算计划

2．了解行政经费控制目标

3．熟悉行政经费申请、审核、报销流程

1．下达行政经费年度预算计划

行政部于年初将本年度行政经费预算计划及各部门用款计划下达至各部门

《行政经费年度预算计划》

2．分解行政经费控制目标

3．各部门提出行政经费申请

4．按控制目标按级审核

5．到财务部办理报销

6．编制行政经费台账

7．经费控制情况纳入部门考核

8．考核结果反馈

1．下达行政经费年度预算计划

2．分解行政经费控制目标

行政部根据各部门的实际情况，分解各部门的行政费用支出指标，制定目标管理体系中的具体指标

目标管理体系文件

3．各部门提出行政经费申请

各部门根据实际业务开展情况，提出行政经费申请；各部门负责人负责审核本部门所发生的各项费用单据

《行政费用管理制度》

4．按控制目标按级审核

《行政费用报销管理办法》

4．1各部门负责人审核后，在单据齐全、内容符合要求、数据无误的情况下，在报销单据上签字确认，报行政部审核

各类费用报销单

4．2行政部审核各项费用是否按预算计划的项目、内容、额度开支，并签署相关意见

各类费用报销单

4．3对于预算外的费用，需报总经理审批；对于未得到批准的费用，原路返回，由发生费用部门承担

各类费用报销单

5．到财务部办理报销

对于预算范围内的费用，经行政部经理审核后，可到财务部办理报销；对于预算外且经总经理审核后批准的费用，交财务部办理报销

1．《行政费用报销管理办法》

2．各类费用报销单

6．编制行政经费台账

行政部在财务部的指导下，分门别类建立行政经费相关台账，以便于考核期内统计各部门经费使用情况

1．《行政费用管理制度》

2．各类费用报销单

7．经费控制情况纳入部门考核

行政部汇总考核期内各部门行政经费开支情况，根据目标管理体系中的具体指标，对各部门行政经费预算达成情况实施考核

《行政费用管理制度》

8．考核结果反馈

行政部将考核结果反馈给相关领导和责任部门，并拟出相应的奖惩措施，报领导批准后予以实施

二、行政经费预算执行工具与模板

（一）部门办公费用预算计划表

编号：

单位：

元

费用名称

部门

日常办公费用

维修

费用

印刷

费用

微机网络费用

咨询

费用

图书资料费用

其他

费用

合计

生产部

销售部

研发部

售后服务部

行政部

人力资源部

合计

编制部门：

编制日期：

年月日

（二）行政经费年度预算计划表

编号：

单位：

元

序号

费用项目

上年度

实际

本年度

预测

变动量

变动率%

备注

1

一次性固定资产购置

1．1

非生产性

2

各类固定资产维修

2．1

房屋维修

2．1．1

基站

2．1．2

办公用房

2．2

设备维修

2．2．1

空调维修

2．2．2

电源维修

2．2．3

电梯维修

2．2．4

监控设备维修

2．3

车辆维修

2．4

其他固定资产维修

3

经营租赁

3．1

营业厅租赁

3．2

其他房屋租赁

4

水电费

4．1

水费

4．1．1

办公用房

4．1．2

基站

4．2

电费

4．2．1

办公用房

4．2．2

基站

5

行政管理费

5．1

办公费

5．2

差旅费

6

低值易耗品

7

其他支出

7．1

取暖费

7．2

消防费

7．3

税金

7．3．1

房产税

7．4

通信费

7．5

其他

合计

说明

本表由行政部根据申报预算的具体涉及内容汇总填写

（三）行政经费季度用款计划表

编号：

单位：

元

科目

上年度平均数

本年度预算数

变动量

变动率%

备注

一季度

二季度

三季度

四季度

固定费用

01

薪资支出

02

间接人工

03

租金支出

04

办公费

05

邮电费

06

水电油料费

07

保险费

08

医保费

09

社保费

合计

变动费用

01

加班费

02

差旅费

03

运费

04

维护费

05

交际费

06

样品费

07

包装费

08

燃料费

09

职工福利费用

10

杂项购置费用

11

会务费

12

培训费

13

劳务费

14

间接材料费用

15

消耗品费用

16

保健费

17

其他费用

合计

费用总计

（四）销售办公费用预算明细表

区域

年销售额

预算费用金额

预算费用占销售额比例（%）

费用明细（万元）

电话/传真/网络费用

办公用品费用

会议费用

物业及水电暖费用

办公仓库房租费用

业务招待费用

业务用酒费用

车辆费用

固定资产增设费用

装卸运输费用

公关办事费用

……

合计

A