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办公室行政工作
办公室行政工作
(一)
办公室行政工作流程
办公室主要工作内容
执行办公设备、公共设施的日常管理和维护;执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行固定资产及低值易耗品的管理;
执行秘书事务、行政日常事务、档案的归档管理;执行各种费用的控制交纳;执行后勤管理;执行上级交办事务等。
具体工作流程
一、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理
月末综合办公室要根据其他部门的请购计划及库存情况,并要根据相关规定作适当储备以备不时之需,作好请购计划单经主管审批后,及时保质保量地采购办公用品和日常用品,采购物品应当定价定点,保证质优价廉。
要作好物品出入库登记,每月盘存,确保帐物相符。
二、执行固定资产及低值易耗品的管理
对于公司所有的固定资产以及低值易耗品,需要建立台帐清单,监督各部门于每月25日进行盘点,办公室会根据各部门盘点情况进行抽查,核对帐物是否相符,然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点,核对帐物。
对需要报废的资产按照相关程序申请报废,及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对,做到帐物相符。
对于资产管理不当、帐物不符,应进行相应处罚。
综合办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制;各部门对维修质量监督、确认。
所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态;对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。
四、执行文件档案的归档管理
根据不同种类档案的特点,做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序,定期收集各类文件资料,并整理立卷归档。
各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。
六、文件资料收发、传真管理
各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录,及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达,特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门;
七、执行各种费用的支付、控制
按时申请、交纳、控制公司各项费用,例如车辆养路费、车船税等;并将所要交纳的各项费用进行审核记录,对各项资金审批单归类管理。
做到资金审批的及时、准确,以确保各职能部门工作的正常开展。
八、执行对外关系建立维护
建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键,综合办公室门肩负着对外沟通、协调的重任,要把对外关系维护作为重要工作来抓,企业的经营活动涉及到方方面面的关系,既有政府部门的,又有社会关系的,哪方面关系处理不好,或多或少都会有一定影响。
在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通,并结合实际情况,建立新的公共关系。
在对外交往中要自觉维护公司形象,要将对外关系维护情况及时向领导汇报,以便作出符合公司利益的调整。
九、执行处理突发事件
公司各种突发事件出现后,综合办公室在收到信息的同时,要根据事件影响的大小,迅速向领导汇报,并及时处理,将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度,情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报,但事后要向领导阐明原因。
在处理突发事件时,应把握有利原则,要充分维护公司或员工的利益,树立好公司的整体形象。
十、后勤服务保障
综合办公室要将后勤服务保障列入日常工作中,要加强对工作环境、交通、餐厅的管理进行监督,收集员工建议,缓解员工情绪,通过有效途径督促集团公司改善;为员工提供较为良好的生活、工作环境,提高保障质量;车辆管理中,
要制定相应制度,经常提醒驾驶员遵章守纪,保证车辆随时处于良好的性能状态,确保人员接送、货物输送的时效性。
安全工作是企业的一项重要工作,综合办公室是安全工作的主要执行部门;日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程,要充分明确重点安全项目,不定期地组织检查,认真查出安全隐患,及时消除潜在的安全危害并作好记录。
要落实安全责任制,签定安全责任制,规划安全教育、培训计划并认真加以实施。
十一、日常事务处理
综合办公室的工作杂而乱,涉及面广,大小事情多,并且很多事务具有不可确定性,临时出现的工作,会给当日计划工作带来很大的冲突,这时就要择其轻重而处理。
总体来讲,综合办公室属于服务保障部门,是为其他部门服务的,所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。
否则会影响正常工作秩序,甚至会影响经营活动。
。
十二、执行上级交办事务
优先完成领导交办各类事务,规定时限内完成不了的,应向领导说明其原因,并尽力尽快完成,最终将完成结果向领导汇报。
综合办公室
电脑系统维护工作流程
网络管理员要保证公司网络、各个工作站点能正常工作,保证公司电脑系统的稳定高效,信息通道的畅通,日常工作流程如下一、公司电脑设备申请流程
1、设备的申请包括电脑整机、电脑配件、网络和通讯设备、IC卡
办公室行政工作
(二)
综合办公室行政工作流程
综合办公室行政管理的主要工作内容执行办公设备、公共设施的日常管理和维护;执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行档案的归档管理;执行固定资产及低值易耗品的管理;执行各种费用的控制交纳;执行公司对外关系建立维护;执行突发事件处理;执行秘书事务管理;执行后勤管理;执行行政日常事务处理;执行上级交办事务等。
具体工作流程
一、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理
月末综合办公室要根据其他部门的请购计划及库存情况,并要根据相关规定作适当储备以备不时之需,作好请购计划单经主管审批后,及时保质保量地采购办公用品和日常用品,采购物品应当定价定点,保证质优价廉。
要作好物品出登记,每月盘存,确保帐物相符。
二、执行固定资产及低值易耗品的管理
对于公司所有固定资产经及低值易耗品,需要建立台帐清单,
监督各部门于每月25日进行盘点,办公室根据各部门盘点情况进行抽查,核对帐物是否相符,然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点,核对帐物。
对需要报废的资产按照相关程序申请报废,及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对,做到帐物相符。
对于资产管理不当,帐物不符,应进行相应处罚。
三、执行各部门基础设备、设施维修管理
综合办公室负责根据维修要求协调或外请技术员维修、对维
修全过程进行监控;各部门对维修质量监督、确认。
所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态;对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。
四、执行文件档案的归档管理
根据不同种类档案的特点,做好系统编目、使用传阅控制、分类存放、排列有序,定期收集各类文件资料,并整理立卷归档。
各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。
五、文件资料收发、传真管理
各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录,及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达,特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门。
六、执行各种费用的支付、控制
按时申请、交纳、控制公司各项费用,例如车辆养路费、车船税等;并将所要交纳的各项费用进行审核记录,对各项资金审批单归类管理。
做到资金审批的及时、准确,以确保各职能部门工用的正常开展。
七、执行对外关系建立维护
建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键,综合办公室肩负着对外沟通、协调的重任,要把对外关系维护作为重要工作来抓,企业的经营活动涉及到方方面面的关系,既有政府部门的,也有社会关系的,哪方面关系处理不好,或多或少都会有一定的影响。
在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通,并结合实际情况,建立新的公共关系。
在对外交往中要自觉维护公司形象,要将对外关系维护情况及时向领导汇报,以便作出符合公司利益的调整。
八、执行处理突发事件
公司各种突发事件出现后,综合办公室在收到信息的同时,要根据事件影响的大小,迅速向领导汇报,并及时处理,将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度,情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报,但事后要向领导阐明原因。
在处理突发事件时,应把握有利原则,要充分维护公司或员工的集利益,树立良好的公司
九、后勤服务保障
综合办公室要将后勤服务保障列入日常工作,要加强对工作环境、车辆、餐厅的管理进行监督,收集员工建议,缓解员工情绪,通过有效途径督促公司改善;为员工提供较为良好的生活、工作环境,提高保障质量;车辆管理中,要制定相应制度,经常提醒驾驶员遵章守纪,车辆保养检修保证车辆随时处于良好的恨不能状态,确保人员接送、货物输送的时效性。
安全工作是企业的一项重要工作,综合办公室是安全工作的主要执行部门;日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程,要充分明确重点安全项目,不定期地组织检查,认真查出安全隐患,及时消除潜在的安全危害并好记录。
要落实安全责任制,签订安全责任制,规划安全教育、培训计划并认真加以实施。
十、日常事务处理
综合办公室的工作杂而乱,涉及面广,大小事情多,并且很多事物具有不可确定性,临时出现的工作,会给当日计划工作带来很大的冲突,这时就要择其轻重而处理。
总体来讲,综合办公室属于服务保障部门,是为其他部门服务的,所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事物。
否则会影响正常工作秩序,甚至会影响经营活动。
十一、执行上级交办事务
优先完成领导交办各类事务,规定时限内完成不了的,应响领
办公室行政工作(三)
办公室行政工作(四)
员工培训要点
序言
一、工作都是辛苦的;
二、工作没有公平的;
三、工作没有容易的;
四、工作都是细致的。
第一章行政工作人员的意识问题
一、行政办公室工作是繁杂琐碎的,要耐得住性子;
小到一张纸、大到一个工位,办公室行政人员都要去负责,可能一天处理几十件事情,几十张报表,工作量之大之琐碎需要人耐得住性子去做。
二、行政办公室工作是接受和处理问题的,要沟通得到位;
办公室是接受各部门的意见、回馈、投诉的部门,所有工作人员是解决问题,而不是制造问题的。
三、行政办公室工作是寂寞的。
行政办公室的工作在多数人看来是简单的、是粗浅的,我们要耐得住性子,稳得住步子,做细路子。
对行政办公室的工作要求
1、要事事记准确,宁可动手也不遗漏。
2、要件件有回音,宁可挨骂不可不说。
3、要件件有着落,宁可琐碎不可悬空。
行政办公室工作人员应具备的素质
1、业务上要精;
2、作风上要硬工作上不能厚此薄彼,不能亲近远疏,一视同仁。
3、修养上要好办公室是接触各部门最平凡的,也是信息量最大的地方,这对工作人员提出了更高的修养要求。
整理领导指令的要点(含会议记录)
一、正确的方法
1、记录原话
2、记录要点
3、记录易忘点时间、地点、人物、主题、数字、各类术语
4、记录疑问点(要及时释疑)
5、及时追记、补充
第二章协助领导工作的要点
常用的九种方法
1、随机提醒法注意收集相关信息、巧妙掌握提醒时机、心中要有全局
2、预测导向法分析出多种可能产生的结果及过程,要求兼顾宏观微观、整体局部、长期近期、优势劣势。
3、咨询建议法通过调查研究,以充足的事实,提出可行性或补充性意见。
防止按图索骥、注意全面客观、写出咨询报告。
4、提供资料法多种资料做出分析报告连资料原件一起呈送。
5、比较优选法经常和提供资料法联合使用。
6、漫谈聊天法在无边际的聊天中启迪领导,闲聊时需谨慎。
7、补充完善法慎出异言、察言观色、抓住重点。
8、先同后异法赞同(夸奖)要适度、方法要因人而异。
9、引以为鉴法明确同类事件(做法)已造成的危害、吹风鼓劲、提高领导声誉。
适应领导不同的工作风格
一、对谋略自信型领导的适应
1、多服从少多言
2、集中精神领会意图
3、可以在领导讲话时大胆询问、大胆质疑
二、对超脱粗放型领导的
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