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(6)生活秘書
關於秘書機構
(一)各級秘書機構
1、中央機關的秘書機構
2、省、市、縣機關的秘書機構
3、基層單位的秘書機構
(二)各類秘書機構
1、人民解放軍系統的秘書機構
2、企事業單位秘書機構
3、民主黨派
4、人民團體
此外,臨時性的秘書機構,重大會議,如黨代會、人代會、政協會等,我們也經常辦會,設會務組,也屬於臨時性的秘書機構。
此外,在重大活動中,也要設臨時性秘書機構,如籌備一場體育運動會,一場文藝演出,也會有秘書處,有的叫會務組。
二、秘書處的工作性質
我們的秘書處,我們的秘書工作,包括貿仲秘書處、海仲秘書處、調解中心秘書處、海協秘書處等,從性質上講,都屬於民間機構的秘書部門。
大體來說有以下幾個方面的特點:
1、法律性:
此點是不言而喻的。
我們每天都在從事著與法律有關的工作,經手著與法律有關的事物。
2、涉外性:
我們所從事的工作是處理大量的涉外仲裁、調解案件,要經常與外國機構、外國當事人打交道,是對外開放的視窗。
3、管理性:
秘書人員要協調各種關係,要管理案件程式,管理各種文檔,管理財務等。
從某種意義上講,秘書人員也是管理人員。
4、服務性:
我們與行政機關、純審判機關是不同的,屬於社會仲介組織。
但它和律師事務所也有區別,但總體來說,屬服務行業。
我們通過接待當事人,提供諮詢,解答問題,辦理仲裁、調解案件等,都體現了工作的服務性質。
只有明確了我們的工作性質,明確了我們這種工作在當今社會環境中所處的位置,才能正確掌握好工作方向,才能找到做好工作的途徑和規律。
談到我們的工作性質,我想起了,北京青年報3月9日第15版,有一篇文章題目叫“社會仲介組織功能和體制的探索”作者是北京市貿促會會長姚望,內容在這篇文章的右邊,有一個“編輯點評”,題目為“從准衙門到社會仲介關於我們法律部”
三、秘書人員應具備的素質
(一)、基本素質
1、身體素質:
健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。
要有一個
健康的體魄。
身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。
2、心理素質:
要時刻保持良好的心態,心理狀態要正常,不要被情緒所左
右。
每一天都應以平和的心態從事自己的工作。
一個有著心理障礙的人,一個對
社會充滿仇恨的人,一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。
3、思想素質:
這是更高的一項要求,作為現代社會的高級管理人員,在一
個國際知名的機構裡工作,應當具有愛崗敬業精神、實事求是精神和開拓創新精
神,此外,還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。
在現代社會裡,人們的工作生活的節奏加快,社會的變化日新月異,外邊的世界很精彩,幾乎每天都有令你感慨的事情發生,且不說每天的國內外形勢,就在我們身邊,就會經常有一些新奇事、突發事,今天你的一個親戚玩股票掙了大錢;
明天你的一個朋友倒房地產虧大發了;
昨天,你的哥們當了大官,前天,你的一個熟人因腐敗問題露餡,進去了。
。
這些都會令你感慨,但不要受各種情況的影響,不能看人家發財了,就想到,做人就得膽大;
而一看到出問題的,馬上又一轉念,做人還是謹慎為好!
(二)、業務素質
1、理論知識:
必須認識到理論學習的重要性,一方面要掌握扎實的基礎知
識,包括法律、外語、經貿以及對業務工作有幫助的其它知識。
另一方面也注意
收集新的資訊,關注的法學領域的新的發展動態。
2、實踐經驗:
要注意總結工作中好的經驗,儘量避免走彎路,要經常進行經
驗交流,要多向有經驗的人學習。
3、辦事能力:
秘書工作繁雜、瑣碎,這就要求我們必須具備較高的辦事能
力,無論是辦案,辦會,還是處理日常事務,都要注意鍛煉自己的辦事能力,提
高辦事效率並應掌握一定的辦事方法與技巧。
(詳見“四”)
(三)、文化素質
1、社會科學學好專業知識應是起碼的要求,而懂得一點文史哲,具備一定
的文化素養,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可對工作有所裨益。
相傳,在清
朝某年間,皇帝派朝廷官員到南方招考官吏,但先後派了幾人均未能完成此任。
何故?
只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養低,寫詩做對皆不行。
後皇帝派了
一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。
那些江南才子們以出對聯來試王的文化,
上聯曰:
江南千山千水千秀才,王爾烈即刻以此下聯對之:
塞北一天一地一
聖人。
語出驚人,頓受青睞。
江南秀才們進而問到,先生的學問究竟有多大?
王隨口吟到:
天下文章屬三江三江文章屬吾鄉吾鄉文章屬吾弟吾為吾弟改文
章。
由此,一句對聯,一首詩完成了招考工作。
2、自然科學:
仲裁、調解案件五花八門,常常要涉及自然科學的有關知
識,如機械設備,建築工程,醫藥化學等。
一方面,我們平時要注意積累;
另一
方面,在辦理這方面的案子過程中,也要從中學一學這方面的知識。
3、外語:
我們辦理的案件中,涉外案件佔有很大的比例,經常涉及外國當
事人,對外交往中,無論是書面的,還是口頭的,都要經常運用外語。
我們要使
自己成為既懂業務又懂外語的,“兩條腿走路”的人才。
(四)此外,學會一些有益的技能,如電腦、開車,琴棋書畫等,也是很有好
處的。
俗話說,“藝不壓身”如果你具備了一定的素養,掌握了某種技能,總會有你顯山露水那一天,同樣,假如你在那一方面尚存缺陷,則一定會有你無地自容的那一刻。
但有一點要明確,我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”,在做好本職工作的前提下,才能再去充實自己的其它知識與技能,而絕不能沖淡“主題”,更不能“不務正業”。
四、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術
工作原則:
在工作中應遵循的規律並使之作為我們行為的準則。
工作方法:
為了達到工作目標而採取的手段和途徑。
比如過河:
你可以選擇游泳,划船,架橋等,關鍵是要選擇切實可行的方法。
工作藝術:
通過運用高超的、巧妙的、具有創造性的工作方法,順利地完成工作任務,同時給人以美的感覺和享受。
作為現代社會的秘書人員或管理人員,我們應該學會:
堅持工作原則,運用工作方法,講究工作藝術。
為此,我們要做到以下幾點:
1、要協調好各種關係:
包括與本部門的領導之間,同事之間;
與仲裁員/調解員之間的關係;
與當事人的關係,與律師的關係;
與有關部門的關係等。
在協調與本部門領導的關係時,要作到尊重領導,維護領導的威信,適應領導的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。
比如,有的領導邏輯性較強,凡是愛有個前因後果,對這樣的領導就要在談工作時要講事實,擺觀點,有分析有推理;
而有的領導喜歡單刀直入、開門見山,對此就要言簡意賅,直中問題的要害;
而有的領導幽默風趣,你也不妨與他(她)開開玩笑。
瞭解領導的工作風格和特點,目的是為了更好地做好工作。
當然,在尊重領導的前提下,要敢於提出自己的觀點,要有維護真理的精神。
那種對領導一味迎合,無原則地服從,則是不足取的。
那樣,會使別人懷疑你的人格、人品,領導也不一定會欣賞這種人。
對待當事人要熱情周到,莊重大方,言行得體,不卑不亢,樹立良好的部門形象。
不要擺出官僚衙門的作風,也不要沾染市儈*猾的習氣。
對仲裁員/調解員要尊重,當好他們的助手和參謀,但不要越俎代庖。
要各司其責,互相配合,共同把工作做好。
此外,要注意與有關部門建立和保持良好的工作關係,如外貿部門,商檢機構,會計師事務所等。
這對於我們搞好工作也是大有好處的。
2、要掌握理事藝術
(1)工作要有計劃
長遠計畫:
五年、三年、一年
短期計畫:
一個月、一個星期、每一天
(2)養成良好的工作習慣:
今日事今日畢,能馬上辦的決不要等一會兒再
辦;
一件事情要一抓到底,不要半途而廢。
目標明確,有始有終。
(3)始終把握工作的中心:
工作安排要主次分明,不能“眉毛鬍子一把
抓”。
重要的事先辦,急事先辦,及時處理;
對大事要高度重視,一抓到
底,而相對來說不太重要的事則可以放後緩辦。
3、要有較高的說、寫能力,即語言表達能力和文字寫作功夫,這也是做好秘書工作必須具備的。
我們在實際工作中,都體會到,秘書工作涉及到的關係方方面面,既有人,又有事,千頭萬緒,林林總總。
然俗語到:
“千條線,一根針”,我們就是這根“針”,運用得好,你會有條不紊,遊刃有餘;
運用不好,你會手忙腳亂,焦頭爛額。
四、秘書人員的紀律要求
任何一種組織,都有自己的組織紀律,作為一個從事法律工作的機構,更應
該如此。
現在,貿仲、海仲和調解中心都有自己的“秘書人員工作守則”,它對秘書人員提出了具體的要求,這就是我們的紀律,每一條都應自覺遵守。
各個“守則”雖然在內容上各有特點,但從要點上看,大體上可分為三個方面:
1、忠於職守,愛崗敬業
2、秉公辦事,廉潔自律
3、保密制度,嚴格遵守
其具體內容是不言自明的,無須再作解釋,只是對我們每一個做秘書的來說,要時刻提醒自己,嚴格遵守這些紀律。
在當今社會,在知識經濟的今天,人的現代化素質,是一個人,一個單位,乃至一個國家生存與發展的決定性因素。
一個單位是否具有競爭力,取決於這個單位工作人員整體素質的提高。
在我們這種單位,秘書人員的工作十分重要,秘書人員既是業務人員,也是管理人員,秘書人員的素質及其工作效率,直接影響到整個單位的形象及其在市場經濟環境中的競爭力。
因此,一方面,秘書人員要注意不斷提高自身的素質和辦事效率;
另一方面,領導人員要注意對智力資源的不斷開發,對知識含量的不斷充實以及對人才資源的合理配置。
————淺談如何做好企業經理的秘書工作
強將手下無弱兵,優秀的企業領導必須配備有優秀的秘書。
而如何才能做好企業經理的秘書工作,也是秘書及秘書部門的一個需要認真探討的問題。
近年來,秘書理論不斷發展深入,湧現了諸多不同角度、不同深度的觀點與見解。
筆者通過一年多來對本企業的認識與對自身工作的理解,對秘書及秘書工作談一些粗淺的看法,即新時期的秘書及秘書部門如何認識和對待協調、修養、文“武”雙全、職業道德等一系列問題以用來指導實際業務工作。
秘書有多種涵義,而我們通常所說的秘書,是指人,指的是秘書人員。
《辭海》中把它解釋為職務名稱之一,是領導的助手。
也有的學者把它定義為一種工作職位,如袁維國認為“秘書,在我國現代主要是指黨和政府機關、企事業單位、社會團體、軍隊、院校內的一種行政職位”。
在這裡,本文暫且把秘書當作秘書人員和秘書職務來展開對“如何做好企業經理秘書工作”的論述。
一、企業秘書及秘書部門必須意識到自身工作的重要性
秘書是一個複雜廣泛的群體。
從國內到國外,從軍隊到地方從黨政機關到工礦企業,從國營單位到個體戶,到處都有秘書。
而且,秘書及秘書工作在改革開放和社會主義現代化建設中起著越來越重要的作用。
作為一個企業經理的秘書,其最為重要的職能是承上啟下、上傳下達,也可進一步理解為關係協調、工作協調。
協調就是溝通資訊,通報情況,解決矛盾。
企業是一個複雜的集合體,在日常工作中,往往涉及到若干不同方面、不同人員,他們的情況、利益、看問題的角度、認知水準都會有差異,有差異就會有分歧,有分歧就會有矛盾。
因而需要進行科學的協調,統一人們的認識,進而解決各種矛盾。
協調的過程也就是解決矛盾的過程。
作為秘書人員特別是新時期的秘書人員,要能做好協調工作,解決好各種矛盾分歧,使組織管理合理化,組織系統正常運轉,組織績效顯著;
做到目標統一、步調一致、綜合平衡、協調發展。
一般說來,協調本是領導的重要職責,但在實際工作當中,任何領導者都不可能也沒有必要包攬一切,而須通過其服務的秘書部門和其它部門來進行協調工作,特別是處理屬於協調方面的問題。
因此,秘書或秘書部門必須首先意識到協調工作是自己理所當然要承擔的責任。
其次,秘書工作的指導思想要求秘書工作做好“三服務”,即為領導服務,為平行的和下級的單位服務,為群眾服務。
秘書或秘書部門通過直接協調或授權協調各種問題、各方面關係,使資訊管道暢通,整個單位及系統上下左右和諧一致,減少推諉扯皮現象,從而提高辦事效率。
再次,秘書部門所處的位置決定了其工作的重要性。
現代組織一般由橫向的職能部門和縱向的管理層次所構成。
在橫向的職能部門中,秘書部門處於各職能部門的仲介;
在縱向的層次結構中,秘書部門又處於決策層與執行層的仲介。
這種仲介位置,這種處於縱橫管理網路交集點上的特殊地位,不僅決定了秘書部門必須具備協調職能,而且為發揮協調作用提供了有利條件。
二、企業經理的秘書必須提高自身的職業素養
職業素養指個人在思想,道德品質和行為舉止等方面,經過長期鍛煉和培養所達到的一定水準。
秘書作為決策者和執行者之間的橋樑,往往代表某位領導去工作。
雖然他們主要從事的是一些日常性的服務工作,但是作為領導的重要助手,自當必備一定的職業素養:
(一)以頂尖的個人形象塑造並維護領導的良好形象
秘書工作的特殊性往往就體現在人們通常可能會以某某領導的秘書記住他,卻忽略其本人。
大多數領導對自己的形象是很注重的,當然一般也會對自己秘書的形象有一定的要求。
沒有一個領導會希望自己的秘書是一個蓬頭垢面、形象齷齪的人。
另外,從某種意義上講,秘書就是公司的商標。
其在接待客人和工作中的形象及態度,就是整個公司的縮影。
因此,秘書必須隨時注意自己的衣著打扮、言談舉止與精神面貌。
首先,秘書的衣著打扮必須注意分寸。
作為領導身邊的秘書,其穿著打扮應當保持大眾化,切忌標新立異,當然也不可太過隨意。
基本要求應該是自然清新,與自身體形、性格相稱,同時由於工作環境所需要的氣氛相協調。
其次,秘書應當言談得體,舉止優雅。
在日常生活中,由於每個人的生活條件、個人習慣、職業特點的不同,每個人都有自己獨特的個人習慣。
對一個秘書來說,其言談舉止對內代表領導的形象,對外代表公司的形象,因此必須適當注意。
說話時應清晰明快,同時在交談中學會傾聽。
日常行為應自然得體,不矯揉造作。
第三,秘書要有強烈的生活激情。
如果說秘書的外在形象反襯了領導的素質,那麼秘書的內在形象就反映著領導的能力。
因此,在工作中,秘書必須保持著一種永不衰竭的熱情,這才是秘書外在形象與內在品質相統一的客觀要求。
通過在工作中體現出的從容不迫、事半功倍的形象,充分展現秘書較強的自我調節能力,以對生活的樂觀態度,體現秘書樂觀向上的感染力,也是秘書塑造良好個人形象的重要一環。
(二)以頂尖的道德素質和職業修養贏取人心
所謂的道德素質與職業修養,是同人們的職業活動緊密聯繫的,具有自身職業特徵的道德準則和規範。
各行各業都有特殊的職業道德。
鑒於秘書工作的從屬性、服務性、事務性、繁瑣性、艱苦性等特點,決定了秘書必須擁有較高的人格,恪守職業道德。
首先,秘書應當熱愛自身工作,甘於平凡。
秘書崗位十分重要,但秘書人員不處於社會活動的前沿陳地,通常默默無聞。
所以,秘書必須要充分認識到自己的工作性質,輕名薄利,甘當無名英雄,只有這樣才能做好本職工作。
其次,秘書應當謙虛謹慎,平等待人。
秘書接近領導,常常出面替領導辦各種事情,故人們常把他們看成機關的代表,領導的代言人。
他們本身待人接物的態度往往影響到單位或領導的聲譽。
因此,秘書必須寬厚謙和。
對上固然要尊敬請教,對下切莫盛氣淩人。
第三,秘書應當養成嚴守機密的習慣。
秘書經常接觸和掌握機密。
因此,常有人向他們打探消息,他們甚至成為敵方對手竊取資料情報的主要物件。
而秘書經常與各種人打交道,出入各種大大小小場合。
這就要求秘書人員隨時提高警覺,加強保密觀念,養成保密習慣。
第四,秘書需要有堅定的立場。
秘書的一切言行在大是大非的問題上,絕不能含糊,要立場堅定,因為他代表的不僅僅是他個人,還有其領導其部門。
第五,秘書必須有較高的理論修養。
作為秘書人員,要深入學習馬列主義,毛澤東思想,鄧小平理論,特別是用鄧小平理論武裝頭腦和指導工作。
秘書人員只有達到一定的理論修養和政治水準才能在紛繁複雜的環境中站穩立場,才能正確理解各項方針政策並把它們貫徹到各項工作實踐中去。
第六,秘書必須自尊自重,克己奉公。
秘書的官職雖不大,但權力比較大,用權比較方便,用權的管道和方式比較多。
近年來秘書利用工作之便大肆損公肥私之類的事件不斷見之於報端,就是因為他們沒有真正擺正自己的位置。
因此,秘書要自尊自重,不能以自己的特殊地位謀取私利,處理各種問題也不能攙雜私心,更不能擅用領導名義辦各種私事,搞不正之風。
在廉政建設中,秘書也要發揮重要作用,經常提醒領導,堅持原則,秉公辦事。
三、企業經理的秘書必須擁有善於做好各項秘書工作的能力
作為新時期的秘書人員,要做好本職工作,必須具備文“武”雙全的能力。
秘書的工作性質就要求秘書不但要能說會做,能得心應手處理本職工作中所遇到的各種問題,而且要能當好領導的參謀助手,為領導提供所需求的工作資訊,協調處理好本單位的內外事務。
所以,作為一個企業經理的秘書,就必須具備多方面的能力。
(一)表達能力
表達能力是秘書的“看家本領”,它包括書面的表達能力和口頭的表達能力兩個方面。
秘書人員雖然很少去演說,但卻要經常“說話”。
一般說來,領導的講話精神上出自于領導,但必須形成在秘書工作之中。
因此,秘書必須要能充分領悟領導的思想,並將其形成為書面語言。
這主要考驗的是秘書的寫作能力,秘書不僅要寫得好,還要寫得快,要求能及時迅速的反映出領導的思維。
口頭表達能力主要體現在上傳下達、彙報情況、接待來訪等情況之下,這些時候就要求秘書講究說話藝術,說話時要清楚明白,注意分寸。
(二)組織協調能力
秘書的組織協調作用主要是由秘書的輔助性決定的。
領導的任務是制定決策並指揮其他人員統一行動已實現決策,這整個過程都離不開秘書對各種工作的組織和各種關係的協調。
組織協調工作做得好,結果是一加一大於二,事半功倍;
做得不好則事倍功半。
秘書處在領導和其部屬之間的一個樞紐位置,上下、左右、內外各種關係的溝通,雖不能說百分之百,但在很大程度上要通過秘書這個中間環節。
因此,秘書必須要有超強的組織協調能力。
在這項工作中,服務性、事務性、填補性為主要特點,秘書的主要工作是為領導的決策提供一個切實實行的平臺,其任務是為領導決策提供方便而不是干擾甚至代替領導決策。
因此,秘書的工作首先是位領導的決策提供準確、全面、有效的資訊,其次要提供可行的預選方案,並將領導的決策最終形成文字,以利施行。
作為秘書人員,當先有輔助領導進行決策的能力,同時也要準確地把握工作範圍,巧妙的“有所為有所不為”,組織協調好日常工作,做到上通下達資訊靈通。
(三)操作能力
秘書活動具有強烈的事務性特徵,辦實事成了秘書的一項基礎性、經常性的工作。
特別是現在,主要決策者主要是集中精力研究帶關鍵性、全域性的戰略問題,而把務實的一些瑣碎工作都交給了秘書部門。
因此,秘書的實際操作能力是一種最基本又是最重要的能力。
操作能力是由多種能力綜合而成的,包括理解和領會能力,分析能力,應變能力等。
在日常工作中,秘書需要思維敏捷,行動幹練,辦事果斷,全面做好辦公室日常管理、通訊、接待、督察、資訊、保密、印信、值班安排等各種工作。
應該說,秘書工作是一種需要多種技能的綜合性的職業種類。
由於科學技術的飛速發展,尤其是辦公自動化設備的應用,使秘書的工作方式發生了巨大變化。
因此要求秘書掌握多種專業化的事務工作技能,提高對辦公設備的操作能力。
其操作能力主要包括:
文字處理設備的運用,聲像資訊設備的運用和通迅網路設備的運用以及電腦的運用等。
(四)交際能力
秘書部門是溝通上下左右的樞紐部門,秘書每天都要接觸各種人,與他們相處。
秘書只有善於交際,才使人容易接近,也容易被人信賴,辦事的成功率才高。
所以秘書必須要處理好與領導、與同事、與下屬之間的各種關係。
秘書需要有才能,但不必有心計。
坦誠待人,謙虛謹慎,便是贏得尊重與賞識的最佳途徑。
(五)心理承受能力
秘書應付日常工作一般說來當不是什麼難事,但是秘書還有一個任務,就是要能及時妥善的解決突發事件。
因此,秘書必須要有超強的心理承受能力。
在遇到緊急情況時,要處之泰然,要求做到寵辱不驚。
誘惑當前,危難當頭,正是秘書施展其才華的大好機會。
而此時的秘書應當保持清醒的頭腦,以敏捷的思維和準確地判斷能力及時果斷地處理好各種突發事件。
總之,最為一個企業經理的秘書或秘書部門,必須首先擁有良好的品質與較強的能力,才能在輔助領導決策、當好高參,以及處理日常事務的過程中成為領導的貼心人;
才能在幫助領導協調好各種關係,把秘書的各項具體工作做好做活;
才能在“有所為有所不為”的取捨之間得心應手;
也才可能使秘書在今後可能從事的各個工作領域中縱橫馳騁,遊刃有餘。
做好企業秘書工作的三部曲
2008-09-2109:
29
一、一心一意跑好腿,辦好事,做好事務性工作。
筆者曾在《秘書工作》雜誌上看到過一篇調查報告。
報告顯示,政府機關秘書平均每人每天的寫作量約為3000字,而企業秘書的寫作量不到1000字。
可是人們經常看到企業秘書加班加點,工作量很大,一些突發性、臨時性的工作常令他們苦不堪言。
那麼,企業秘書究竟在忙些什麼呢?
回答是:
跑跑腿,做做雜事。
確實,企業秘書大部分的時間都花在事務性工作上,每天都要許多雜事要辦。
所謂辦文、辦事、辦會,企業秘書做得最多的是辦事、跑腿。
在這一點上,企業秘書與政府機關秘書有較大不同。
企業秘書的大量事務性工作主要表現在:
一是“雜”。
接聽電話、佈置會場、訂購車票、發放福利、登記蓋章,以及賓客的迎來送往、材料的上呈下發、物品購置、資訊溝通,企業秘書往往要為此花費較多的體力和大量時間。
二是“亂”。
企業裡的事務性工作很難按同一既定規程去辦,做的時候無章可循,做了之後不易總結規律。
三是“虛”。
有些事情看似簡單,實則深奧。
秘書一天到晚忙上忙下,幹了不少事情,但很難說他們做完這些事後取得了什麼成績,有了多大進步,因而沒有明顯的成就感。
企業的性質決定了企業秘書的精力和時間必須花在大量事務性工作上。
所以,要成為一名
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