企业档案整理.ppt

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企业档案整理档案整理n文书档案：

归档文件整理规则n科技档案：

科学技术档案案卷构成一般要求n会计档案：

会计档案管理办法n照片档案：

照片档案管理规范n电子文件：

电子文件归档与管理规范n磁性载体档案：

磁性载体档案管理与保护规范（数字录音录象按电子文件整理）n业务档案：

业务主管部门和档案行政管理部门联合制定的办法组卷n组卷：

把零散、无序的文件进行有序化系统整理，组成案卷的过程。

n组卷的要求：

1、企业文件的案卷必须方便保管和利用；2、案卷必须符合一定的质量要求：

1）必须是一组具有有机联系的企事业文件；2）卷内文件数量适度；3）卷内文件的保存价值与密级应基本一致；4）案卷外形力求规范、整齐、美观、实用。

3、必须按照企业各种文件不同的形成规律，分别利用科学合理的立卷方法，及时组成案卷。

组卷n科技文件组卷的方法：

1、按结构组卷。

按结构组卷。

这种方法主要适用于机械产品和设备科技文件，特别是图样部分。

2、按子项组卷。

按子项组卷。

这种方法，主要适用于基本建设工作文件。

3、按工序或阶段组卷。

按工序或阶段组卷。

就是按相同的生产工艺过程或同一工作阶段进行组卷。

4、按专业组卷。

按专业组卷。

就是按文件内容所反映的专业性质进行组卷。

组卷n经营管理文件组卷的方法：

11、按问题组卷。

、按问题组卷。

就是把反映同一问题或同一件事物的相关文件组成案卷，通常采用一事一卷、一事数卷、同事一卷等方法。

22、按作者组卷。

、按作者组卷。

就是将同一作者形成的文件组成案卷。

33、按时间组卷。

、按时间组卷。

就是将同一时间范围内形成的或内容针对同一时间的文件组成案卷。

这种方法，适用于时间性强的文件，如计划、总结、统计材料等。

组卷n经营管理文件组卷的方法：

4、按名称组卷。

按名称组卷。

就是把文件种类名称相同的文件组成案卷。

这种方法，多应用于一些综合性文件，如综合性工作计划、总结报告、工作简报、会议记录等。

5、按地区组卷。

按地区组卷。

就是把内容涉及同一地区的文件集中组卷。

组卷n会计文件组卷的方法：

1、会计凭证，会计凭证，一般由经办会计将当月凭证按形成时间先后分别装订成册，案卷的厚度不超过3cm；2、会计账本，会计账本，基本上是一账一卷；3、会计报表，会计报表，年报、季报、月报分别组卷。

档案编目n编页号编页号n编制卷内文件目录编制卷内文件目录：

项目有每份文件的排列序号、题名、编号、责任者、编制日期、所在页号和备注等。

n备考表备考表：

内容包括：

案卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

n案卷封面和脊背标签：

案卷封面和脊背标签：

案卷题名是封面的核心内容档案编目n四种基本的案卷目录：

1、案卷总目录；2、案卷分类目录；3、底图目录；4、新型载体档案目录。

n专题目录n文号索引n机读目录档案保管n集中统一管理：

单位所有档案应由档案部门集中统一管理n库房管理n定期检查n灾害应急处理n全宗卷全宗卷n全宗与全宗卷概念n全宗卷构成全宗卷全宗概念：

全宗概念：

全宗是一个独立的机关、企事业单位或人物在社会活动中形成的档案整体。

按全宗整理，是整理档案的科学方法。

任何档案都必须按全宗整理，这称为全宗原则。

n全宗卷概念：

全宗卷概念：

在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。

它是在管理档案过程中产生的，记载了档案工作的基本情况，反映了立档单位的历史演变，是人们熟悉档案，做好档案管理工作的一种有效管理工具。

每个单位档案室均应建立全宗卷。

全宗卷全宗卷的构成：

全宗卷的构成：

档案收集：

档案整理：

档案鉴定：

档案保管：

档案统计：

档案利用：

档案管理新技术的应用：

全宗卷n全宗卷的主要内容：

全宗卷的主要内容：

档案收集：

档案收集：

档案交接文书、移交目录、征集记录，档案来源和价值说明等；其中主要是：

档案交接登记表日期序号文（图）号题名年度页数保管期限密级备注移交人签名接收人签名档案交接登记表档案交接登记表全宗卷n全宗卷的主要内容：

全宗卷的主要内容：

档案整理：

档案整理：

整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等；档案整理加工登记表档案整理加工登记表时时间间单单位或个位或个人人内容内容数数量量备备注注卷卷件件页页全宗卷n全宗卷的主要内容：

全宗卷的主要内容：

档案鉴定：

档案鉴定：

鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等；档案保管：

档案保管：

档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢修与修复情况报告等；检查时间：

检查时间：

检查内容：

检查内容：

发现的问题：

发现的问题：

（如破损、丢失、借阅等）（如破损、丢失、借阅等）改进的措施及效果：

改进的措施及效果：

检查人：

检查人：

注：

检查时间是指检查的具体日期，一般每年检查一次注：

检查时间是指检查的具体日期，一般每年检查一次。

档案安全检查记录表档案安全检查记录表全宗卷n全宗卷的主要内容：

全宗卷的主要内容：

档案统计：

档案统计：

档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等；全宗档案基本情况统计表统统计计时时间间门门类类档案数量档案数量开放数量开放数量所所属属年年代代载载体体形形态态语语种种价价值值备备注注卷卷件件卷卷件件时时间间收收进进方方式式移移出出方方式式来来源源或或去去向向内容摘要内容摘要起起止止年年度度数量数量备备注注卷卷件件盘盘张张合合计计永永久久长长期期短短期期合合计计永永久久长长期期短短期期注注：

1.1.时时间间为为收收进进、移移出出时时间间；2.2.方方式式是是指指接接收收、寄寄存存、捐捐赠赠、购购买买、征征集集或或转转移移、销销毁毁等等；3.3.来来源源或或去去向向是是指指档档案案的的形形成成者者、移移交交者者或或在在何何处处保保管管；4.4.内容摘要是指档案门类等；内容摘要是指档案门类等；5.5.备注填写说明档案状况、附件等。

备注填写说明档案状况、附件等。

档案收进移出登记表档案收进移出登记表档案利用情况登记表全宗卷n全宗卷的主要内容：

全宗卷的主要内容：

档案利用：

档案利用：

全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等；档案利用效果登记表档案利用效果登记表姓姓名名利用利用部门部门利用利用日期日期档号档号利利用用内内容容利利用用目目的的利利用用效效果果档档案案利利用用效效果果登登记记表表全全宗宗指指南南（-年）年）全宗号：

全宗号：

*立档单位：

立档单位：

编写时间：

编写时间：

年年月月全宗指南封面格式：

全宗指南封面格式：

全宗卷全宗指南编写：

全宗指南编写：

一、组织机构沿革一、组织机构沿革

（一）立档单位成立、合并、更名、撤销情况

（二）单位办公地址迁移情况（三）单位性质、隶属关系和职能（四）单位主要领导人任免职情况（五）内部机构设置及负责人任免职情况（六）直属单位设置及负责人任免职情况（七）单位人员编制情况全宗卷全宗指南编写：

全宗指南编写：

二、全宗内档案情况简介二、全宗内档案情况简介

（一）各种门类、载体档案数量说明

（二）检索工具编制情况说明（三）实行计算机管理情况说明（四）档案数字化情况说明（五）全宗档案状况说明全宗卷全宗指南编写：

全宗指南编写：

三、全宗内档案内容与成分介绍三、全宗内档案内容与成分介绍（按照单位档案分类逐一介绍）

（一）文书档案：

1.永久2.长期

（二）照片档案：

包括纸质照片和数码照片（三）音像档案：

包括录音带、录像带（四）实物档案（五）其它档案（经营档案、基建档案、设备档案、产品档案、科研档案、财会档案等）