外贸交货规章制度Word格式文档下载.docx
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总结内容应包括:
(1)所有在跟踪的客户名称,国家,感兴趣产品,本周进程,下周计划。
(2)总结一周内遇到的技术性问题。
(3)总结在业务上遇到的问题
5.每月对自己的订单进行总结,列明合同号,合同金额,合同数量,价格条款,交货期,目前进行状态,下一步该怎么进行,对本月签单量,款项回收情况进行总结。
6对客户进行总结,对于每一个客户的要求,对产品,单据,包装的要求作总结,进行客户评价分析。
7.对自己的整体业务进行汇总,做自我分析评价,制订半年的工作目标和计划。
(二)客户开发前期工作
1.收到询盘及报价时,要及时跟部门经理确认是否已有同事联系,如没有,及时跟踪和处理。
2.在与客户商谈过程中,有涉及到技术指标的问题,即时与部门经理或研发部门沟通,并记录该信息。
如有客户要求公司没有的证书,需要跟公司及办证机构联系,进行办理。
3.业务员在邮寄样品前,必须向客户收取样品费用,快递费或取得客户到付帐号。
不能取得样品费又不能到付,须经部门经理及总经理批准才可邮寄。
并将邮寄信息,快递单据整理存档。
确认客户收到样品后一个星期,须跟踪样品测试结果。
(三)报价及合同签定
1.收到客户询盘及报价时,原则上按报价单报价,如最终报价低于报价单,应与部门经理确认相关信息后在给客户报价,做报价单或形式发票给客户,并要求客户签字回传。
2.收到客户签字确认形式发票后,严格按照公司合同范本制作销售合同。
销售合同必须包含全部客户所需单据,需支付的订金。
需支付佣金需与客户签定佣金协议。
3.将填写完整的合同,佣金协议等递交部门经理审核,总经理审批。
4.合同盖章后,扫描发给客户确认签字。
5.如客户对销售合同有异议,合同修改后重新确认。
6.双方签字盖章后,合同签订完毕,须将签字盖章原件备案。
(四)安排生产(备货)
1.业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后,通知跟单员及时制作销售订单,经部门经理签字后,安排生产。
2.业务员需要和生产部计划好生产包装,发货和单据制作的时间表。
3.业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检,保险,定船定航班情况。
4.业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。
5.跟单员负责统计每天的发货记录,并公布在部门白板统计本上。
(五)发货
1.Fob条款下,客户如指定货代,及时与客户确认货代信息,如果是cIF条款,或Fob条款但由我公司负责确认货代公司,须及时联系货代,确认合适的轮班和发货时间。
2.货物报关出口后,把所有单据包括商业发票,箱单,原产地证,提单等扫描存档,并发给客户,进行确认。
(六)文件资料管理
业务人员正在处理的合同订单,以及已经完成的订单(合同,发票,箱单等),必须保留纸质复印件,并分类归档到桌面不同的文件夹中,文件夹应注明标识已完成订单,待处理订单。
以便当事人不在场的情况下,其他人能尽快帮助处理紧急事件。
(七)电脑管理
1.电脑密码一律在部门经理,总经理处备案。
2.业务人员的电脑e盘统一设置为业务盘,部门经理,总经理有权查看。
(八)e盘文件管理
1.所有与客户往来及与发货有关文件,必须保留扫描件。
扫描文件与往来电子文件,按固定格式统一存放在e盘,保证所有资料在e盘对应的文件夹下都能找到。
e盘:
高级客户:
客户----businessReport----customer
File----packing----shippingdocument
低级客户:
客户-----邮件
潜在客户:
2.文件存放说明:
businessReport下存放业务进展,工作总结。
customerFile下存放来往邮件,传真,及报价。
packing下放置与包装有关的文件,图片。
shippingdocument下按合同号设置文件夹,分别存放各合同与出货有关的单据。
保证所有与客户有关的往来文件,原件及复印件能在对应的文件夹都能找到。
(九)邮件管理
统一使用Foxmail管理。
邮件记录需在F盘保存。
总经理,部门经理有权查看工作邮箱。
(十)产品报价程序
业务人员对外报价不得低于底价,如有特殊情况低于底价时,需要向总经理,主管,提出书面或邮件申请,审批单价后才可对外报价。
(十一)合同号登记本
业务员签订合同后,必须及时在合同号登记本上进行登记,并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。
具体包括:
合同签订日期,合同号,客户名称,产(:
外贸交货规章制度)品名称,数量,预计发运日期,目的地。
合同号登记本电脑共享,以确保所有信息公开透明。
(十二)单证保管
货物发出十日后,收齐所有单证复印件,装订成册,存档保管。
业务员应严格按照以上规定执行
篇二:
外贸部管理制度
外贸部管理制度
一、基本管理制度
1、工作时间管理
上班与下班时间按公司行政规定执行,上午8:
00-12:
00,下午1:
30-5:
30,每周上班5天半。
(鉴于外贸部具有特殊的工作时间,涉及到与国外买家沟通的时间差,经部门经理许可可适当调整作息时间)
2、部门行政管理
(1)、为了确保公司对外通讯联系的通畅及避免公司电话费用的浪费,公司员工上班时应尽量避免拨、接私人电话,严禁打电话聊天;
公司员工应避免、减少使用各种无关紧要的查询声讯电话;
(2)、上班时不翻阅与工作无关的书刊、杂志、报纸、网页,QQ/msn等聊天工具可使用,但不准上网聊天、玩游戏、看电影等做其他任何与工作无关的事。
对工作态度恶劣,不服从管理,无理取闹或消极怠工的员工,公司将予以重罚或辞退;
(3)、严守公司机密,谨言慎行,不得泄露公司有关产品策划、技术、客户资源等机密性信息,否则追究法律责任;
(4)、注意个人卫生,保持台面整洁,垃圾及时处理,共同营造绿色办公环境;
二、付费平台管理(公司暂提供的网络平台:
阿里巴巴)
1、按照团队分工合作的精神:
付费平台由外贸业务员自行更新及维护,要求每周更新及发布20个产品。
(试用期的外贸业务员要求每周发布50个产品)
2、客户区域划分:
不分区域,个人账号下的客户资料归个人跟进。
经理有权分配个人账号下未成交的客户资料。
三、展会平台管理
原则上公司提倡机会均等,每人可均想参与展会,但如经公司考核某外贸人员工作不积极、态度不端正等原因,公司享有调配权,外贸人员不得有异议。
展会所得客户资料归公司所有,公司按情况分配给外贸人员跟进。
四、客户资料管理制度
各外贸人员跟进的客户,资料必须及时登记。
每月月底将客户资料递交公司(所有客户资料的录入必须尽量详细,尤其在客户描述里,进行该客户的详细说明,包括产品意向、实力分析,诚意度分析、成交机会分析等);
五、邮件管理制度
对客户的询盘,必须当天及时回复,如未回复视为自动放弃该客户的跟进权,公司将把该客户转交其他外贸人员跟进。
除遇特殊原因,可向部门领导说明;
六、会议
1、周会议:
每周六上午汇报这周所做的工作及下周的工作安排(开发信、平台维护工作)
2、月会议:
每月月底召开会议
A、总结该月跟踪的客户、拿下的订单,下月的预计成交量;
b、工作碰到的难题、建议等。
篇三:
外贸公司规章制度
国隆外贸规章制度
为了使公司的发展蒸蒸日上,每个人的做事能力更加专业,特制定如下公司规章制度:
一.考勤制度
1.工作时间
周一至周六,每天上班时间为早上8:
00到下午11:
30,下午12:
30到晚上5:
00。
其他节假日和国家统一规定的一样。
2.奖惩制度
根据上述工作时间,无故缺席者按日工资的金额从月工资中扣除(日工资=月工资/26);
迟到或早退者按10元/小时计算从月工资中扣除(少于1小时而多于半小时的按1小时计算,特殊情况在1小时之内的除外);
晚上5:
30以后加班的按10元/小时的加班费在月工资中给予补贴(少于1小时而多于半小时的按1小时计算,特殊情况在1小时之内的除外);
正常情况下每月请假不能超过两次(遇到周六的可以考虑有三次),否则按缺席或迟到计算;
每月考勤表在月底时会让每个人知道。
二.工作业务制度
1.业务范围
跟单业务者:
询盘—找产品—报价—确认订单—跟进订单—安排运输(商
检)—对单—做单据给客户。
正常的这整个流程都是由一个人全部跟进下来,部分不清楚或不确认的地方可以找老板或经理确认。
不断的跟进老客户等。
网络负责者:
按时完成上级交代的工作任务,及时更新网站内容,维护整个办公室的电脑及网络。
财务,办公室日常生活负责者:
及时安排付款(老板或经理确认的款项),跟进收款,安排报销,购买办公室的日常用品,处理老板的出差机票和日常生活,处理来访客户的酒店及机票的订购等。
经理:
负责老板的一些大单的跟进,监督和执行整个办公室的运作,定期对老板作办公室的运作报告。
由于自身原因而非无法控制或预料而导致的任何环节出错(包括简单错误和老板或经理曾经提到要注意的错误)及没有计划好等,从而造成其订单亏损或少赚的情况,亏损或少赚金额的5%-10%(根据不同情况而定)将作为对出错者的惩罚(罚款将从当月工资中扣除)。
出现小问题但可以解决并未影响到老板利润的情况下一次罚款20元。
不能在老板规定的时间内完成所安排的工作的一次罚款20元(前提是自己答应或正常能在规定时间内完成的工作)。
财务,办公室及老板之日常生活负责者:
安排付款时出错而导致延误正事的,办公室所需用品说过两次要买而因为自己忘记没买的,安排老板日常生活及票务事宜出错等,每发现一次罚款50元。
有些老板告诉的事情或客户提到的事情而忘了传达给大家,由于自身原因而非无法控制或预料而导致的任何环节出错等,发现一次罚款50元。
另外,每个人自己职责范围内的事连续三个月内未出现错误的奖励300元(根据每月出错记录及三个月的营业额核对);
委托他人办理自己份内的事而出错的惩罚将由自己承担。
三.外出报销制度
1.珠三角范围内出差并且当天回来的,路费,和餐费实报实销。
2.外省出差或珠三角出差当天不回来的,路费,和餐费实报实销。
住宿费由公司安排订好或公司规定一个具体消费金额(根据不同地方的消费情况而定),住宿时间也由公司规定,超出规定时间住宿的公司不予报销。
出差时间在两天以上的(不包括两天),公司要给予出差补助费,补助费为100元/天。
四.雇人制度
1.试用期
试用期为3月,带薪(但试用期的薪水比期望的薪水低一些,具体低多少要看这三周试用期内的具体表现而定)。
试用期满后愿意签订劳动合同的就签订劳动合同。
2.试用期满并做够2个月后,公司将从第3个月开始买社保。
五.其他制度
1.上班时间严禁做一些与自己工作无关的事,同一天内发现三次者罚款100元。
2.每周六要写总结报告(周六休息时,周五下班时写或下周一补写),发现没写者一次罚款10元。
3.每天下班时要整理一下自己的工作,计划一下第二天要做些什么,自己的电脑要及时整理,老板或经理会偶尔抽查,连续发现三次桌上很乱,电脑文档没整理者罚款10元。
4.提成
提成:
每做成一笔大订单或难订单,收款后要给予跟进本订单的人员相应的奖励。
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