企业存货管理内部控制研究Word格式文档下载.docx
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合理等,这影响企业的健康发展,不利于企业进行库存管理,会加大存货的囤积量,
造成企业物资浪费,占用企业流动资金,降低企业经营效率和企业资金运作质量,
阻碍企业的进一步发展。
企业只有解决了存货内部控制的问题,才能有更近一步的
发展,避免被市场所淘汰。
因此,我们必须应在深入了解了企业存货管理内部控制
存在的问题的基础上,为企业找到切实可行的对策,才能使企业存货内部控制效率
得到提高,实现企业经济效益最大化。
本文从内部控制的五要素出发,提出存货管理的内部控制在控制环境方面、风
险评估方面、控制活动方面、信息沟通方面、内部监督方面存在的问题并提出相应
的应对措施。
最后以医药公司为例,从内部控制的五要素出发,分析了存货内部控
制在的问题,然后从这五方面入手提出解决存货内部控制的对策。
本文利用归纳和演绎的方法,从内部控制五要素阐述了企业存货内部控制现状,
并分析存货管理不善的原因,进而提出解决办法;
采用文献研究的方法,研究前人
对企业存货内部控制问题的观点,并结合医药公司存货内部控制的实际并加以解决。
2企业存货管理内部控制研究相关问题概述
2.1内部控制
内部控制是指企业为了保障资产的完整性和安全性,基于专业化的管理体系,
保证企业经营管理合法合规、资产安全、会计信息及财务报告的真实完整,确保经
营方针的贯彻执行及发展战略的实现,而在企业内部进行约束、调整、规划、控制
等的方法和措施的总称。
企业内部控制主要包括控制环境、风险评估、控制活动、
信息沟通、内部监督这五方面。
完善的内部控制制度能够保证财务数据的真实性、
完整性,为管理人员提供决策依据,促进企业经营效率的提高。
2.2存货的内部控制
存货(Inventory)是指企业或商家在日常生产经营过程中持有以备出售的产成
品或商品、处在生产过程中的在产品、生产过程或提供劳务中耗用的材料、物资等。
存货区别于固定资产等非流动资产的最基本的特征是:
一是流动性较强,企业持有
存货的最终的目的是为了出售,不论是可供直接销售,还是需经过进一步加工后才
能出售,都会在一年以内或者一个营业周期内被销售或者消耗,即存货具有较强的
变现能力和较高的流动性。
二是存货以一定的物质形态存在于企业,企业存货包括:
库存商品、在产品、低值易耗品、周转材料等。
存货种类繁多而杂乱,存货内部控
制贯穿于企业的多个部门、各个环节,牵涉企业整个生产流程。
存货内部控制贯穿
于企业生产经营的始终,对企业的资金运转和经营业绩有重要作用。
存货内部控制通常有以下目标:
首先控制企业成本,使资金运作效率提高;
其
次保障企业资产安全完整,确保存货的存在性,做到账实相符,防止存货变质损坏,
防止内部舞弊等不良现象的发生;
再者完善、优化企业管理体制,保证生产经营活
动顺利进行;
最后帮助企业选择合理科学的存货计价方法,确保企业合理确定企业
的生产成本。
企业存货内部控制属于内部控制业务层面控制的一个分支。
企业应当
根据自身的经营实况加强对存货的管控,全面梳理存货管理的各个环节,发现管理
漏洞,采取高效的改进措施,从内部挖掘管理潜力,从而提高企业资产利用率,减
少浪费现象的发生。
存货的内部控制涉及到企业诸多部门,准确高效的存货内部控制方法就十分重
要。
存货的内部控制点主要包括以下方面:
第一,各组织机构人员岗位职责分工要
科学合理;
第二,存货管理要规范,保障存货购销存流程准确无误;
第三,选择科
学合理的存货计价方法;
第四,完善存货的日常核算方法,保证存货日常核算真实
准确。
第五,保证存货库存量在合理范围内,既不囤积存货,造成资金流动缓慢、
又不缺乏库存,造成企业生产困难,不能按时交货。
3企业存货管理内部控制存在的问题
我国很多企业对于存货的内部控制只是概念的引入,存货的内部控制制度比较
粗犷,控制程序构成不成体系,制度的执行也只是浮于形式,没有真正得到落实。
存货管理中常常出现虚假采购存货、吃回扣,虚列多报等舞弊行为。
存货管理中出
现问题的原因是存货的内部控制出现了问题。
我们将企业存货的内部控制制度中存
在的问题按内部控制五要素进行了划分。
3.1控制环境方面
控制环境是指建立或者试推行政策的时候所造成影响的不同因素,主要是管理
者在控制问题上的态度和认识,具体可分为:
管理理念,组织结构、管理层职能和
对于职能所采取的方式、措施等。
目前来看,企业关于内部控制环境的认识只是停
留在对管理层的控制上,缺少对执行人的监督,内部控制环境薄弱,缺乏科学的管
理方法。
3.1.1缺乏科学的管理方法
从目前的情况来看,中小企业的领导者缺乏长远的眼光,在经营过程中看重的
是眼前的利益,缺少对企业长足发展的意识。
有些企业往往为了少缴纳税款,对销
售的产品不做及时的入账处理,库存商品也没有按照实际发生的业务办理相应手续,
直接导致了存货账实不符的现象。
同时有些企业还存在着没有对存货进行定时的盘
点,企业内部的管理人员也没有尽自己的职责,缺少原材料和产品出入库手续,这
样直接导致生产企业会计核算不准确,会计信息失真。
3.1.2存货内部控制环境薄弱
内部控制环境是企业内部控制的基础,也是其他内部控制要素的基础,它直接
影响了内部控制的目标能否实现。
很多企业没有营造良好的存货内部控制环境,存
货内部控制只局限于仓储部门和财务部门,没有将于存货相关的采购部、生产部、
市场部、销售部、财务部等部门联系起来,组织机构设计不科学,存货管理比较粗
放;
除此之外,企业日常管理工作比较混乱,缺乏优良的道德行为标准来约束,员
工素质培训体系较混乱,与存货相关的知识和技术要求水平不高,缺乏人力资源发
展的后劲。
3.2风险评估方面
风险评估是企业管理中不可忽视的一个方面,企业可采用“SWOT”分析法对自
身的优势、劣势、机会和威胁进行有效的分析,从而达到防御风险的目的。
但从企
业的内部控制制度来看,有些企业对风险的管理是相对欠缺的,主要体现在以下方
面:
3.2.1存货内部控制风险评估缺失
存货内控的风险评估是实施存货内部控制的重要环节,是企业识别、分析存货
实物流转过程和价值控制过程中与控制目标相关的风险点,并制定出合理的应对策
略。
中小企业没有重视存货的风险评估,也没有设置专门的风险评估部门和专业人
员,风险评估只是分散于企业管理层。
3.2.2安全库存的风险识别和应对措施不够完善
企业置备存货主要是出于保证生产经营需要和价格方面的考虑,存货过多不仅
会占用较多的资金,也会增加仓储、维护保养及管理人员的工资支出等多项费用;
存货过少会对生产经营产生影响,增加运输成本等。
因此,尽量达到各种成本与存
货效益之间的平衡,合理控制库存量。
很多企业大量资金被存货所占用,大量存货
积压、周转速度较慢,造成企业资金周转不灵,流动资金不足,阻碍了企业的正常
运转。
这导致了企业不能充分合理的利用现有资金,增加了医药公司的负债,企业
的偿债能力也得不到保障,使的企业面临较大的经营风险。
3.3控制活动方面
控制活动是指管理者通过制定一些程序和规定从而使控制措施达到一定的目
的的活动。
控制得当可以确保企业实现经营目标,减少企业经营风险。
随着信息时
代的发展,很多企业都从网上照搬了存货内部控制活动的流程和制度,但内容并不
符合企业实际需要,没有把企业的特点和需求考虑在内,对企业来说这样的实物流
转控制程序不尽合理。
有时会出现同一人任职不相容的职务,没有做到职责分离;
即使有些企业存货控制活动设计科学,但没有得到贯彻执行;
甚至有些企业的存货
内部控制制度形同虚设,只是为了应付检查。
所以要想实现存货内部控制的目标,
就要根据企业自身的特点设计出适合本企业的控制流程,而不是照搬照抄,当然还
需要各个部门,各位员工的贯彻执行。
3.4信息与沟通方面
如果企业的信息沟通渠道不通畅,与存货相关的会计记录传递不够及时,会导
致存货相关决策失误,从而引起不必要的损失,引起企业运营成本的增加。
比如采
购部门在制定采购计划时,需要仓储部门、生产部门、财务部门提供相关的数据,
确定合理的采购数量,以适应企业实际生产经营的需要。
如果数据传递不及时,采
购部门制定的采购计划不合理,会影响企业生产经营的正常运转。
目前,相当一部
分企业尚未建立健全的信息化系统,存货的信息处理只是局限于表面业务,如简单
的信息录入和处理,没有在部门之间进行有效的信息传递,比如财务部门不能及时
查看成品库的出入库信息,使得账务处理不及时,引发存货实物流转与会计信息严
重不符,从而不能准确核算企业生产成本。
3.5内部监督方面
多数企业没有设置有效的内部监督机构,有些企业即使设置了内部监督机构,
也没有严格执行,没有发挥其应有的作用。
很多企业在内部监督方面主要存在如下
问题:
缺乏对采购及验收人员的监督制度,内部控制中不相容职位要分离,形成各
司其职、各负其责、相互制约的工作机制;
缺乏对仓储管理人员的监督制度,公司
存货由仓储人员进行监督,但是企业没有设置其他监督机构对仓储人员进行监督,
对仓储人员的监管缺失会给企业带来一定的风险,存在存货丢失的隐患;
缺少问题
追究机制,目前,存货管理方面的诸多问题极有可能导致劣质产品投入到生产中,
致使企业产出的产品存在质量问题,问题责任追究机制的缺乏会导致外界对企业生
产环节的误解;
存货的日常盘点制度不够健全,公司的日常盘点程序由仓储人员进
行,但是存货盘点制度中对存货的盘点期限没有明确的规定,存货的日常管理工作
需要进一步的完善。
4完善企业存货管理内部控制问题的对策
针对企业现行的存货内部控制制度中存在的问题,根据内部控制五要素的分类
标准,对存货的内部控制做出如下改进:
4.1控制环境方面
4.1.1提高企业存货管理水平
提高企业存货管理水平是完善企业内部控制的关键,因此要让公司员工提高对
存货管理重要性的认识,要定期对员工进行培训,学习相关的法规和政策,提高公
司员工的专业知识和法律知识,企业也要挑选一些高素质的存货管理人员,提高存
货管理水平。
同时,财务部门也要提高对存货的核算能力,及时了解国家的财税政
策。
4.1.2优化内部控制环境
控制环境的好坏影响到企业存货内部控制规范的贯彻执行。
企业应从以下几个
方面完善存货的内部控制环境:
第一,应根据企业自身的实际情况,重新设置组织
机构,科学分配相关的职责,制定合理的管理制度;
第二,加强企业文化建设,提
高全体员工的控制意识,从根本上加强对存货内部控制重要性的认识,从而达到理
想的内部控制效果。
4.2风险评估方面的对策
4.2.1强化存货风险评估机制,提高风险应对能力
由于企业缺乏风险控制的专业人才,所以可以咨询相关的专业机构,在专业机
构的指导下,根据存货内部控制的目标,建立起一套适合企业的存货风险识别、评
估和应对机制,并且随着企业的业务实际情况不断地对整套机制进行完善,及时发
现存货内部控制系统的不足和漏洞,提出相应的应对措施,增强企业的抗风险能力。
4.2.2合理控制存货的数量
为了提升企业的存货管理水平,就要控制好存货的数量,如果企业的工作人员
在采购原料之前,没有充分调查市场信息,就会导致所购原材料不能满足生产的需
要,因此企业的工作人员要对市场需求进行调查,保证企业的库存材料满足生产的
需要。
同时,企业也要从自身资金的周转能力出发,控制好采购原料的数量,避免
出现存货堆积现象的发生。
4.3控制活动方面
控制活动贯穿于企业经营经营活动的始终,涉及企业所有部门,牵涉到企业中
的每一位职工。
对于一个企业来说,完整的控制流程应当包括以下方面:
明确人员
职责分工,不相容职位要相互分离,降低舞弊的风险;
经济业务和经济活动的授权
要经过审批,防止一人独揽,实行权利分立;
妥善保管有关凭证和账单,正确记录
经纪业务的发生,并加以归档整理;
定期复核已登记的业务及其计价,涉及的层面
比较广。
4.4信息与沟通方面
建立健全有效的存货管理与沟通的信息系统。
企业的存货信息系统要能够及时
向不同的部门提供准确的存货购销存情况,并且各部门的业务处理能够被其他部门
所查询。
这就要求企业一方面改进存货的内部传递机制,另一方面要加强信息技术
比如会计电算化在存货管理中的应用。
存货信息的传递机制,要保证信息向上、向
下以及平行信息机制都要通畅,这样可以保证企业管理者能够及时了解与存货相关
的信息,从而做出合理的决策;
还可以保证企业员工了解工作目标和任务。
企业要
根据自身的经营情况建立和企业相适应的信息系统,确保与存货相关的信息能够在
各个部门之间及时传递。
4.5内部监督方面
对于解决企业存货管理内部控制在内部监督存在的问题,企业要做到完善采购
及验收人员的监督制度,按照不相容岗位职责分离的要求,企业应当设立采购人员
和验收人员,这样可以降低采购人员与原料商进行勾结的风险,减少徇私舞弊行为
的发生;
完善仓储管理人员的监督制度,存货监督是由仓储管理人员负责的,还应
设立有关的监督机构对仓储人员进行有效的监督,以防止仓储管理人员受到利益驱
使做出贪污行为;
建立责任追究机制,企业应当建立完善的责任追究机制,将各个
控制点的责任具体到每一个负责人身上。
比如,将劣质存货用于产品生产,产成品
的质量缺陷不一定是生产环节的责任,也有可能是存货验收不严格导致的劣质存货
入库并且投入到生产的缘故。
完善各个控制点的责任追究机制对企业来说具有急切
和必要性。
健全存货日常盘点工作,企业应在存货的日常管理制度中增设关于存货
盘点的具体规定,将存货盘点期限问题和人员选择方法给与明确列示,该项规定对
存货的日常管理工作是不可或缺的。
5案例
5.1某医药公司存货内部控制的现状及问题
某医药公司于2011年9月建厂,是一家私营性质的企业,现有员工100余人,
主要生产销售手术室耗材,属于小型生产企业,产品销往全国各地,企业自成立以
来虽持续经营,但抗风险和持续经营能力不足。
公司主要在总经理的领导下运行,
是典型的小型私营企业,公司规模较小,现有工作人员中生产人员30多人,财务
人员3人,其中财务经理兼任采购人员,仓库管理人员4人,生产管理人员3人,
业务人员40余人,其他人员5人。
公司管理人员兼任不相容职位频繁。
目前主要
设有主材料仓库、辅料仓库及危险化学品仓。
仓库人员由2名成员组成负责主材料
仓库和辅材料仓库物料收发管理及登记进销存账簿,2名协助人员,同时负责危险
化学品仓库管理工作。
我们将该医药公司现行的存货内部控制制度中存在的问题按照内部控制五要
素进行了简要划分,但是需要我们注意的是,各个问题之间并非是相互独立的。
在控制环境方面,该医药公司的领导者重销售,轻财务,缺乏长远的目光,常
常为了少缴纳税款,授意财务对已销售的推迟做入账处理,库存商品没有及时按实
际发生的业务做出入库手续,常常是在下月为了应付报税,调平财务报表才整理上
月的出入库单据,这直接导致了存货账实不符,产品生产成本、库存商品计价不能
如实反应实际值。
此外,该医药公司存货内部控制环境薄弱,存货管理只局限于仓
储和财务部门,没有将与存货相关的生产部门、市场部门、销售部门等部门联系起
来,存货管理比较粗放,缺乏科学的组织机构设计。
在风险评估方面,该医药公司没有重视存货的风险评估,没有设置专门的风险
评估部门和专业的人员,风险评估只是分散于企业管理层。
此外,该医药公司没有
充分科学的进行市场评估,为了生产方便,囤积大量存货,造成存货周转速度缓慢,
企业资金周转不灵,流动资金不足增加了企业的负债,使得该公司面临较大的经营
风险。
在控制活动方面,该医药公司一人兼任多职现象严重,比如财务经理兼任采购
一职。
虽有也有存货内部控制的制度,但只是应付领导检查。
存货验收程序不规范,
在验收存货时只是称重,没有开箱验货检验物品的数量和质量;
存货保管制度不完
善,未能按一定的标准对存货进行分类和分仓库管理,比如不同的存货储存要求的
温度湿度不同,该医药公司未能进行分仓库管理,这会使得存货的质量受到影响;
存货的发出管理不够严格,在提货时工作人员只是根据提货单上列示的数目进行检
验,并没有根据有关订货单据进行检查,这样做有可能使存货的发出数量与订货单
上不符;
此外存货的盘点人员构成不合理,盘点人员来自企业多个部门,缺乏存货
技术人员进行存货检验,只是对存货的数量进行检验,未能够对存货的质量等级进
行合理的评定,这会高估存货价值,使得财务信息失真。
在信息与沟通方面,该医药公司没有建立健全的信息化系统,存货的信息处理
只是局限于表面业务,比如简单的信息录入和处理,没有在部门之间进行有效的信
息传递,财务部门不能及时查看成品库出入库信息,使得账务处理不及时,造成存
货实物流转与会计信息严重不符,不能准确核算企业生产成本。
在内部监督方面,该医药公司尚未实现不相容岗位分离,缺乏对采购、验收人
员以及仓储管理人员的监督,这会增加营私舞弊、丢失存货的风险,造成企业经济
利益的损失。
5.2某医药公司存货内部控制的改进措施与建议
针对该医药公司现行的存货内部控制制度中存在的问题,根据内部控制五要素
的分类标准,对存货的内部控制做出如下改进:
在控制环境方面,提高企业存货管理水平是完善该医药公司内部控制的关键,
因此要让公司员工提高对存货管理重要性的认识,要定期对员工进行培训,学习相
关的法规和政策,提高公司员工的专业知识和法律知识,该医药公司也要挑选一些
高素质的存货管理人员,提高存货管理水平。
同时,财务部门也要提高对存货的核
算能力,及时了解国家的财税政策;
此外控制环境的好坏影响到企业存货内部控制
规范的贯彻执行。
该医药公司应从以下几个方面完善存货的内部控制环境:
第一,
应根据企业自身的实际情况,重新设置组织机构,科学分配相关的职责,制定合理
的管理制度;
第二,加强企业文化建设,提高全体员工的控制意识,从根本上加强
对存货内部控制重要性的认识,从而达到理想的内部控制效果。
在风险评估方面,强化存货风险评估机制,提高风险应对能力由于该医药公司
缺乏风险控制的专业人才,所以可以咨询相关的专业机构,在专业机构的指导下,
根据存货内部控制的目标,建立起一套适合企业的存货风险识别、评估和应对机制,
并且随着企业的业务实际情况不断地对整套机制进行完善,及时发现存货内部控制
系统的不足和漏洞,提出相应的应对措施,增强该医药公司的抗风险能力;
控制存
货的数量,为了提升该医药公司的存货管理水平,就要控制好存货的数量,如果企
业的工作人员在采购原料之前,没有充分调查市场信息,就会导致所购原材料不能
满足生产的需要,因此医药公司的工作人员要对市场需求进行调查,保证企业的库
存材料满足生产的需要。
同时,该医药公司也要从自身资金的周转能力出发,控制
好采购原料的数量,避免出现存货堆积现象的发生。
在控制活动方面,规范存货验收程序,存货验收程序不规范会导致购入的存货
数量与采购订单上列示数量不一致,建议该医药公司在验货时开箱检查购入存货的
数量和质量,可以购置专门检验设备或采取合理的抽样方法对所购原料进行检验,
确保所购原料的数量和质量;
完善企业存货保管制度,针对该医药公司目前较为混
乱的存货保管制度,建议做出下列改进:
应当根据不同存货的储存条件不同将存货
进行分仓库保管。
考虑到不同药品的存储对湿度温度要求不同,仓库应根据存货设
定不同的温度与湿度,以保障存货的质量,防止存货由于储存条件不适宜而发生变
质;
制定严格的存货发出管理制度,该医药公司在提取存货时,不仅按照提货单上
列示的所需数量,而且还要检查相应的订货单据,防止出现发出存货数量与订货单
上所需数量不一致,从而避免给企业带来经济损失;
完善存货盘点小组管理制度,
该医药公司应当在现有的存货盘点小组中增加相关的检验人员,这样不但能够对存
货的数目进行检验,而且能够对存货的质量进行检测。
技术检验人员对存货的质量
加以评定后,避免了因高估存货价值而导致财务信息失真。
在信息与沟通方面,建立健全有效的存货管理与沟通的信息系统。
该医药公司
的存货信息系统要能够及时向不同的部门提供准确的存货购销存情况,并且各部门
的业务处理能够被其他部门所查询。
这就要求企业一方面改进存货的内部传递机制,
另一方面要加强信息技术比如会计电算化在存货管理中的应用。
存货信息的传递机
制,要保证信息向上、向下以及平行信息机制都要通畅,这样可以保证企业管理者
能够及时了解与存货相关的信息,从而做出合理的决策;
还可以保证企业员工了解
工作目标和任务。
企业要根据自身的经营情况建立和企业相适应的信息系统,确保
与存货相关的信息能够在各个部门之间及时传递。
在内部监督方面,完善采购及验收人员的监督制度,按照不相容岗位职责分离
的要求,企业应当设立采购人员和验收人员,这样可以降低采购人员与原料商进行
勾结的风险,减少徇私舞弊行为的发生;
建立仓储管理人员的监督制度,该医药公
司的存货监督是由仓储管理人员负责的,还应设立有关的监督机构对仓储人员进行
有效的监督,以防止仓储管理人员受到利益驱使做出贪污行为;
建立完善的责任追
究机制,该医药公司应当建立完善的责任追究机制,将各
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