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尊上:
处处维护领导形象。
助上:
一切以工作为重。
话说,办公室主任要做到领导未讲我先讲,试试话筒响不响;
领导未尝我先尝,看看饭菜凉不凉„„但最重要的是领导未想我先想,看看还有哪些不周详。
努力去承担一个高明的参谋长角色,但永远只能把自己作为参谋,不带长。
办公室主任不要去享受成绩的荣光,但可以享受活动带给自己的锻炼,更必须承担一切过失。
(三)消除一种误区:
忠于领导就是拍马屁。
领导公众形象是第一位的,代表了整个单位的形象。
我们都是家长,都有一个体会,孩子在公众场合时时维护家长的形象,家长就有面子,全家就有位子。
而在一个单位,领导代表着家长。
(四)掌握一种技巧。
读懂领导:
兴趣、爱好、风格、器重、习惯。
理解上级的不理解:
从公心出发,对领导难免流露的喜、忧,甚至偶尔指向某个人的意思,不记、不传、不说、不议论。
(五)处好一些关系。
服从和协调的关系。
上对下布置的,直接对上负责,
但要学会艺术地向分管领导汇报;
下对上请示的,逐级汇报,不越级,由分管领导决定向上级请示,决不能同时多头请示。
在协调上,既要讲原则,就是要追求工作效益的最大化;
又要讲艺术,就是要灵活运用各种方法和技巧,以实现效果最优化。
面向市委和市政府的关系。
既是纪委的办公室主任,也是监察局的办公室主任。
常委和各室主任的关系。
原则:
出于公心,主动承担,工作为重,善于沟通,永不陷办公室于孤立。
底线:
工作上可以越位,但绝不可以越权,定位是帮忙不越权指挥,大家商量着办。
忠于岗位和服务全委的关系。
办公室是为领导层服务的,但更是为全委服务的。
赤诚:
一颗红心为事业
(一)精于业务。
全委各室的工作要知晓,做到如数家珍,任何时候要汇报得出。
年初要提前做一些全面思考工作,研究上级报告的亮、新之处,结合本委工作思考,适时提出工作建议。
信息工作要定期部署,会商上级思路、要求、重点;
要及时研究,适销对路,切中肯綮;
要勤于动手,自己动手,勤耕不辍。
接待工作要顺利进行,不出漏洞,考虑细节,提前准备。
活动出形象。
首先要策划大活动,其次要落实大活动,最后要展示大活动。
(二)勤于总结。
从各室工作中进行提炼,根据领导的观点,形成全委的特色。
做到三个善于:
善于把领导的思路变成思想;
善于把领导的关注点变成调研点;
善于把领导的兴奋点变成成效点。
调研要眼观六路,耳听八方。
既要根据常委会的要求开展重点调研,也要重视平常的调研,掌握各方面情况,以便领导们决策参考、随时所需。
思路方法上,既要善于用归纳法,更要善于用演绎法。
从老是强调我们做了什么,转向研究上级需求什么,在此基础上总结我们有哪些可以总结的。
效果:
工作——总结——工作。
(三)善于汇报。
总体要求:
对路,出彩不出事。
技巧:
一是善提选择题:
您看。
二是善提填空题:
您定。
三是少提问答题:
您看怎么办。
前提:
事先要研究,拿出接近80%的完善方案,90%符合领导者的思维方向。
坦诚:
一片冰心在玉壶
一是严格管理。
方法:
情感关怀、成长关怀缺一不可。
前面一把米,激励;
后面一条鞭,鞭策。
内容:
主要定规矩。
办公室的同志首先要有德性:
真诚、好学、勤勉、严谨;
其次要有悟性:
灵活、协调。
做到肯干事、会干事。
真诚:
这是在办公室工作的首要前提。
好学:
要静心读书、读好书、善于思考。
除了纪检业务、理论著作,必须每年读一些好书,要列出学习的计划并落实。
每个办公室的同志要埋头读一些中国古典文学、历史学、哲学、经济学等书籍。
勤勉:
如,办公室驾驶员要提前一小时到班,洗车、检查,不是为省钱,是为了安全,为了提前进入状态;
办公室其他人员要提前半小时到班,是为了养成一种习惯,万事提前的习惯。
严谨:
学会每个细节如何处理:
电话、用语、倒茶、开关车门、走路跟随、礼节礼仪、突发事件处理,等等。
灵活协调:
要记下领导的每一次讲话,特别是插话,参加每次办公会,每次起草的材料要注重讲解、点评,组织大型活动要在身边学习,要放手从小活动开始锻炼。
还要关心下属。
政治上:
当面要讲缺点,背后多讲优点;
当面多批评,向上多推荐。
生活上:
帮助解决困难是份内事。
二是严于律己。
三句话:
工作的事当做自己的私事做;
别人的事当做自己的私事做;
自己的事当做别人的事做。
三不忘:
不忘本,时时饮水思源;
不忘形,尤其是得意不忘形;
不忘情,予人方便不能有让人报恩的思想,绝对不能忘了人家给予自己的帮助,一切的恩情、爱情、亲情、友情。
三没有:
没有和基层有过
不明不白,没有和合作对象有过不清不爽,没有用职权为自己谋过私利。
有人说,最完美的产品在广告里,最完美的爱情在小说里,最完美的婚姻在梦境里,这是虚无的说法。
虽然对照卓越甚至对照领导的要求和全委同志的满意度有很大的差距,但我觉得人生最完美的价值在奋斗里,脚踏实地,点滴而成。
以一联以自勉,上联:
不求八九,下联:
常行一二,横批:
如意。
办公室主任处在承上启下、沟通内外、联系左右、兵头将尾的特殊位置,具有十分重要的作用。
面对新形势、新要求、新挑战,如何当好对上的“秘书”、对下的“领导”、对外的单位工作“大管家”、对内的单位事务“牵头人”的角色?
在此,本人谈一些看法和体会。
一、加强学习锻炼,提高综合素质
办公室主任应从政治素质、品德素质、心理素质、知识素质等方面,加强自身学习和岗位锻炼,不断提高综合素质。
一要政治可靠,做到理想信念坚定,在思想、行动上与上级保持高度一致,在大是大非面前保持坚定立场,不该说的话不说,不该做的事不做。
二要品德优良,做到光明磊落,忠实老实;
服从组织,顾全大局;
关心他人,助人为乐;
公道正派,谦虚谨慎;
严以律已,廉洁奉公。
三要心理过硬,做到急而不躁,怒而不形,喜而不亢;
随和而不盲从,自信而不固执,忍让而不献媚,直率而不粗暴,多思而不多疑,谨慎而不圆滑。
四要知识渊博,做到熟知邓小平理论和“三个代表”重要思想等的理论知识,掌握科学发展观的思想内涵和精神实质;
具有办公室工作的专业知识,成为一个“行家里手”;
了解法律法规、经济、科学知识等的基础知识,使自己成为一个知识宽广的人。
二、认真履行职能,讲究工作艺术
办公室主任的主要职能就是为领导的科学决策和决策的正确执行服务,大体分为参谋、服务、管理和协调四大基本职能。
办公室主任应在认真履行职能的过程中,讲究艺术技巧,注重方式方法。
(一)参谋超前。
参谋职能指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。
办公室主任在履行参谋职能中,要找准位置,不以言轻而金口难开,不以位低而随声附和,不以好恶而固执己见,不以阴晴而见风使舵,不以理直而气壮如牛,不以无关而沉默寡言,做到到位而不越位、尽职而不失职。
一要把握宗旨,谋之有为。
一是谋大事,不要搞“鸡毛蒜皮”。
谋大事就是要抓住加快发展、维护稳定这个关键,围绕中心,善于站在全局的高度认识问题、分析问题,提出建设性的、切实可行的、领导感兴趣的建议。
如果事无巨细,大事小事都参谋,整天在领导身边婆婆妈妈、唠唠叨叨,就会事倍功半,甚至影响领导的工作。
二是围绕领导意图,不要我行我素。
只有紧紧围绕领导意图,才能做到参在点子上,谋在关键处。
要有超前意识,留心观察领导所关注的问题,力求做到领导未谋即有所思;
要努力
贴紧领导的思路,做到想领导之所想,谋领导之所虑,抓住领导关注的问题出主意、想办法。
如果离开领导决策意图,固执己见,我行我素,参谋活动就会背离正常的轨道,就会导致失败。
二要出于公心,谋之有度。
一是出好主意,不要人云亦云。
办公室主任要经常为领导献上策,出良谋,不能人云亦云,泛泛而谈。
要加强调查研究,善于分析形势,增强参谋工作的预见性和科学性;
要充分发挥办公室的集体智慧,广开言路,集思广益,提高参谋工作的整体效能;
要学会比较,遇事常思多种可能,准备几种方案,做到多算于前,少失于后。
二是敢于直言,不要察颜观色。
做好参谋工作要做到坚持原则、实事求是,不掩盖矛盾、回避问题,做到服从不盲从。
对于领导同志尚未意识到或者认识不尽完善的情况和问题,就要及时提醒或提出建议;
当领导决策明显失误时,就要以对党和人民高度负责的态度,勇于“犯颜直谏”。
三是做到“慎言”,不要掺杂私人感情。
参谋工作的出发点应是对工作、对发展有利,对领导、对同志有利,切忌从个人的好恶或小团体利益出发,带着私心杂念观察分析问题。
特别是在对人的看法上,不能搞远近亲疏,更不能泄私愤、图报复,趁给领导出主意的机会“奏一本”。
三要掌握分寸,谋之有方。
一是因人而异。
在出主意、提建议时,对于熟悉情况、作风果断、水平较高的领导,一般应运用
“提纲式”方法,宜粗不宜细;
对于新任职或者思维比较缜密的领导,应采取“方案式”方法,把情况尽量说得细一些;
对善于倾听下属意见的领导,要畅所欲言,大胆提出自己的观点和主张;
对于特别有主见的领导,则要多提供背景材料,供领导参考。
二是选择时机。
在出主意、提建议时,需要捕捉到一个恰到好处的时机。
当决策者处于冷静状态的时候,正在思考相关问题的时候,在和自己闲聊的时候,都可视为是“恰到好处”的时机。
三是讲究方法。
在出主意、提建议时,要态度诚恳,语言委婉,讲究一定的方法和艺术,既不为让领导接受建议而“言”高盖主,也不因领导不采纳建议而灰心丧气。
(二)服务到位。
服务职责指办公室主任为领导、基层和群众服务方面所应有的职能和应尽的责任。
办公室主任在履行服务职能中,应细致周到,抓住重点、分清主次,又要统筹考虑、兼顾一般,做到侧重不失重,在被动中求主动,忠心耿耿为领导服务,使领导更加信任;
诚心诚意为基层服务,使基层更加满意;
真心实意为群众服务,使群众更加亲近。
一要正确处理“两个关系”。
开展好服务工作,需要处理好两个关系。
一是处理好全面服务与重点服务的关系。
办公室服务工作繁杂琐碎,大体上可分为政务服务与事务服务。
办公室主任要把主要精力放在政务服务上,抓大事,努力在为领导当好参谋助
手上下功夫。
同时,在加强办公室工作的计划性上做文章,落实责任制,发挥办公室整体功能,以实现工作的“零差错”为目标,高标准、严要求地处理好每一件事情。
二是处理好对上服务与对下服务的关系。
为领导服务是办公室主任义不容辞的责任,领导交办的事不仅要不折不扣地完成,并且要为其分忧解难。
但是为领导服务的出发点和落脚点还是为群众服务,这就要求办公室主任多与基层、群众接触,加强调研与督查,发现问题及时分析,超前预测,为领导决策发挥参谋作用,也为领导服务群众提供更加有利的条件。
二要当好“三种角色”。
为了提供优质服务,办公室主任在工作中要增强服务意识,创新服务方式,当好“三种角色”。
一是当好主动不被动的角色。
各项工作都要主动谋划,超前介入,化被动为主动。
对为领导层集体决策和领导个人、上级部门交办事项的服务,事前重点在调查研究上下功夫,掌握工作主动权;
事中重点在分解立项、督办落实上下功夫,增强工作的针对性、实效性;
事后在及时反馈上下功夫,做到事事有着落,件件有结果。
对为基层和群众的服务,大力发扬主动协调、主动配合、主动服务的工作作风,改变那种坐家等服务,为走出去有重点、有目的地进行跟踪服务,全面、准确、实事求是地向上反映“下情”,设身处地为基层和群众着想,急基层和群众之所需,办基层和群众之所盼。
此外,组织办公室人员在信息、文稿起草、重要会议、
重要活动工作中提前筹划,及时上报,努力避免被动应付。
二是当好用权不越权的角色。
要善于运用赋予的权力去开展工作,不能左顾右盼、缩手缩脚。
但是,也要注意自己的职权范围,做到用权不越权,不能随意干涉其它部门的工作,更不能“拿着鸡毛当令箭”,动辄颐指气使、盛气凌人。
三是当好果断不武断的角色。
对日常性、周期性及规律性工作,要严防事无巨细、面面俱到的做法;
对突发性、临时性的工作,要培养自己快速反应的能力,当发生突发性事件需要紧急处理,领导又不在时,应当机立断,不能有丝毫的犹豫和含糊,否则就会贻误工作。
但是,这种决断必须建立在符合客观实际的基础上,不是脱离现实的武断。
(三)管理有方。
管理职能指办公室主任在对行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任。
办公室主任在履行管理职能中,应提高“两种艺术”,努力使管理有方、工作顺畅。
一要提高处理人的艺术。
处理人际关系是办公室主任的本能,包括争取领导的重视支持、充分调动干部的积极性和创造性等方面的艺术。
一是注意处理好与领导之间的关系。
对领导要做到尊敬和服从,积极主动,尽量随叫随到,承办领导交代的事情要适当超前,对领导要多请示、多汇报、多反馈,千万不要遗忘领导交代的事项,千万不要主动与领导套近乎,千万不要在领导之间传闲话。
二是注意处理好与下属的关系。
要关心下属,经常
过问下属的政治进步、生活待遇等情况,该解决的问题要及时解决,暂时有困难的要创造条件解决,该向上反映的问题要向上反映。
要爱护下属,对下属出现一些差错,不应一味求全责备,而要肯定其工作积极性和成绩,对问题善意指出,并提出改进办法,使下属心悦诚服。
要培养下属,对下属品德上要严格要求,业务上要悉心指导,着力提高下属的综合素质,为党的事业、社会主义事业造就可用之材。
要信任下属,对下属要给予充分信任,多肯定少批评,以增强下属的自信心,放胆放手干工作。
要激励下属,善于运用表扬这一手段调动下属的积极性,使下属经常以一种昂扬向上的精神状态投入工作。
二要提高处理事的艺术。
处理事是办公室主任的本职,包括统筹全局、掌握工作重点、拟定实施方案、安排工作程序、制定操作规程、建立责任制度等方面的艺术。
一是善于化繁为简。
在众多的工作和矛盾面前,要通过分析、比较,抓住重点,理清思路,有所为而有所不为,才能获收纲举目张、以简御繁之效。
二是勇于删繁就简。
要切实端正工作指导思想,围绕重实际、求实效抓工作、搞服务,删掉“花架子”、“虚套子”,对于上级和领导部署的各项工作,把精神实质与办公室的实际情况结合起来,把多项工作统一起来,把工作重心明晰起来,把具体措施简洁起来,在统筹兼顾中抓出特色、成效,保证上级安排和领导要求的真正落实。
三是坚持众繁我简。
要完善制度规范事,明确责任,分解
任务,逐级负责,分工合作,形成众人挑重担的工作格局。
要优化机制使用人,量才用人,放手用人,做到抓大局放小节、抓原则放具体、抓结果放过程。
(四)协调有术。
协调职能指办公室主任在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽的责任。
办公室主任在履行协调职能中,应把握原则,讲求方法和艺术,使协调工作取得实效,各方面关系理顺,达到事半功倍的效果。
一要把握原则,找准综合协调的切入点。
要把握“三个结合”:
一是指令性与协商性相结合,要立足于领导的权威,明示领导的意图,向协调对象交代清楚;
同时,要以商量为主,态度要谦和,语言要平和,讲究说话的技巧,努力创造一个宽松和谐的环境。
二是原则性与灵活性相结合,一方面要以大局为重,按党的方针政策办事,按规章制度办事。
另一方面,要灵活善变,讲究策略,广泛听取各方面的意见特别是反面意见,并从中汲取其合理的意见和要求;
根据新的情况,善于修正原有的设想。
三是程序性与时效性相结合。
一般按固定程序去搞好协调,但是可以简化程序,对能办得通的事的协调,能简化尽量简化,以保证时效;
可以逆程序而行,对那些特别紧急事项的协调,因找不到或来不及向领导请示,可以根据情况进行妥善处理,然后再将处理结果和事件动态向领导报告。
二要掌握方法,找准综合协调的着力点。
一是掌握会议协调、走访调研协调、口头或书面沟通式协调、转单阅签式协调、计划安排式协调等协调方法,提高协调效果。
二是找准综合协调工作的着力点。
首先要搞好上下、内外关系的协调,对上要尊重而不盲从、服务而不奴婢,待下以礼、以诚、以情、不欺下瞒上,对外求支持协作,待内求团结向上,既敢于牵头,当好主角,又善于协作,当好配角。
特别要搞好领导成员之间的协调,当班子中意见不一致、甚至出现对立状况时,多做促进统一认识的工作,切忌火上浇油或拨弄是非;
要搞好单位或部门之间的协商,当遇到发生“扯皮”的情况时,应全面了解情况,找有关人员进行协商,将意见汇集、归纳,呈报给领导,以利于主要领导作正确的决定,保证工作的正常运转。
其次在处置事务中出现一些超出预见、难以料理的事情时,要讲品质,在关键时刻,就应该代领导冲锋陷阵;
要讲艺术,既讲原则,又讲灵活,不能一个面孔、一个腔调、一种方法;
要讲精神,敢碰硬,否则协调苍白无力、处事优柔寡断,什么事也办不成。
三、坚持内外兼修,树立良好形象
办公室主任除了提高综合素质、充分履行职能外,还应从外在形象和内在形象方面,加强自身修养,树立良好形象。
一要注
重“外美”。
讲究行为美,做到行动合乎法纪、合乎道德、合乎人情,尊重别人,决不能高傲自大、粗暴蛮横,或者卑躬屈膝、阿谀奉承。
讲究语言美,做到讲话文明、简洁、有情感,切忌庸俗下流、粗声粗气、啰啰唆唆、官腔洋调。
讲究仪表美,做到衣着素雅整洁、佩戴适合时宜、姿态大方得体、神采气宇轩昂,不要穿奇装异服、油头滑面、庸俗土气、萎靡不振。
二要体现“内秀”。
对事业有春天般的热情,做到爱岗敬业,任劳任怨,尽心奉献。
对他人有大海一样的胸怀,做到容人胜己,不嫉贤妒能,助人为乐,甘为他人做嫁衣。
对名利像湖水那样平静,做到不为名所累、不为利所缚、不为欲所惑,经得住诱惑,守得住清贫,始终保持一颗平常心。
对自己像旁观者一样清醒,做到不断反省自我,扬长避短,取长补短,战胜自我。
总之,要当好办公室主任,必须适应形势和任务的要求,内强素质,外树形象,出色地履行基本职能,以坚定的信念激励人,以高尚的人格感染人,以良好的作风凝聚人,以模范的行为带动人,把班带好,把人用活,把事办实,把家管好。
少说话,多做事,帮领导排忧解难,又不能得罪周围的同事。
如何当好办公室主任?
——相思乡政府许石仲
我是一个在相思乡工作了10年的本地干部。
这些年来,我做到了思想上向先进看齐,行动上与领导保持一致,工作上以大局为重,作风务实,办事认真,为人随和,待人热情。
今天,在谈到“如何当好办公室主任”这个问题时,我从没有直接从事过办公室工作,只能从多年的所看、所学和所想,谈一些个人浅薄的见解,讲得不好的地方,请领导批评指正。
办公室是乡政府的综合系统,承担着乡政府的承上启下、连接左右、服务全局的重任。
办公室的职责主要是:
参与政务、管理亊务、搞好服务。
办公室是保证乡政府工作正常运转和日常运转的日常办亊机构,是协助领导及其他站所处理政务、管理亊务、搞好服务的综合职能部门,处于四面八方的中枢地位,办公室工作能否正常、高效,关系到领导决策和工作部署是否落实、政令是否畅通,关系到乡政府的形象和威信。
因此,我认为办公室主任须具有四种素质和能力:
一、技术能力,必备的专业知识。
能有效地把专业知识应用到工作实践中。
二、人文能力,也就是处理人亊关系的能力。
在工作实践中,善于理解和体谅他人,善于领会他人意图,并善于以对方能够接
受的方式把自己的意见传达给别人,动员干部群众为实现乡党委目标努力工作。
三、观念能力,就是以抽象思维和从全局出发考虑问题的能力。
即进行分析、综合、推理、概括的能力和用整体的观点、发展变化的观点看问题的能力。
四、处理事务的艺术能力。
处理亊务是办公室的本职,包括掌握工作重点、拟定实施方案、安排工作程序、制定操作规程等方面的艺术。
把工作分为三类:
正业--必办;
急亊---马上办;
普通件---按正常程序办。
讲究处理亊务的艺术,有主有次、有条不紊、忙而不乱地进行工作,这是提高工作效率的必要条件。
如果我是一名办公室主任,我将把握以下六种工作方法:
一、吃透“两情”,当好参谋。
注意把握领导的思想脉博,力求吃透上情,摸清下情,把上情和下情结合起来,认真分析问题,提出解决问题的办法和对策,及时供领导参考。
二、拾遗补缺,善提建议。
工作中,办公室主任不仅要注意在思路和研究问题上与领导思维同步,而且要在充分发挥主观能力性和自己的知识专业长处,善于发现牵动全局或某方面工作的关键和薄弱环节,经过深入细致的调查研究,向领导提出有理有据的分析建议,以引起领导的重视。
三、善解矛盾,当好助手。
正确处理好上级与下级、领导与被领导的关系。
办公室主任在与领导相处的过程中,要逐渐熟悉领导的脾气习惯,比较准确地把握领导喜怒哀乐的变化。
这样,
在领导与不同对象交往时做到心中有数。
四、反省悟道,总结提高。
要不断反思自己做过的亊,反思领导做过的亊和説过的话,不断总结提高,促进工作开展,主动维护领导班子的团结。
五、勤字当头,苦练内功。
办公室主任工作面广、量大、任务繁重。
因此,必须努力学习,苦练内功,做到“勤”字开头。
即脑勤、嘴勤、腿勤、勤于思考。
不求全才,应是通才,要眼光敏捷、要有客观的观点、全面的观点、深入的观点。
六、摆正关系,加强修养。
办公室主任的思想品德修养非常重要,而修养又是具体的。
要摆正四个关系:
一是为领导服务与任命服务的关系;
二是工作与学习的关系;
三是随领导活动与参加办公室活动的关系;
四是个人与组织和他人的关系。
把这些关系处理好了,工作就能得心应手,驾奴全盘工作就能轻车熟路,保障全局工作运转就能正常自如。
要当好办公室主任和胜任这个职位,我还将从以下五个方面去努力:
一、牢固树立服务观念,工作上高标准要求。
高质量服务,高效率工作,力创“三优”(优质服务、优良作风、优美环境)。
例如:
办公场所必须干净,来客接待必须热情,食堂管理必须规范等。
二、保持清正廉洁。
做到耐得住艰苦;
扎实办亊,顶得住歪理;
抗得住诱惑;
管得住小节;
受得了委屈。
三、注重理顺各种关系。
加强上下、左右协调,一要理顺思想,二要理顺组织,三要理顺规章制度。
四、善于利用现代管理手段,改进管理方法。
强化服务意识,创造良好工作、生活环境。
力求办公室人员做到政治上更强,业务上更精,工作上更实,纪律上更严。
五、勇于奉献,热心于本职。
做到爱业敬岗,无私奉献;
认真负责,一丝不苟;
积极进取,开拓创新;
谨言慎行,防微杜渐;
清清白白做人,踏踏实实工作,为领导增光补台,努力做好领导的配角和助手。
主讲:
张定安
学员朋友大家好。
我是中国行政管理协会的研充员全国政府绩效管理研究会秘书长张定安。
今天我和大家共同探讨一下如何当好办公室主任关于这个专题我计划分两部分讲。
第一部分主要讲四个方面的内窖第一慨论主要是讲办公室办公室主任和管好办公室主要的一些方面。
第二树工服务理念增强责任使命。
第三找准职
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- 如何 办公室 主任