规范文体写作方法提高评建材料质量.doc
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规范文体写作方法提高评建材料质量
作者:
院长助理兼评建办常务副主任任家绪教授
文体材料是评建材料的主体部分,是数据信息平台的重要源头,必须从规范写作方法入手,提高材料建设的质量。
一、几种常见文体的写作方法
(一)《规划》的写作方法
《规划》所涉及的工作一般比较宏伟。
从时间上说,一般都要在三五年以上;从范围上说,大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目;从内容和写法上说,往往是粗线条的,比较概括。
《规划》是为了对全局或长远工作作出统筹部署,以便明确方向,激发干劲,鼓舞斗志;相对其它计划类公文而言,规划带有方向性、战略性、指导性,因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。
这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算,在掌握大量可靠资料的基础上,根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标,然后充分吸收有关意见,以科学的态度,反复经过多种方案的比较、研究和选择,确定各项指标和措施。
《规划》的标题是“四要素”写法:
单位名称+时间期限+内容范围+“规划”二字。
《规划》前言,即有关的背景材料,也就是制定规划的起因和缘由。
这是制定规划的依据,因此不能简单地罗列事实,而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析,找出其有利因素和不利因素。
这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据,有可靠性。
“指导方针和目标要求”是《规划》的纲领和原则,是在前言的基础上提出的。
因此,既要写得鼓舞人心,又要写得坚定有力,要用精炼的语言,概要地阐述出来。
“主要任务和政策、措施”是《规划》的主体和核心,是解决“做什么”和“怎样做”的问题,因此任务要提得明确,措施要提得概括有力。
这部分写作通常有两种结构:
对于全面规划或任务项目较多的规划,因其各项任务比较独立,没有多少共同的完成措施,一般采用以任务为主线的“并列式结构”(措施都在各自的任务之后分别提出);对于专题规划或任务较单一的规划,因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大,一般采用任务、措施分说的“分列式结构”。
《规划》的结尾,即远景展望和号召。
这部分要写得简短、有力、富有号召力。
(二)《计划》的写作方法
狭义的计划是广义工作计划中最适中、最常用的一种。
这个特点表现在,时间一般在一年、半年左右,范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作,内容和写法要比规划具体、深入,要比设想正规、细致,要比《方案》简明、集中,要比《安排》阔展、概要。
《计划》的具体写法:
计划由于大多以一个单位的工作内容范围,除标题和正文外,往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样,以示郑重。
计划的标题也是“四要素”写法,其中哪一个要素都不应省略。
正文写法,由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求,所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。
一般包括以下几方面内容:
1.导言。
或阐述依据,或概述情况,或直述目的,要写得简明扼要,体现主题思想。
2.主体。
即计划的核心内容,阐述“做什么”(目标、任务)、“做到什么程度”(要求)和“怎样做”(措施办法)三项内容,既要写得全面周到,又要写得有条不紊,具体明白。
全面工作计划一般采取“并列式结构”(任务、措施分列)。
3.结尾。
或突出重点,或强调有关事项,或提出简短号召,当然也可不写结尾。
(三)《实施方案》的写作方法
《实施方案》是计划中内容最为复杂的一种。
由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂,不作全面部署不足以说明问题,因而公文内容构成势必要繁琐一些,一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。
《实施方案》的具体写法:
《方案》的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作,一般都用带“文件头”形式下发,所以不用落款,只有标题、成文时间和正文三部分内容。
《方案》的标题有两种写法:
一个是“三要素”写法,即由发文机关、计划内容和文种三部分组成;一个是“两要素”写法,即省略发文机关,但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”(文件头)的标题中体现出来。
为郑重起见,方案的成文时间一般不省略,而且要注在标题下。
方案的正文一般有两种写法:
一是常规写法,即按“指导方针”、“主要目标(重点)”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写,这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作。
二是变项写法,即根据实际需要加项或减项的写法,适合于特殊性的单项工作。
但不管哪种写法,“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少的,实际写作时的称呼可以不同,如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目标和对策”等,把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。
在“主要目标”一项中,一般还要分总体目标和具体目标;“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤,关键步骤里还有重点工作项目;“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。
《方案》和《安排》有共同之处,即写作题材都是单项的工作,即只对一项工作作出部署和安排。
这也正是方案、安排与规划、设想、计划、要点的根本不同。
但二者在内容范围上也有个大小之分。
《方案》的内容范围适合于上级对下级或涉及面比较大的工作,《安排》的内容范围则适合于单位内部或涉及面较小的工作,
在此需要说明的是,有些机关把单位内部或涉及面很窄的单项工作计划也称之为“方案”,这是不合适的,因为这些工作都比较切近、具体,也并不复杂,只要用“安排”就足够了,如果较为原则,则可称为“安排意见”。
(四)《工作总结》的写作方法
《总结》是对一定时期内进行过的时间活动做全面的回顾,在回顾的基础上,加以检查、分析、评价、找杵成绩、经验、明确问题、教训,结实杵规律性的认识,以提高工作水平,促进今后工作的一种写作文体。
1.综合性总结通常包括如下内容
(1)基本情况。
概括地介绍工作活动背景,利弊条件,取得成绩及对其评价。
(2)取得成绩。
主要写工作活动的结果,完成任务。
达到的指标,获得的效果,采取的做法。
要求具体详细地写作。
(3)获得的经验。
要针对或取得成绩、效益,采取的做法,去写认识和体会,既要总结出规律性的认识。
(4)存在问题。
尚存的问题在《总结》的内容中属于支流,因此不必展开来写,不必详写,只需要找出切实存在的问题并作交待说明即可。
(5)今后意见或今后措施。
主要是写今后的打算和态度,一般作为总结的重点,不做详写。
2.总结写作的注意事项
(1)要坚持实事求是原则。
实事求是、一切从实际出发,这是总结写作的基本原则,但在总结写作实践中,违反这一原则的情况却屡见不鲜。
有人认为“三分工作七分吹”,在总结中夸大成绩,隐瞒缺点,报喜不报忧。
这种弄虚作假、浮夸邀功的坏作风,对单位、对国家、对事业、对个人都没有任何益处,必须坚决防止。
(2)要注意共性、把握个性。
总结很容易写得千篇一律、缺乏个性。
当然,总结不是文学作品,无需刻意追求个性特色,但千部一腔的文章是不会有独到价值的,因而也是不受人欢迎的。
要写出个性,总结就要有独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材料。
(3)要详略得当,突出重点。
有人写总结总想把一切成绩都写进去,不肯舍弃所有的正面材料,结果文章写得臃肿拖沓,没有重点,不能给人留下深刻印象。
总结的选材不能求全贪多、主次不分,要根据实际情况和总结的目的,把那些既能显示本单位、本地区特点,又有一定普遍性的材料作为重点选用,写得详细、具体。
而一般性的材料则要略写或舍弃。
(五)《调研报告》的写作方法
1.调查报告的含义
调查报告是针对某一现象、某一事件或某一问题进行深入细致的调查,对获得材料进行认真分析研究,发现本质特征和基本规律之后写成的书面报告。
2.调查报告的特点
(1)较强的针对性。
必定是某一情况、某一社会问题、某一成功经验,引起了一定程度的注意,为了进一步得到它的详情、真相,认识它的性质,才需要有人专门对它进行调查、研究,向有关机关提供报告。
可见,调查报告是一种针对性很强的文体。
(2)材料丰富翔实。
调查报告需要列举大量的相关事例、统计数字和各方意见,在此基础上提出作者自己的意见。
(3)提供规律性认识。
调查报告确切地说应该叫调查研究报告,它的价值不仅在于调查和报告,更在于研究。
研究的结果就是得出规律性的认识,并把这些规律性认识提供给读者。
3.调查报告的类型
(1)介绍典型经验的调查报告
(2)揭露问题的调查报告
(3)反映新生事物的调查报告
(4)社会情况的调查报告
4.调查报告的特点
(1)较强的针对性
必定是某一情况、某一社会问题、某一成功经验,引起了一定程度的注意,为了进一步得到它的详情、真相,认识它的性质,才需要有人专门对它进行调查、研究,向有关机关提供报告。
可见,调查报告是一种针对性很强的文体。
(2)材料丰富翔实
调查报告需要列举大量的相关事例、统计数字和各方意见,在此基础上提出作者自己的意见。
例如《女性化老龄化值得重视——西安市小学教师队伍建设中的两个问题》1990年10月16日《陕西日报》。
一文,关于小学教师老龄化和女性化就列举了下面这些事实和数据。
(3)提供规律性认识
调查报告确切地说应该叫调查研究报告,它的价值不仅在于调查和报告,更在于研究。
研究的结果就是得出规律性的认识,并把这些规律性认识提供给读者。
5.调查报告的写法
从外部形式上看,调查报告由标题、前言、主体、结语四个部分组成。
标题的写法有“单标”题,即按照“调查对象+调查课题+文体名称”的公式拟制标题,“双标题”,即由正副标题组成,其中正标题一般采用常规文章标题写法,具体手段如上所述。
副标题则采用公式化写法,由调查对象、调查课题、文体名称组成。
(1)前言。
调查报告的前言一般要根据主体部分组织材料的结构顺序来安排,常用的有以下几种类型:
①提要式,即把调查对象最主要的情况进行概括后写在开头,使读者一入篇就对它的基本情况有一个大致的了解。
②交代式,即在开头简单地交代调查的目的、方法、时间、范围、背景等,使读者在入篇时就对调查的过程和基本情况有所了解。
③问题式,即在开头提出问题来,引起读者对调查课题的关注,促使读者思考。
这样的开头可以采用提问的方式引出问题,也可以直接将问题摆出来。
(2)主体。
前言之后、结语之前的文字,都属于主体。
这部分的材料丰富、内容复杂,在写作中最主要的问题是结构的安排。
其主要结构形态有三种:
①用观点串联材料。
由几个从不同方面表现基本观点的层次组成主体,以基本观点为中心线索将它们贯穿在一起。
②以材料的性质归类分层。
课题比较单一,材料比较分散的调查报告,可采用这种结构形式。
作者经分析、归纳之后,根据材料的不同性质,将它们梳理成几种类型,每一个类型的材料集中在一起进行表达,形成一个层次。
每个层次之前可以加小标题或序号,也可以不加。
③以调查过程的不同阶段自然形成层次。
事件单一、过程性强的调查报告,可采用这种结构形式。
它实际上是以时间为线索来谋篇布局的,类似于记叙文的时间顺序写法。
(3)结尾。
查报告常在结尾部分显示作者的观点,对主体部分的内容进行概括、升华,因此,它的结尾往往是比较重要的一个部分。
常见的写法有下述三种:
①概括全文,明确主旨。
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