英语应用文写作Word格式.docx
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先写写信人地址,后写日期。
日期与写信人地址之间可空一行。
a.平头式,每行靠左对齐,行末无标点。
例如:
3903W.-43Avenue
Bonnyville,Alberta
Canada,T9N2k1
August8,1999
b.缩行式,每行向右缩进1-3个字母。
行末用逗号,最后一行用句号。
但现代英语中,已倾向于行末不用标点符号。
AdmissionOffice
AnhuiUniversity
No.1,LongheRoad
Hefei,AnhuiProvince230039
P.R.ofChina
January21,1999
2)日期书写(DateLine)
日期一般位于写信人的地址下方。
即写在信笺的右下角。
若书信格式是完全平头式,则写在左上角。
常见的日期写法有:
a.8thMarch,1999或8March,1999(英式)March8th,1999或March8,1999(美式)
日期写法宜遵从以下规则:
a.年份必须完全写明,不可用’99代替1999;
b.年份需用英文拼出或采用公认的简写,即January(Jan.),February(Feb.),March(Mar.),April(Apr.),May,June,July,August(Aug.),September(Sep.),October(Oct.),November(Nov.),December(Dec.);
c.日期可用序数词(OrdinalNumbers)。
1st,2nd,3rd,4th…,也可用基数词(CardinalNumbers)。
1,2,3,4,…。
但美式书信大多采用后者;
d.在年份与月日之间必须用逗号隔开;
e.日期不可全部采用如7.12.1999或7/12/1999的阿拉伯数字书写,否则回引起误解。
因为英美在这方面的习惯用法不同。
按美国人的习惯,上述日期为1999年12月7日,而按英国习惯则是1999年7月12日;
写信人的名称、地址,信中可省略写信者的地址,只需写明写信日期。
2.封内地址(InsideAddress)
封内地址是指收信人地址。
除了发信者使用窗口信封(WindowEnvelope)以外,一般封内地址靠信笺左边顶格写在写信日期的下方。
收信人地址与写信日期之间,一般空一二格。
封内地址通常包括对收信人的礼节性称呼以及收信人的姓名、头衔和地址。
例如:
1)July7,2000
Dr.PeterMackaye
DeputyDirectorof
TheInternationalEducationService
WashingtonStateUniversity
Seattle,WA96732
USA
2)July7,2000
Prof.JamesBrown,Ph.D.
PresidentofLondonEducationCollege
London,England,E.C.4
3)February2,2000
Mr.WangZhaoMing
HeadofHefeiChemicalsFactory
Hefei,AnhuiProvince230056
4)Mr.Michener
c/oTheChairofLawDepartment
Hefei,P.R.ofChina230039
如果收信人是某单位,一般不写个人名字,而写该单位负责人的职务名称。
TheManager,TheDirector,TheChairman等。
封内地址既可采用平头式也可采用缩行式。
在同一封信中,封内地址的书写格式应与写信人地址的书写格式一致。
私人书信一般比较随便,不是很正规,因此有时也可不写封内地址。
3.称呼(Salutation)
称呼是指写信人对收信人的称呼,通常低于封内地址两行,从两边顶格写起并自成一行。
称呼后面需加标点,英国人习惯于用逗号,而美国人则习惯于用冒号。
在非正式的社交信中,常用逗号。
称呼中的每个词的开头一个字母必须大写。
写信者一般根据与收信人的关系程度以及书信的类别,选用称呼用语。
如在社交书信中,普通朋友之间,美国人用MyDear,而知己朋友之间则用Dear。
与美国人相反,普通朋友之间,英国人用Dear,知己朋友之间,则用MyDear。
有时只写收信人的姓,若对方是一位陌生人,则应用全名。
情书中,可用“MyDearest”或“Dearest”。
一般公务书信中,很少用MyDear,而是根据对方的职务,职称,头衔来选用称呼。
Prof.(教授),President(校长),Director(主任,处长),Dr.(博士)等。
商业书信中,除了在业务往来比较熟悉的朋友之间可以用Mr.,Mrs.或Miss称呼外,一般来说,英国人常用DearSir(s)[Sir(s)不能单独使用,必须与Dear或MyDear一起使用],DearMadam(Madam后面不能加s),美国和加拿大常用DearGentlemen或Gentlemen(Gentlemen不能用单数)。
如果信是写给某单位的,可直接写上负责人的职务名称。
TheManager,ThePresident等。
如果不知道收信人的姓名,则用DearMadam(用于对女子的称呼),DearSirs或DearMesdames。
Mr.(Mister)用在人名前,Esq.(Esquire)用在人名后,并用逗号与姓名隔开。
两者不能同时使用。
Mr.WangXiaowei;
ZhangHaihua,Esp.。
常见的收信人的称呼(汉英对照)如下:
收信人称呼
先生(男人)Mr./Esq.
夫人(以婚)Mrs.
小姐(未婚)Miss
夫人,小姐统称Ms
夫妇俩人Mr.andMrs.
两位或两位以上男子Messrs
两位或两位以上女子(已婚)Mesdames
两位或两位以上小姐(未婚)Misses
常见的头衔(汉英对照)如下;
教授Professor
博士Doctor(Dr.,Ph.D.)
医学博士MedicalDoctor(M.D.)
总统或校长President
主席或董事长Chairman
副主席或副董事长ViceChairman
副总统或副校长VicePresident
首相PrimeMinister
总理Premier
省长或州长Governor
市长Mayor
参议员Senator
大使Ambassador
秘书长SecretaryGeneral
一秘FirstSecretary
二秘SecondSecretary
院长Director,Dean
副院长ViceDirector
系主任Dean,Head,Chairman
馆长ChiefLibrarian,Curator
阁下Excellency
神父Father
其中的“阁下”一词的称呼法如下:
直接称阁下,用YourExcellency;
间接称阁下,用His(Her)Excellency。
此外,在市长、议员、大使、法官等姓名前可加上Honorable,在牧师姓名前可加Reverend。
4.正文(TheBodyoftheLetter)
信的正文是书信的主体,用来表达写信人的思想。
信的正文,一般要根据写信者所要表达的中心思想分段,以使得书信的正文层次清晰,观点明了。
各类书信,在正文写法上大体一致,只是语气及用词方面略有差异。
通常私人书信,语气亲切,用词较随便,而社交、商务书信,则要求语气婉转,措辞得当。
但在现代交际当中,美国人的社交书信(也包括商务书信)的正文已日趋简短、通俗,并带有会话语气。
如果信的正文很长,需两张或数张联页,从第二页开始,最好选用不带信端的信笺,在上端注明页码、收信人名称以及写信日期。
1)
Page2
TheAdmissionOffice,August9,1999
2)
Mr.HuJiaoguo--2--March8,1999
3)
Prof.J.W.Laughton
May6,1999
4)
Dr.J.W.L.July14,1999Page2(or:
P,2)
书信正文的第一句或第一段,通常被称为起首语(TheOpeningSentence(s))。
一般来说,英文书信没有固定的起首语。
但人们习惯用一些客套写法来作为书信正文的起语,即先将对方来信的日期、主题加以简单描述,以便使得对方一看便知该信是回答哪一封信的。
如果是第一次给别人写信,也可以用开头语作不要的自我介绍,并表明自己写信的主要目的。
常用的起首语有:
1)ThankyouforyourletterdatedOct.23,1999.
2)ManythanksforyourletterofSep.4,1999.
3)AthousandthanksforyourkindletterofJune.6,1999.
4)YourkindletterofNovember24tharrivedthismorning.
5)Yourletterwhicharrivedtodaygavemegreatcomfort.
6)Inreplytoyourletterdated6thJuly,Iwanttosay…
7)ThankyouverymuchforyourletterofAugust1andthegiftyousentmeonChristmasEve.
8)WhatatreattoreceiveyourkindletterofMary5th!
9)Itisalwaysathrilltoseeyournicehandwriting.
10)FirstofallImustthankyouforyourkindassistantandhighattentiontome.
11)WithgreatdelightIlearnfromyourletterofthisSundaythat…
12)IwassogladtoreceiveyourletterofMarch23rd.
13)IamwritingtoaskabouttheconferencetobeheldinBeijingnextyear.
14)Iamverymuchpleasedtoinformyouthatmyvisittoyourcountryhasbeenapproved.
15)Iwishtoapplyforteachingpositionyouareoffering.
16)Iamtooexcitedanddelightedatyourgoodnews.
17)Iamveryobligedtoyouforyourwarmcongratulations.
……
正文结束前,通常需采用结束语(TheClosingSentence),以告知对方信的正文部分已经写完。
常用的结束语有:
1)Awaitingyourgoodnews.
2)Lookingforwardtoyourearlyreply.
3)Hopingtohearfromyousoon.
4)Weawaityourgoodnews.
5)Ihopetohearfromyouverysoon.
6)Welookforwardtoyourreplyatyourearliestconvenience.
7)IlookforwardtoournextmeetingthereinLosAngeles.
8)Yourearlyreplywillbehighlyappreciated.
9)Anyotherparticularswantedweshallbepleasedtosendyou.
10)Thehelpyougivemeissincerelyvalued.
11)Ihopeeverythingwillbewellwithyou.
12)Pleaseletusknowifyouwantmoreinformation.
13)Ihopeyoualwaysenjoyyourself.
14)Iwishyoueverysuccessinthecomingyear.
15)Pleaseremembermetoyourfamily.
16)Withbestregardstoyourfamily.
17)Allthebest.
18)Withloveandgoodwishes.
在第1)句中,当采用分词短语时,句末用逗号。
逗号后面有时还加上weare或weremain。
1)Awaitingyourgoodnews,weare.
2)Hopingtoreceiveyourearlyreply,weremain.
但在现代英语书信中,大多采用完整的句子形式。
5.结尾礼词(ComplimentaryClose)
英文书信中的结尾礼词相当于中文书信子中的“敬上”、“谨上”、“此致敬礼”、“敬启”等。
结尾礼词的第一个字母须大写。
如果结尾礼词含有两个或两个以上的单词,从第二个单词开始,所有字母一律小写。
礼词后面须加逗号。
结尾礼词的位置通常在书信正文的右下方偏重一至三行处书写。
若采用平头式书信格式,结尾礼词应从正文下方一至三行处顶格写起。
常用结尾礼词一般写法如下:
1)社交书信常用:
Yourssincerely,(英式;
英国人习惯将Yours放在前面)
Yourstruly,
Yoursfaithfully,
Sincerelyyours.(美式;
美国人习惯将yours放在后面)
2)公函常用:
Yoursrespectfully,(英式)
Respectfullyyours,(美式)
3)私人书信常用:
Sincerely,
Sincerelyyours,
Verysincerelyyours,
Yoursverysincerely,
Yoursever,
Yoursasever,
Yoursaffectionately,
Love,
Withlovefrom,
Yoursown,
Allmylove,
Yourlovingson(daughter,cousin,etc.),
Youreverson,
Youraffectionate(orloving)father(mother,sister),
6.签名(Signature)
写信人的签名通常位于结尾礼词正下方一二行。
除非是给很熟悉的人或亲友写信,签名一般须写出全名。
签名常常很潦草,不易辨认,因此在签名的正下方须用打字机打出全名。
(签名)
WuHongqing
ManagingDirector
ManagingDirector
写信人如果是女性,并且与收信人素不相识,一般在所打印的署名前用括号注上Miss,Mrs.或Ms.字样,以方便对方回信时选用称呼。
(Miss)MariaMackaye
若是代理署名,一般应在所代理的单位名称前用上“PerPro”、“Per”、“P.P.”(拉丁文perprocurationem的缩写)、“For”、“By”字样,以示带签。
所代理的单位名称的各词首字母须用大写字母打出。
PerPro(or:
P.P.)YuanfuchemicalsCo.Ltd.
MargaretBush
Secretary
另外,不要讲结尾礼词和署名部分单独另写一张纸,否则有失礼貌。
至少将正文中的最后三行挪至下页。
因此,写作过程中,写信人应注意整篇信函的布局。
-2-
Weguessyouwilltakeaverynicetripthatseems
prettyimportanttoyou.Hopeitistrue.
Welookforwardtoseeingyousoon.
Sincerely,
(签名)
MichaelSmith
NewYork
7.其他事项(Miscellaneous)
书信结构除了上述的6大部分以外,有时因实际需要,还包括以下部分:
1)附件(Enclosure)
书信中的附件,是指随信所附的单位介绍、个人简历、产品说明书,商品目录、宣传册等材料。
附件应标注在签名下方左下角。
一般顶格写起,与签名部分至少空一行。
通常采用Encl.或Enc.(即英语Enclosure的缩写)。
附件2件以及2件以上,须注明数目。
Enclosure:
Catalogue
Encl:
PersonalData
Enc:
Invoices3
2)再启(Postscript)
在信写完之后,突然想起还需增加一些信息,可在信末即署名下方左边一二行处加上P.S.(英文Postscript的缩写,类似于汉语中的“又及”、“再启”、“又启”、“附言”),接着写上补充部分。
在再启之后,若仍需补充信息,可在再启的正下方标注P.P.S(即PostPostscript),然后增补所要说的话。
一般情况下,最好避免使用附言,尤其是郑重地信函。
3)抄送(CarbonCopyNotation)
写信人如果需要将所写信件抄送有关单位或个人,可在信笺的最下端左边写上C.C.或c.c.(英文CarbonCopy的缩写)字样,接着写上所需要抄送的单位或个人的名称。
a.C.C.:
AnhuiProvincialForeignAffairOffice
PresidentWuHang,SongJingCollege
Mr.ChenHongmei
b.c.c.:
ZhaoYouming,GeneralManagerofChangjiang
Co.Ltd.
Mr.HaoChangchun
MissZhangYing
4)事由(SubjectLineorCaption)
事由位于称呼下面两行处,信笺的中间部位。
若书信格式采用平头式,则从左边顶格写起。
事由需简要,使人一看便知该信的基本内容或目的。
事由下面一般画一横线。
YourApplicationforTeachingPosition
Re:
YourApplicationforTeachingPosition
5)经办人姓名(AttentionLine)
写信人有时希望所发信笺能够被迅速递交给经办人或经办部门办理,可在信封内底至下一行和称呼上一行加上经办人姓名。
a.ManualToolsSection
WuhuMachineryCompany
No.167,HuashanRoad
Wuhu,AnhuiProvince
P.R.ofChina
Attn:
Mr.HongShenglin
b.ManualToolsSection
Wuhu,AnhuiProvince
AttentionofMr.HongShenglin
c.WuhuMachineryCompany
AttentionofManualToolsSection
Mr.HongShenglin,Please
二、英文书信格式(TheStyleofanEnglishLetter)
英文书信格式与汉语书信格式不尽相同,或者说完全不同。
英文书信格式大体可以分为以下3种:
1.平头式(BlockForm)
平头式,又被称作“封闭式”、“齐头式”、“并列式”等。
这种格式要求信头、收信人地址、日期、称谓、正文(包括每段起始局)、结尾礼词、署名等各部分均需上下对齐。
这种形式便于打字,因此多用于商务书信。
美国人以及加拿大人习惯采用此种格式。
Box1999
PrinceAlbert,Sk.
CanadaS6V6K1
March18,1999
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