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同时应当按包装标示的温度要求储存药品,包装上没有具体温度标示的,按常温2~30℃、阴凉2~20℃、冷藏2~8℃的温度条件储存,储存药品相对湿度为45%~75%。
对有特殊要求的药品(低温、避光、冷藏)应严格按要求保管。
3、药品入库后,应及时归类入位,按药品的剂型、性质用途的不同分门别类摆放整齐;
易窜味的药品应分开(如片剂、中成药与针剂、盐水等)应分开摆放;
药品品名标签应朝外便于查看,在领用、出库过程便于查找。
4、药库管理员应经常检查药品质量情况和药品效期,调整近效期药品,遵循近期药品先出原则。
对有效期的药品要建立有效期药品一览表;
注明效期,随时检查以免过期,对近期药品打印《近期药品催销表》及时对近期药品进行催销,对滞销药品打印《滞销药品催销表》及时对滞销药品进行催销。
在失效前9个月应及时向单位负责人反映和上报公司物流部以便做出调整,避免造成损失;
药品失效前6个月未报,未能按规定进行保管,导致造成药品过期、变质、失效或积压的,由库管员按损失药品价值赔偿。
5、应定期盘点库存,核对药品账目,发现问题应及时报告,查明原因。
※医疗器械分类存储管理
1、耗材入库后,应置于阴凉干燥、通风良好的货架上;
货架应离地面大于15公分、离墙大于30公分、离顶大于50公分;
并按耗材种类、型号、规格分类摆放整齐,以便于领用查找。
2、消毒药械入库后,应密封,避光,置于阴凉干燥、通风良好的货架上;
并按消毒剂、消毒器械种类、型号、规格分门别类摆放整齐,以便领用查找。
消毒剂应当按原装箱与消毒药械、耗材分开储存。
3、检验试剂入库后,应及时归类入位、分开摆放;
同时货架应离地面距离15公分左右、离墙30公分,离顶墙50公分。
应当按包装标示的温度要求储存试剂;
包装上没有具体温度标示的,按常温2~30℃、阴凉2~20℃、冷藏2~8℃、冷冻0℃以下的温度条件储存、储存试剂相对湿度为45%~75%。
对有特殊要求的试剂(低温、避光、冷藏、冷冻)应严格按要求保管。
4、为避免医用耗材摆放过期,耗材摆放时按入库时间的先后顺序进行,确保先进先出、效期近的先出、效期远的后出;
因责任心不强,管理不善导致物品过期,造成损失的应追究赔偿责任。
5、库管人员对已到规定效期的一次性医用材料必须坚决执行“过期作废”的原则,及时进行换货或销毁处理,来不得半点虚假。
6、定期对库中的实有物品进行逐一清点,将实际物品数量与库存数量核对,帐物不符时及时查找原因,进行纠正,并进行盘存盈亏登记。
二)申购管理
1、申购物品种类
①专科药品②医用耗材(包括检验试剂、药械消毒)③医疗设备④办公用品⑤日常用品⑥印刷品⑦被服类(包括手术衣、洗手衣、病人服、员工工衣、鞋、丝巾、头花、领带等)
2、物品申购流程
A、专科药品、医用耗材、医疗设备、印刷品、被服类申购→由仓管员根据库存的储备量情况,结合近期需用量,确定申购品种、数量、规格等详细填写申购单,有特殊要求的注明清楚(如厂家、品牌等)→交主管会计审核签字→由院长审批签字→将申购单原件扫描至公司采购部,同时用QQ发送电子版申购单。
B、办公用品、日常用品申购→由仓管根据库存的储备量情况,结合近期需用量,详细填写申购单→主管会计审核签字→交院长审批签字→直接交医院采购员。
3、申购时间和申购量的确定
申购时间的确定,首先应设定本单位的最低储备量,当库存量接近最低储备量时,应及时提出申购。
一般情况下,专科药品、医用耗材的统一申购时间为每月1日、15日,其他物品的申购时间根据实际需求决定。
具体如下:
序号
库存品种
最低储备量
每次申购量
最高库存量
1
普通药品
5天需用量
2周消耗量
1个月消耗量
2
专科药品
10天需用量
3个月消耗量
3
医用耗材
4
办公用品
7天需用量
5
日常用品
6
印刷品
30天需用量
6个月消耗量
12个月消耗量
7
被服类
各5件(套)
8
设备类
无
实际需求
零库存
备注:
应北方气候问题,在确定用量的情况下可以适当增加1个月的采购量!
医疗设备不设库存,根据医院业务需要,由使用科室提出申请,经医院领导审批或直接由医院领导研究决定申购→提交公司采购部按需求购买;
所有物品的申购都应结合医院近期实际业务情况进行调整数量。
调整申购量时须报上级主管审批,同意后方可执行。
(备注:
因库存量过多一方面占用医院资金流动,一方面占用仓储空间,同时增加仓储管理成本、加大过期、失效等报损风险,因此库管员一定要密切关注库房内各品种的使用情况,及时调整申购量和库存量。
)
三)验收入库管理:
先验收→后入库
※验收:
所有采购物品均应根据申购情况亲自对实物进行验收,包括物品剂型、规格、数量、质量等的验收,药品、试剂、医用耗材、消毒药械还应对供应商、生产企业的资质证件进行验收。
验收无误后药品由药剂师(员)在进货单上签字确认,其他物品由仓管员签字确认。
1、供应商资质的验收最基本应具备“三证一照一书”,“三证”是指:
《税务登记证》、《组织机构代码证》、《生产许可证》、或《经营许可证》,一照是指《营业执照》,一书是指《GMP证书》或《GSP证书》。
首营企业需提供的资料
◆药品
供应商分类
首营企业须提供资料
首营品种须提供资料
药品生产企业
1.《营业执照》(当年年检)复印件
2.《药品生产许可证》复印件
3.企业税务登记证正反复印件
4.企业组织代码证复印件
5.《GMP证书》复印件
6.企业法人委托书原件
7.受托人购销员证及身份证复印件
8.供贷单位质量保证体系表
9.质量保证协议
●药品的包装盒、说明书
●药品质量标准复印件
●药品注册证复印件
●药品省药检所检验报告复印件
●首次供货的厂检报告复印件
●药品价格批文复印件或省级物价部门的登记证明资料
药品经营企业
2.《药品经营许可证》复印件
3.企业税务登记正反复印件
5.《GSP证书》复印件
同上
◆医疗器械(包括耗材、设备)
医疗器械生产企业
2.《医疗器械生产许可证》(二、三类)或医疗器械备案表(一类)复印件
5.企业法人委托书原件
6.受托人身份证复印件
●说明书
●医疗器械质量标准复印件
●医疗器械产品注册证复印件
●医疗器械产品注册登记表复印件
●厂检报告复印件(每个批次)
医疗器械经营企业
2.《医疗器械经营许可证》(二、三类)
◆试剂
生产企业
2.《医疗器械生产许可证》复印件
●医疗器械注册证复印件
●产品批次检验报告复印件
经营企业
1.《营业执照》(当年年检)复印
2.《医疗器械经营许可证》复印件
8.供贷单位质量保证体
◆药械消毒
2.《卫生许可证》复印件
●产品的样品盒、说明书
●产品生产批件或备案表
●省市防疫部门检验报告(当年)复印件
●厂检报告复印件
●卫生评价报告
不提供
注:
①上述所有证件均为复印件,但都必须加盖单位公章,并建立档案,同一供货单位,在协议期内供货只需一份即可,不需反复索取。
②所有证件均应归档保存以备相关单位检查。
③如证件不齐全,应及时与采购部联系,督促供应商补齐资料,如未补齐资料,应通知财务部延期付款。
④要经常检查所有证件是否过期失效,如发现过期失效的证件应通知采购部门及时更新。
2、药品的验收:
根据本单位的申购单及供应商的销售清单、发票,对到货的药品进行验收→货物内外包装有无破损、外观有无异常→品名、剂型、规格、数量、生产厂家、有无药品批准文号、生产批号及有效期→有无产品合格证→产品该批次质量检验报告。
验收无误后在购货清单上签名确认,一联由库房保管做入库依据,一联作为报销凭证附件。
如验收不合格,应要求退货。
所有药品的产品检测证书应归档以备相关部门审查时用。
新购进的药品的有效期必须在1年以上方可入库)
3、检验试剂的验收:
根据本单位的申购单及供应商的销售清单、发票,对到货的医用检验试剂进行验收→货物包装完整→品名、型号、数量、厂家、生产日期、消毒日期、有效期标识清楚→产品检验合格证书→相应批号的检测证书,验收无误后在购货清单上签名确认,一联由库房保管做入库依据,一联作为报销凭证附件。
所有医用检验试剂的产品检测证书应归档以备相关部门审查时用。
4、医用耗材、设备的验收:
根据本单位的申购单及供应商的销售清单、发票,对到货的医用耗材、设备进行验收→货物包装完整→品名、型号、数量、厂家、生产日期、消毒日期、有效期标识清楚→产品检验合格证书→相应批号的检测证书,经过检验合格后方可入库。
一联由库房保管做入库依据,一联作为报销凭证附件。
所有耗材的产品检测证书应归档以备相关部门审查时用。
5、消毒药械产品的验收:
根据本单位的申购单及供应商的销售清单、发票,对到货的药械消毒产品进行验收→货物包装完整→品名、型号、数量、厂家、生产日期、消毒日期、有效期标识清楚→产品检验合格证书→相应批号的检测证书,经过检验合格后方可入库。
所有药械消毒的产品检测证书应归档以备相关部门审查时用。
以上物资凭供应商的发票销售清单做好验收入库台账记录。
对未到发票销售清单的货物品名、规格型号、数量、价格、供货商等及时做好记录以便发票销售清单到达后进行核对验收。
6、办公用品、印刷品、医护人员工衣等物品的验收
根据申购清单对所申购的办公用品、印刷品、医护人员工衣等物品进行验收,对货物的包装完整→品名、型号、数量、价格等信息逐一进行认真的核对。
※入库:
入库前的准备:
建立电脑药品、物资库管理系统信息→输入药品、物资信息→供应商信息→科室部门信息→科室领用部门信息。
1、药品入库的管理:
1)本地医药公司购进的药品(含西药、中成药、中草药)全部作为普通药品入库→根据药房验收签字的药品送货单→登陆电脑“门诊收费”系统→点药房管理→选择“药品入库”→点库房(分西药、中药库)→点供应商→点新增→输入药品名称、规格、数量、单价、批号、生产日期、有效期、生产厂家、国药准字号→核对总金额→保存打印三联入库单→交药房人员核对确认签字→第一联做为库管员入库依据、第二、三联与送货清单一同交由会计审核(如当月付款一联作为付款凭证附件、当月未付款一联作为未付款挂应付账款凭证)。
2)由公司物流部统一采购的药品→作为专科药品物资库入库→根据验收无误的供应商药品清单入库→确认供应商及药品价格后→登陆电脑“门诊收费”系统→点物资库管理→选择“物资入库”→点供应商→点新增→输入药品名称、规格、数量、单价、批号、生产日期、有效期、生产厂家、国药准字号→核对总金额→保存打印三联入库单→由库管员核对确认签字→第一联做为库管员入库依据、第二、三联与送货清单一同交由会计审核(如当月付款一联作为付款凭证附件、当月未付款一联作为未付款挂应付账款凭证)。
3)内部往来调拨药品入库→根据实际收到的药品名称、规格、单位、数量→与调拔单位核对并确定价格→登陆电脑“门诊收费”系统→普药点药房管理(专科药点物资库管理)→选择“药品入库”→点库房(分西药、中药库)→点供应商→点新增→输入药品名称、规格、数量、单价、批号、生产日期、有效期、生产厂家、国药准字号→核对总金额→保存打印三联入库单→第一联做为库管员入库依据、第二、三联与送货清单一同交由会计审核(如当月付款一联作为付款凭证附件、当月未付款一联作为未付款挂应付账款凭证)。
2、医疗器械入库的管理:
根据验收无误后的送货清单→登陆电脑“门诊收费”系统→点物资库管理→选择“物资入库”→点供应商→点新增→输入药品名称、规格、数量、单价、批号、生产日期、有效期、生产厂家、注册号→核对总金额→保存打印三联入库单→由库管员核对确认签字→第一联做为库管员入库依据、第二、三联与送货清单一同交由会计审核(如当月付款一联作为付款凭证附件、当月未付款一联作为未付款挂应付账款凭证)。
3、办公用品、印刷品、医护人员工衣等物品入库的管理:
根据验收无误后的送货清单→登陆电脑“门诊收费”系统→点物资库管理→选择“物资入库”→点供应商→点新增→输入物资名称、规格、数量、单价→核对总金额→保存打印三联入库单→由库管员核对确认签字→第一联做为库管员入库依据、第二、三联与送货清单一同交由会计审核(如当月付款一联作为付款凭证附件、当月未付款一联作为未付款挂应付账款凭证)。
4、固定资产入库的管理
根据验收无误后的送货清单办理手工入库(固定资产入库单应为单独的入库本登记)。
一式三联,第一、三联做为库管员入库依据、第二联与送货清单一同交由会计审核。
如所购物品为一次性领用不存在库存的无需办理电脑入库,但要求库管员必须核实确认无误后做手工入库单并确认签字,并写明使用人和使用部门。
四)物资领用管理流程:
科室填写物品领用单→发放物品→办理电脑出库
所有药品和物品,均遵守“先进先出,近期先出,按批号发货”的原则进行领用。
根据单位具体情况,以保证各科室部门的正常工作所需药品、物资为前提,制定药品、物资的领用时间,在规定时间内进行统一领用发放;
如有特殊情况,确需急用时,应配合医疗科室随时发放。
同时,库管员应了解各种药品、耗材的用途、常用于哪个科室,及各科室常用耗材的品种、数量、用法等相关信息,熟悉各种药品物品的摆放位置,加快领用发放速度,缩短各科室的领用等候时间,提高工作效率。
1、药房领用专科药:
由药房填写领用单→库管员发货→双方核对确认→库管员办理物资领用→登陆电脑“门诊收费”系统→点物资库管理→点“物资领用”→点业务名称(科室领用)→点领用单位(药房)→点新增→输入药品名称、规格、数量、批号→确认无误后点保存→并办理药房入库、打印入库单,由药房人员确认签字后做为入库依据,入库单由库管员保管。
2、科室领用物资:
由科室主管填写领用单、会计审核、院长审批→仓管员审核领用单是否填写正确和完整→审核领用数量是否合理→对所发物品进行认真的查对和清点→与领用人共同核对物品的名称、型号、规格、数量→核对无误后发放→库管员办理物资领用→登陆电脑“门诊收费”系统→点物资库管理→点“物资领用”→点业务名称(科室领用)→点领用单位→点新增→输入物资名称、规格、数量、批号→确认无误后点保存。
3、物资退货或内部往来单位调拔:
确认供应商(往来单位)、数量、价格→登陆电脑“门诊收费”系统→点物资库管理→点“物资出库”→点供应商→点新增→输入物资名称、规格、数量、批号→确认无误点保存→打印出库单,一联做为库管员出库依据、一联做为财务结算、一联做为往来单位验收凭证(切记供应商不放出库单)。
除特殊情况以外,否则不允许各机构内部往来调拔!
4、物资过期或报损:
由库管员填写《不合格物资报损单》、会计核实、院长审批→库管员办理物资报损→登陆电脑“门诊收费”系统→点物资库管理→点“盘盈盘亏”→点业务名称(库存报损)→点新增→输入物资名称、规格、数量、批号→确认无误后点保存。
将《不合格物资报损单》原件发送至公司财务部及采购部。
5、医用检验试剂、医用耗材、器械、办公用品及日常物品的领用
1)一次性使用耗材:
实行“备用定额、耗用补足”的限量领用的管理办法。
即以上年度同期出库量为依据,结合近期业务量,制定每月领用限额。
各科室负责人根据近期业务量,制定本科室的备用定额,在每周2次的物品领用时间,对已消耗的物品进行补足。
如未发生业务量明显上升,一月累计领用量不能超过定额。
如有发生业务量明显上升,可提出申请,经院长审批后调整增加当月领用限额。
2)小型医疗器械、物品,如:
听诊器、血压计、体温计、手术剪、镊子、方盘、电话机、病人被服等损坏的应以旧换新,属于增加领用的应在科室财产登记公示卡上补充登记。
收回的毁损物品另行存放,经相关部门确认无使用价值后交总务科统一处置。
6、员工领用个人物资包括:
工作服(如鞋、帽、头花、领带等)、宿舍钥匙、床上用品、办公使用的物品(如U盘、移动硬盘、手机、录音笔、书籍等)、。
新入职员工限额领用二套工作服,宿舍钥匙、床上用品各一套,工作服在冬夏季节变换时统一更换。
库管员根据人事部门的入职通知单→填写新入职员工物品领用清单→发放相应的工作服→入职员工核对无误后在领用清单上签字→仓管员签字→办理电脑领用出库(新工作服)→领用清单单独保管→员工离职时根据离职申请单→抽出入职时的领用清单→核对领用物品数量→清点回收(工作服应清洗干净)→如发生人为损坏或丢失→通知会计在结算工资时按价扣回赔偿款。
如在使用过程中发生自然损坏的物品→当事人填写领用清单→科室负责人签字确认→会计审核→院长审批→交回损坏物品→仓管员核对确认后给予更换。
五)失效报损
每月至少检查一次仓库内所有药品、一次性使用无菌物品的有效期及其他物品的完整情况,发现当月到期、过期失效、霉烂变质、毁损的药品、物品,应马上下架,填写《不合格物资报损单》→会计审核→院长审批→总务科销毁并在报损单上签名→仓库员随同监销并在报损单上签名(药品销毁由药剂师监销)。
六)库存盘点
1、药品、耗材:
每月最后1-2天,应将所有进货凭证、领用单据、报损单据等办理完出、入库手续,将入库单按供应商、出库单按领用科室进行整理,检查有无遗漏,出入库数据是否正确,审核确认无误后通知主管会计从电脑系统导出期末结存数据,主管会计协同库管员进行实物的盘点,发现差错应查明原因,无法查明原因的视情节轻重,报院领导决定进行处罚。
将盘点数据交由会计编制盈亏报表,分析盈亏因素,总结经验,吸取教训,避免同样差错再次发生。
同时仓管员按科室汇总编制医用耗材、消毒药械、试剂、办公用品、日用品进销存报表和药品进销存报表,每月5日之前报财务部门、公司采购部审核,无故拖延或不及时报送的视情节轻重进行100—300元处罚。
因各单位收费系统不同,可根据各单位系统模块操作,应按财务规定程序要求操作。
2、固定资产:
根据上年度固定资产盘点表,在本年度固定资产发生购入、调拔及报损等变动时,及时在盘点表上做好登记工作。
固定资产使用过程中发生移动、调拔、报损、出售等情况时,应督促使用部门负责人填写《固定资产移动申请单》或《固定资产报废申请单》→总务核实确认→会计审核→报单位负责人审批签字→由相关处理经手人员(如总务科)确认签字→仓管员签字并在固定资产使用登记表上注销→如有变卖产生的收入上缴财务,注明日期和原因。
年终协同主管会计根据固定资产使用登记表到各科室、各部门进行实地盘点,编制固定资产盘点表,如出现资产盘亏,应要求使用部门负责人自行查明原因,并作出合理解释,根据盘亏原因办理相关手续;
如个人原因造成的上报主管会计请示院领导进行相应处理。
七)档案文件整理工作
仓库存储的物品,涉及到相关部门检查需要的证件票据,应按照合格供货方档案表、生产商产品的档案表、销售清单发票档案表、购进验收记录给予分类归档。
经常检查核对证件有无过期失效;
在相关部门检查时,及时准确给予提供;
在库管人员离职时,填写移交清单,逐一清点核对移交。
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