厦纵司字18号文厦门纵横集团公文处理办法Word文档格式.docx
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公文处理必须做到准确、及时、安全。
第四条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家和企业的秘密。
第二章公文种类
第五条集团公文的种类主要有:
决议、决定、办法、规则、实施细则、议案、建议、批评和意见、请示、批复、报告、通知、通报、函、意见、会议纪要等。
决议适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。
决定适用于对重要事项做出的决策和安排。
办法、规则、实施细则适用于集团各公司发布实行的制度。
议案适用于提请审议的事项。
请示适用于请求指示、批准事项。
批复适用于答复请示事项。
报告适用于汇报工作、反映情况、提出建议等。
通知适用于发布企业内部规章制度,传达指示,转发公文,传达需要办理、执行或周知的事项,任免人员等。
通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
函适用于不相隶属部门、公司之间商洽工作、询问和答复问题;
向有关主管部门提出请求事项等。
意见适用于对议案或重要问题提出见解和处理办法等。
会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章普通公文格式
第七条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、版头、印制版记等部分组成。
置于公文首页红色横线以上的各要素统称文头,包括秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分;
置于红色横线(不含)以下至版记上横黑线(不含)之间的各要素统称主体,它包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附件、附注等部分;
置于版记上横黑线以下的各要素统称版记,它包括抄送或者分送机关、印发机关、印发日期等部分。
一、秘密等级和保密期限涉密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”,用3号黑体字,顶格标识在公文首页右上角第1行。
“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号,公文份数序号用阿拉伯数码(半角)顶格标识在公文首页左上角第1行。
二、紧急程度紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急件”、“急件”。
紧急程度用3号黑体字标识,位于首页右上角第1行,两字之间空1字;
如需同时标识秘密等级与紧急程度,紧急程度则位于右上角顶格第2行。
特急件的确认,应以集团公司总经理签字为准。
三、发文机关标识即版头,由发文机关全称组成。
联合行文,主办机关名称应当排列在前,或者按照规范顺序排列。
发文机关标识使用红色宋体字,一般应小于22mm×
15mm(高×
宽)。
1.发布公司内部规章制度或是决议、决定、通报和重要的工作部署,向上级报告或请示,对重要事项发出通知,交办审议意见,批复下一级公司的重要请示等事项,公司人事任免事项等的公文,以公司全称作为大版头(格式见公文样本一至六);
2.发布日常通知,向不相隶属部门、子公司商洽工作、请求协助,询问或答复问题,以公司全称作为小版头(格式见公文样本八)。
以发文机关全称组成大版头的公文:
公文首页发文机关标识上边缘距首页边为117mm,即发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
以发文机关全称组成小版头的公文:
公文首页发文机关标识上边缘距首页边为40mm,发文机关全称下4mm处为一条横线。
四、发文字号发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。
发文字号之下4mm处印一条红色横线。
发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,红色横线之上居中排布;
年份、序号用阿拉伯数码(半角)标识;
年份由四位数字组成,用六角括号“〔〕”括入;
序号不编虚位(即1,不编01或001,不加“第”字)。
联合发文,只标明主办机关发文字号。
集团大版头公文应编发文字号,小版头公文不编发文字号。
集团各公司的发文字号规范为:
集团:
“厦纵司字〔×
×
〕×
号”;
开发:
“纵横开发〔×
科技:
“纵横科技〔×
发展:
“纵横发展〔×
置业:
“纵横置业〔×
实业:
“纵横实业〔×
厦鸿:
“厦鸿通信〔×
设计:
“华络设计〔×
黄页:
“黄页信息〔×
通信器材:
“通信器材〔×
通服:
“纵横通服〔×
人才:
“纵横人才〔×
号”。
五、签发人上报的公文(请示、报告类)必须标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;
签发人后标全角冒号,冒号后由签发人亲笔签名。
集团各公司公文的签发人为公司(总)经理。
六、标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并标明公文的种类。
由发文机关全称(或者规范化简称)、主要内容和文种组成,也可以由主要内容和文种组成。
位于主送机关或者正文之上居中排列。
标题中一般不用标点符号,标题中的法规名称要加书名号。
公文标题置于红色横线下空2行居中位置,可分一行或多行居中排布。
七、主送机关指主要受理公文的机关,即抬头。
应当用全称或者规范化简称,位于正文上方,标题下空1行,左侧顶格排列。
用3号仿宋体字标识,最后一个主送机关名称后标全角冒号。
上行文一般只标识一个主送机关。
下行文有多个主送机关的,一般要按系统和级别分别排列。
在同一系统内的单位之间用顿号表示并列,不同系统的单位之间用逗号点开,表示并列。
八、正文公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或者主送机关下方。
每自然段左空2字,回行顶格。
首页不显示页码。
数字、年份中间不能回行。
公文中的数字,除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外,其他的应当用阿拉伯数码标识。
公文的结尾因行文关系和具体内容而异,通常情况下,公告用“现予公告”,请示用“以上请示当否,请批示”,有的也可没有独立的结尾部分。
九、附件公文附件,应当注明顺序号和名称。
位于正文之后,发文机关署名之前。
即在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号并注明附件全称,附件如超过一件,应标识序号,序号使用阿拉伯数码(如“附件:
1、×
”);
附件名称后不加标点符号,回行第1字应排列在序号后。
十、发文机关署名发文机关应当写全称,置于附件或正文以下偏右位置,右空4字。
发文机关署名用3号仿宋体字标识。
几个机关联合发文,应将主办机关排列在前,或者按照规范顺序排列。
如果签署的是单位负责人姓名,要标示职务。
十一、成文日期应当以领导签发的日期为准;
联合行文,以最后签发机关领导的签发日期为准。
成文日期用汉字将年、月、日标全;
“零”写为“○”。
置于发文机关名称右下方,右空2字。
决议、决定、条例等不标明主送机关的公文,成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
十二、加盖印章公文中有发文机关署名的(含联合发文),应当加盖发文机关印章。
印章必须与署名相符。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,使印章与正文同处一面,不得采取“此页无正文”的方法处理。
正式行文都应当加盖印章(有特定版头的普发性文件、内部文件除外),加盖印章应上不压正文、下压成文日期居中盖在发文机关署名位置。
十三、公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
请示性公文在“附注”处注明联系人的电话、姓名。
十四、主题词主题词的标注,应当符合公文主题词标注的各项规则。
位于公文末页,抄送单位之上。
十五、抄送单位指除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相隶属机关。
抄送机关版记,在版记上黑横线的下一行,左右各空1字,用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号,抄送机关按常规顺序排列,用顿号或逗号隔开,如抄送多类别机关需分行排列时可用分号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句号。
如主送机关移至版记上黑横线之下,标识方法同抄送机关。
除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相隶属的机关均为抄送单位。
十六、印制版记由公文制发机关名称、印发日期组成,位于公文末页最后一行,用3号仿宋体字。
印发日期应当用阿拉伯数字书写。
印发机关左空1字,印发日期右空1字。
如果附件是公文,该公文后面也有版记,此时被转载公文的版记不能代替正式公文的版记,正式公文还应当标识自己的版记。
十七、页码用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行。
十八、公文用纸一般为A4型(210mm×
297mm)。
左侧装订。
文字一律从左向右横排。
公文用纸天头(上白边)为37mm±
1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±
1mm,版心尺寸为156mm×
225mm。
十九、公文标准字号通常情况下,标题用2号(或小2号)标宋体字,主送机关、正文、附件、发文机关署名、抄送单位用3号仿宋体字。
主题词使用3号黑体字。
一般每面排22行,每行排28个字。
眉首横线用红色,版记横线用黑色。
第四章其他公文格式
第八条制度名称界定:
公司各部门在自身业务主管范围内制订的适用于全公司使用的或经领导授权制订的专项业务管理制度一律称《厦门纵横集团XXXX办法(制度、规范、规定)》,各部门、子公司在公司专项管理规范的原则下根据本部门具体情况制订的管理制度一律称《厦门纵横集团XX部门/XX公司实施细则》。
制度结构:
包括制度名称、编制背景、目的、适用范围、具体条款、执行时间等要素。
结构标识为第X章、第X条。
坚持依据充分、管理到位的原则。
各部门在编写制度时,必须依据国家产业政策、法律法规、公司战略思路与重大决策,科学制订,确保制度的准确性和约束力。
制度以大版头形式公文发布。
制度封面应标明负责部门、审核人、审批人、发文编号、密级、颁布时间、生效时间(详见公文样本五)。
第九条各类会议纪要标识由“×
会议纪要”组成。
发文字号置于版头横线之上居中位置。
会议纪要、版头横线标识均为红色。
标题置于版头横线下空2行居中位置。
标题下空1行为正文。
正文结束后下空2行左侧顶格用3号黑体字标识出席,后标全角冒号,参加会议人员姓名用3号仿宋体字标识,姓名与姓名间空1格。
列席、记录均与出席对齐标识。
会议纪要不加盖印章。
首页不显示页码,秘密等级置于首页右上角,收文机关置于版记分送栏中(详见公文样本七)。
第十条函为公文中惟一的一种平行文种。
集团各公司部门之间、子(分)公司之间、集团本部与子(分)公司之间相互商洽工作、询问和答复问题以及向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等均可使用函。
集团各公司、各部门出具的函一律采用小版头公文形式,可不编发文字号,无须标识版记。
结尾落款原则上包括署名和成文时间两项内容。
集团各公司内部使用的函可由部门或子(分)公司负责人亲笔签字署名,外送的函件可加盖公司公章。
函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项。
其结尾,一般用礼貌性语言向对方提出希望,或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语:
如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”(详见公文样本八)。
第五章行文规则
第十一条根据职权范围和隶属关系,行文应遵守下列规则:
一、“请示”应一文一事;
一般只写一个主送单位,如需同时送其他单位,应当用抄送形式,但不要同时抄送下级单位或主送单位的部门。
除领导直接交办的事项外,“请示”不能直接送领导个人。
“请示”一般不得越级。
因特殊情况必须越级请示时,应当抄报被越过的上级单位。
“请示”和“报告”要分开,“报告”中不得夹带请示事项。
二、集团各公司之间可以联合行文。
集团各部门、各子(分)公司原则上不得与集团外部的单位和部门联合行文,如有特殊情况,须经集团总经理审核批准。
三、集团向下属部门、子(分)公司行文时,一律写成“各职能部门、各子(分)公司”;
向部分部门、子(分)公司行文时,一般以与文件内容的关联程度排序。
四、集团普发性公文的主送单位表述为“各职能部门、各子(分)公司”。
抄报“纵横集团董事会、监事会”。
五、向下属各子(分)公司的重要行文,可抄送相关的业务主管部门。
六、凡集团部门之间未对有关问题协商一致时,一律不得各自行文。
七、集团各职能部门、各子(分)公司不得以“纵横集团”名义行文。
第六章公文办理
第十二条 公文办理为收文和发文。
收文办理主要包括:
公文的签收、登记、分发、传阅、拟办、批办、承办和催办等程序;
发文办理主要包括:
公文的起草、校核、审签、用印、登记、发布等程序。
一、收文的办理
(一)签收逐件清点来文后签收。
发现问题,应及时向发文机关查询并采取相应措施。
(二)登记将公文的发文机关、发文字号、标题、秘密等级、份数、收到时间及处理情况等逐项填写清楚,以利于管理、查询和催办。
(三)分发根据来文内容或者来文单位的要求,以及收文单位的有关规定,将公文及时分送有关领导和部门。
(四)传阅按照规定和程序将公文送有关领导传阅,不得随意扩大传阅范围。
经办人员应随时掌握公文去向,避免漏传和延误。
(五)拟办、批办对需要办理的公文,由集团行政中心(子公司综合部)提出拟办意见,再送主管领导批示后办理。
(六)承办领导批示后的公文,应当按照领导批示内容办理。
对属于有关职能部门承办的公文,经办人员应尽快交职能部门办理。
承办部门应及时办理,不得延误、推诿。
如认为不属于本部门职责或者不适宜由本部门承办的,应时退回交办部门并说明理由。
对需要报请领导批示的重要公文,应及时上报,需要相关部门提出办理意见或建议并代拟文稿的,应将办理意见和代拟文稿一并上报。
紧急公文应当提出办理时限。
(七)催办对办理中的公文应当进行督办、查询。
紧急、重要公文应及时、重点催办,一般公文也应当定期催办,做到件件有结果,并采取适当方式随时或定期向领导反馈办理情况。
二、发文的办理
(一)公文的起草草拟公文应当做到:
1.内容要符合国家的法律、法规和方针、政策,符合集团的有关规定。
2.情况确实,观点明确,条理清楚,层次分明,文字简炼,用词和标点符号准确、规范。
3.结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
4.必须使用国家法定计量单位。
5.国名、地名、人名、时间、数字、引文和文字表述、密级、抄送单位、主题词应当准确、恰当,汉字、标点符号的用法应当符合有关规定。
时间应写具体的年月日。
引用公文,先引成文单位,再引标题,后引发文字号,标题加书名号,发文字号圆括号。
公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名作为词素的数字必须使用汉字外,其它的应当使用阿拉伯数字。
(二)校对核稿公文文稿送领导审批之前,应当逐级认真细致地校对审核。
公文校对审核的内容是:
1.报批程序是否符合规定。
2.内容要符合国家的法律、法规和方针、政策,符合集团的有关规定,是否完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接。
3.涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见。
4.所提措施和办法是否切实可行。
5.文种使用是否准确,公文格式是否规范。
6.已经领导审批的文稿,要发布之前应再作校核。
如内容确需作实质性修改的,须报原审批领导复审。
(三)审签发布各类公文须经公司领导审批签发。
联合发文,应当由所有联署单位领导会签。
领导审批签发公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和日期。
签批公文应当用钢笔、签字笔或者毛笔,不得用铅笔。
(四)登记编号按照发文字号编制办法的要求,进行登记编号。
(五)发布公司公文以电子邮件形式发布。
发布公文应做到准确、及时、规范、安全。
第十三条传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。
利用计算机、传真机等传输秘密公文,必须采用符合规定的加密措施。
凡需存档或者报请领导批示的、使用热敏纸的传真件,应当复印后再办理。
机密文件一般不翻印、复制。
确因需要,须经公司总经理批准。
绝密文件不得翻印、复制。
一般不将公司及相关部门领导在文件上的批注意见字迹直接印出。
为精简公司的发文,提高办事效率,对必须转发但不需要具体贯彻执行意见的一般性文件,可采取原文翻印的方式下发。
翻印时,在公文印发时间域上方注明分送单位,下方标注“×
公司×
年×
月×
日翻印”字样。
第十四条制度的定期更新及审阅机制制度的负责部门应定期对相关制度进行审阅,检查制度规定是否与当前公司各流程运营一致,若有必要,应对制度进行更新,并及时下发执行。
第七章公文立卷、归档和销毁
第十五条公文办理完毕,应根据《中华人民共和国档案法》和《厦门纵横集团档案管理规范》等有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷归档。
部门和个人不得保存应当归档的公文。
第十六条各类公文办理完毕,均需提交公司档案保管部门归档保存。
公司发布的公文,均制作红头文件,加盖公司印章后归档保存。
档案保管部门应根据公文特征、相互联系和保存价值分类整理,保证齐全、完整,便于保管、查找和利用。
第十七条联合办理的公文,原件由主办单位负责立卷,其他单位保存复印件。
第十八条案卷应当确定保管期限。
立好的案卷,应按照有关规定向档案管理部门移交。
公文移档要有交接手续。
第十九条公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制单位证明章(公章),视同正式文件妥善保管。
第二十条没有归档和存查价值的公文,应统一处理。
失去存档价值或失效的档案,经过鉴别和有关领导批准,可定期销毁。
销毁秘密公文要进行登记,由两人监销,确保不丢失、不漏销。
第八章 附则
第二十一条本办法由集团行政中心负责解释。
第二十二条本办法自发布之日起施行,其他有关公文处理的规定,凡与本办法不一致的,以本办法为准。
第二十三条2001年11月3日发布实施的《厦门邮电纵横集团有限公司公文管理办法》、2006年3月7日发布实施的《厦门纵横集团请示签报单》及2006年4月5日发布实施的《厦门纵横集团交办事项联络单制度》自本法施行之日同时废止。
附件:
公文样本一关于×
的请示
公文样本二关于×
的报告
公文样本三关于×
的聘任通知
公文样本四关于×
的通报
公文样本五关于印发《×
办法》的通知
公文样本六关于表彰×
先进单位和先进个人的决定
公文样本七×
会议纪要
公文样本八关于×
的函
厦门纵横集团公文会签表
厦门纵横集团收文批办单
公文样本一
001机密
特急
厦纵司字〔×
号签发人:
厦门纵横集团关于×
董事会:
。
以上请示当否,请批示。
2、×
日
(注:
联系人:
联系电话:
)
附件
×
纵横集团行政中心×
日印发
公文样本二
集团董事会:
特此报告,请予审查。
附件1
附件2
公文样本三
号
关于×
等职务聘任的通知
抄送:
集团董事会、监事会。
公文样本四
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