公共事务部工作手册范本文档格式.docx
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4.1.6.1.接待前,要先了解清楚来访人员的主要领导,方便互相领导间的介绍;
4.1.6.2.接待中每15分钟安排保洁员为来访者添加饮料;
4.1.6.3.除准备来访单位所需资料外,还应准备部分万科周刊及其他公司宣传性质的资料;
4.1.6.4.接待中需要注意来访单位领导适当的休息时间;
4.1.6.5.接待中也应注意司机的安排,以便及时的调动车辆;
4.1.6.6.如果接待涉及到其他部门及分公司,需要与各各环节的联系人及时沟通。
4.1.7.统计归档:
接待后,对来访的公司、来访的人员、来访的人数、交流的内容及其交流的情况进行记录。
4.1.8.
知会相关人员
接待安排流程:
4.2.安排新闻媒介采访:
4.2.1.咨询采访情况:
解媒介采访的时间、地点、单位、栏目、记者、方式、目的、提纲和预计报导的情况等。
同时与记者沟通采访的重点、方法和需要准备的相关资料,并达成初步的共识。
4.2.2.初步判断:
在不影响被采访部门或分公司的正常工作情况下,必须安排。
4.2.3.采访内容建议:
采访主要是以媒介记者要求为主,但对于采访内容的重点需要根据集团近期的实际情况,提出意见,能够在报导中达到集团的宣传目的。
4.2.4.通知采访单位:
采访接受后,公共事务部需要及时知会记者,同时根据记者提供的采访,提供相关资料及集团希望报道建议发送与采访记者供参考。
4.2.5.知会相关人员:
在确定安排后,必须知会周刊安排人员陪同,这对采访的情况有一个初步的了解,如发现不妥当之处能够及时汇报。
4.2.6.统计归档:
安排采访后,对采访的情况进行记录。
包括:
采访单位、栏目、记者、题材、时间等。
4.3.协助安排集团领导参加论坛:
4.3.1.咨询情况:
初步了解论坛的名称、时间、地点、主办单位、协办单位、主要论题、邀请集团领导演讲的范围及其其他事务。
初步判断后,索取有关资料。
4.3.2.初步判断:
对于以下情况公共事务部不安排:
4.3.2.1.论坛牵涉到费用;
4.3.2.2.论坛对集团或业务部门发展无直接宣传作用。
4.3.3.参与建议:
根据公共事务部安排论坛的原则,及其有关论坛的安排提出建议,协助领导判断。
4.3.4.通知联系单位:
必须以文字形式确定,并对需要会务组协助安排有关事宜注明。
4.3.5.知会相关部门:
4.3.5.1.知会当地分公司有关集团领导参加论坛的基本情况,请当地分公司根据当地的情况,收集资料、安排接送、安排住宿、陪同参加等
4.3.5.2.安排人员制作演讲稿。
4.3.6.采访安排流程:
4.4.集团董事会会务安排:
4.4.1.会议时间:
会议的时间由股证事务部确定。
4.4.2.会议地点:
会议的地点一般安排在集团总部大会议室,但股东大会后举行的董事会则需要安排就近的会议室。
4.4.3.参会人员:
集团董事会及监事会成员。
4.4.4.议程的确定:
会议议程由股证事务部确定,但要知会会务人员,以便会务工作安排。
4.4.5.邀请函的派发:
邀请函由股证事务部安排发送并确定来访情况。
4.4.6.会前的准备:
4.4.6.1.会务人员安排:
主持人(董事会秘书)、记录员(股证事务代表)、接待员(股证事务代表)、服务员;
4.4.6.2.文件资料——股证事务部准备:
会议议程、会议议案、表决;
4.4.6.3.会议用品——管理处或会场:
铅笔、草稿纸(各3张);
4.4.6.4.演讲资料——股证事务部准备:
发言稿、演讲PP、演讲稿(王总、郁总、主持人各一份);
4.4.6.5.记录资料——股证事务部准备:
记录本、笔、录音机、磁带、电池;
4.4.6.6.会议设备——公共事务部或会场:
电脑、投影机、屏幕;
4.4.6.7.接待物品——股证事务部准备:
参与者名单、签到单、签到笔、车马费(分带装好)、车马费签收单;
4.4.6.8.水果点心——公共事务部、股证事务部或会场准备:
咖啡、咖啡伴侣、咖啡糖、鲜奶、红茶、咖啡炉、咖啡杯、小盘水果(每人一份)、点心(曲奇)或其他食品;
4.4.6.9.安排停车——管理处或会场:
4.4.6.10.其他物品——公共事务部准备:
文件夹、专用笔、铅笔、限额支票、万科纸袋、计算器、5号及7号电池、订书机、订书钉、双面胶、大头钉等。
4.4.7.会场的布置:
会议主要以商议为主,所以采用马蹄型摆法,可参见图1:
4.4.7.1.文件资料、会议用品应放置到文件夹中,并在会议开始半小时前放到每个坐位上;
4.4.7.2.会议开始前15分钟,将小盘水果摆在每个位置上;
4.4.7.3.会议开始前30分钟,将点心、咖啡、茶等其他食品摆在会场门边处。
4.4.8.
图:
1
会议的跟进:
会议开始后,公共事务部安排人员更换水果、添加茶点和处理突发时间。
4.5.集团经营例会会务安排:
4.5.1.会议时间:
在每个季度的第一个月举办上一季度的经营例会;
4.5.2.会议地点:
会议的地点一般安排在集团总部大会议室,为增加会议的多样化,可以考虑将会议安排在各酒店或会议中心等地。
4.5.3.会议人员:
董事长、集团总经理、集团副总经理、集团总部各部门负责人及各分公司负责人。
4.5.4.会前准备:
4.5.4.1.会务人员安排:
主持人、记录员、服务员;
4.5.4.2.会议用品——管理处及会场:
铅笔、草稿纸(3张);
4.5.4.3.演讲资料——各分公司:
演讲PP、演讲稿
4.5.4.4.记录资料——公共事务部:
4.5.4.5.会议设备:
——公共事务部或会场
电脑、投影机、屏幕;
4.5.4.6.安排停车——管理处或会场:
4.5.4.7.水果点心公共事务部或会场准备:
4.5.4.8.其他物品:
指示牌、坐牌、文件夹、专用笔、铅笔、限额支票、万科纸袋、计算器、5号及7号电池、订书机、订书钉、双面胶、大头钉等。
4.5.5.会场布置:
会议以汇报及总结工作为主,而且人数较少,所以采用大马蹄型摆法。
可参加图2:
4.5.5.1.会议开始前15分钟,将小盘水果摆在每个位置上;
4.5.5.2.会议开始前30分钟,将点心、咖啡、茶等其他食品摆在会场门边处;
4.5.5.3.坐位按照职务摆设坐牌(和放置指示牌)。
4.5.6.
记录员
会议跟进:
4.6.股东大会会务安排:
4.6.1.会议时间:
根据股东大会通知时间确定。
4.6.2.会议地点:
根据股东大会通知地点安排,一般情况安排在东湖宾馆。
4.6.3.参会人员:
集团董事会成员、监事会成员和股民。
4.6.4.会议议程的确定:
会议议程确定由股证事务部制定。
4.6.5.同意与会者:
4.6.5.1.在证券时报或中国证券报刊登召开股东大会通知;
4.6.5.2.股证事务部通知集团董事会成员及监事会成员;
4.6.5.3.公共事务部邀请公证处公证员和律师。
4.6.6.会前准备:
4.6.6.1.会务人员安排:
主持人(董事)、统计人员、护箱员、记录员、摄影人员、拍照人员、服务员;
4.6.6.2.文件资料——股证事务部指定,公共事务部印制并准备:
股东大会议案、选票、提问单(董事会成员和监事会人员除外);
4.6.6.3.会议用品——公共事务部或酒店准备:
4.6.6.4.演讲资料——股证事务部准备:
发言稿、演讲PP、演讲稿(董事长、总经理、监事长、董事会秘书、主持人各一份);
4.6.6.5.记录资料——公共事务部准备:
4.6.6.6.摄制组物品——公共事务部准备:
摄影机、录象带、相机、胶卷、专业电池;
4.6.6.7.会议设备——公共事务部或会场:
4.6.6.8.场地布置物品——公共事务部准备:
背景版、指示牌、坐牌;
4.6.6.9.接待物品——股证事务部和公共事务部准备:
股东名册(电脑)、签到单、签到笔、年报、宣传画册、签到牌、银盘、会议资料;
4.6.6.10.安排停车——会场:
4.6.6.11.统计人员的安排——公共事务部:
安排房间方便统计人员统计及公证员和律师的监督。
4.6.6.12.其他物品——公共事务部准备:
花筒、背景宣传片、宣传画、投票箱、坐牌、文件夹、专用笔、铅笔、限额支票、万科纸袋、计算器、5号及7号电池、订书机、订书钉、双面胶、大头钉等。
4.6.7.筹备会内容:
4.6.7.1.确定总干事、执行干事、签到组、接待组、护箱人员、记录员、统计组、后勤组的人员及工作职责;
4.6.7.2.与各会务人员介绍会议程序和商议需要注意的事项;
4.6.8.会场布置:
会场采用剧院式摆法(详见图3)。
4.6.8.1.要求在每个位置上放置股东大会文件、选票、提问单(董事会、监事会成员除外)、铅笔、草稿纸、水;
4.6.8.2.董事会、监事会人员按顺序摆设坐牌;
4.6.8.3.粘贴背景版、集团宣传画,并放置指示牌;
4.6.8.4.董事长、监事会召集人、大股东、总经理、主持人、律师、公证员和其他发言人位置上摆设话筒(后备两个无线话筒做提问用);
4.6.8.5.确定茶点放置位置、上点心和更换点心的时间;
4.6.8.6.
票箱
安排服务人员传递话筒。
4.6.9.会议跟进:
会议开始后,跟进会议的每个环节的情况。
4.7.集团业绩推介会的会务安排:
4.7.1.会议时间:
时间安排在集团年报公告的第二天;
4.7.2.会议地点:
会议一般安排在富临酒店,但可根据情况适当的改变;
4.7.3.参会人员:
与万科保持良好关系的基金经理、证券公司和其他证券部门。
4.7.4.议程的确定:
4.7.4.1.总经理介绍公司上年各项指标和发展情况;
4.7.4.2.基金经理、证券分析员提问。
4.7.5.邀请函的派发:
股证事务部根据与基金证券商联系的情况邀请。
4.7.6.会前准备:
4.7.6.1.会务人员安排:
主持人(董事会秘书)、记录员(股证事务代表)、接待员(股证事务代表、公共事务部)、服务员;
4.7.6.2.文件资料——股证事务部准备:
演讲稿;
4.7.6.3.会议用品——管理处或会场:
4.7.6.4.演讲资料——股证事务部准备:
发言稿、敏感问题回答建议、演讲PP、演讲稿(王总、郁总、主持人各一份);
4.7.6.5.记录资料——股证事务部准备:
4.7.6.6.会议设备——公共事务部或会场:
4.7.6.7.接待物品——公共事务部准备:
参与者名单、签到单、签到笔、胸牌;
4.7.6.8.水果点心——公共事务部或会场准备:
4.7.6.9.安排停车——管理处或会场:
4.7.6.10.其他物品——公共事务部准备:
指示牌、文件夹、专用笔、铅笔、限额支票、万科纸袋、计算器、5号及7号电池、订书机、订书钉、双面胶、大头钉等。
4.7.7.会场布置:
参考董事会会务布置,详见图4:
4.8.
总经理
新闻发布会会务安排(如果举行大型的新闻发布会可参照股东会的安排):
4.8.1.会议时间:
重大信息披露的第二天;
4.8.2.会议地点:
集团总部大会议室;
4.8.3.参会人员:
国家及当地重大新闻媒介及与万科有良好关系的新闻记者。
4.8.4.邀请函的派发:
公共事务部根据媒介记者通讯录的邀请。
4.8.5.会前准备:
4.8.5.1.会务人员安排:
主持人(集团办公室主任)、接待员(公共事务部)、服务员;
4.8.5.2.文件资料——总办准备:
新闻稿(签到时派发);
4.8.5.3.会议用品——管理处:
4.8.5.4.会议设备——公共事务部准备:
4.8.5.5.接待物品——公共事务部准备:
参与者名单、签到单、签到笔;
4.8.5.6.水果点心——公共事务部或会场准备:
4.8.5.7.安排停车——管理处或会场:
4.8.5.8.其他物品——公共事务部准备:
指示牌、文件夹、专用笔、铅笔、万科纸袋、计算器、5号及7号电池、订书机、订书钉、双面胶、大头钉等。
4.8.6.会场布置:
会议主要以讨论为主,所以采用马蹄型摆法,可参见图4:
4.8.6.1.会议开始前15分钟,将小盘水果摆在每个位置上;
4.8.6.2.会议开始前30分钟,将点心、咖啡、茶等其他食品摆在会场门边处。
4.9.
主持人
举办网球邀请赛的安排:
4.9.1.参赛者的选择
参赛者主要是邀请喜爱网球运动的深圳市政府领导、深圳市各大房地产公司老总及与万科发展开发有联系的有关领导。
4.9.2.时间的选择
原则上选择在11月的第一个周末(安排在周六上午比较好),但必须注意以下几点:
4.9.2.1.应该考虑方便自己的工作安排;
4.9.2.2.应该考虑主要邀请的主要政府领导的时间,以及所喜爱的时间。
4.9.2.3.避免与政府公众活动时间相冲突。
4.9.3.地点的选择
笔架山网球中心。
4.9.4.费用申请:
费用申请应注意以下费用:
场地布置费、奖品费用、服装费用(帽子、衣服、裤子)、参赛者用品费(沐浴液、洗发液、毛巾、更换衣服、帽子)、场地费、裁判费、饮料费等费用。
4.9.5.比赛程序的确定
比赛的赛务工作一般请网球协会来协助,但以下问题要注意:
4.9.5.1.比赛程序宣读者的安排;
4.9.5.2.政府领导人的发言应提前知会;
4.9.5.3.王石董事长的发言。
4.9.6.召集筹备会
赛前人员的安排也成为网球赛的一项重要工作。
对于安排应注意以下几点:
4.9.6.1.会务安排要求以书面形式列出;
4.9.6.2.对会务工作进行分类、分组;
4.9.6.3.会务人员要设置总干事、执行干事及各分管的负责人;
4.9.6.4.对每项会务工作要列明工作人员、工作职责、工作地点、时间段、所需要的物品;
4.9.6.5.会务人员集中、出发、到位及其撤离的安排;
4.9.6.6.物品的调配情况。
4.9.7.邀请的派发
4.9.7.1.注明第几届万科杯网球邀请赛;
4.9.7.2.比赛的时间;
4.9.7.3.比赛的地点;
4.9.7.4.拟邀请人员名单;
4.9.7.5.分组方法;
4.9.7.6.比赛形式;
4.9.7.7.联系方法;
4.9.7.8.下雨时推迟下一周;
4.9.7.9.回执(应注明回执的时间)。
4.9.8.比赛中的更进
比赛过程中,主要注意以下问题:
4.9.8.1.确定比赛的进展情况;
4.9.8.2.主要领导的安排情况;
4.9.8.3.人员的调配情况。
4.9.9.用餐的安排:
用餐采用自助的形式,请酒店协助安排。
4.9.10.赛后的总结及善后工作
赛后,除对工作进行总结,同时也借此机会,将有关领导的相片送于各领导,同时进一步建立良好关系,同时也方便公共事务部与政府其他部门的联系工作。
4.10.统计工作:
统计工作是公共事务部工作的一个总结,同时也是对集团整体形象的一个鉴定。
统计的主要范围如下:
4.10.1.统计境内、境外媒介对万科的报道情况。
4.10.2.统计集团安排集团各部门、各分公司接待来访的情况;
4.10.3.统计协助安排集团领导接受媒介采访情况;
4.10.4.统计协助安排集团领导参加外界活动的情况;
4.11.事务性工作:
公共事务部借助公共事务部的关系网,协助集团处理业务及事务的工作。
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