四川省交通重点建设项目完工文件及档案整理标准文档格式.docx
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3.1.5项目完工验收文件
指项目完工后试运行中和完工验收时形成的文件。
3.2项目档案
指通过鉴定、整理-归档后的项目文件。
3.3归档
建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位提交经整理的全数相应文件;
项目建设单位各机构将项目各时期形成并通过整理的文件按期报送档案治理机构(或人员)。
3.4完工验收
是指建设项目完工、试运行后,由有关主管部门组织的对项目的全面考核、检查。
3.5建设项目
指建筑、安装等形成固定资产的活动中,依照一个整体设计进行施工的独立组成的单位。
3.6单位、分部、分项工程
3.6.1单位工程是指在建设项目中,依照签定的合同,具有独立施工条件,能够单独作为本钱计算对象的工程。
3.6.2分部工程
在单位工程中,应按结构部位、路段长度及施工特点或施工任务划分为假设干个分部工程。
3.6.3分项工程
在分部工程中,应按不同的施工方式、材料、工序及路段长度等划分为假设干个分项工程。
单位、分部、分项工程的具体划分,按《公路工程质量查验评定标准》(JTJ071—98)附录A执行。
4建设各方责任
4.1建设项目中建设单位(业主)负责组织、和谐和指导设计单位、施工单位和监理单位的项目完工文件编制和项目档案整理,并依照本标准结合各建设项目实情,制定相应的完工文件编制实施细那么。
4.2项目建设各有关单位的编制工作分工依照《交通建设项完工文件材料归档范围和保管期限表》(附件一)要求执行。
设计、施工、监理单位在完成各自的立卷、编制工作,经上级有关部门检查验收合格后,移交建设单位。
建设单位应将项目建设各时期、各单位形成的材料依照项目档案整理的有关要求进行汇总、整理和分类、排列。
4.3建设项目在招标、投标和签定设计、施工及监理合同、协议时,应当设立专门条款,明确规定有关方面提交完工文件的套数、费用、时刻,和对项目文件的整理、归档的责任。
4.4项目文件的搜集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项预备、建设进度和交工、完工验收同步进行。
项目交工验收前,应完成文件材料的编制工作。
由项目建设单位或该建设项目批准初步设计单位的档案机构组织设计、施工、监理及项目治理机构对有关完工文件材料立卷归档工作进行预验收,并提出预验收报告。
项目交、完工验收时,档案行政治理部门和交通主管部门的档案机构应派人参加,并提出工程项目档案验收意见。
完整、准确、系统的项目档案是建设项目完工验收的必备条件。
依照国家和省对重志建设项目档案治理要求,在工程项目动工、项目档案预验收、项目正式完工验收等各时期,由建设单位向主管部门别离填报《国家(省)重点建设项目档案治理记录表》(附件十)。
5项目文件的搜集
5.1建设项目各时期文件的搜集与各方责任
5.1.1建设项目在项目预备时期形成的立项、项目治理等前期文件,和设备、工艺和涉外文件,由建设单位负责搜集、积存;
勘探设计单位负责勘探设计文件的搜集积存,并按规定向建设单位移交有关材料。
5.1.2建设项目在施完工时期形成的文件,凡项目实行总承包的,由各分包单位负责其分包项目全数文件的搜集、积存、整理,然后由总包单位进行汇总,并负责对分包单位的文件材料进行审核把关;
凡由建设单位别离向几个单位发包的,由各承包单位负责搜集、积存其承包项目全数文件;
项目监理文件由监理单位搜集、积存。
5.1.3建设项目工程文件的治理应列入项目建设工程打算、有关部门的职责范围和技术人员工作标准和职位责任制,并有相应的检查、考查方法。
5.2搜集范围
凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各类载体的文件,都应搜集齐全,归入建设项目成套档案。
其范围见《交通建设项目完工文件材料归档范围和保管期限表》(见附件一)。
5.3搜集时刻
各类文件应按文件形成的前后顺序或项目完成情形吸时搜集;
凡是引进技术、设备文件必需第一由建设单位(或同意委托的承包单位)记录、归档,再行译校、复制和分发利用。
5.4文件质量要求
5.4.1笔迹清楚,图样清楚,图表整洁,签字手续完备。
5.4.2归档的文件材料不得用易褪色的书写材料(红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔)书写、绘制。
5.4.3关于破损的文件材料应托裱,对批语、签注意见写在文件装订线上的,应予以粘贴补宽;
各类大小不一的文件应适当补镶或折叠成210X297mm(A4)规格。
5.4.4不易保留的文件应复制,复制件放在原件后立卷;
电传文件也应复印归档,并加以说明。
6项目完工文件的编制
6.1建设项目完工后,施工单位应依照工程项目的完成情形和合同规定的要求,对搜集、积存的文件进行编制。
编制要求如下:
6.1.1施工文件由施工单位负责编制。
凡文件未知足合同或协议规定份数的,应按要求复制补齐。
6.1.2依照《交通建设项目完工文件材料归档范围和保管期限表》及建设项目实际情形,进一步搜集所缺少的重要文件。
6.1.3对施工文件、施工图的准确性和更改情形进行核实,并按要求修改到相应的文件上。
6,2项目完工图表的编制
项目完工图表应由施工单位编制。
完工图的编制应准确、清楚、完整、统一,真实反映工程完工验收时的实际情形。
(完工图式样见附件二)
完工图的套数按附件一中“保管单位”数确信,每一个保管单位一套,凡在大中城市计划区范围内的重要大体建设项目,应依照《城市建设档案归属与流向方法》第五条,可与所在城市的城建档案馆协商,如需要可再编制一套与城市建设、计划及其治理有关的完工图,交所在城市的城建档案馆。
7项目文件的整理与归档
7.1建设项目所形成的全数项目文件在归档前必需按档案治理的要求,由文件形成单位(建设、设计、施工及监理等)进行整理。
其组卷要求:
7.1.1建设项目征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、完工验收时期形成的完工验收文件、工程决算及审计报告等有关文件材料应由建设单位依照文件材料形成的时期、性质、内容分类整理组卷。
7.1.2建设项目设计文件材料包括地质勘探资料、初步设计、方案设计、技术设计、整体计划设计、工程概预算、施工图设计等由设计单位和建设单位按项目、时期、单位和分部、分项工程、专业别离整理组卷。
7.1.3建设项目施工时期形成的施工文件材料由施工单位负责组卷。
其中动工报告、施工组织设计、施工打算、施工日记及中间验收等别离按合同段集中组卷。
各项施工原始记录、监理签认的质量保证文件材料等按线路进行方向,结合单位工程(含分部、分项)及不同专业,别离整理组卷。
完工图的组卷见附件一。
7.1.4建设项目监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、开(停、复)工令、备忘录、有关会议记要、施工质量查验分析、合同治理文件、打算进度治理文件、工程质量操纵文件、工程技术治理文件、工程计量与支付文件、与总监及参建单位的来往函、监理日记等由监理单位按时期、问题分类整理组卷。
7.l.5组卷要遵循项目文件的自然形成规律和成套性特点,维持卷内文件的有机联系;
分类科学,组卷合理。
7.1.6卷内没有重份文件;
同一卷内有不同保管期限的文件,该卷保管期限从长。
7.2卷内文件的排列
7.2.1治理性文件按问题或重要程度排列。
7.2.2项目工程技术文件按治理、依据、施工程序、工程质量评定、实验检测、证明材料等排列。
7.2.3设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。
7.2.4完工图按里程、专业、图号排列。
7.2.5卷内文件一样批文在前,请示在后;
正件在前,附件在后;
印件在前,定稿在后;
转发文件在前,被转发文件在后;
文字在前,图样在后;
有译文的外文资料,译文在前,原文在后。
7.3案卷编目
一个完整案卷由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。
案卷编目包括编写页号,填写卷内目录和卷内备考表,编写案卷封面和案卷目录。
7.3.1编写页号:
卷内文件材料应按排列顺序依次在有文字和图表的每页材料正面的右下角、反面的左下角用编号机从1起逐页编号;
卷内目录、卷内备考表不编写页号。
7.3.2卷内目录的编制
卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料落款、日期、页号、备注等组成;
排列在卷内文件材料的首页之前。
(1)序号,填写文件排列的顺序号,用阿拉伯数字从1依次标注。
(2)文件编号,填写文件文号或图样图号。
(3)责任者,填写文井形成部门或要紧责任者,可采纳通用简称。
(4)文件材料落款,填写文件题目全称,没有题目或题目不能说明文件材料内容的,应自拟题目并用“[]”括上。
(5)日期,填写文件材料的形成日期。
(6)页号,填写每份文件首页上标注的页号;
最终件注起止号。
(7)卷内目录一式两份,一份随案卷装订,另一份按档号装订成册,便于卷内文件检索。
7.3.3卷内备考表的编制
(1)卷内备考表排列在文件材料的尾页以后。
(2)说明包括:
卷内材料的件数、页数和在组卷和提供利用进程中需要说明的问题。
(3)立卷人应由责任立卷人签名,并填写完成立卷的日期。
(4)检查人应由案卷质量审核者签名,并填写审核的日期。
(5)互见号应填写反映同一内容形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。
档号后应注明档案载体形式,并用括号括起。
7.3,4案卷封面的编制
案卷封面由案卷落款、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等组成。
(1)案卷落款,由立卷者编制,应简明、准确揭露卷内文件的内容,结构完整、文字通顺、标点正确,字数不超过50个宇。
其大体魄式为:
起讫桩号(或中心桩号)+工程名称(或分项工程名称)十本卷要紧内容+文种(如报告、批复、查验单、图)。
(2)立卷单位,填写负责组卷的部门或项目负责部门。
(3)起止日期,填写案卷内文件材料形成的起止日期。
(4)保管期限,填写组卷时划定的保管期限。
(5)密级,依据保密规定填写卷内最高密级。
(6)档号,由全宗号、分类号、案卷顺序号组成。
档号例如:
×
—×
×
·
×
案卷顺序号
全宗号与分类号,分类号与案卷顺序号之间用“破折号”隔开,分类号不同层次之间用“.”符号隔开。
全宗号(单位代号):
用2--4个阿拉伯数字或首位拼音字母简称表示,由省交通厅统一给定。
大类号:
参照交通部科技档案分类编号方法([87]交办字315号文),属公路类中公路工程类,那么表示为GL5。
属类号:
参照交通部科技档案分类编号方法([87]交办字315号文),如属公路类中公路工程类的道路类,那么表示为1。
项目代号:
立档单位所含项目代号,用2--4个阿拉伯数字或拼音字母表示。
立卷单位代号:
能独立组卷的部门代码,如各合同段代码,可用2一4个英文字母与阿拉伯数字相结合来表示。
小类号:
依照附件一中“小类”内容分类填写代号。
未包括的内容能够增设新类,须报省交通厅审定。
案卷顺序号:
依照附件一内容,在小类下按阿拉伯数字从1起依次编写案卷流水号。
7.3.5案卷目录的编制
每套档案编制一式两套案卷目录,由归档部门(或治理人员)按每卷案卷封面对应栏目填写后,随归档档案一路移交或保管。
7.4案卷装订要求
7.4,1完工图按297mmx210mm规格折叠装订。
7.4.2案卷内不同尺寸文件材料要折叠成297mmX210mm的统—幅面。
7.4.3装订时必需去掉金属物,装订边和下边取齐,采纳三孔—线装订在文件左侧中部,距订口边lOmm,装订长度120mm。
结头为死结,结头在背后中孔。
7.4.4案卷封面、卷内备考表别离粘贴在装订好的文件材料的封面和封底,不露装订线。
7.5卷盒、卷皮、各类表格规格及制成材料
7.5.1卷盒外表尺寸为305mmX220mm,采纳牛皮纸板双裱压制。
7.5.2案卷封面、卷内备考表尺寸为297mmx210mm,采纳150克牛皮纸。
7.5.3案卷目录、卷内目录等表格尺寸为297mmx210mm,采纳70克白色书写纸或胶版纸。
7.5.4卷盒、卷皮、各类表格规格式样见附件三至附件七。
7.6项目文件归档
7.6.1建设项目的承包(施工、监理)单位应在项目完成(可分时期分期)后三个月内将经整理所形成的项目档案向建设单位归档。
7.6.2建设单位各机构应将项目各时期形成的文件整理、立卷后,按期或按时期向档案治理机构归档。
7.6.3归档文件必需完整、成套、系统,文件材料质量符合5.4的要求,并经建设单位审查,填写《案卷归档签证单》(附件八),同时报送的项目完工文件归档目录(软盘)。
8项目档案的整理与移交
8.1建设单位负责进行或组织对全数归档项目档案的汇总整理。
8.1.1对全数工程档案进行清点、整理,分类和排列。
8.1.2依照国家及本行业的技术标准及各类技术文件表格的要求,对设计、施工及监理单位工程文件材料的形成、积存、整理进行监督和指导。
8.2项目档案的移交
8.2.1项目档案验收合格后,建设单位应按合同、协议和规定的要求,在项目正式通过完工验收后三个月内向生产利用单位及其他有关单位办理移交。
8.2.2建设单位与生产利用单位及其他有关单位应办理档案移交手续,明确档案移交的内容、案卷数、图纸份数等,并有完备的清点、签字等交接手续(见附件九)。
8.2.3完工验收以后,凡在大中城市计划区范围内的重要建设项目,建设单位应依照国家档案局《城市建设档案归属与流向方法》,在三个月内向所在城市的城市建设档案馆报送与城市计划、建设及其治理有关的项目档案。
9附那么
9.1本标准第2条中所列依据,尔后如有新规定、新标准颁;
按最新规定和标准执行。
9.2本标准由四川省交通厅负责说明。
9.3本标准发布后,省内交通重点工程的档案验收,一概按此标准执行。
附件一
交通建设项目完工文件材料归档范围和保管期限表
小类
归档内容
保管
期限
保管单位
立卷单位
1.可行性研究
任务书
(1)项目建议书及批复
永久
交通主管部门
设计单位
建设单位
(2)工程可行性研究报告
(3)项目评估、论证
(4)环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
(5)设计任务书、计划任务书、可行性研究报告的批复
2.设计基础
材料
(1)工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、重要土岩样说明
长期
(2)地形、地貌、控制点、建筑物及重要设备安装测量定位、观察记录
(3)水文、气象、地震等其它设计基础材料
3.设计文件
(1)总体规划设计
交通部档案馆
(2)方案设计、初步设计、技术设计及设计审批文件
(3)施工图设计、设计计算书
(4)建设项目用地图
4.工程管理
文件
(1)征用土地申请、批准文件及
红线图
(2)建设项目用地呈报表
(3)征地数量明细表
(4)拆迁、补偿协议书
(5)承、发包及委托合同、协议书、招标、投标、租赁文件
(6)技术规范的补充文件和修改文件
(7)施工执照
(8)环保、劳动安全卫生、消防、规划等文件
使用单位
(9)电、暖、煤气等供应协议书
(10)工程总结
5.施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
施工单位
(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、重要会审纪要
(3)分项工程开工申请单及附件
(4)原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告
(5)原材料试验报告
(6)设计变更、工程更改洽商单材料代用审批手续
(7)施工原始材料
(8)试验材料汇总表
(9)中间检验报验单及试验舟料
(10)隐蔽工程验收记录
(11)工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告
(12)单位工程、分项、分部质量检验评定报告
(13)施工总结、技术总结
(14)机电设备安装及调试记录-
(15)专项检测及监控材料
(16)工程声像材料
6.监理文件
(1)监理通知、开(停、复)工令许可证
监理单位
(2)备忘承、会议纪要
(3)施工质量检验分析
(4)规程规范
(5)合同管理文件
(6)计划进度管理文件
(7)工程技术管理文件
(8)工程质量控制文件
(9)工程计量与支付
(10)与总监及业主的来往函
(11)监理工作会议记录或纪要
(12)监理日志
7.竣工文件
(1)工程竣工申请报告
(2)工程竣工验收报告
使用单位
(3)竣工验收鉴定书、验收委员会名单
(4)工程总结文件
(5)工程审计文件、材料
(6)财务决算、工程决算、支付报表
(7)竣工图
[1]总说明书
[2]路线平、纵面竣工图
[3]路基、路面竣工图
[4]桥梁、涵洞竣工图
[5]隧道工程竣工图
[6]路线交叉工程竣工图
[7]沿线设施及其它工程竣工图
[8]环保工程竣工图
[9]通用图
7.科研
(1)课题报告、任务书、批准书
(2)协议书、委托书、合同
(3)研究方案、计划、调查研究报告
(4)实验记录
(5)实验分析、计算、整理数据
(6)阶段报告、科研报告、技术鉴定
附件二:
完工图式样
纸张规格为A3(样图略)
附件三:
案卷封面式样
档号
档案馆号
(案卷题名)
立卷单位
起止日期
保管期限
密级
附件四:
卷内目录式样
卷内目录
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
日期
页号
备注
附件五:
卷内备考表式样
卷内备考表
互见号:
说明:
立卷人:
年月日
检查人:
附件六:
科技档案案卷目录
档号
案卷题名
页数
起止日期
立卷单位
保管
期限
备注
附件七:
案卷脊背式样
案卷题名
附件八:
案卷归档签证单式样
案卷归档签证单
归档卷数:
归档单位:
负责人:
经办人:
接收单位:
签证日期:
附件九:
项目档案移交签证单式样
项目档案移交签证单
接收卷数:
移交单位:
附件十:
《国家(省)重点建设项目档案治理记录表》
表一国家(省)重点建设项目档案治理记录表
(项目及项目档案和资料情形动态表)
编号:
项目名称
建设单位或项目法人
地址
邮编
上级主管部门
批准概算总投资
万元
计划工期
年月至年月
现已完成的单位或单项工程
主要
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