行政管理制度文档格式.docx
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内部通告
公告、通知、通报、请示(申请)、任务通知、工作联系
主要用于公司内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。
3
会议纪要
会议纪要(公司内、外部会议)
主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。
4
工作报告
工作月报、年度工作报告、请示报告
主要用于下级向上级定期汇报工作情况和工作计划,提出工作建议的文件。
四、公文处理程序
公文的处理程序一般分为公文草拟、公文签发、公文分送发布、公文反馈与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。
1、公文草拟
公文草拟者需结合公司实际需求来制定拟写公文。
2、公文签发
(1)签发权限:
公司总经理在权限范围内可以签发以公司名义发出的红头文件、内部通告等公文。
(2)签发方式:
以公司名义行文的公文,经外宣部、法务部门审签后,盖本公司公章发出,但在公司内部行文也可采用签发人签名的方式发出。
3、公文发送
(1)公司主要采用签收方式(对公司机密、上级公文、人事资料等重要文件还需用信封封口专人专送)。
采用其它方式分送公文,分送人应做好跟踪、记录工作。
(2)相关人员在工作中,应积极、准确、快捷地处理公文事务,并严格遵守公司保密制度,不泄露和透露公司保密内容。
4、公文反馈与跟踪
公文在发送后,综合部接到公司领导批示后的公文,应尽快将批示内容反馈给拟办部门(同时保存好批示件)。
5、公文清理、存档和销毁
(1)综合部人员或公司其他相关工作人员应对收发的公文及时进行整理,应安排专人专管,对有存档价值的公文原件应按公司档案管理制度的规定及时向档案管理部门移交存档。
(2)对拟销毁的公文应在销毁文件上加盖文件作废章方可销毁。
第三节印章管理规定
一、印章刻制及启用:
各级单位刻制及启用印章,必须通过XX总经办核准,在XX综合部门备案,并有总经理办公室统一进行印章刻制及启用事宜。
二、分类:
印章分为公司公章,合同专用章和财务专用章等。
三、印章的保管:
公司印章应由综合部保管,至综合部备案。
四、印章的使用审批
1、公司公章、合同专用章的使用应填写用印申请表,并经XX法务部、风控部审核,总经理的批准和授权方能使用。
2、财务专用章的使用应填写用印申请表,XX法务部、风控部审核,总经理和财务部负责人的批准和授权方能使用。
五、印章的外借:
印章一般不得外带使用,因工作需要,需借印章外出使用的,需填写印章外用申请表,并经XX总经理批准后安排专人陪同方可带出。
印章外借期间,借用人与陪同人只可将印章用于申请事由,共同对印章的使用后果承担一切责任。
六、印章的停用:
当公司名称变更、印章损坏、遗失或者被窃时,印章必须停用。
印章停用时必须经总经理批准,并将停用印章送至总经理办公室封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的档案登记,并做相应的对外信息公示。
七、印章禁止事项:
任何印章管理员不得在申请人所持空白格式化文件上加盖印章,用章材料必须已经填写完毕,注明日期,字迹需清晰、正确。
第四节档案管理规定
一、管理部门
条件成熟时,各级公司应当设立档案室,并指定专人负责档案管理工作,人事、财务、营销等专业档案应由相关职能部门或者人员负责管理。
各公司的档案编码规则应上报XX综合部备案。
二、归档范围
包括但不限于下列具有保存价值的各种载体的文件材料:
1、管理文件:
在经营活动中具有重要依据的各类文件,包括规章制度、部门工作职责、年度工作总结和计划、大事记;
各类公文、会议纪要、业务来往函件和传真件、重要人物名片和信息等;
2、合同文件:
经营活动中产生的各类合同、协议等;
3、项目文件:
征地、规划、施工竣工验收等文件;
4、设备和技术资料文件;
6、政策文件:
国家有关行业的政策、法律、法规,上级各职能部门的通知、来文等;
7、其他需要归档的文件。
三、收集归档
1、档案在形成过程中,相关人员应及时核对有关文字材料,不遗漏,不丢失,保证全部资料的真实和完整后向档案室移交;
2、凡属归档的文件,各部门资料员应当在文件整理完成后及时将原件归档,不得私自留档,可留复印件存于本部门查备;
3、为避免归档档案的遗漏和混乱,档案员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。
经办人要设立档案归档签收本,列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。
四、档案分类
档案管理员应根据归档范围对档案进行分类整理、进行编号、电脑登记、备份、归档和建立索引目录,提高档案利用率,保证档案管理工作的顺利进行。
五、档案保管
1、档案室要做好防火、防水、防潮、防蛀、防盗等工作,保证文件完好无损,一旦出现问题,立刻向上级领导报告;
2、档案发生损毁或丢失,应第一时间向上级报告并查明原因,对相关责任人进行处罚。
六、档案借阅
1、借阅任何文件资料,必须办理书面审批及借阅登记手续,归还存档时,经检查无误方可办理注销手续;
2、借阅非机密性文件(包括复印件),须经综合部负责人批准;
借出原件,须报管本单位副总经理以上人员审批;
3、因办理相关政府事务所需的资料,须经行政综合部负责人批准方可借出;
4、借阅机密性文件(包括复印件),须经分管副总经理批准;
绝密性文件(包括复印件),须经总经理批准;
5、外部人员来查阅资料,应出具其单位书面证明,并经分管副总经理以上领导批准,方可查阅;
6、任何人借阅档案原件,原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制;
不准在文件上作记号、涂改、污损。
确因工作需要摘抄、复制,须经综合部负责人批准;
7、借阅档案者必须严守公司机密,绝不能将档案资料内容外泄;
由于泄漏机密而给公司造成损失者,将按奖惩规定对其进行处罚直至追究其法律责任。
七、档案移交
若档案需要向政府部门(专业档案馆)或外单位移交,应将档案移交的详细目录上报副总经理或以上领导审批,方可移交。
八、档案销毁
档案销毁需经总经理批准,并需档案管理员和综合部负责人同时在场监督。
九、其他
综合部、财务部、法务部等专业档案的管理可根据其特点增加其他要求,但必须遵守本规定基本原则,并由各职能部门负责。
第五节会议组织管理规定
一、目的
规范会议组织工作,提高会议效率,及时沟通,解决工作中存在的问题。
二、分类
周例会、月度会议、年中、年度总结和计划专题会议、其他必要的会议。
三、会议组织单位
各级综合部、总经理办公室
四、会议主要内容
1、周例会:
传达上级部门指示精神,围绕各单位工作计划层层推进,分析存在问题,提出解决方案和下周工作计划和近期工作目标,检查上周工作进度和制定下周工作计划。
2、月会:
各部门根据工作计划检查工作进度,由工作考核小组进行考核,若因客观原因没有完成需提出工作中存在的实际困难;
制定下月工作计划。
3、年中、年末总结和计划会议:
对工作进行总结,分析存在问题,对企业发展进行战略性思考,并提出下一阶段发展计划。
五、会议组织单位
1、周会:
各级综合部,各业务部门
总经理办公室,各级综合部
3、年中、年末总结和计划会:
六、会议记录
各级综合部应对各项会议做好会议记录,并将会议记录抄送上级部门或领导。
第六节台账管理规定
一、目的:
台账作为每个岗位的工作日志,用以详细记录每个岗位的相关工作内容。
建立完整的台账,有助于资料查阅并且成为制定各类报表的基础,便于各级领导了解实际经营状况。
二、台账分类:
台账分为经营分析型台账及管理控制型台账。
1、经营分析型台账:
一般为数据型台账,如财务、项目、销售类等台账。
经营者可以通过其随时掌握公司的经营状况,是经营分析中最直接和最重要的资料来源,通过对这类台账的分析可以发现存在的问题,检查目标实现情况,为经营决策提供可靠依据。
2、管理控制型台账:
每个部门的日常工作台账,依此来掌控每个部门的工作进展状况。
通过对此类台账的控制,可以使各项管理工作处于受控状态,一方面可以对所有的过往工作有所记录,另一方面也可时刻对目前的工作状态有所控制,同时也可根据情况对下步工作计划做出安排。
三、台账系统及编写部门
1、财务系统台账,责任部门:
财务部;
2、综合部系统台账,责任部门:
综合部;
3、教育事业部台账,责任部门:
教育事业部;
4、电商事业部台账,责任部门:
电商事业部;
5、品牌宣传部台账,责任部门:
品牌宣传部;
6、风控部台账,责任部门:
风控部;
7、技术部台账,责任部门:
技术部;
以上各责任部门负责编写台账样表,报综合部汇总下发。
四、台账填写要求
1、口径统一:
各级部门应使用由XX综合部统一下发的台账样表,并根据样表上的要求指定专人负责填写;
各级部门在归结本部门台账时,须保持用词的前后一致性。
2、数据统一:
当次核准有关数字,使总数与明细能一一对照;
注意历史数据与当月发生累计数的统一性,杜绝前后不一的情况。
3、格式统一:
表格部分要水平居中、垂直居中;
表格顶端统一使用“单位”、“岗位”格式,表格结束时统一使用“填写人”格式;
没有内容显示的位置请以“—”表示。
4、专人填写:
每一台账必须由专人负责建立和登记,并用EXCEL或WORD格式建立以便为公司办公自动化工作做好准备。
5、日清月结:
各填表人应每日整理台账内容,并于每月最后一个工作日进行归结,下月启用新的空白台账。
6、台账交接:
台账交接工作是员工工作交接的重要内容之一。
第七节安全保卫管理规定
一、为维护公司日常工作秩序,确保员工生命和公司财产安全,各级单位应重视防火、防盗和生产安全。
二、安全、防火、防盗、保卫工作,要认真落实责任制,总经理是各级单位的安全防火工作第一责任人,部门经理是本部门责任人,各部门应切实研究、部署安全、防火、防盗、保卫工作。
三、公司总部及各部门、子公司总部及各部门定期检查安防工作,发现问题,及时采取措施解决。
各部门根据实际需要设兼职的消防和安全保卫人员,切实担负起安防责任。
四、公司总部及各部门、子公司总部及各部门综合部需经常对全体员工进行消防和安全教育,对新员工要认真执行“先培训,后上岗”的规定,进行安防培训。
五、各单位所有的固定资产应按保险要求购买各种保险,确保固定资产安全。
六、抓好安全用电
1、电线、电器残旧不符合规范的,应及时更换。
2、严禁擅自接电源和使用额外电器,不准在办公区域乱接电线。
3、配电房、空调机房、仓库等重地,严禁吸烟和使用明火,非专业管理人员,不得随意进入。
第八节考勤、休假制度
为了规范公司考勤管理,严肃工作纪律,有效提升员工的敬业精神,并使员工的工资核算做到有法可依,结合我公司实际情况,特制定本规定。
二、适用范围
本制度适用于本公司所有员工。
三、工作时间
1、按公司规定实行。
2、每日工作时间为:
早上:
9:
00-18:
00;
3、全体员工上、下班一律打卡,以打卡做为考勤的基本依据。
4、如遇特殊情况,相关部门应提前告知。
签到时间:
签到时间为上班到岗时间和下班离岗时间;
因公外出不能打卡:
因公外出不能打卡应填写《外出登记表》,注明外出日期、事由、起止时间。
因公外出需事先申请,如因特殊情况不能事先申请,应在事毕到岗当日完成申请、审批手续,否则按旷工处理。
5、加班管理
(1)定义:
加班是指员工在节假日或公司规定的休息日完成临时工作的情况。
(2)加班申报及补偿规定
员工加班应提前申请事先填写《加班申请表》,《加班申请表》应有本部门领导、综合部负责人及总经理签字确认。
因无法确定加班工时的,应在本次加班完成后3个工作日内补填《加班申请表》。
《加班申请表》必须事前当月内上报有效,如遇特殊情况,也必须在次月之日起一周内上报。
(3)加班的补偿:
员工在排班休息日的加班,可以以倒休形式安排补休。
原则上,员工加班以倒休形式补休的,加班可按1:
1的比例冲抵病、事假。
(4)加班的申请、审批、确认流程
《加班申请表》在综合部领取,加班统计周期为上月11日至本月9日。
综合部负责检查、复核确认考勤记录的真实有效性并在每月9日前汇总,逾期未交的加班记录公司不予承认。
6、倒休
员工倒休需提前申请,并以不影响中心工作为前提下完成。
倒休需填写《倒休申请表》,由部门考勤员确认当月的加班实际天数签字后,交主管/经理、主管副总签批。
倒休最小单位按0.5天计算。
员工自行倒休的按旷工处理,情节严重、造成损失的,按严重违纪处理,立即解除劳动合同并没有任何补偿。
7、各类假期规定
(1)病假
员工休病假必须提前申请。
如因情况紧急或突发而无法提前请假,应在休假当天上午9:
00前通过电话向部门负责人请假,并在上班后第一天完成请假审批手续,否则按旷工处理。
员工休病假期间的工资,当月病假累计3日内的,不扣工资,超过3日以上,扣发日工资的50%。
超过7(含)日以上的,从第7天开始,执行医疗期工资,医疗期工资=所有地区最低工资标准的80%;
按国家规定的医疗期满后,能从事原工作的,可继续履行劳动合同,医疗期满后,不能从事原工作也不能从事单位另行安排的工作,可由劳动鉴定委员会参照工伤和职业病标准进行劳动鉴定,被鉴定为一级至十级,公司按在本单位工作的年限每满一年给予一个月的经济补偿,最多不超6个月,用人单位可以解除劳动合同。
(2)事假
因私事而不能正常出勤的,须请事假,完成审批程序后方可休假。
未办理请假手续擅自离开岗位、或请假期满未来上班也未续假者,连续旷工3天,或一个月内累计旷工5天,属于严重违反单位的规章制度,单位可以依据《劳动合同法》第39条的规定解除劳动合同,并不予经济补偿。
休事假需按公司规定提前填写《请假申请单》,员工休事假三天以上的,需提前三天申请。
休事假每天扣除日工资的100%。
(3)有薪节假日
每周六、周日为法定公休日。
法定假日按国家规定执行。
(4)临时调休:
临时调休指因节假日关系,为方便员工休息或公司办公方便,由公司统一临时调换休息时间与工作时间。
临时休假:
临时休假指因特别情况,由公司统一临时通知休息或提前结束工作时间。
(5)婚假,符合法定结婚年龄并领取结婚证的员工(不含试用期员工及劳务工)可享受10天婚假;
注:
婚假需在领取结婚证后6个月内使用,并须一次休完,期间含休息日、法定休假日,过期不予保留;
婚假需提前两周提出书面申请,出具结婚证,经理、总经理批准后交综合部备案并一次性连续休完;
(6)丧假,凡与公司签订了正式合同的员工,其直系亲属(父母、配偶、子女、岳父母或公婆)丧亡,可休丧假3天。
员工请丧假要求提供相关证明,应在亲属丧亡一个月内使用,申请丧假最迟应于休假当天提出申请。
(7)产假与哺乳假,凡与公司签订了正式合同的已婚女员工可享受,其余按病假处理。
1、基本产假128天,其中产前可以休假15天(符合北京相关政策的,产假可再增加1-3个月,最长为7个月产假);
2、难产的可增加产假15天;
3、怀孕不满四个月流产的,给予15天的产假;
4、怀孕四个月以上(含四个月)流产的,给予42天产假;
5、生育多胞胎的,每多生育1个婴儿,增加产假15天;
6、男员工凭医院证明可在配偶生产时享有连续2天陪产假。
计划生育假,按规定生育的,除享受国家规定的产假外,享受生育奖励假三十天,其配偶享受陪产假十五天。
节育手术(放节育环、取节育环)的员工,根据相关计生规定,提供证明文件,给予3至15天假期。
以上员工假期应填写《请假申请单》,附医院有关手术证明,由综合部审核,按规定批准。
休假期间发放基本工资。
(8)工伤假,员工因工(公)造成病、伤、残等,必须填写《工伤报告表》。
经总经理批准后,休假按工伤假处理;
工伤假期间待遇参照国家及地方有关政策执行。
(9)公司年假
公司为保障员工的休息权,特在法定年假的基础上,增设公司年假。
年假为公司给予员工的福利。
员工累计工作已满1年不满5年者为年休假5天,5年及5年以上年休假为10天。
年休假当年内有效,对员工应休未休的年休假天数,不以其他方式补偿。
凡休公司年假者须提前向综合部提出书面申请,说明休假时间和工作交接情况,由综合部上报总经理审核批准后方可休假。
8.请假制度
员工请假,均应提前提交《请假申请单》。
员工休假必须提前申请。
如因紧急情况或突发急病而无法提前请假时,应由本人在休假当天上午9:
00通过电话向部门经理请假,并在上班后第一天完成请假审批手续,否则按旷工处理。
请假手续必须由本人亲自办理有关手续,委托他人代理手续的视为无效,将按旷工处理。
9.缺勤规定
在规定上下班时间内,上班延后/下班提前打卡者,视为迟到/早退。
迟到或早退15分钟以内扣款50元,15分钟以上扣款100元,30分钟以上至1小时的按0.5天事假计,1小时以上按旷工半天处理。
旷工扣款规定:
未完成请假手续或休假期满未续假而擅自不上班者、伪造出勤记录者,一经查明对责任人予以旷工处理。
每旷工一天按个人日工资额三倍扣款。
连续旷工3天,或一个月内累计旷工5天,属于严重违反单位的规章制度,单位可以依据《劳动合同法》第39条的规定解除劳动合同,并不予经济补偿。
第九节薪酬制定管理规定
统一各部门薪酬体系,使公司薪酬体系更加合理,落实按劳分配、多劳多得,更好地发挥薪酬机制的激励作用,激发员工工作积极性,提高员工的工作素质,促进公司健康快速的发展。
二、适用范围:
公司全体员工
三、职责:
1、综合部负责本办法的制定、起草、修改、废止和审核工作
2、各部门指定专人负责员工出勤统计及工资核算
3、财务部负责工资审核及按时发放
四、关于详细管理内容已纳入薪酬制定管理规定范围,按《薪酬制定管理规定》执行。
第十节财务支出控制制度
为规范各类财务支出行为,明确财务支出的责任和权限,合理控制各项支出,根据《中华人民XX国会计法》、财政部《内部会计控制基本规范》及公司其他有关规定,特制定本制度。
二、范围:
本制度适用于公司所有财务支出。
三、关于详细管理内容已纳入财务支出控制制度管理范围,按《财务支出控制制度》执行。
第十一节保密制度管理规定
为加强公司保密工作的管理,维护公司权益,防范和杜绝各种泄密事件的发生,维护公司正常经营管理秩序,保障企业发展的顺利进行和公司合法权益不受侵犯,特制定本制度。
本制度适用于XX各部门以及子公司各部门。
三、密级划分:
根据保密等级,公司保密内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
1、绝密:
是公司最核心和顶级技术文件资料及未公布的公司重大事件及决策,泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。
绝密事项相关部门负责人单独向总经理汇报,部门负责人之间绝不允许交流绝密事项。
2、机密:
是重要的公司秘密,泄露会使公司权益和利益造成一定影响和危害。
机密事项由各部门部长负责,必须经过本部门领导同意,其他部门领导才允许知悉,了解,并做好登记工作,其他部门普通员工无权过问。
3、秘密:
是一般的公司秘密,泄露会使公司的权益和利益造成不良影响。
秘密事项必须经过部门负责人同意,相关员工才有知悉、了解的权利,并做好登记工作。
四、保密内容:
项目类:
指公司所有产品、客户及市场信息
(1)销售价格、销售合同、客户资料;
(机密)
(2)产品销售市场分布及市场占有率;
(3)销售台账及提成、销售部报销费用、销售日报表、客户进账及回单、客户对账单、外来凭证;
(秘密)
(4)项目相关的生产配方和加工工艺;
(绝密)
(5)项目相关的先进设备和管理技术及科研攻关项目;
(6)项目相关的重要项目规划、设计方案、思路、图纸、项目或者设备改造方案;
(7)行政管理制度(不能外带,不允许外部人员知悉);
财务类:
指公司不为公众知晓的、具有经济价值的相关经济信息
(1)财务会计、专用印章、账号,保险柜密码、电脑开启密码,U盘、硬盘的存放位置;
(2)公司财务预决算报告及各类财务报表、凭证、账簿、统计报表、资金报表、涉税数据;
(3)公司贷款信息、负债情况、公司盈余资金能力、抵押担保情况;
(4)股东名册、公司股权结构、股证管理资料;
行政类:
指后勤服务方面需要保密的一切信息
(1)后勤盈利收入、支出明细表,账簿,出入库明细表(机密);
(2)未公布时的员工福利发放内容;
(3)外部高层次领导及业务往来人员的就餐信息和个人信息;
综合类:
指公司内部明确规定属内部掌握的各类事项
(1)直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料;
(2)突发大型事故的处理情况信息;
(3)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目;
(4)一级红头文件;
(5)未公开的红头文件(一级红头除外);
(6)企业资产经营中的兼并、收购、重组等,计划方案、评估报告、谈判口径等;
(7)公司与外部高层次人员、科研人员来往情况;
(8)公司高层领导电话号码、家庭住址及外出活动情况;
(9)获得竞争对手情况的方法、渠道和公司相应的对策;
(10)公司员工人事档案、工资性、劳务性收入资料、社保缴纳资料信息;
(11)重要会议记录;
(12)公司印章的保管;
五、保密期限
凡未标注保密期限的涉密事项,其保密期限按照绝密事项20年、机密级事项10年、秘密级事项5年认定。
六、保密制度
涉密文件根据实际情况分位置保存:
保险柜、电脑、硬盘、U盘;
对保密文件、资料的拟稿、缮印、复印、外带、阅办、保管、清退、归档和销毁、都应严格手续制度。
1、拟稿(绝密、机密)的有关人员,应记录名单。
在不影响工作的情况下,应尽量缩小知密范围。
拟稿用纸应注意收集、销毁、防止散失。
2、缮印密级(绝密、机密)文件、资料时,应有保密措施,不让无关人员观看。
缮印份数应作好记录,编好号。
添印密级(绝密、机密)文件,应经相关领导审批。
3、复印绝密文件,应经总经理批准,严格按批准份数复印;
复印机密、秘密文件,应经部门负责人批准,严格按批准份数复印。
无论是绝密、机密还是秘密文件,复印时相关保管人员都应做好登记工作(复印人员、部门、日期、份数)。
4、绝密文件、资料原则上不准携带外出,确需携带,须经总经理批准,并做好登记工作。
机密(秘密)文件外带,需经部门负责人同意,并做好登记工作。
5、绝密、机密、秘密(三密)文件,阅读时应在办公室进行,不准摘抄。
阅读后清退,不得在个人手里过夜。
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