深圳一致药业采购业务需求分析Word文档下载推荐.docx
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1.4.6岗位职责21
1.4.7岗位操作规范21
1.4.8特殊问题23
149配置说明24
1.5进货预付款业务流程24
1.5.1业务说明24
1.5.2流程图25
1.5.3流程图说明25
1.5.4单据说明26
1.5.5报表说明26
1.5.6岗位职责26
1.5.7岗位操作规范26
1.5.8特殊问题26
1.5.9配置说明27
1.6进货退货流程27
1.6.1业务说明27
1.6.2流程图28
1.6.3流程图说明28
1.6.4单据说明29
1.6.5报表说明29
1.6.6岗位职责29
1.6.7岗位操作规范29
1.6.8特殊问题29
1.6.9配置说明30
2供应商管理30
2.1新增供应商业务流程30
2.1.1业务说明30
2.1.2流程图31
2.1.3流程图说明31
2.1.4单据说明31
2.1.5报表说明32
2.1.6岗位职责32
2.1.7岗位操作规范32
2.1.8特殊问题32
2.1.9配置说明32
2.2变更供应商信息流程32
2.2.1业务说明32
2.2.2流程图(略)33
2.2.3流程图说明33
2.2.4单据说明33
2.2.5报表说明33
2.2.6岗位职责33
2.2.7岗位操作规范33
2.2.8特殊问题33
2.2.9配置说明34
2.3产品销售流向管理流程34
2.3.1业务说明34
232流程图34
233流程图说明34
2.3.4单据说明34
2.3.5报表说明34
2.3.6岗位职责34
2.3.7岗位操作规范34
2.3.8特殊问题34
2.3.9配置说明35
3首营品种管理35
3.1首营品种管理35
3.1.1业务说明35
3.1.2流程图36
3.1.3流程图说明36
3.1.4单据说明37
3.1.5报表说明37
3.1.6岗位职责37
3.1.7岗位操作规范37
3.1.8特殊问题37
3.1.9配置说明38
4采购品种管理38
4.1采购品种管理38
4.1.1业务说明38
4.1.2流程图38
4.1.3流程图说明38
4.1.4单据说明38
4.1.5报表说明38
4.1.6岗位职责40
4.1.7岗位操作说明40
4.1.8特殊问题40
4.1.9配置说明41
5网上采购41
5.1网上采购41
5.1.1业务说明41
5.1.2流程图41
5.1.3流程图说明41
5.1.4单据说明42
5.1.5报表说明42
5.1.6岗位职责42
5.1.7岗位操作说明42
5.1.8特殊问题42
5.1.9配置说明42
6订价管理42
6.1订价管理42
6.1.1业务说明42
6.1.2流程图43
6.1.3流程图说明43
6.1.4单据说明44
6.1.5报表说明44
6.1.6岗位职责44
6.1.7岗位操作规范44
6.1.8特殊问题44
6.1.9配置说明44
7代销品种的管理44
7.1代销品种的管理44
7.1.1业务说明44
7.1.2流程图45
7.1.3流程图说明45
7.1.4单据说明46
7.1.5报表说明46
7.1.6岗位职责46
7.1.7岗位操作说明46
7.1.8特殊问题46
7.1.9配置说明46
8专营特殊药品的管理46
8.1专营特殊药品的管理46
8.1.1业务说明46
8.1.2流程图(略)46
8.1.3流程图说明46
8.1.4单据说明47
8.1.5报表说明47
8.1.6岗位职责47
8.1.7岗位操作说明47
8.1.8特殊问题47
8.1.9配置说明47
深圳一致药业的采购业务涉及的部门有采购中心、营销中心、配送中心、结
算中心。
范围包括采购业务处理、供应商管理(包括产品销售流向)、首营品种
管理、采购品种管理、网上采购、定价管理、代销品种的管理、专营特殊药品的管理、合理采购量的确定(即采购计划管理)、付款管理(业务上的而非财务上的结算付款)和采购业绩考核。
除采购业绩考核在综合业务部分文档中进行描述之外,本文档将阐述其余所有业务的需求分析。
1采购业务管理
包括以下几个部分:
采购协议管理、进货计划及合同管理、进货业务(包括收货)流程、进货结算付款流程、进货预付款业务流程以及进货退货流程。
1.1采购协议管理
1.1.1业务说明
采购协议是公司与供应商签订的关于价格、付款方式、达到的采购目标、协
议有效期限以及在合作过程中由供应商提供的支持等方面的备忘录。
每个协议内
容并不完全一致。
业务员通过与供应商的洽谈,草签采购协议。
该协议通过公司领导决策人员审批之后生效,同时将协议归档保存。
1.1.2流程图
1.1.3流程图说明
对于协议来讲,可能会包含很多计算机无法处理的无规律的文字性的描述。
这样,抽取协议中的规律的线性信息就显得极为重要。
一致药业首先要会同相关
部门,根据以往签署的采购协议抽取出其中重要的信息、形成线性的描述并制定
出一个范本。
该范本的信息项将会作为我们系统中操作的基础。
对于签署的所有采购协议,都要按照范本的模式抽取其中的线性信息并录入系统。
这样,采购协
议才能在系统中发挥其在实际业务中所具备的指导作用。
在我们的系统中,业务人员与供应商洽谈采购协议并由公司领导决策人员进
行审批的过程并不作记录,只是当采购协议签订之后,基础数据管理员才将协议中的重要信息通过系统将提供的“采购协议管理”功能录入到系统中。
同时,相关的人员(包括采购员、公司领导决策人员、财务领导、往来会计、基础数据管理员)可以利用“采购协议管理”功能查询到录入到系统中的采购协议(查询条件为:
生效日期、失效日期、录入日期、作废日期、供应商、货品)。
对于协议
中需要修改的地方或是因为协议到期以及其它原因需要作废协议的情况,基础数
据管理员可以在“采购协议管理”功能中对协议进行修改和终止或作废。
1.1.4单据说明
采购协议记录:
是从采购协议中抽取得出并统一确定下来的所有线性信息的集合(即采购协议范本)和系统为方便采购协议的处理而加入的一些信息的集合。
信息项:
协议编号、供应商、货品、协议价格、反利最低采购数量(或金额)、反利扣数、承付方式、付款期限(即对于限期付款的承付方式,从进货当日开始计算,在多少天内必须完成付款)、生效日期、失效日期、采购员;
协议ID、协议状态(未签、已签、终止、作废)、录入人、录入日期、作废人、作废日期。
说明:
系统单据,不打印。
备注:
信息项的最终确定需要经过专题讨论。
协议编号指公司为采购协议做的统一编号;
而协议ID是系统自动为录入的协议生成的系统内的标识号码。
1.1.5报表说明
1、协议货品询价表:
总体信息项:
货品
分栏显示信息项:
供应商、协议价格、反利最低采购数量(金额)、反利扣
数、承付方式、付款期限、协议编号。
类别:
随时分析报表
使用人员:
采购员
意义:
当采购员需要采购某一品种时,可以查看此报表,它显示的是所有与一致药业签订此货品的采购协议(统计的是状态为已签而且还没有到失效期的协议)的供应商关于该货品的采购协议中的一些重要信息,作为采购的参考。
2、协议单位付款统计表:
供应商、承付方式、付款期限、协议开始日期、协议终止日期、累计付款金额。
(每一张供方发票的)发票开具日期、货到日期、付款金
额、付款汇出日期、回款天数、相差天数(二付款期限一回款天数)、回款天数
计算公式。
信息项说明:
回款天数有两种计算公式:
回款天数二付款汇出日期一货到日期+预留在途天数回款天数二付款汇出日期-供方发票日期+预留在途天数
其中,预留在途天数为不小于0的整数,由用户自发进行调节,主要是考虑到付款汇出之后到供应商收到款项之时会有一段时间,从而使我们回款天数的计算与不同的供应商要求的回款天数的计算方式相一致。
采购人员、公司领导决策人员、财务领导
当采购员要对协议供应商付款的时候、当财务领导审核采购员提交的向协议供应商付款的申请单的时候、或者当公司领导决策人员分析与协议供应商的关系的时候,会关心我们与协议供应商之间的付款状况,这时他们可以通过指定供应商来查看系统自动生成的报表。
3、协议单位待付款统计表
供应商、承付方式、付款期限、协议开始日期、协议终止日期、累计应付金额。
(每一张供方发票的)发票开具日期、货到日期、应付金额、协议付款日期、即付回款天数(若现在付款,计算得到的回款天数)、剩余
天数(二付款期限-即付回款天数)、即付回款天数计算公式。
即付回款天数有两种计算公式:
即付回款天数二当前日期一货到日期+预留在途天数即付回款天数二当前日期一供方发票日期+预留在途天数
供采购员查询哪笔发票应该付款了。
1.1.6岗位职责
1、业务人员:
负责与供应商草签协议。
2、基础数据管理员:
根据批准后的采购协议录入采购协议记录。
1.1.7岗位操作规范1.1.8特殊问题
由于对采购协议的管理是系统当前并不包括的功能,要做专项开发。
同时,这里涉及的单据和报表的数据项也需要专题讨论确定。
1.1.9配置说明
1.2进货计划及合同管理
1.2.1业务说明
企业决策层根据销售计划、预计库存、季节情况等因素,制订年度或季度的进货计划。
进货计划明确后,各个业务员大致有了一个进货参考,根据库存、
销售信息反馈,业务员在日常工作中通过电话、会面等各种方式与供应商保持联系,确定进货的品种和数量,并签订进货合同。
1.2.2流程图
1.2.3流程图说明
鉴于进货计划在企业中的重要地位以及其制定过程的复杂性:
包括诸多人为因素的影响、医药行业药品品种的经常性变化等问题,由计算机系统生成的进货计划只能作为公司决策层制定计划时的一个参考。
在定义计划货品集合,库存上、下限,进货提前期,计划起止日期,预销期起始日期等参数之后,PM系统根据销量预测情况和初始参数生成参考进货计划。
生成的进货计划需要得到公司的领导决策人员批准才能生效。
无用的进货计划可以被废除。
进货计划按照时间分解为采购工作计划,直接指导采购员采购。
采购工作计划有三种生成方式:
其一,根据进货计划生成采购工作计划:
在“采购工作计划维护”功能中执行“根据进货计划生成”操作,系统调用“制定进货计划”功能,查询到需要的进货计划,执行“生成常规采购工作计划表”操作,生成采购工作计划。
其二,根据库存报警生成采购工作计划:
执行“根据进货报警清单生成”操作,系统调用“进货库存下限报警”功能,执行“生成采购工作计划”操作,生成采购工作计划。
其三,手工直接填写采购工作计划。
采购工作计划同样需要得到上级领导的批准。
在已经存在批准通过的采购工作计划的前提下,进货计划管理员可以在“采购工作计划分解”功能中分解选定的采购工作计划表来指导采购员货品采购工作。
采购工作计划是针对某个货品的采购而没有具体到供应商。
这里仍需要再一次强调的是,无论是进货计划还是采购计划,系统提供的都只能是一种参考,在企业的实际应用中,基于经验、基于市场的变化,要揉合进更多的判断,才能制订出真正合理的计划来,从而使企业的工作能够顺利地胜利地完成。
根据制订的采购计划和与供应商的洽谈,采购员草签进货合同,在相关人员在合同上签字后正式生效。
在系统中,进货合同是进货业务的起源,收货、进货等业务操作都需要参照合同上的信息,并且会对合同状态的改变产生直接的影响。
所以,进货合同管理员一定要正确地维护系统中的进货合同。
1.2.4单据说明
1进货计划:
依据公司对计划期的销售预测,从公司整体经营角度出发制
定的一个指导性的总的计划。
包含如下信息项:
制订日期、业务货品名称、计划期期初库存、计划期月平均销量、计划期销量、计划期销量(销售预测值)、计划期销量(参考值)、计划购进数量、计划期末库存下限、计划期末预留量、进货策略、批量周期、批量、预销期期初库存、预销期销量、预销期销量(销售预测值)、预销期销量(参考值)、预销期有效合同进货数量、预销期进货数量、预测的预销期月平均销量、计划期调整数量(手工输入)。
2、采购工作计划:
针对各品种的具体的采购计划。
品名、品规、产地、单位、当前库存、建议采购批量、实际签订数量、最迟到货日期、计划来源类型、使用状态、计划未执行数量、计划策略、平均月销量、批量周期。
3、采购计划明细:
即分解后的采购计划,不止针对货品,更具体到供应商。
品名、品规、产地、单位、计划执行数量、实际执行数量、供应商名称、进货提前期、优先级、估计进货折让率、计划到货日期、是否有采购协议。
4、进货合同:
系统中的进货合同为总单细目方式。
鉴于一份合同签订的采购信息可能是该供应商所供应的多个不同品种,故系统将合同中与这多个品种都相关的共同信息以总单的方式显示,而每个品种之间可能有差异的信息则以每个品种为一条细目来分别显示。
总单包含如下信息项:
合同类型(计划合同、追加合同、电话合同、电报合同、传真合同、进口合同)、书面合同号、供应商名称、签约地点、签约时间、签约人、合同生效日期、合同失效日期、代理方式(经销、代销)、预付款、其它费用、付款方式(即付、挂应付帐、用预付款抵款)、承付方式、付款期限、交接方式、运输方式、运费负担比例、提货地点、目标单位、运送地点、付款币种、汇率。
细目包含如下信息项:
货品名称、规格、产地、基本单位、数量、进货
单价、进货金额、成本单价、成本金额、税率、是否有进货协议。
1.2.5报表说明1.2.6岗位职责
1进货计划员:
制定进货计划并将获得批准的进货计划分解成采购计划,同时通过查询库存下限报警生成采购计划。
2、进货合同管理员:
将采购员根据采购计划与供应商恰谈签订的进货合同录入系统,并对之进行管理。
1.2.7岗位操作规范
1由于GSP的要求,每一笔进货都必须有合同,也就是说,对于向供应商临时要货或者其他类似的来不及签订正式合同的情况,业务人员也要先在系统中录入一张相应的合同。
2、进货计划员通过系统提供的“制订进货计划”功能将这些参数录入到系统中并开始生成进货计划,此时的进货计划只是一个框架,还未包含计划数据。
之后要在“维护进货计划用销售预测表”功能中查询出本计划,使用“根据销售历史数据生成销售预测表”操作,生成计划期内的销售预测数据,然后根据实际情况或经验调整预测的月销量。
再回到“制定进货计划”功能,执行“根据销售预测表计算相应数据”操作,生成进货计划数据,最后再根据实际情况或经验进行手工调整。
3、为了将进货计划分解为更加具体指导采购员采购工作的采购计划,系统提供了“采购工作计划维护”和“采购工作计划分解”功能。
首先要存在采购工作计划,才能进行“采购工作计划分解”的操作;
而采购工作计划的生成是在“采购工作计划维护”中完成的。
4、系统提供“进货合同管理”功能来管理系统中的进货合同,并且提供“编辑
—进货批序”操作来维护合同的批序。
系统中的合同有五种状态:
未签、已签、执行、完成、终止。
对于草签的合同可以有进货合同管理员通过“进货合同管理”功能录入到系统中,此时合同的状态为“未签”;
当合同签字生效后,具有相应权限的人员可以执行“改变状态”操作将合同的状态变为“已签”;
已签的合同在进货时会被勾兑,系统自动将其状态变为“执行”;
当合
同约定的进货数量实现之后,系统自动将合同状态变为“完成”,若是一张合同分若干次进货,那么,从第一笔进货之后到合同约定的进货数量实现之前该合同的状态都是“执行”;
如果因为某些原因需要提前终止合同,具有相应权限的人员可以将合同状态改变为“终止”;
同时系统提供“作废”操作来允许具有相应权限的人员将处于“未签”状态的合同作废。
1.2.8特殊问题
1、在向系统中录入合同信息的时候,系统对于录入的合同编号进行唯一性校验,即不允许系统中存在重复的合同编号。
2、合同价格的检查:
每次输入合同时系统自动检查本供应商,本货品的历史价格(上一次正式合同的合同价,历史最高价、历史最低价)和本次的差异率,如果是第一次进货,则提示操作员再次复核一遍,并记录在案。
以减少估价的不准确性。
3、合同的未签、已签、执行、终止、作废这五种状态是随着业务的发生和继续而发生变化的,同时提供操作员手工干预的方式。
1.2.9配置说明
1.3进货业务流程
1.3.1业务说明
签订进货合同之后,采购员通知仓库部门准备收货并准备存放空间。
仓库部门根据进货合同或者收货通知单对所收货品进行初步核对,并通知质检部门对货品进行品质检验。
质检合格的货品由仓库部门选择合适的货位入库,并将收货信息反馈给采购员。
如果质检不合格,则选择拒收、退货或是代管等方案进行处理。
收货之后,采购员根据库房部门的收货信息和与供应商签订的合同最终确定这笔进货业务,然后库房部门和财务部门分别记保管帐和商品帐。
1.3.2流程图
1.3.3流程图说明
按照GSP规定,所有进货业务都必须始于合同,所以,进货业务流程从制订进货合同开始。
进货合同制订之后(此时,合同的状态为“已签”),系统从合同自动生成收货通知单,并在合同中显示已经正确的生成了收货通知单。
如果因为某些原因要
修改合同,具有该权限的人员要首先将合同的状态改为“未签”,此时,该收货
通知单被系统自动作废,当合同修改结束、状态变为“已签”的时候,系统依据新合同再自动生成一张“收货通知单”。
生成的收货通知单可以在系统提供的“收货通知单管理”功能中查询出来。
当然,采购员也可以在“收货通知单管理”功能中手工录入一张通知单,通知配送中心库房部门保管员准备收货。
库房部门收到货品之后,先根据送货人员出具的送货单在“收货通知单管理”功能中查询出相应的收货通知单,并对货品的数量、外观等进行初步核对。
之后,收货人员进入系统提供的“收货管理”功能,利用“勾兑收货通知单”操作勾兑相应的收货通知单,在对其中的信息进行适当的修改后保存(此时该收货单的状态为“临时”),并打印送检单(即临时的收货单)交质检部门进行质量检验。
质检部门检验合格后,进入“收货管理”功能,根据验收结果对该收货单进行相应的修改,并通过“确定”操作将该收货单的状态变更为“确定”;
若检验
不合格,则按照其它收货处理方案来处理。
对于确定后的收货,库房部门要将货品入库。
货位优化功能是根据货品的分类和货位的分类对本批购进货品的存放货位进行自动优化,并将优化之后的货位
作为缺省货位信息提供给保管人员,保管人员可以根据实际情况对货品实际摆放的货位进行调整,并将货品放入调整后的货位。
同时,采购员得到确定后的收货单,即可进入系统提供的“进货单管理”功能中,利用“由收货单生成进货单”填写进货单。
库房部门在得到入库单之后,先要利用系统提供的“复核修改入库单”功能来检查入库单上的货位与货品实际入库的货位是否相同,若不同则修改入库单,之后,利用系统提供的“入库记保管帐”功能将该入库单记账。
同时,商品帐会计在“进货生成存货传票分录”中将本笔进货记存货帐和采购帐(借记存货、贷记米购)。
1.3.4单据说明
1、收货通知单:
从合同自动生成,与合同一样也是总单细目类型;
也可以手工填写。
总单信息项:
制单日期、通知单编号、通知单类型、通知来源、来货单位、
运输标志、入库库房、收货地点。
细目信息项:
货品名称、规格、产地、单位、数量。
2、收货单:
勾兑收货通知单生成,也是总单细目类型。
制单日期、收货单类型、来货单位、发货时间、收货时间、货运单号、收货员、库房部门、保管帐。
货品名称、规格、产地、基本单位、基本单位原发数量、基本
单位实收数量、使用单位、使用单位原发数量、使用单位实收数量、批号、有效期、包装名称、包装大小、供方单号。
3、送检单:
由收货单中的部分信息组成,是收货人员通知质检部门进行检验的依据。
送检日期、购进单位、品名及规格、单位、包装规格、实收数量、产地、批号、有效期、备注、首营标志。
系统单据,打印。
打印单据的具体信息项需要与一致药业相关人员探讨决定。
4、验收单:
质检员根据送检单对货品进行质量检验后,在临时收货单中增加相应信息后的单据,也即确定的收货单。
其信息项除临时收货单中包含的之外,还有如下一些。
增加的细目信息项:
基本单位合格数量、基本单位不合格数量、使用单位合格数量、使用单位不合格数量、贮存条件、运输条件、检验单号、检验人员、检验时间。
5、进货单:
从收货单和合同勾兑而成,是业务上和财务上确定货品购进的依据。
也是总单细目类型。
同时,由进货单中的部分信息组成打印单据。
制单日期、供应商、发票类型、发票精度位数、发货日期、收货日期、货运单号、对方凭证号、合计金额、付款币种、汇率。
品名、规格、产地、包装、基本单位、基本单位数量、单价、金额、成本单价、成本金额、税率、使用单位、使用单位数量、保管帐、承付方式、付款期限、计划付款日期、计划付款数量、供方单号、批次号。
打印表头信息项:
进货单号、合同编号、购进单位、总金额、不含税金额、开单日期。
打印分栏信息项:
合同号、品名及规格、单位、批号、数量、单价、金额、产地、不含税单价、不含税金额。
打印合计信息项:
税率、不含税合计金额、合计税额、合计金额。
打印表尾信
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