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第四条建立存货验收制度。
不管是外购存货还是自制存货,不管购货款是否支付、发票是否取得,只要物资运达仓库或生产现场,全部要立即进行点验。
存货入库前应由验收人员会同生产、技术、库管人员根据“验质、验量、验品种、验票据”标准,依据要求验收制度和经同意订单、合相同采购文件,对存货数量、质量、性能及进货时间、价格、金额等进行检验核实,并填制验收单,由参与验收人员签章;
验收合格后,由库管员填写收料单编列序号并办理入库手续。
验收时发觉数量、质量和品种不符时,应立即通知财务部门停止付款,并汇报物资责任人,查明原因,属于供料及运输单位责任按要求向责任单位办理索赔,属于自然损耗须经相关人员判定后按审批权限处理。
第五条财会部门应该根据国家统一会计制度要求,依据验收证实对验收合格存货立即办理入账手续,正确登记入库存货数量和金额。
对会计期末货物已到、发票未到收货,应暂估入账。
第六条存货管理部门应该设置实物明细账,具体登记经验收合格入库存货类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容,并定时和财务部门查对。
对代管、代销、暂存、受托加工存货,应单独统计,避免和本单位存货相混淆。
第七条建立存货管理制度,设备、材料发放、借用、领用和列销手续,不得一人完成。
第八条库管人员在发出材料物资之前,必需审核出库单,检验出库品种是否属于要求范围,必需经有权审批人在出库单上签字、审批后方能发货。
和收货人清点后,共同在出库单据上签章,立即登记存货台账。
对领用中剩下材料,领用部门领用人员必需立即填制存货交接单,交仓库保管人员办理退料入库手。
第九条企业建立委托加工物资管理制度,为委托加工物资采购原材料,先由采购人员立即到材料库办理入库手续,由物资保管人员填制入库单,注明供货单位、日期、品种、规格、数量、单价、金额。
拨付加工料品时,立即登记委托加工拨料台账。
加工完成,验收入库,填制一式三份入库单,登记委托加工收料台账。
填开加工结算凭证,正确核实加工成本。
1、认真审核材料耗用定额;
2、认真审核加工费结算定额;
3、认真审核留存受托方剩下物品数额;
4、严格根据加工协议约定支付加工费;
5、受托方递交加工费结算凭证必需正当有效。
第十条加强周转材料管理。
对在用周转材料进行明细分类核实,监督在用周转材料动态。
经判定周转材料确需报废时,存货管理部门应填制在用周转材料报废单,经领导同意后报废。
第十一条在用周转材料丢失、损坏时,必需分析原因和责任,按要求提出处理意见,经单位领导同意处理。
损坏但能够修复在用周转材料,应进行整修,整修费用计入成本。
第十二条应建立存货定时清查、盘点制度。
存货应按月、按季盘点,年底止算前要进行一次全方面财产清查。
存货清查程序是:
(一)确定存货清查日。
存货清查日通常应确定为月末、季末或年末,应和会计核实截止日相一致。
(二)存货保管部门和财务部门将清查日前多种收、发、领、退单据登记入账。
(三)进行实物盘点。
实物盘点时最少两人一组,实物保管人员必需参与实物盘点。
盘点时要根据存货实物账逐项清点、查对、统计。
发觉盘盈、盘亏、型号不符、变质、毁损,应登记清楚。
(四)查对账目。
要将仓库保管员实物账和财务部门明细账相查对,发觉不符时立即查清原因,进行更正。
(五)编制清查盘点表。
清查盘点表应按存货类别、品名、型号规格列明其数量、单价、金额及盘亏、盘盈和毁损情况。
清查盘点表应经存货保管人员、存货主管业务部门和财务部门核实,并分别在清查盘点表上签字。
(六)处理盘盈、盘亏和毁损。
对发生存货盘盈、盘亏和毁损,应由存货主管业务部门会同财务部门提出处理意见,存货在定额内合理损耗,可由存货全部单位主管领导审批。
存货超定额损耗、盘盈、盘亏和毁损处理,应经过一定会议集体研究审批。
对造成存货损失,根据损失金额多少按要求追究相关人员责任。
第十三条控制程序,见附表1、附表2、附表3。
见附表1:
入库验货控制程序
对上述程序说明以下:
适用范围:
适适用于材料、设备入库管理。
程序说明:
①接货接单:
采购部通知仓库做好接货准备,采购部提供材料、设备明细单。
采购由供货商直接送货,当货物抵达仓库时,向供方索要送货单及质量证实等相关资料;
②验货:
库管员在验收前应搜集并熟悉相关资料,确定验收方法,组织好卸货人力和卸货工具,准备好对应检验工具,并安排好货位。
采取以下一个以上方法检验:
a)核单点收:
采购——库管员应将采购部提供设备明细单、供货方提供送货单、实物认真查对数量、型号。
要严格做到三不点收:
品种规格不符不收;
无计划不收;
材料、设备破损不收。
b)品质检验:
通常入库设备必需进行不低于30%开箱抽检。
③签发入库单:
由库管员依据入库情况,据实签发入库单。
(入库单一式三联,在全部手续完成后分别由库管员、记账员、采购员留存。
)
④登记库存账:
依据仓库传输入库单,登记库存账,在入库单上签字确定。
⑤办理报销手续:
采购部将财务记账员签字入库单附在报销单后,办理报销或付款手续。
⑥入库摆放:
实施《仓库管理要求》。
相关统计表格
《设备、材料入库单》
《设备、材料点验单》
《委托加工材料余料入明细表》
附表2:
商品出库控制程序
1、物品出库
项式依据回款情况,财务复核后
2、物品借用、领用
设备、材料借用单(内部)
设备领用单(内部)
和库管人员清点物品
依据库存情况,财务复核后
名中心主管审批
3、物品归还
总裁,主管审批意见,报财务进行处理
适适用于材料、设备出库,借用及归还管理。
①库管人员须见到总裁、主管审批及财务复核后出库单后,办理物品出库。
②设备、材料借用单审批签字,由各中心责任人审批
③借用设备及材料要写明借用期限,借用设备应按借用期限立即归还,逾期不归还,就重新填写借用单。
时间长,价值高设备须报部门主管审批,借用设备异常时报总裁审批,依据审批意见,做对应处理
④对设备、材料借用单整理登记,编制设备、材料借用明细表
⑤借用设备只限于企业要求对外演示及备用周转用设备及材料,不可使用新采购设备及材料
⑥归还设备时,填写设备归还单,归还设备有损坏,待总裁、主管签署意见,报财务立案后,归还设备、材料借用单
《设备、材料出库单》
《设备、材料借用单》
《设备、材料归还单》
《设备、材料维修申请单》
《设备、材料报废申请单》
《设备、材料领用单》
《设备、材料领用明细表》
附表3:
仓库盘点控制程序
仓库盘点专用。
①盘点前准备。
a)需盘点之物资应码放整齐;
b)盘点时要办理完盘点之前收发业务;
c)盘点期间所来物资应单独存放,并于盘点后入库;
d)确定盘点人员:
主管仓库部门和财务部抽调人员成立临时盘点小组,明确组长。
②打印盘点表:
财务部记账员打印出盘点时点仓库管理软件中盘点表。
③盘点:
根据预定时间和人员对需盘点之物资进行盘点。
关键是依据盘点表查对库存卡和实物,并检验物资堆放情况及其它情况。
盘点结束后参与盘点人员在盘点表上签字确定。
盘点关键内容和检验项目:
检验账实是否相符;
检验物资出库是否按优异先出或部分计价发放;
检验物资堆放及维护情况;
检验有没有超储积压、损坏变质;
检验对呆废物资及不合格品处理情况;
检验安全设施及安全情况。
④盘点汇报:
填报《盘点结果汇报汇总表》。
汇报关键落实:
依据盘点数量和账存数量编制盘点汇报;
确定盘盈盘亏量;
追查盘盈盘亏原因;
盘点中发觉其它问题;
对盘亏盈亏及存在问题处理提议。
⑤盘点结果处理:
对总经理签批同意盘点汇报,负责追踪落实整改管理及调整差异。
填报《存货盘点和账面调整表》。
《库存盘点结果汇报表》
《库存盘点和账面调整表》
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