秘书四级复习重点文档格式.docx
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(5)应考虑有无停车场所。
(6)场地租借的成本必须合理。
2、会议酒店的类型划分:
按类型分:
商务型、度假型。
按地点分:
位于市中心、位于市郊。
3、工作程序
(1)会议目的与形态
(2)实质上的需求、与会者的期望
(3)列出选择会议场地需求的工作清单:
所在地区情况
会场的环境
会议地点的设施
(4)确定会议场地
随意抽查的内容:
一个单人房间、一个双人房间、一个套房的设备。
(5)对会议地点进行确认
★随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。
(6)签订书面合同
合同应包括的细节:
①确定全部会议场地,包括每个房间的名称及可供使用的时间。
②确定保证的客房间数。
③确定有旅馆提供的免费商品和服务。
④说明特殊设备安装活改装,是否需要增加特别人员,服务或设施,并明确开支怎样负担。
⑤确定预定和开票手续,包括组织方为宾客承担财务责任的限度。
列明应向参加者个人直接收取的费用。
⑦指定可以取消预定而不向参会单位收费的一段时间或作后期限。
4、广泛收集会议地点的信息
(1)会见能作决策的人,有利于以后解决可能出现的问题。
(2)只要可能,一定要在酒店建议的日期去参观。
(3)不要出于个人原因再次参观酒店。
(4)不要带家属同行参观。
(5)要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至。
(6)要考虑另外一两家酒店作为备选。
5、实地考察会议地点的注意事项
三、布置会场和安排座次
1、会场整体布局的要求:
(1)庄重、美观、舒适,体现出会议主题和气氛,同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。
(2)会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。
(3)中大型会议要保证一个绝对的中心,因此多采用半圆形,大小方形的形式,以突出主持人和发言人。
(4)小型会场要注意集中和方便。
2、主席台的座次和场内座次
3、工做程序:
(1)会场整体布局安排
确定会场形式;
合理拜访桌椅;
布置附属性设备。
★声像布置的内容。
(2)主席台的座次和场内座次安排:
主席台:
①依职务高低和选举的结果安排座次。
②为工作便利,会议主持人有时需要在前排的边座就座,有时可按职务顺序就座。
③主席台的座次的编排应编制成表,先报主管上司审核,然后贴于贵宾室,休息室或主席台入口处的墙上,也可在出席证、签到证证件上标明。
④在主席台的桌上,于每个座位的左侧放置姓名台签。
其他人员座次:
①小型会场:
一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座;
反之,为下座。
会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。
②中大型会场:
横排法、竖排法、左后排列法
四、发布会议信息
1、会议信息的类型
2、工作程序
(1)传递会议通知信息
(2)分发传递会议文件:
环节:
准备、登记、附清退目录、封装、发出。
(06年11月)
★签到时发出的主要文件。
(3)沟通传递会议有关情况
3、发布会议信息前要进行报审
4、要对媒体进行选择
5、发布会议信息的程序:
收集、筛选、加工、报送审核、发布
6、媒体的类型:
地方媒体、全国性媒体、会议组织者自有媒体、发言人或参会者家乡的地方媒体。
五、安排会议食宿
1、会议餐饮的常识
食宿安排的原则是让代表吃好、住好而又不浪费。
大体上是一个标准,要适当照顾少数民族代表和年老体弱者,照顾南北不同口味。
秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况,应事先将座位卡及菜单摆上。
席位的通知除在请柬上注明外,还可在宴会上陈列宴会简图。
2、会议住宿的常识:
(1)要提前编制分配方案;
(2)长者、尊者、领导要适当照顾。
(3)具体安排住宿时,要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑,统筹安排。
(4)有时还要考虑地区集中,便于讨论。
(5)不同标准的房间要作出合理分配,一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。
(6)报经有关领导审定后,按表分配住宿,做到有条不紊。
3、安排会议餐饮:
(1)根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。
(2)就餐方式可根据会议的规模和性质来确定,提倡自助餐制和分餐制。
(3)事先与提供餐饮的单位确定餐饮的时间和地点。
(4)事先设计和确定就餐的凭证。
(5)要与饭店一起确定菜单,饮食要干净、卫生、美味可口、品种多。
(6)事先准备好干净的饮食用具。
(7)给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。
(8)做好饮水、饮料的供应。
4、安排会议住宿
安排会议住宿方式的最简单方法是由与会者自己安排住宿。
5、会议餐饮的类型和标准:
正式宴会、便宴、酒会、茶会、工作餐等。
6、会议房间的分配
六、邀请会议嘉宾
1、会议嘉宾的类型:
组织方的上级领导和政府官员
企业的重要客户和各种利益方
社会名流和影视明星
对实现会议目标有潜在贡献的人
2、嘉宾邀请的要求
(1)首先确定嘉宾的名单,并事先确认能否出席;
(2)要发出正式邀请函。
(3)要做到有礼貌。
(4)要了解嘉宾各自的背景,处理好嘉宾之间的关系。
(5)对于难以分辨是否应该邀请的人士,最好能采取“宁可邀请,而不排斥”的原则,邀请他们参加,以免遗漏。
(6)嘉宾人数不宜过多。
3、工作程序:
(1)研究邀请嘉宾名单。
(2)拟发请柬。
(3)要逐一与嘉宾联络,确认其参会情况。
(4)在会议正式开始之前,要再次与嘉宾联系,并确认如何接送。
4、会议嘉宾的安全和保卫
职责:
应熟悉地方和国家法律、法规,能够冷静协助公安人员制服滋事者;
防范火灾;
熟知会场的紧急疏散示意图,了解如何在大规模恐慌中维持秩序;
向领导汇报事故情况;
监督装卸会议用品,防止与会议有关的财产或展品被盗;
会议值班制度要健全,安全保卫人员要坚守岗位。
检查:
确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠;
确保会场内消防设施齐全有效;
确保会场的防窃听装置灵敏高效;
确保会场的防盗设施处于运行状态;
检查进出会场的人员的身份,禁止与会议无关的人员进出会场。
5、会议嘉宾的接待:
接站工作、迎接工作、具体接待工作。
七、准备会议资料、会议用品
1、会议资料的类型:
来宾资料、会务资料、沟通资料
2、会议用品的类型:
必备用品、特殊用品
(1)准备会议资料
来宾资料袋内容:
会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证
会务资料内容:
接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。
沟通资料内容:
会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议和协议合同以及相关资料。
(2)准备会议用品
4、处理会议临时产生的文件:
由临时动议产生的提案记录、决议等。
5、选择会议用品及会议经费使用应该注意的问题
(1)树立全局观念,搞好综合平衡。
(2)经济适用,合理先进。
(3)严格根据会议经费的预算,量入为出。
(4)注意轻重缓急,精打细算。
八、安排会议礼仪服务
1、会议的通用礼仪
(1)会议文书礼仪。
会议的请柬、邀请函、通知等文书在格式、称谓、语言上都应遵守相关礼仪要求。
(2)迎送礼仪。
无论是参会的领导、嘉宾还是一般的参会人员都应该热情接待和周到服务。
一般应在会前组成一个会务组,专门处理有关问题。
(3)参会礼仪。
要遵守会议纪律和时间,不交头接耳,不迟到早退,发言不超过规定时间。
(4)服务礼仪。
在会议的签到、引领、食宿接待服务中要遵守礼仪的一般要求,注意服务忌语,使用礼貌用语。
2、主持人的礼仪
3、会议发言者礼仪
4、会议参加者礼仪
5、工作程序:
(1)选择会议礼仪服务人员
(2)分解工作程序
(3)培训会议礼仪服务人员
(4)准备服装用具
(5)礼仪执行
九、检查会议常用视听设备是否正常
1、工作程序
(1)确定工作人员的职责
(2)预演和检查会场视听设备
2、远程会议视听设备的检查
3、会议视听设备的保管(注意)
(1)电源及连线
(2)散热
(3)清洁
会中服务
一、安排会议值班
1、会议值班工作的内容:
(1)值班电话记录
(2)值班接待记录
(3)值班日记
(4)作好信息传递。
(1)制定值班工作制度
(2)明确值班工作任务
(3)编制会议值班表
3、编制值班表应有的项目
(1)会议值班时间期限和具体值班时间。
(2)会议值班人员姓名。
(3)会议值班的地点,并在会议须知上注明会议值班室的房间号。
(4)会议值班负责人姓名或带班人姓名。
(5)有时须用简明的文字表明值班的工作内容。
(6)标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。
二、接待采访会议的新闻媒体
1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则:
(1)会议要求实事求是。
(2)掌握会议信息的保密度,做到内外有别。
(3)报道中的重要观点和提法,要经领导审定,以免造成差错或失误。
(4)要准备得全面周到、主动积极。
(5)在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。
(6)要随时收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道,为领导准确掌握会议的效果提供参考。
(7)会议结束后,秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料,使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况,回答记者的提问。
2、接待新闻媒体的工作内容:
(1)由会议秘书撰写新闻报道稿件,经领导者审阅后,向媒体发送。
(2)在会议召开期间,邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访,发布消息。
(3)在会议结束时,召开记者报告会,由会议领导者直接介绍会议情况,并亲自回答记者提出的问题。
(1)媒体人员登记。
(2)为媒体人员提供简单的会议材料。
(3)安排拍照和新闻发布会等传统活动。
(4)安排媒体沟通会。
4、注意事项
(1)妥善处理新闻媒体的负面报道。
(2)汇总新闻媒体的各种报道。
三、做好会议记录工作和简报工作
1、为会议记录做好准备工作。
2、会议记录的内容:
会议描述、与会者姓名、缺席者请假条、宣读上次会议记录、有会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务、下次会议日期、主席签名。
3、会议记录:
标题+正文+尾部
4、会议简报
(1)内容:
反映会议情况,交流会议经验,沟通会议的信息。
(2)结构:
报头、报核、报尾
5、会议记录的要求:
(1)快速。
(2)真实性:
准确、清楚、突出重点。
(3)资料性要求。
6、会议简报的要求
(1)真实准确;
(2)短小精悍;
(3)快是简报的质量体现;
(4)生动活泼。
四、收集会议信息
1、会议信息的分类
2、收集会议信息的要求:
齐全、及时、准确、有效。
3、提供会议信息服务
4、收集会议信息的程序
(1)确定会议信息的搜集范围。
(2)选择会议信息的搜集渠道。
(3)确定搜集会议信息的方法。
5、会议信息的作用:
(1)利用信息保证会议的顺利进行。
(2)利用信息进行会议沟通。
(3)利用信息进行催办。
(4)利用信息为决策服务。
(5)利用信息为商务活动服务。
(6)利用会议信息进行宣传。
五、反馈会议信息
1、反馈会议信息的内容
(1)会前信息
(2)会中信息
(3)会后传达落实的情况
2、反馈会议信息的要求
(1)要注意点面结合,正负反馈结合。
(2)会议信息反馈的目的要明确,要看服务对象。
(3)充分重视会议的反馈信息沟通,正、负反馈都要力求做到适时、适量、适度。
(1)布置会议信息收集工作。
(2)会议信息的搜集渠道的选择和建设。
(3)建立定期的会议信息反馈制度。
(4)做好会议信息的反馈汇报工作。
(5)抓好会议反馈信息的落实工作。
4、会议信息的反馈时机
(1)在会议工作进展顺利时反馈。
(2)在会议工作出现问题时反馈。
(3)在会议工作处于停滞时反馈。
5、选择会议信息的反馈形式:
正面指导反馈、建设性反馈。
6、会议信息的反馈方式:
口头、书面、会议
会后落实
一、会议文件资料收集整理的要求
1、收集会议文件资料的要求和内容(06年11月专业能力卷)
(1)要求:
①确定会议文件资料的收集范围。
②收集会议文件资料要及时,确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。
③选择收集文件资料的渠道,运用收集文件资料的不同方式方法。
④收集会议文件也要履行严格的登记手续。
⑤要注意保密。
2、会议文件的立卷归档:
★归档范围(06年11月)
将收集的文件资料进行登记—向上级总结、汇报情况—甄别整理、分类归卷—卷内文件的排列—卷内文件的编号、编目—填写卷内文件的备考表—案卷标题的拟制—填案卷封面—移交给档案室—清理、销毁不再利用的纸张
4、整理会议文字记录
(1)熟悉有关方针政策,提高思想理论水平,增强分析和理解能力。
(2)善于对讲话中的不足之处进行补正。
(3)加强写作训练,提高协作水平。
5、整理会议录音:
删除、增加、修改、送审。
6、清理文件
7、案卷移交须办移交手续
8、正确区分会议文件保管期限
二、会议纪要的内容和要求
1、整理、编写会议纪要,并经领导签字后及时打印成交。
2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存。
3、会议纪要按印发范围和查看等级分发。
4、会议纪要工作程序:
完善会议记录—起草、编写会议记录—确定印发范围—接收者确认—领导签字—打印成文—印制、分发或归档保存
三、会议经费结算的方法
1、会议的收费与付费方法
2、会议付费的要求:
(1)会议经费的名称要规范。
(2)遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。
3、结算会议开支费用的程序:
通知与会人员结算时间地点—清点费用支出发票—核实发票—填写报销单、将发票贴于报销单背面—请领导签字—到财务部门报销—与相关部门及人员结清费用
4、会议成本
直接会议费用=会场租用及布置费+会议设备租用费+会议邮电通讯费+会议培训费+会议交通参观费+会议食宿费+会议资料费+会议宣传交际费+纪念品购置费+水电费+其他符合规定的杂支费等
5、会议财务管理应遵循的原则:
(1)遵守制度,严格手续。
(2)量入为出,收支平衡。
(3)精打细算,例行节约。
四、跟踪反馈落实会议精神
1、会议决定事项的传达
要求:
准确、及时、到位(06年11月)
2、会议决定事项的催办与登记制度
(1)明确催办人员。
(2)健全登记制度。
(3)建立汇报制度。
3、会议决定事项的反馈:
反馈的原则:
迅速及时、真实准确、要对堵塞言路、阻止反馈的言行认真对待和处理。
4、催办的方式:
发文催办、电话催办、派员催办、约请承办部门来人汇报
5、会议决定事项的催办程序:
会议决定事项的传达—会议决定事项的催办与登记制度—会议决定事项的反馈
6、注意事项,需注意以下两类问题:
(1)综合性的,需由多部门共同办理的工作事项。
(2)部门职责分工边缘的、交错的工作事项。
7、会议决策传达落实的作用
8、传达落实的要求
(1)迅速果断,保证质量。
(2)忠实决策,不打折扣。
(3)解放思想,创造性地落实。
9、传达落实会议决策的具体实施:
传达动员、分解任务、互相沟通、操作控制、效益考核。
事物管理
接待
一、制定接待工作计划
接待规格:
(1)高规格接待;
(2)对等接待(最常用的)(06年11月)
(3)低规格接待
接待规格的确定(06年11月)
(1)对方与我方的关系。
(2)一些突然变化的影响。
(3)对以前接待过的客人,接待规格最好参照上一次的标准。
3、接待计划的主要内容:
(1)确定接待规格。
(2)日程安排。
(3)经费预算。
(4)工作人员。
4、工作程序:
(1)了解掌握背景资料。
(2)草拟接待计划。
(3)与本单位相关部门沟通情况。
(4)与来访者沟通情况。
(5)报请上司审批。
二、安排迎送来访团体
1、用车的礼节常识(座次见97页图)。
2、团体见面礼节常识。
(1)迎接来访团体的方法:
主陪人在宾馆等候,派副职或办公室主任带人到机场、车站迎接。
主陪人亲自到机场或车站迎接,这对来访者是表示了非常重视。
(2)送别来访团体的方法
三、安排来访者食宿、交通、行程
1、中餐礼节常识
(1)餐具使用礼节:
筷子:
①夹菜时,不可用筷子在盘子里挑挑捡捡,只应该在靠近自己子的一边夹。
②夹菜时,筷子上不可有饭粒,更不得用嘴吮吸筷子。
③不要把菜从盘子里直接夹入口中,应先放入自己的盘或碗里,然后在送入口中。
④不要把筷子架在公用的菜盘上,可架在筷架或自己的盘子上。
⑤不要用自己的筷子为客人夹菜。
⑥谈话时,不要拿着筷子比比划划。
2、工作程序:
(1)了解情况。
(2)确定餐饮、住宿、用车标准。
(3)预定餐厅、住宿房间。
(4)根据对方要求调整方案。
四、安排来访者的参观、娱乐活动
1、明确参观目的
2、明了参观内容
3、不同娱乐活动的特点与适应对象:
游览活动:
人文景观和自然景观
了解客人的身体、年龄、兴趣等相关情况;
要熟悉将要游览的地方。
娱乐活动:
观看项目和参与项目(06年11月)
4、参观、娱乐的相关礼节
(1)观看各类文艺节目时,不要迟到;
(2)无论在参观、游览还是观看节目中,都不要大声喧哗、议论;
(3)着装应该根据场合调整。
5、工作程序
(1)初步确定内容
(2)征求对方意见
(3)修改、确定方案
(4)实施方案
办公环境管理
一、合理布置办公室
1、布置办公室的基本要求:
(1)采用一大间办公室。
(2)使用同样大小桌子。
(3)使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致,以增进美观。
(4)将通常有许多外宾来访的部门置于入口处。
(5)将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。
(6)应预留充分的空间,以备最大的工作负荷的需要。
(7)主管坐位应位于员工作为之后方。
(8)自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。
(9)装设充足的电源插座,供办公室设备之用。
(10)常用的设备与档案应置于使用者附近。
2、布置办公室的三大原则:
有利于沟通
便于监督
协调、舒适
3、办公室布置的具体要求
(1)办公室的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序,其路线以最接近直线为佳。
(2)各座位间通道要适宜,应以事就人。
(3)领导者应位于后方,以便监督。
(4)光线应来自左方,以保护视力。
(5)常用设备应放在使用者近处。
(6)电话最好是5平方米空间范围一部。
4、工作程序
(1)对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析,明确各部门及员工间的关系,以次为依据确定每位员工的工作位置。
(2)列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。
(3)根据工作需要,选配相应的家具、桌椅等,并列表分别详细记载。
(4)绘制办公室座位布置图,然后依图布置。
(5)对设备的安放提出合理建议。
二、营造健康、安全的办公环境
1、工作程序:
(1)确定安全检查周期、定期检查。
(2)发现隐患,立即报告、排除,在职责范围内排除危险或减少危险。
(3)发现个人职权无法排除的危险,有责任和义务报告、跟进,直到解决。
2、注意事项
上岗前应了解的办公场所的安全规定
安全隐患表与设备故障表的区别
办公室日常事务管理
一、管理印章和介绍信
1、印章的种类
(1)正式印章
(2)套印章
(3)钢印
(4)领导人签名章
(5)专用章
2、印章的样式
(1)印章的质料
(2)形状
(3)印文
(4)图案
(5)尺寸规格
3、印章的管理与使用要求
(1)专人负责(06年11月)
(2)确保安全
(3)防止污损
4、介绍信的使用要求:
要经过单位内部的审批手续,填写清楚,与存根一致,加盖骑缝线,并有存根备查。
5、印章的刻制程序:
上级正式机关的批准—制发单位开具公函—附章样到公安部门办理登记—公安部门指定刻制单位—刻制印章—选定启用时间—发出附印样的通知—双人同行取回印章—拆封检验—专人保管
6、印章的使用程序:
申请用印
正确用印
用印登记
7、注意事项
(1)印章的停用与缴销
销毁旧公章要登记造册,要经上司批准,要有两人监督。
(2)介绍信的管理
①要有专人负责管理。
②介绍信的保管应同印章保管一样,牢固加锁,随用随开。
③管理介绍信的人员在使用介绍信时,要在存根上加以记载,涉及重要事项的要请批准人在介绍信存根上签字。
④对于开出后未用的介绍信,管理人员应及时催回,粘贴在存根上。
⑤介绍信持有者若将介绍信丢失,应及时报告单位或部门负责人,并告知介绍信管理人员。
(3)介绍信的使用
8、用印要谨慎
二、安排值班工作
1、值班工作的任务与要求:
(1)办理上司交办的事项。
(2)上传下达,沟通内外。
(3)认真处理来函来电。
(4)负责接待工作。
(5)掌握上司的外出活动情况。
(6)协调处理安全保卫工作。
2、值班工作规范
(1)坚守值班岗位。
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