超市库存管理信息系统设计报告文档格式.docx

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作为计算机应用的一部分，使用计算机对库存信息进行管理，具有传统管理方式所无法比拟的优点，能够极提高库存管理的效率，减轻库存管理人员的劳动负担，也是企业的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。

1.2超市库存管理的现状分析

国零售业正经历着从传统百货向现代百货、从综合百货向主题百货、从单体经营向连锁经营的转变，形成多业态、多形式、跨行业、跨地区发展的新格局。

目前，整个业态大致分为百货店、超级市场、便利店、专业店、专卖店、购物中心、大型综合性超市、仓储式商场等，其中，专业店、大型综合性超市和仓储式商场等大型零售业持续快速增长，呈现出明显的规模递增、市场集中度提高的趋势，在我国零售业中的主导作用日渐加强。

随着业务逻辑的不断变化，其原有的库存管理手段不能满足现有业务的需要，原有的业务信息处理系统也不再适合企业业务发展的需要，特别是作为企业经营管理环节中重要的库存管理部分未被纳入整个信息化系统，使得企业的信息化管理缺乏系统性和规性，原有的系统呈现出很多的不足和局限性。

经过详细的调查与仔细分析，得出了超市在库存管理工作中存在的主要问题是：

（1）企业对库存没有统一管理

各商品部自己采购商品自己管理库存，没有专业人员对库存进行专业管理。

商品部往往从部门利益出发，对于积压滞销商品不进行削减库存的处理，致使库存大量积压，库存周转率越来越低,流动资金越来越匿乏，严重影响公司的正常经营活动。

（2）库存管理手段落后

商品库存管理大部分是靠人工完成，如登记出入库流水账、填写表格资料、

分类存储，这都需要大量的人力物力，从而造成了人力资源的浪费。

易出错、性差、不能及时反映商品及库存信息等缺陷。

由于获取信息的快捷性、准确性方面尚有不足，使领导不能及时掌握企业的库存信息和市场动态，影响了其决策的质量，也影响了企业的正常运转，更直接影响了企业的经济效益。

（3）对库存的量化不够

要进一步降低库存的成本，实现对库存的科学管理，就需要对影响库存的诸多因素进行全面的分析，如对商品周转率的分析、库存结构的分析、订货的经济批量、缺货成本的分析等，这都需要有精确的量化指标为基础来实现。

但由于企

业管理手段比较落后,信息化水平较低，导致这些基础数据不准确或缺乏，不能进行准确的定量分析，因而无法提高库存管理的效率，出现大量的滞销商品占据库存，致使库存周转率较低，造成库存的浪费和公司流动资金的匾乏。

（4）低效率的信息传递

超市库存部与各运营部在信息沟通方面一直存在沟通不畅、信息滞后的问题。

当配送出现问题时，超市无法提前得知，从而影响门店的正常销售；

变更商品条码、包装规格、质量等级等信息时，超市在系统中的信息变更往往也是不及时的，最终导致送到仓库也无法录入电脑系统，影响入库作业，并且引起一系列的库存、销售方面的连锁负面效应。

门店销售和库存方面的信息没有实现系统的信息共享，无法通过超市的信息系统查询并掌握商品的第一手的销售和库存信息，进而导致各个环节运营的失控，不能实现企业的高效发展。

目前，超市在商品的库管理方面，没有专业人员对库存进行专门的、统一的管理。

这样传统的人工管理模式己远远不能满足企业的快速变化，不能满足有效、快捷地处理经营中产生的大量信息数据的需要，从而使得决策层无法及时、准确地掌握一线资料，继而影响到对变幻莫测的市场进行正确地分析和预测，也影响了公司的正常运转，更直接影响了公司的经济效益。

因此，为了提高公司的管理水平和管理效率，方便与客户、供应商的联系，及时了解公司经营过程中各个环节的数据信息，为公司的领导层提供全面、及时、准确的决策信息，对企业进行管理信息系统的分析与设计尤为必要。

1.3系统目标分析

利用信息技术开发库存管理系统，可以改善人工管理库存带来的不便，更有许多益处，如实现快速查询、入出库方便、可靠性高、存储量大、性好、便于打印等。

可以及时准确地反映商品的库存状况，保证库存商品的数量保持在合理的水平，在满足客户需求的同时最大限度地减少库存占用，从而在竞争中保持优势。

因此，建立商品库存管理系统不仅能帮助管理者和工作人员减轻劳动负担，同时能堵塞管理漏洞，减少工作差错，提高工作效率，而且能对商品进行优化存储，更能提高企业的科学管理。

本系统应达到的目标是：

（1）能够处理用户的库存管理业务，为用户提供及时、准确的数据信息；

（2）系统数据尽量归并，实行数据的统一集中保存，并进行相应的可靠的备份与恢复处理；

（3）各相关的职能部门能够从系统中更快、更全面地提取所需要的数据，以供其决策之用；

（4）系统的运行应富有效率，近似的软件控制功能应予以合并，以减少系统运行过程中需要的管理人员；

（5）稳定性、安全性好，操作简单，实用性强。

第2章系统分析

2.1组织结构与功能分析

为了取得批量采购和批量运输的折扣，从而使得订购、运输成本降低，超市开始积极相互联合、并购发展连锁经营，连锁经营是现代零售经营的先进方式，其集中采购、集中库存、集中快速配送、规模运作的方式。

通过集中仓储与配送可以实现企业组织的低库存的设想，简化了手续、方便了用户，提高了货物供应的保证程度。

采用集中库存还可以使仓储与配送环节建立和运用规模经济优势，提高作业效率，统筹利用资源和人员，使单位存货、配送和管理的总成本下降。

在充满激烈竞争的经营环境下，合理、安全和高效的库存管理对现代超市的企业核心竞争力有着巨大的影响；

同时，在连锁超市的各种经营活动中，库存管理起着桥梁纽带的中枢作用，良好的库存管理制度会使得各分店及集团公司的各种运营活动有序开展。

利用现代信息技术改造库存管理业务，提升库存管理部门的工作效率，改善库存管理部门的管理流程，减少库存管理成本，提高连锁超市对快速变化的市场需求响应能力，已经成为大型超市的长期发展战略。

为了显示出与超市库存管理相关的核心部门，绘制出超市的基本组织结构图，如图2-1所示。

为了能够反映组织部结构各项具体管理业务功能之间的关系，绘制出业务功能一览表，见表2-1。

表2-1业务功能一览表

部门（岗位）

业务功能

采购部

确定商品定位取向，开发引进适销商品；

跟踪分店销售情况及库存中心的配送信息，及时补充货源；

负责与分店、库存中心以及供应商之间的信息沟通

财务部

处理所有和财务有关的工作，详细、全面的记录资金的流动状况

人事部

对各员工的岗位进行详细的安排、分配以及人员的调动

运营部

负责各分店店日常的销售工作，及时而准确地将销售的相关信息，反馈给其他相关部门，从而保证商品的及时供应与更新

入库主管

负责审核物料、产品的入库审核和入库手续的办理；

定期编制入库物料与产品的入货台账，并填写相关货物台账

检验员

识别和记录物资的质量问题，负责所有商品的入库验收工作，并如实填写相应的入库验收单；

做好物资验收记录，对商品的验收情况进行统计和分析

入库管理员

负责对商品进行入库登记，办理相关手续交接；

负责核对商品的入库凭证，并核查相关入库手续、单证；

安排货物的存放地点、相关入库报表、单据和货位编号

库存主管

安排货物的存放地点，登记保管账和货位编号；

负责仓库安全管理和现场管理；

负责同运营部和采购部沟通库存控制状况；

全面负责仓储部库存运作的管理和优化改进；

负责各类库存记录和表格填写的完整性和准确性

盘点员

根据盘点计划对库存物资进行现场盘点；

记录盘点结果，汇总盘点报告

控制员

分析跟踪每日库存状态，并根据分析、跟踪结果采取相应的处理措施；

分析和改进库存控制系统，协助库存控制主管降低库存和提高库存周转次数；

负责库存数据录入和库存报表工作

出库主管

每日编制出库物资统计报表；

与运营等部门沟通、协调有关出库商品事宜；

负责制定物资的出库工作流程及优化，提高工作效率

出库管理员

检验待出库商品的质量、包装情况，清点数量；

协助审核商品出库手续、凭证等的完整性，确保出库工作准确；

严格按照出库凭证发放物料，做到账、卡、物相符；

出库单的收集、汇总、统计及保管

配送员

对运输配送过程中产生的单据和档案进行管理；

制订商品配送计划，并组织执行；

监控商品的发送及运输，以保证物料配送的及时、安全

2.2业务流程分析

业务流程分析是要分析一个具体业务的处理过程，以及这个处理过程中的具体方法、步骤等，分析流程的目标、流程的活动集、活动发生的次序、流程的主体及流程中相关的信息载体。

超市库存管理的主要工作包括入库管理、出库管理、库存盘点、库存统计等。

要开发或改进一个库存管理系统，先要调查入库工作流程、出库工作流程和库存盘点处理工作流程等，并收集相关的票据、账单等，然后进行需求分析和系统分析。

入库业务流程包括出示商品入库单、核对商品、填写商品入库账。

采购部门将到货商品连同填好的验收单一起送到仓库，检验员将验收商品，并核对入库单，将不合格的入库单返回采购部门；

核对无误后将商品分类入库，并把合格入库单交给入库管理员。

然后，由入库管理员填写商品入库账。

如果是新产品入库，则由仓库管理员将商品的相关信息记录到数据库中。

记账员将入库账登记到库存台账。

统计员根据库存台账得出所需的相关统计报表，并将统计报表送交相关的财务主管部门，以便于领导进行审核或决策。

出库业务流程包括出示商品出库单、核对商品、填写商品出库账。

运营部门的提货人员向仓库管理员出示商品提货单，仓库管理员根据运营部门开出的有效商品提货单及时交货，提货人员将商品与出库单核对无误后，领取商品，把出库单交给出库管理员，仓库管理员按照出库单登记商品出库账。

记账员则将出库账登记到库存台账。

统计员根据库存台账得出所需的相关统计报表，并将统计报表送交给相关的财务主管部门，以便于领导进行审核或决策。

商品出库后配送至运营部各分店，并出示发货单。

库存盘点处理主要包括建立库存台账、月盘点库存和库存量的监控等。

每天入库、出库处理结束后，仓库记账员将根据入库流水账和出库流水账按商品及其名称、规格等分别进行统计，并将统计结果填入到库存台账。

填写盘点库存单库存管理员必须对库存商品进行定期或不定期的盘点，并按实际盘点数量填写库存盘点单，以便于能够及时、合理的订货。

每个商品的库存量必须设置合适的限量围，任何时候商品的库存量都必须在设定的围。

当库存降到最低限量以下时，要及时订货；

当库存量超过最高限量时要及时报警。

通过对超市库存管理的主要业务进行系统分析，绘制出超市库存管理的业务流程图，如图2-2所示。

2.3数据流程分析

数据流程分析就是把数据在现行系统部的流动情况抽象出来，单纯从数据流动过程来考察实际业务的数据处理模式。

其目的就是发现和解决数据流程不畅，前后数据不匹配，数据处理过程不合理等问题。

数据流程分析采用数据流程图中的顶层图、一层图和底层图的描述方式来表达需求。

它们是一种功能模型，以图形的方式描绘数据在系统中流动和处理的过程，只反映系统必须完成的逻辑功能。

数据流程图由外部实体、数据流、数据存储和数据处理四部分组成。

外部实体可以是人、部门、外部机构或其他信息系统，外部实体负责向系统提供数据或从系统中接受数据；

数据流程图中数据存储符号用来表示系统中处理的结果或是处理中要保存的数据信息，一般用D来表示；

一个数据处理将接受输入数据并产生出具有不同容和形式的输出数据，数据处理标识用P表示；

数据流是数据从信息系统的一部分转移到另一部分的完整路径，数据流标识用F表示。

为了表达本系统的数据处理过程，根据用户的需求，按业务过程自顶向下地对数据进行处理，绘制出一套完整的三层数据流程图来反映这种结构关系，以便整体地考虑功能子系统和数据资源的合理分布。

（1）顶层数据流程图，仅包含一个加工处理，它代表被开发系统。

它的输

入流是该系统的输入数据，输出流是该系统的输出数据。

根据现阶段各种业务的分析，可以确定超市库存管理系统的顶层数据流程图，如图2-3所示，其概括了该系统的总体功能，说明了主要的输入流和输出流等。

（2）第一层数据流程图，是对顶层图的细化，在一层图中显示了系统部的主要处理、数据流和数据存储，而一层图一般会重复顶层图中相同的外部实体和数据流。

对顶层图进行分解就可以得到超市库存管理系统的第一层数据流程图，如图2-4所示，它反映了该商品库存管理系统的主要功能。

（3）对第一层数据流程图进行进一步的分解、细化就可以得到超市库存管理系统的底层数据流程图如图2-5所示，其中可以更清楚地看到系统中数据流的流动情况和系统主要功能。

2.4数据字典分析

为了对数据流程图中的元素加以定义和说明，在这里有必要建立数据字典。

数据字典是一种用户可以访问的记录数据库和应用程序源数据的目录。

数据字典主要由五部分组成，包括数据项、数据结构、数据流、数据存储以及处理过程。

数据字典最重要的作用是作为分析阶段的工具，任何字典最重要的用途都是供人查询对不了解的条目的解释。

（1）数据项

数据项又称为数据元素，是数据的最小组成单位，若干个数据项可以组成一个数据结构，用I表示数据项。

数据项包括：

.数据项编号、名称、数据项的类型和长度。

本系统中的数据项见表2-2。

表2-2数据项

编号

名称

类型

长度

I10

商品编号

CHAR

10

I11

商品名称

20

I12

商品型号

8

I13

商品数量

INT

I14

商品单价

I20

仓库编号

I21

仓库名称

I22

仓库类型

I23

库存量

I30

供货商名称

I31

供货商性质

I32

供货商地址

CHAR

30

I40

采购编号

I50

入库编号

I51

入库数量

4

I52

出库编号

I53

出库数量

I60

日期

DATE

I61

负责人

I62

联系方式

11

（2）数据结构

数据结构描述某些数据项之间的关系。

一个数据结构可以由若干个数据项组成，也可以由若干个数据结构组成，还可以由若干个数据项和数据结构组成，用S表示数据结构。

数据字典中数据结构包括以下容：

数据结构的名称、编号、简述和数据结构的组成。

本系统的数据结构见表2-3。

表2-3数据结构

组成

S01

商品信息

I10+I11+I12+I13+I14

S02

仓库信息

I20+I21+I22+I23+I61+I62

S03

供货商信息

I30+I31+I32+I62

S04

采购信息

I40+I61+I62

S05

库存信息

S01+S02+S03

S06

入库信息

I50+I51+I60+S01

S07

出库信息

I52+I53+I60+S01

（3）数据流

数据流由一个或一级固定的数据项组成。

定义数据流时，不仅要说明数据流的名称、组成等，还要指明它的来源、去向和数据流量等，用F表示数据流。

本系统的数据流见表2-4。

表2-4数据流

来源

去向

F1

入库单

检验商品信息

商品编号、名称、规格、型号、供应商名称

F2

商品验收表

入库检验

登记入库账

F3

出库表

登记出库账

商品编号、名称、数量、出库金额

F4

出库通知单

出库通知

出库商品信息

商品名称、出库金额、数量

F5

盘点清单

商品盘点

库存会计

F6

存量管制表

存量控制

安全库存

商品编号、名称、安全库存、数量

F7

报表

库存台账

F8

退货单

检验商品

商品编号、商品名称、数量

（4）数据存储

数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组织，用D表示数据存储。

本系统的数据存储见表2-5。

表2-5数据存储

关键字

D1

商品编号、名称、规格、型号

D2

入库账

D3

商品编号、名称、金额、计量单位、单价

D4

商品编号、名称、出入库量、现有库存

D5

出库账

商品编号、名称、规格、型号、计量单位

D6

商品编号、名称、规格、型号、安全库存

（5）数据处理

数据处理仅对数据流程图中最底层的处理加以说明。

数据处理的定义包括数据处理的编号、名称、简述、输入和输出的数据流等，用P表示处理逻辑。

本系统的数据处理见表2-6。

表2-6数据处理

输入数据流

输出数据流

P1.1

采购单

P1.2

P2.1

库存台账管理

P2.2

单存量管制表

P3.1

出库单

出库账单

第3章系统设计

3.1子系统划分

子系统是整个系统的组成部分，它实现系统总体功能中某一部分相对独立的功能，并具有相对独立的物流结构，各个子系统之间功能明确，接口明确，功能相互独立，无重复、无相互矛盾现象且应保证系统总体功能的实现。

并根据系统总体功能和各自实现的功能，以及信息管理的需要，实现数据联系和资源共享，有利于支持各级管理决策活动和进行规化的信息管理。

因此，子系统的划分应遵循以下原则：

（1）子系统要具有相对独立性。

每个子系统或模块应该相对独立，尽量减少各种不必要的数据调用和控制联系，相对集中功能类似的模块。

（2）子系统之间的数据依赖性尽量小。

划分时，应将联系较多的列入子系统部，相对集中的部分划入各个子系统部，剩余的一些分散、跨度较大的联系，成为子系统之间的联系和接口。

这样，有利于系统的维护和运行。

（3）子系统的划分结果应使数据冗余较小。

如果不注意这个问题，可能使相关的功能数据分布到各个不同的子系统中，造成大量的原始数据需要调用，大量的中间结果需要保存和传递，大量计算工作重复。

数据冗余不仅给软件编制工作带来困难，而且也大大降低系统的工作效率。

（4）子系统的设置应具有相应的超前意识。

这与信息系统的总规划原则是相一致的。

（5）子系统的划分应便于系统分阶段实现。

信息系统是一项耗时很长的工程，一般需要分期分布完成，所以，子系统的划分功能应能适应这种分期分布的实施。

（6）子系统的划分应考虑到各类资源的充分利用。

一个适当的系统划分应当既考虑有利于各种设备资源在开发过程中的搭配使用，又考虑到各类信息资源的合理分布和充分使用，从而减少系统对网络资源的过分依赖，减少输入、输出、通信等设备压力。

所以，在进行仓储管理信息系统的功能模块划分上也应该遵循以上描述的子系统划分原则。

常用的系统规划方法是功能/数据分析，是在实际系统的业务流程、管理功能、数据流程以及数据分析的基础上进行系统化的分析，以便检查出工作中的疏漏、原系统的缺点和不足，确定未来新系统的改革方案。

功能与数据分析一般使用U/C矩阵来实现对系统功能划分的分析和优化。

其基本原理与系统思想关于子系统的划分