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公司对代理产品的知名度、畅销性较高,现代理如下产品:
伊利、圣元、贝因美、大壮、格球山奶粉,超级咖啡、麦片,莲顺藕粉以及洽洽系列休闲食品。
2.2国玉商贸公司组织架构
业务部
(1)主管上级划分区域并完成销售目标与回款;
做好新品推广与新网点开发。
(2)拜访客户并反馈市场信息,监控产品和室外形象,确保财力物力投放。
仓储物流部
(1)仓储部:
储存盘点、配货补货、出入库控制、流通加工、日常清洁
(2)配送部:
暂储备货、分拣配装、配送运输、GPS监控、车辆管理
KA部:
主要负责市区各门店、各大卖场的业务活动,进行重点客户的掌控。
财务信息部
(1)财务部:
日常财务、单据处理、税务报缴、反馈厂商销量
(2)信息部:
打印订单、完善账面库存、采购计划、提供信息查询
运营发展部:
企业文化建设、员工招聘管理、培养市场团队、绩效考核并奖罚市场部:
核算支出费用分销比、催追款项、寻找新代理品、制定市场策略。
2.3国玉商贸公司主营业务
每一县级片区分成六条路线依次完成;
市区“随缺随补,随配随送”。
(1)第一日:
小型车载业务员去各片区跑订单,可提前打调拨单随车装货,用于补货、换货和退货,晚上到财务信息部交帐、上报订单和终端客户盘点表。
(2)第二日:
信息部将订单传至运营发展部作绩效考核;
信息部按送货路线打完订单与仓库交接;
汇总进销存日报表和终端客户盘点表。
(3)第三日:
仓库按销售开单配货,做好产品的在库保养、出入库控制、财务沟通等工作;
当日库存盘点并填写仓库进销存日报表上交信息部。
(4)第四日:
大型车分片区按既定路线送货。
业务员凭单领货,仓库验货复核出库,各车出发并登记码头时间,运用GPS对车辆进行跟踪和随车货品抽查。
3国玉商贸公司的仓储管理
3.1公司仓储环境分析
3.1.1宏观环境分析
目前市场上的仓储运作效率和管理水平有良好的发展势头,通过完善仓储运作流程创造的营业收益日益提高;
自动化技术和信息技术的应用逐渐成为仓储技术的重要支柱;
大型企业不断建设现代化仓库作为发展物流的平台。
市场上的仓储管理水平提升的同时依旧暴露了弊端:
市场上现存的仓库数量多而散,布局不够合理;
各企业仓储技术发展不平衡,很多企业对提高仓库作业自动化、机械化的认识不足;
仓储方面的人才缺乏、法制法规不够健全。
有效的物流运作已成为各企业新的经济增长点,作为物流最基本功能的仓储环节必须引起足够的重视,必须不断提高仓储的运作效率。
3.1.2微观环境分析
连云港市国玉商贸有限公司作为品牌奶粉和副食品代理商,仓储对象是奶粉、副食品。
该类货品保质期较长,仓库温湿度要严格控制,其它仓储条件不甚苛刻,仓储设备及流程也较简单。
仓储部工作为入库、理货、堆存、保管、出库和清洁。
公司仓储面积约2000平方米,划分为新/旧库、买赠库及各厂商专有库等,每一库内按货品分类码放整齐,设有配货区;
公用区域设有收/退货区和验货区。
分工负责品牌产品的在库保管、配货、收货盘点和清洁等仓储工作,主管分发代配单和验货复核。
由于货品均是以纸箱包装,内部产品在一定的强度下耐压且不怕摔碰,所以公司采用直接码放的方式储存产品,无需高层货架,设备仅包括叉车、手动叉车、托盘和手动推车等。
目前公司进/出/存的薄弱环节迫切需要完善,借助现代化的管理工具和手段来准确掌握供销,加快物流周转和降低库存成本。
3.2国玉商贸仓储流程描述
(1)订单处理作业
信息部制作销售开单与调拨单送仓库配货,业务员凭单验货出库。
作废单需仓库主管注明原因交齐三联;
门店退货需据业务员的手工退单开出退货单。
(2)采购作业
仓库据盘点和出退货情况反映品项走势便于财务部分配订货数,减少购进“看似畅销,实则滞销”货物。
仓库将到/退货单及时返交信息部完善库存信息。
(3)进货入库作业
仓库主管据采购单预定入库日期,作人员与货位排程,于入库当日做资料查核、品检。
入库后,按品牌分给各负责人堆叠整理,以便管理查询。
(4)库存管理作业
仓库区管理包括在库摆放、区域分布、设备使用及维修。
库存数控制是制定采购数量及时点。
先进先出货品并准时盘点;
划分货品和赠品,清洁保管。
(5)补货及拣货作业
我公司此类工作较少,一般是发生将旧日期货品挑出或退回厂商。
(6)流通加工作业
我公司在货物出库之前所做的加工工作是拆箱粘贴活动标签、制作赠品标记、组合混搭赠品以及清理备验等工作,配货时同步进行的,以免过于占用有限货区。
(7)出货作业处理
业务员去配货区提货送至验货区凭单受检出库,留下底联后装车。
仓库将第三联按日期理顺后交予财务部核查一三联是否配套查出未返单或未交帐单据。
(8)营运管理及绩效管理作业
考核仓储执行力(账实相符、促销标识、先进先出)和配货执行力(品项数量、分清路线、配货期限),运营发展部评分进销存报表和卫生情况并实施奖罚。
3.3国玉商贸仓储优劣势解剖
3.3.1公司仓储方面优势
(1)仓管人员认真负责,及时盘点与配货
仓库记录出入库情况并核对实存品种及数量,检查货物是否变质、受潮、被盗等,及时预防货损、潮湿、虫、鼠害、偷盗等;
盘点并填写进销存报表,准确的库存数据为把握安全库存打下基础;
仓管人员按据送货时间和路线及时配货。
(2)货位及时调整优化,整齐规范的储存保证仓储配送运作通畅
仓库分类并按品牌码放整齐,设配货区、收/退货区和验货区。
分工管货并按出入先后、畅销或买赠等码放和配货。
货位规划提高了盘点分拣的效率,缩短了分拣配装的行走时间。
条理存货提高了仓储定位的优化程度及储存空间的利用率。
(3)切实可行的绩效考核有效督促公司的仓储管理
仓储执行力包括账实相符、促销标识、先进先出。
信息部将进销存报表进行汇总登记,通知仓库纠错并按报表细则评分;
二是由运营发展部对各直接负责人的工作成果评比并实施奖罚。
绩效考核明确执行标准,起到督促和激励的作用。
3.3.2公司仓储方面劣势
(1)货物搬运机械化程度低,多用人工
货物的出入库、堆叠与配货等均由人工搬运和手推小车协助,大范围调整货物在库存放货位时用手动式叉车,在货车和验货区之间发生装车或卸货时用机动式叉车,整体上公司仓储搬运机械化水平偏低,但没有严重影响仓库的运作效率。
(2)仓储数据信息化水平不高,仓管人员缺乏专业培训
目前出入库记录、库存盘点的统计与录入以手工为主,计算机录入为辅,供应链信息的收集整理未用先进的物流软件,工作效率低且数据的准确性不高。
仓管人员按传统方法采购产品和保管货物,暂不能把握安全库存和进货周期。
(3)仓库与其它部门信息沟通滞后,有待加强管理
仓储部到/退货单迟交,信息部没完善库存数据和分配库区货位,导致因“账面无货、实则有货”无法开单;
信息部一昧开单,没考虑配货时间和送货能力,致使货物在库积压且紧急要货受阻。
运营发展部误解仓储特殊情况,影响绩效。
3.3.3改善公司仓储的优化方案
(1)建设仓储基础设施,更新现代化仓储设备
公司应加大投入力度努力提升仓储基础设施建设,如使用货架、机械式叉车和条形码技术等,提高盘点准确性和加快进出库速度;
改造陈旧老化的仓库,不断优化货位,缩短配货分拣的行走时间,提高仓库设备的使用率和空间利用率。
加强仓储资源整合,完善标准化体系,合理利用人力物力以节约仓储资源。
(2)引入先进的物流信息系统,实现仓储管理信息化
公司在考虑到投入产出的同时引入适用的信息系统,该系统能对货物的出入库情况进行实时监控和管理,使得公司的仓储作业智能化、信息化,确保拣存准确,提高仓储空间利用率,降低货位蜂窝化现象,保证出、入库货物无误。
(3)合理调节各部门工作思路,加强仓库与公司各相关部门的沟通
调整相关部门职权,如仓储部签收的到/退货单及时上交信息部完善库存数据和分配库区货位;
仓储部盘点登记货物数量和日期并协助厂商盘点,信息部作产品账实对比表以备纠正账面;
信息部须经仓储部同意方可开单以保证准确配货;
仓库主管向运营发展部说明特殊情况,保证公平考核。
将仓储环节置于公司大环境考虑才能做到良好的仓储管理激励公司更快更好的高效运作。
3.4国玉商贸仓储管理发展前景
本节对连云港市国玉商贸有限公司仓储管理的现状和优劣势进行具体阐述与解剖分析,并根据现有仓储水平提出改进方案,从公司仓储发展态势着眼,未来的仓储管理趋于信息化、专业化,仓储能够将成为促使公司流程通畅的润滑剂。
公司加大投入建设仓储的基础设施,更加规范的仓储操作促使高效率的仓储运作和较高水平的管理力度。
物流信息系统的装入,在公司内部构建信息交换平台,实时监控出入库数量和完善库存信息;
由于领导层合理协调流程的工作思路,仓储部与其它各部门加强沟通;
引进并培育仓储专业人才,提高仓储人员的素质和技能,将对合理采购预算、公平公正的绩效考核起到重要作用。
公司积极筹建
供应链以期把握安全库存,更科学的运用库存数据加快货物周转。
从长远的角度考虑实施以上措施,仓储管理将润滑公司整条运作链,为销售作坚强的后盾。
4国玉商贸公司的配送管理
4.1公司配送环境分析
4.1.1宏观环境分析
目前配送规模和手段发生变革性的变化,配送是按用户订货的要求,经分货、拣货等配备工作并经配装把货物送交收货人,环节包括装卸、包装、保管、运输等物流功能要素,体现出信息化、网络化、柔性化、智能化和现代化的特点。
各企业对配送管理有益探索的同时发现市场上现有的配送环节仍存在许多问题。
较多企业的观念还停留在利润中心上,没把配送放到战略中心的高度;
公司配送人才短缺,传统配送效率低;
无法建立公共的信息交流平台造成资源和时间的浪费。
市场上配送存在的现有问题需社会各方面不断努力才能解决,如加强建设配送信息系统软硬件,发挥信息技术的指导优势,根本提升配送竞争力;
加强物流配送的基础设施建设,获取物流集体化规模效益,解决低效率的配送。
4.1.2微观环境分析
连云港市国玉商贸有限公司主要配送品牌奶粉和副食品类,由于配送对象单一,性质稳定,外形一致且包装规范,无需特殊车型方可提供送达服务。
配送部贯彻“快速反应,严格执行”的经营理念和实行8S考核方针,制定送货路线、记录码头时间、分配和跟踪送货车辆,工作突出的体现在配装、运输和备货等环节。
公司拥有可控运输车辆15辆,配送范围分布市区四县;
每一片区分配三辆小型车,主要用于铺货下订单、陈列、补货、换货、退货和收现存银行等,分配一辆大型车送货。
仓储配送部与信息部沟通以期准确配装、备足货物、规范送货路线和时间,做到按客户要求准时凭单送货与反馈整改。
然而公司的配送渠道仍有障碍,配送车辆装载率低,车内货物布局不合理,资金浪费及整体配送能力提升缓慢;
利益冲突和信息不通畅造成余缺物资不能及时调配,大量物资滞留在流通领域。
与内部其它部门和客户沟通不畅,影响客情维护和公司形象。
4.2国玉商贸配送流程描述
(1)备货
备货包括订货、采购、集货、进货及质量检查、结算、交接等。
信息部根据仓库反馈的信息并结合多方面因素进行采购预算,实施订货以保证货源充足。
(2)储存
储备:
保证业务周转的长期储存,我公司主要存放于市区主库。
暂存:
一是在县级片区办事处少量储货;
二是小型车随车带货。
(3)分拣及配货
我公司通过按路线和紧急程度等标准分拣配送大大提高了配送水平。
(4)配装
业务员从配货区提货至验货区检验复核,各大型送货车按路线将货物分装上车。
一是集中需求进行规模送货;
二是搭配装载以充分利用运能运力的问题。
(5)配送运输
我公司的货物配送运输以较短距离、较小规模、频度较高的形式实现,属于末端的直达运输,服务范围分为五大片区,各片区分为六条线送货。
配送部采用GPS实时追踪车辆以了解当日车况,记录码头时间交运营发展部作绩效考核。
4.3国玉商贸配送优劣势解剖
4.3.1公司配送方面优势
(1)足够的配送能力与合理分配送货路线、时间,市内配送范围覆盖至最大化
公司15辆可控运输车辆配送市区四县,以现有的配送能力及业务人员严格按规定时间和路线操作,足够完成市内最大范围的配送任务。
(2)适当的绩效考核办法、现代化信息技术对规范配送起到一定作用
配送执行力包括品项数量、分清路线、配送期限。
配送部负责车辆维修、加油、调度、记录码头时间和抽查各车货物动态;
运用GPS跟踪监控车辆和抽查路线、时点。
绩效考核办法检查配送制度的漏洞,信息技术则起监控巩固的作用。
(3)明确服务地位和主导地位的关系,配送从用户利益出发
公司从思想上树立“用户第一、质量第一”的观念,明确配送企业处于服务
地位,用户处于主导地位;
业务员每日填写团队的客户拜访表,努力贯彻公司运营理念,将正确的货物在正确的时间、地点以适当的途径送至正确的客户手上,成功配送是业务运作的终极目标和真谛。
4.3.2公司配送方面劣势
(1)送货车辆车载率较低,配装码放不合理
一是送货大车在销售淡季的当日应送货物不足整车;
二是配装码放混乱、浪费车载空间造成应送货物无法装车;
三是业务员没找提单少提漏提当日应送货物。
造成配送设施利用率低及多部门重复劳动,货物在库积压和资源严重浪费。
(2)门店订单与送货时差过长,配送的运作效率偏低
流程运作缓慢和部门衔接问题导致自订单上报至门店收货的时间跨度最低为四天。
货送至终端时差在现今激烈高速运转的市场环境中显得较为滞后。
(3)配送作业人员技能与素质有待提升,完善公司配送管理
一是专门负责某一片区的人员对其它路线门店不熟悉而不能随时调遣;
二是一昧追求延长出车时间而少装漏装当日应送货物;
三是业务员没有事先沟通即因门店未收到货而重复报单;
四是不理解管理层的配送政策,上下工作脱节。
4.3.3改善公司配送的优化方案
(1)加强公司配送的基础设施建设和信息技术应用,合理调整配装方法
公司加大配送基设施建设,如扩建车队、使用先进装卸器具、平衡车内的移动库存和及时处理各交通关口,支持配送的通畅运行以适应公司未来发展。
公司应完善GPS事后监控并引进其它信息技术。
提高车载率关键是大的销售量,同时车内货物配装码放整齐以节约空间和减少货损货差和在库积压。
(2)提高各部门的工作效率,润滑部门之间的衔接交替环节
缩短送达时差根本是缩减开单和配货时间,因此信息部应及时交订单于运营发展部作绩效考核并高效开单,如信息部和仓库在同一天完成次日应送货物的开单和配货,可缩减一天送达差。
另外不忽略衔接交替手续以防推卸责任。
(3)新传统观念,做好配送的全员在职培训,组建高素质的配送团队
公司针对全员开展配送培训,学习配送经验和管理方法,增强配送信息化、专业化的意识,建立高素质、专业配套和层次合理的配送团队。
二是配送人员开始以业务为中心,从公司利益角度考虑,不再一昧追求绩效考核的成绩,把工作做到实处。
三是业务员与配送部加强沟通,根据反馈减少重复报单。
适当的培训促进上下协调配合,提升配送管理水平。
4.4国玉商贸配送管理发展前景
本节对连云港市国玉商贸有限公司配送管理的流程和优劣势进行详细的阐述和解剖分析,针对配送弊端提出试行方案,以现有配送水平为基准,公司的配送管理将向着信息化、快速精确的方向发展。
公司加强配送的基础设施建设和信息技术应用,协调的软硬件得公司配送管理更加信息化和规范化;
坚持运营理念,提高流程效率和完善部门衔接,缩短订单送达的时间差;
鼓励多层次、多方面的配送教育和培训,及时解决配送疑难;
公司的配送管理追求高度精确的送达服务,维护良好客情且树立公司形象。
4.5国玉商贸仓储配送简略图
公司仓储与配送是相辅相成、不可或缺的两个环节,而不是分离零散的部件,为了使大家更加形象地了解公司仓储配送流程,特作此图:
5公司未来发展策略分析
连云港市国玉商贸有限公司不断壮大的同时运营仍存在问题,这也正是公司未来发展的突破口,本章将阐述针对现存的缺陷而采取的试行方案和成效。
5.1单据流转效率化
单据流转问题体现在环节冗繁,速度慢且效率低。
环节冗繁指财务部按欠账、现金、销帐等分专人负责账单,由于单据经人手过多且各人工作步骤不协调,常常跟不上其它工作环节。
速度慢且效率低体现在销售开单和凭单配货用时过长,配送延迟使得门店订单与送货时差过长,不利于客情维护和公司形象塑造。
财务内部沟通可改善单据流转冗繁问题,负责同期退货、销帐、收款单整理的人员协调工作步骤,遇到问题理性分析并不推卸责任。
流转速度慢且利用效率低的问题关键在于信息部和仓储部配合互持缩短客户订单与送货时差。
另外单据可能出现对帐单重复和订单重复。
业务员当日在财务处领的对帐单如未及时对帐必须重返财务部,可考虑预约对帐。
这样财务部不会紧急领单,避免未对退回。
门店不会因老板不在、暂无现金、现场找单等不对账或拖延。
避免订单重复需业务员与信息部、仓储配送部沟通,查明门店未能按时收货的原因。
实施以上措施可以促使公司未来的单据流转效率化,保证通顺的单据传递是公司业务顺利进行的前提,也是实现货款交换和贸易利润的后盾。
5.2绩效考核合理化
公司为了督促各部工作和提高业务水平,针对主要项目制定执行力考核细则,由运营发展部操作并实施奖罚。
下面阐述公司绩效考核方面的弊端及解决办法。
(1)业务员绩效考核办法考虑不全面,无法做到公平公正
“每日达到20网点,其中1家新网点”不切实际,每日网点总数可改为周期平均网点数,规定限期开发新网点。
“当日路线上的订单有效”虽抑制窜线和重复报单,但打击业务员积极性且无法及时满足客户,应视当日线外紧急订单有效。
“品项不低2个或总数不低20袋的订单有效”可导致充数报单,考虑取消。
绩效考核
办法的人性化管理能调动业务员的积极性,提升业务量才能促进公司生存发展。
(2)停留于金钱奖罚阶段,解决措施不彻底
公司对执行力考核结果给予资金奖励或交处罚金,并安排谈话。
虽有督促之效,但激化矛盾且不利团队合作;
另外奖罚有限和沟通不当不及时,员工仍我行我素。
公司应逐步改变以金钱为主的奖罚手段,实现向科学体系的顺利过渡;
谈话要改变审查训斥的态度和责令限期的方式,以交流商讨的态度从根源寻求办法。
制定和实施合理的绩效考核方案对于督促公司业务开展和流程顺畅进行都起到不可磨灭的作用,相信经过合理化的改善后,将能更大程度地规范公司管理。
5.3筹建供应链
公司决策层深感分阶段筹建供应链实属必要,先着眼于掌握终端的真实消化量来影响向厂商的采购数量,再与厂商达成信息共享,互惠互利实现规模效益。
公司对供应链信息的收集主要来自两方面,内部仓储与客户盘存,计算本部供货和下游盘存预估门店的周期销量,局限性体现在信息不精确和方向暂时性单一。
从数据信息上看,业务员不一定每周拜访目标门店且盘点数字不一定完全正确,因此常因上期/本期盘存数据缺失或有误而无法算出当周销量;
另外工作量较大且无大型软件的支持,公司只针对某一片区的某个品牌统计,信息片面不能全局分析。
从方向上看,公司没与厂商达成信息共享,不能从厂商获得各产品的周期销量;
增加采购决策的难度,不能和供应商实现互惠互利的共赢合作关系。
由于决策层的督促和定期的培训指导,各部门之间努力合作相互谅解,我公司供应链的筹建工作正如火如荼地展开。
业务员上报的盘存信息准确性明显提高,赣榆片区伊利品项的统计信息逐步完善;
决策层经讨论考虑投资适当的数据软件用于统计、计算和信息交流共享;
后期的攻坚工作将是与供应厂商建立合作共赢的关系,使得上下游运作通畅。
供应链筹建是一项长期见效然而一旦控制却效益巨大的工作,公司能够实事求是,着眼未来、着手细节,脚踏实地的解决现实问题,信息全面化、设施现代化和多元化节点的角色适应力都是努力的方向,把握安全库存和润滑供应链的意识更是难能可贵。
结束语
公司的仓储与配送是物流管理的两大关键,仓储总是在物流各环节的接合部。
仓储和配送是物流各环节之间存在不均衡性的表现,集中上下游流程整合的所有矛盾,借用运筹学描述,就是在配送运输条件为约束力的情况下,寻求最优库存(包括布局)方案作为控制手段,使得物流达到总成本最低的目标。
国玉商贸有限公司作为专门从事奶粉及副食品的代理商,为保质保量完成销售合同,公司积极排查问题并寻求解决方案,经过上下层的一致努力和通力合作,尤其是整改后的仓储与配送流程,对于提升市场运作能力、渠道控制能力与产品选择能力见效显著。
国玉力求贯彻未来发展策略,在2009实现规范管理,快速适应变化的心态促使公司健康发展。
参考文献
[1]宋杨.运输与配送管理[M].大连:
大连理工大学出版社,2006
[2]张耀平、王明志.配送物流新趋势[M].北京:
清华大学出版社,2003
[3]丁立言.物流配送[M].北京:
清华大学出版社[M],2002
[4]李永生、郑文岭.物流仓
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