中文excel操作教程Word文档格式.docx

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用户输入的数据将在该单元格与编辑框中同时显示。

编辑栏的工具按钮有“输入确认”

按钮、“取消输入”

按钮、及“插入函数”

按钮，用来输入、编辑单元格的内容或计算公式。

（2）工作表标签：

每张工作表都有一个标签，标签上显示的是工作表的名称。

（3）Excel2003的基本元素主要有：

工作簿、工作表、单元格、单元格内容等。

①工作簿

用Excel2003创建的文档实际上就是一个工作簿，工作簿名就是文件名，工作簿名的扩展名为.xls。

每一个工作簿由若干个工作表组成，一个工作簿默认包含了三个工作表。

②工作表

工作簿就好像是一个活页夹，工作表好像是其中一张张的活页纸，每一工作簿可包括最多255个工作表，其中当前工作表只有一个，称为活动工作表。

工作表是Excel进行表格处理的基础。

每一个工作表是由若干单元格组成。

③单元格

一个工作表由若干行列标明的单元格组成。

一个工作表最多可包含256列，65536行。

每一列列标由A、B、C、…、X、Y、Z、AA、AB、…、AZ、BA、BB、…等表示；

每一行行标由1、2、3、…、65536等表示。

每一个单元格由交叉的列，行名表示。

如A1，A2，分别表示A列第一行、第二行的单元格。

将工作表中当前工作的单元格称为活动单元格，它在屏幕上显示为带粗线黑框的单元格。

活动单元格的名字显示在编辑栏中名称框内。

④单元格内容

每一单元格中的内容可以是数字、字符、公式、日期，也可以是一个图形或一个声音等。

如果是字符，还可以是分段落。

6.2Excel2003工作薄文件的基本操作

Excel2003中的文件操作包括文件的建立、保存、打开等操作。

1．新建工作簿

启动Excel2003后，系统即自动打开一个名为“book1.xls”工作簿。

若用户需建立其他新工作簿，可在“文件”菜单中选择“新建”命令，然后在“新建工作簿”任务窗格中选择新建项目或单击“常用工具栏”中的“新建”按钮。

2．保存工作簿

同Word2003一样，具有初次保存、再次保存、自动备份等功能。

3．打开文件

打开文件常用方法是：

①选择“文件”菜单中的“打开”命令或单击常用工具栏中的“打开”按钮，将打开“打开”对话框。

②在“打开”对话框中选择需打开的文件，然后单击“确定”按钮。

4．关闭工作薄

当完成工作簿的编辑或完成工作后要离开计算机时，最好将已打开的工作簿关闭。

关闭工作簿与关闭应用程序窗口一样有许多种方法，常用的有以下几种：

①关闭工作簿但不退出Excel2003软件的窗口

方法1：

在“文件”菜单中单击“关闭”选项。

方法2：

单击工作簿窗口右上角的关闭按钮。

②关闭Excel2003软件窗口的同时关闭工作簿

③关闭所有工作簿

Excel2003软件可以同时打开多个工作簿并进行编辑，若要一次性关闭所有工作簿则可以按下Shift键的同时单击“文件”菜单选择其中“全部关闭”命令。

6.3输入数据

6.3.1单元格、单元格区域的选定

在输入和编辑单元格内容之前，必须先选定单元格，使其成为活动单元格，即当前工作单元格。

当一个单元格成为活动单元格时，它的边框变成黑线，其行、列号会突出显示，用户可以看到其坐标。

当前单元格右下角的小黑块称作填充柄，将鼠标指向填充柄时，鼠标的形状变为黑十字。

选定单元格、区域、行或列的操作如表6.3.1所示。

表6.3.1选定单元格、区域、行或列的操作

选定内容

操作

单个单元格

单击相应的单元格，或用方向键移动到相应的单元格

连续单元格区域

单击该区域的第一个单元格，然后拖动鼠标直至选定最后一个单元格

工作表中所有单元格

单击“全选”按钮

不连续的单元格或单元格区域

选定第一个单元格或单元格区域，然后按住Ctrl键再选定其他的单元格或单元格区域

较大的单元格区域

选定第一个单元格，然后按住Shift键再单击区域中最后一个单元格，通过滚动条可以使单元格可见

整行

单击行号

整列

单击列号

连续的行或列

沿行号或列标拖动鼠标。

或者先选定第一行或第一列，然后按住Shift键再选定其他的行或列

不相邻的行或列

先选定第一行或第一列，然后按住Ctrl键再选定其他的行或列

取消单元格选定区域

单击工作表中其他任意一个单元格

6.3.2数据类型

选定空白的工作表（例如Sheet1），即打开一个工作表后，就可以输入数据了。

输入的数据可以是常量，也可以是公式和函数。

Excel2003能够识别文本型、数值型和日期型等常量数据。

1．数值型数据

在MicrosoftExcel2003中，数值数据允许包括以下一些字符：

0123456789+（）/﹩%Ee。

输入数值数据应注意以下几点：

①负数的输入　可以用“”开始，也可用（）的形式，如（50）表示50；

②分数的输入　为了与日期相区别，应先输入“0”和空格，如输入01/2可得1/2，如在1/2前不输入“0”和空格，结果就是1月2日；

③当输入的数据长度超过单元格的列宽或超过15位时，数据将以科学记数法形式表示；

例如（7.89E+08）。

④在单元格中显示的数据一律默认为右对齐。

用户可以自定义对齐格式。

2、日期和时间数据

Excel2003内置了一些日期和时间的格式，当输入的数据与这些格式相匹配时，Excel将把它们识别为日期型数据。

例如“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”、“hh:

mm（Am/pm）”等都是Excel常用的内置格式。

所以输入数据06/25/06或25-JUN-06均被理解为2006年6月25日。

如果要输入当天的日期，按Ctrl+；

键；

如果要输入当前的时间，按Ctrl+Shift+：

键。

在单元格中显示一律默认为右对齐。

3．文本数据

文本数据可以由字母、数字、汉字或其他字符组成，在单元格中显示时一律默认为左对齐。

输入文本数据时应注意：

①对于全部由数字组成的文本数据，输入时应在数字前加一西文单引号（‘），使Excel将文本与数值区别。

例如邮政编码411201，输入时应键入‘411201。

②若在公式中夹有文本数据输入时必须用西文双引号将文本部分括起，并用“&

”符号连接。

例如：

=5+6&

”元”，在单元格中显示结果为11元。

6.3.3数据的输入

Excel提供了简单数据输入、区域数据输入、系列数据自动填充以及在多张工作表中输入相同数据等数据的输入方法。

当一个单元格的内容输入完毕后，可用方向键、回车键或者Tab键使相邻的单元格成为活动单元格。

1．简单数据输入

输入步骤如下：

①选择单元格；

②双击将光标定位于单元格内；

③输入数据；

④若取消输入，按Esc键，或单击编辑栏左侧的“取消”

按钮；

⑤若要光标定位在下一列，按Tab键；

⑥若要光标定位在下一行，按Enter键；

⑦若要光标仍定位在原单元格，单击编辑栏左侧的“输入”

按钮。

2．按区域输入数据

所谓按区域输入，就是在选择活动单元格之前，先选定一个区域作为数据的输入范围。

优点是当活动单元格到达所选区域的边界，例如某行（列）的行（列）尾时，如果按Tab或Enter键选择下一个单元格，Excel能自动换行（列），激活所选区域的下一行（列）行（列）首的单元格，从而简化操作、节约数据输入时间。

区域可以根据操作需要灵活选取，既可以是一行或一列，也可以是一个或几个任意大小的矩形块，直至整张工作表。

操作步骤如下：

①选择所要输入数据的区域；

②如果沿行的方向输入，每个单元格输入完后按Tab键；

③如果沿列的方向输入，每个单元格输入完后按Enter键；

④当输入数据到达区域边界时，光标会自动到所选区域的下一行（或列）的开始处。

3．系列数据自动填充

向工作表输入数据时，有时会用到一些有规律的系列数据：

如一月、二月、…、十二月；

星期日、星期一、…等。

Excel2003提供的填充功能，可以使用户快速地输入整个数据系列，而不必依次输入系列中的每一个数据，这种自动输入可通过“编辑”菜单中的“填充”命令或用鼠标拖动“自动填充柄”来完成。

下面主要介绍利用自动填充柄来输入系列数据。

（1）自动填充已定义的序列

Excel2003预先设置了“1、2、…”、“星期日、星期一、…”、“一月、二月、…、十二月”、“甲、乙、丙、丁、…”等中英文数据序列，将这些序列填充到工作表的操作步骤如下：

①将序列中的第一个数据输入活动单元格；

②在活动单元格右下角总有一个小方块，称为“填充柄”。

把鼠标指针移到填充柄上，此时，鼠标指针将由空心十字光标变为实心黑色十字光标；

③按下鼠标左键，将鼠标拖动至结束的单元格。

这时，在起始至结束的单元格内自动填充了数据序列。

（2）填充尚未定义但有明显变化规律的序列

若需输入5，10，15，…、Class1，Class2，…这些有规律的数据，也可采取自动填充功能，操作步骤如下：

①选定2个单元格作为初始区域，输入序列的前面两个数据；

②选择这两个单元格；

③用鼠标左键按住第二个单元格的右下角的填充柄，拖动鼠标到结束的单元格，这时，在起始到结束的单元格内自动填充了有规律的相应数据序列。

（3）建立自定义的“自动填充”序列

Excel2003除提供少量的“自动填充”序列外，还为用户建立自己“自动填充”序列提供了方便。

要自动填充自己定义的数据序列，必须先定义，然后再使用。

以下是建立自定义“自动填充”序列的操作步骤。

1选择“工具”菜单中的“选项”命令，打开一个“选项”对话框，选择其中的“自定义序列”标签，如图6.3.1所示；

②在“输入序列”中分别输入序列的每一项后，单击“添加”按钮将所定义的序列添加到“自定义序列”的列表中；

或单击“导入序列所在单元格”中的选择区域按钮，在表格区选择后按Enter键回到该对话框，按“导入”按钮将它填入“自定义序列”列表中；

③按“确定”按钮退出对话框。

自定义序列建立后，就可以使用自定义序列来自动填充数据，使用方法同自动填充已定义的序列。

4．用预置小数位数（或尾0）的方法输入数字

如果输入的数字全部具有相同的小数位数，或具有相同的尾数0的整数，则可采用以下操作步骤输入数据：

①选择“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，在“选项”对话框中选择“编辑”标签项，如图6.3.2所示；

②在对话框中选择“自动设置小数点”项，在“位数”框中，若输入大于0的数，则设置的是小数位数；

若输入小于0的数，则设置的是尾数0的个数；

③如果在输入过程中，需暂时取消这个设置，可以在输入完整数后输入.0或直接输入小数。

5、同时在多个单元格中输入相同数据

如果多个单元格中的数据相同，可以使用Excel2003提供的方法输入数据。

步骤如下：

①选择需要输入数据的单元格。

选择的单元格可以是连续的，也可以是不连续的;

②在其中一个单元格中键入数据；

③按Ctrl+Enter键，完成操作。

6.3.4编辑单元格

编辑单元格包括对单元格及单元格内数据的操作。

其中，对单元格的操作包括移动和复制单元格、插入单元格、插入行、插入列、删除单元格、删除行、删除列等；

对单元格内数据的操作包括复制和删除单元格数据，清除单元格内容、格式等。

1．移动和复制单元格

移动和复制单元格的操作步骤如下：

①选定需要移动和复制的单元格；

②将鼠标指向选定区域的选定框，此时鼠标形状为四方向箭头；

③如果要移动选定的单元格，则用鼠标将选定区域拖到粘贴区域（目的地），然后松开鼠标，Excel将选定区域移动并以选定区域替换粘贴区域中原有数据。

如果要复制单元格，则需要按住Ctrl键，再拖动鼠标进行随后的操作。

如果要在单元格间插入单元格，移动则需要按住Shift键，复制则需要按住Shift+Ctrl键，再进行拖动。

在这里要注意的是：

必须先释放鼠标再松开按键。

如果要将选定区域移到其他工作表上，应按住Alt键，然后拖动到目标工作表标签上。

2．选择性粘贴

除了复制整个单元格外，Excel还可以选择单元格中的特定内容进行复制，其步骤如下：

①选定需要复制的单元格；

②单击“常用”工具栏上的“复制”按钮；

③选定粘贴区域的左上角单元格；

④执行“编辑”菜单上“选择性粘贴”命令，出现图6.3.3所示的对话框；

⑤单击“粘贴”选项区中所需选项，再单击“确定”按钮。

3．插入单元格、行或列

可以根据需要插入空单元格、行或列，并对其进行填充。

（1）插入单元格：

利用“插入”菜单上的“单元格”命令可以插入空单元格，具体操作步骤如下：

①在需要插入空单元格处选定相应的单元格区域，选定的单元格数量应与待插入的空单元格的数量相等；

②在“插入”菜单上单击“单元格”命令，出现如图6.3.4所示的对话框；

在对话框中选定相应的“插入”方式选项，并单击“确定”按钮。

（2）插入行：

在“插入”菜单上单击“行”命令可以插入新行，步骤如下：

①如果需要插入一行，则单击需要插入的新行之下相邻行中的任意单元格；

如果要插入多行，则选定需要插入的新行之下相邻的若干行，选定的行数应与待插入空行的数量相等；

②在“插入”菜单上单击“行”命令。

可以用类似的方法在表格中插入列。

如果要插入一列，则单击需要插入的新列右侧相邻列中的任意单元格；

如果要插入多列，则选定需要插入的新列右侧相邻的若干列，选定的列数应与待插入的新列数量相等。

4．删除和清除单元格、行或列

删除单元格、行或列是指将选定的单元格从工作表中移走，并自动调整周围的单元格填补删除后的空格，操作步骤如下：

①选定需要删除的单元格、行或列；

②执行“编辑”菜单上“删除”命令，在删除对话框中选择删除方式。

清除单元格、行或列是指将选定的单元格中的内容、格式或批注从工作表中删除，单元格仍保留在工作表中，操作步骤如下：

①选定需要清除的单元格、行或列；

②选中“编辑”菜单上的“清除”命令，即出现如图6.3.5所示的“清除”级联菜单，在菜单中选择相应的命令执行即可，按DEL键则只删除选择区域的内容。

5．对单元格中数据进行编辑

首先使需要编辑的单元格成为活动单元格，如果重新输入内容，则直接输入新内容；

若只是修改部分内容，按F2功能键或用鼠标双击单元格，用→、←或Del等键对数据进行编辑，按Enter键或Tab键结束编辑。

6.4工作表基本操作

6.4.1工作表的删除、插入和重命名

1．工作表的删除

删除工作表的步骤如下：

①选择所要删除的工作表标签；

②在所选标签上单击鼠标右键，在出现的菜单中选择“删除”项；

或选择“编辑”菜单中“删除工作表”项；

③在出现的确定删除的对话框中，确认删除操作。

2．工作表的插入

插入工作表的步骤如下：

①选择工作表标签，插入的工作表将位于该表之前；

②在所选标签上单击鼠标右键；

③在出现的菜单中选择“插入”项，在打开的“插入”对话框中，选择“工作表”项；

或选择“插入”菜单中的“工作表”项。

3．工作表的重命名

工作表的初始名称默认为Sheet1、Sheet2……，为了方便工作，用户需将工作表命名为自己易记的名字，因此，需要对工作表重命名。

重命名的方法如下所述。

单击“格式”菜单，选择“工作表”菜单项命令，出现级联菜单，如图6.4.1所示，单击“重命名”选项，工作表标签栏的当前工作表名称将会反亮显示，即可修改工作表的名字。

在工作表标签栏中，用鼠标右键单击工作表名字，出现弹出式菜单，选择“重命名”菜单项，工作表名字反亮显示后就可将当前工作表重命名。

方法3：

双击需要重命名的工作表标签，键入新的名称覆盖原有名称。

6.4.2.工作表的复制与移动

1．用鼠标拖曳移动、复制工作表

用鼠标拖曳法移动、复制工作表的步骤如下：

①选择所要移动、复制的工作表标签；

②如果要移动，拖曳所选标签至所需位置。

如果要复制，按住Ctrl键的同时，拖曳所选标签至所需位置；

拖曳时光标上方出现黑三角符号表示移动的位置；

③释放鼠标键，完成操作。

2．用菜单移动、复制工作表

用菜单法移动、复制工作表的步骤如下：

②用鼠标右键单击所要移动、复制的工作表标签，将打开一快捷菜单；

③在打开的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”，将打开“移动或复制工作表”对话框，如图6.4.2所示；

④在打开的“移动或复制工作表”对话框中，选择“工作簿”列表中的工作簿，可以将所选工作表移动、复制到已打开的其他工作簿中；

选择“下列选定工作表之前”列表中的表名，可以确定表的新位置；

⑤选择“建立副本”为复制操作，取消“建立副本”为移动操作；

⑥按“确定”按钮，完成操作。

6.5公式和函数

在单元格中输入正确的公式或函数后，会立即在单元格中显示出计算的结果。

如果改变了工作表中与公式有关或作为函数参数的单元格里的数据，Excel会自动更新计算结果

6.5.1单元格地址

每个单元格在工作表中都有一个固定的地址，这个地址一般用其行列号表示。

如在一个工作表中，B6指定的单元格就是第“6”行与第“B”列交叉位置上的那个单元格，这是相对地址。

指定一个单元格的绝对位置只需在行、列号前加上符号“$”，例如：

“$B$6”。

由于一个工作簿文件可以有多个工作表，为了区分不同的工作表中的单元格，要在地址前面增加工作表的名称，有时不同工作簿文件中的单元格之间要建立连接公式，前面还需要加上工作簿的名称，例如：

[Book1]Sheetl!

B6指定的就是“Bookl”工作簿文件中的“Sheetl”工作表中的“B6”单元格。

单元格的相对地址又称为单元格名称。

6.5.2运算符及公式

公式可以由值、单元格引用、名称、函数或运算符组成。

引用单元格可以是同一个工作表中的其他单元格、同一个工作簿不同工作表中的单元格，或者其他工作簿的工作表中的单元格。

运算符对公式的元素进行特定类型的运算，是公式中不可缺少的组成部分。

Excel包含4种类型的运算符：

算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。

算术操作符包括：

+、—、*、/以及^（幂），计算顺序为先乘除后加减。

比较运算符包括：

=、>

、>

=、<

、<

>

，比较运算符可以比较两个数值并产生一个逻辑值。

文本运算符“&

”将两个文本值连接起来产生一个连续的文本值。

引用运算符包括：

冒号、逗号、空格，其中“：

”为区域运算符，如C2:

C10是对单元格C2到C10之间（包括C2和C10）的所有单元格的引用；

“，”为联合运算符，可将多个引用合并为一个引用，如SUM（B5，C2:

C10）是对B5及C2至C10之间（包括C2和C10）的所有单元格求和；

空格为交叉运算符，产生对同时隶属于两个引用的单元格区域的引用，如SUM（B5:

E10C2:

D8）是对C5:

D8区域求和。

使用公式有一定的规则，即必须以“＝”开始。

为单元格设置公式，应在单元格中或编辑栏中输入“＝”，然后输入所设置的公式。

对公式中包含的单元格或单元格区域的引用，可以直接用鼠标拖动进行选定，或单击要引用的单元格或输入引用单元格地址，最后按Enter键。

如“＝（C4+D4+E4）/3”表示将C4、D4、E4三个单元格中的数值求和并除以3，把结果放入当前单元格中。

在公式中输入函数时可以按照下列步骤操作：

①直接输入函数名称，或在“插入函数”对话框的“选择函数”列表框中选中函数名称，如“SUM（）”；

②在（）中输入要引用的单元格或单元区域；

③单击“确定”按钮。

下面举例来说明公式编辑方法。

[例6.5-1]在图6.5.1所示的学生成绩中，包括高等数学、大学英语、计算机基础三门成绩，求每个学生的平均成绩。

解：

此题最简便的方法就是设置一个公式。

设置公式的步骤如下：

①单击G4单元格使其成为活动单元格；

②在“数据编辑区”，输入公式“＝（C4+D4+E4）/3”后回车，得到G4的值为70.66667；

③再将鼠标箭头放在G4的边框右下角的填充柄上，等其显现为“＋”时，按住鼠标左键向下拖动扫过有学生成绩的区域，就可得到所有学生的平均成绩，见图6.5.1所示。

6.5.3函数

Excel2003含有大量的函数，可以帮助进行数值、文本、逻辑、查找等计算工作，使用函数可以加快数据录入和计算速度。

Excel2003除了自身带有的内置函数外，还允许用户自定义函数。

函数的一般格式为：

函数名（参数1，参数2，参数3，…）

在公式中