电子表格培训讲稿文档格式.docx
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电子表格最左上角的第一个单元格的名字是“A1”其他以此类推。
2、工作表
一个个单元格组成一张表格,我们称这个表格为工作表(sheet)。
3、工作簿
将多张工作表放在一起,就组成一个工作簿(book),在新建一个文件时,系统为我们的工作簿提供了三张工作表,它们的标签分别为sheet1、sheet2、sheet3,需要时我们还可以添加工作表。
三、电子表格的打开方式
1、“开始”→“程序”→“Microsoftexcel”
2、双击桌面上的“excel”图标
3、单击任务栏中的“excel”图标
四、数据的输入
1、文本的输入:
打开电子表格→单击需要输入文字的单元格→选择适合自己的输入法→输入文字。
2、数字输入
数字的输入:
使用主键盘区的数字键输或者小键盘区数字键输入数字。
(注意:
数字的输入有两种状态:
文本和数值。
文本状态的数字是不能参与计算的,只能当作文字使用。
)
3、电子表格中输入身份证号
日常我们在输入身份证号码等长数字串时,电子表格会自动把数字转换成科学计数法显示。
并且不能转换,下面前面就来解决这个问题。
在输入身份证号码之前,先按单引号键,接着输入身份证号,就不会出现科学计数法的现象了。
(或者先选择要输入身份证号的单元格区域,然后在区域内单击右键,选择“设置单元格格式”在出现的单元格格式对话框中的“分类”框中选择“文本”,单击“确定”。
再输入数字时就是文本格式,不会变成科学计数法形式了。
4、日期和时间的输入
输入日期:
可以使用斜杠或连字符来分隔年、月、日。
2013/4/12、2013-4-12
输入时间:
输入时间可以使用分号来表示。
09:
20
同时输入日期和时间:
在一个单元格中同时输入日期和时间,二者时间必须用空格分开。
2013-4-128:
30
五、数据的修改
在输入表格内容的过程中我们难免会出现一些差错。
这时候我们可以通过编辑修改功能对表格数据进行修改。
1、利用backspace(退格键)修改
在输入数据的过程中,如果发现数据错误而且还没有按回车键确认,可以用退格键删除错误的字符,然后输入正确的内容。
2、删除数据
当单元格或选择区域中的数据不再需要时,可以通过下面的方法删除
单击需要删除的单元格,按delete键
3、直接覆盖错误内容
如果出错单元格内的数据较短是,可以直接输入新的数据将原来的内容覆盖。
方法:
单击需要修改的单元格,直接输入新的数据,按回车键。
4、修改单元格中的部分数据
当单元格中的数据内容较多,而需要修改的仅仅是其中的一部分甚至是一个字符时,可以双击要修改的单元格,单元格中出现闪动的插入条光标,将插入条光标移动到需要改动的地方,删除错误的内容,输入正确的内容,按回车键。
六、利用公式计算:
在输入公式前一定要进入英文状态并且先输入等号,表示要输入的是公式)。
(1)、自定义公式的输入:
当我们自己设定一个算式时,只要我们把代数式直接输入到单元格中,然后按“回车键”即可。
格式:
=“需要的第一个单元格(或常数)”“运算符”“第二个单元格(或常数)”“运算符”“第三个单元格(或常数)”……
=a1+b1+d2-t3+5-8(回车)
(2)、输入简单的函数公式:
在英文小写状态,在单元格中按函数通式的格式和电子表格的要求直接输入,然后按“回车”键。
A、连续求和格式:
函数符号(起始单元格:
结束单元格)
sum(a1:
a22)(回车)
B、不连续求和格式:
函数符号(起始单元格,需要的单元格,结束单元格)
=sum(a2,a5,a12)(回车)
(3)、复杂公式的输入:
有一些情况下,要对表格中的数据进行判断或标注显示,这时可以使用比较复杂的带有语言判断功能的公式。
(回车)
=if(a-1>
0,a-1,0)(含义:
如果a-1>
0,则显示a-1的值,否则显示0)
七、函数的使用
如果要计算的项目很多使用公式比较麻烦,利用函数计算就可以方便地完成计算工作。
常用的函数
函数名称
函数格式
函数功能
AVERAGE
ABERAGE(数1,数2……)
计算参数的平均数
SUM
SUM(数1,数2……)
计算一组数值的和
COUNT
COUNT(区域1,区域2……)
计算参数组中数字的个数
MAX
MAX(数1,数2……)
求出一组数中的最大值
MIN
MIN(数1,数2……)
求出一组数中的最小值
ABS
ABS(数)
求出一个数的绝对值
INT
INT(数)
求出一个比参数值小的最大整数
ROUND
ROUND(数,位数)
按指定位数四舍五入
PRODUCT
PRODUCT(数1,数2……)
计算一组数值的积
当堂练习:
1、打开电子表格,在表格中建立一个小组学生名单
第一组
第二组
第三组
第四组
第五组
曹达成
程成
方昊
高娜娜
何晓乐
常忠娇
丁驰
方添
高天炅
洪毅
陈杰
董智锐
冯德飞
葛礼响
胡田静
陈亚楠
杜为林
冯华好
葛伟伟
黄晟昊
然后把这个表格改名为练习1,保存在以自己名字命名的文件夹中。
2、在电子表格中输入考生成绩单:
总序
学校代码
编号
考试证号
姓名
语文
数学
3006
26
1
626101
秦俊
66
78
3007
2
626102
杨进
71
75
3008
3
626103
陈开云
64
79
3009
4
626104
陈梅
91
87
3010
5
626105
黄红
65
3、在电子表格中输入公式:
政治
英语
化学
文科总分
88
99
89
56
85
67
76
86
98
58
79
87
91
(注:
语文、政治、英语为文科科目)
4、计算上题中单科总成绩。
5、计算每个同学的平均分,并把平均分60分以上的(含60分)的标注为合格,其他显示不合格
平均分
是否合格
7
44
64
第二节单元格属性的设置与自动填充功能
一、单元格属性的设置
1、选择单元格后,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项。
Excel中为了方便对数据处理,可以通过定义单元格格式的多种选项,来定义单元格的不同数据格式。
如果直接输入,“001”中的前两个“0”会被忽略掉。
因为此类数据已经不是数字,这时需要先将单元格的数据格式修改成“文本”类型后,再在该单元格处输入“001”。
2、为表格添加边框
选择要添加边框的区域,在区域内单击鼠标右键,在出现的列表中选择“设置单元格格式”,在弹出的对话框中选择“边框”标签,在出现的页面中单击“外边框”和“内部”两个按钮。
如果没有其它要求,单击“确定”。
二、自动填充功能
在工作表的使用过程中,我们经常会用到一些有规律的排列的数据。
电子表格可以找出这节数据之间的变化规律,并依据这个规律在一行或一列中的其它单元格中将此数据依次排列下去,这样可以大大节省输入时间。
(一)、选定
1、选定单个单元格
将鼠标光标移动到需要的单元格,单击鼠标该单元格出现黑框,即被设置为当前单元格。
2、选定一个连续的单元格区域
将鼠标光标放在要选定区域的第一个单元格上,按住鼠标左键拖动鼠标到最后一个单元格上放开鼠标,该区域变为高亮(蓝色),表示被选定。
3、选择不连续的单元格区域
单击要选定区域的第一个单元格,按住ctrl键不放,依次单击需要的单元格,松开鼠标。
4、选定整行或整列
在需要行或列上拖动鼠标,按住ctrl键不放,再在其它行或列上需要的区域拖动鼠标,使所有需要的区域都显示为高亮(蓝色),松开鼠标左键。
5、选定整个工作表
行号按钮与列号按钮在工作表的左上角相交处,有一个灰色的按钮,叫做“全选”。
点击该按钮,你可以选定整个工作表。
6、取消选定
选定一个单元格或区域后,只要在选定区域以外的任意单元格上单击鼠标,则原来的选定被取消。
取消选定后,原来高亮显示的表格区域恢复正常显示。
(二)、自动填充相同的数据
如果要我许多单元格输入同一个数据,可以用自动填充功能来完成,这种操作也称为单元格复制。
在当前单元格中输入需要的数据,把鼠标移动到填充柄,当鼠标变成十字线时,按住鼠标左键上下或左右拖动到需要复制的最后一个单元格,松开鼠标左键。
(三)、自动填充有规律排列的数据
在当前单元格中输入第一个数据,在下一个单元格中输入有一定规律的第二个数据,选定这两个数据,把鼠标放到自动填充柄上,拖动鼠标到需要的区域,松开鼠标左键。
第三节表格的调整
一、单元格的合并
选择要合并的单元格,单击工具栏上的“合并及居中”按钮。
二、表格行列宽度调整
1、拖动法:
单击需要调整的行号或列号,把鼠标移动到该行的下端边线或列的右端边线,当鼠标变成夹子形状时,按住鼠标左键,拖动到需要的大小。
2、双击法:
单击需要调整的行号或列号,把鼠标移动到该行的下端边线或列的右端边线,当鼠标变成夹子形状时,双击鼠标,课根据数据的大小自动调整行高和列宽。
3、设置法:
选定所要改变的区域,单击菜单栏的格式,选择行→行高→输入适当的值→确定。
用同样的方法设置列宽。
4、对于需要特定列宽的工作表,可以先从其他工作表中复制含有特定列宽的单元格,再选定要设置列宽的单元格,然后单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮,工作表中就会出现“粘贴”智能标记,单击该智能标记的下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“保留源列宽”选项,就可以实现从其他工作表中粘贴信息而不丢失该格式。
三、插入行或列
插入行在要插入的行的下方,单击左侧的行号,选择一行单元格,单击右键弹出快捷菜单,选择插入命令
插入列单击要插入位置后面的列标,选择一列单元格,单击右键弹出快捷菜单,选择插入命令
删除行、列在要删除的行或列上单击右键,在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可。
四、调整文字的大小
选定所要调整文字的区域,单击格式栏中的字体列表,选择需要的字体。
五、设定对齐方式
1、简单设置对齐方式
选择要对齐的数据区域,单击格式栏中的对齐方式按钮。
2、选择需要对其的数据区域,在选定区域单击鼠标右键,在弹出的列表中选择“设置单元格格式”→“对齐”→选择行、列对齐方式→“确定”。
六、窗口的冻结
如果工作表中的内容很多,我们在查看后面的数据时无法看到前面的信息,此时,我们可以通过冻结和拆分窗口来实现既可以查看科目有可以查看后面的数据。
1、冻结窗口:
选择需要固定单元格的区域中最后一个单元格,单击菜单栏中“窗口”→“冻结窗格”。
单元格此前面区域的数据将被冻结不能移动。
2、拆分窗口:
当需要查看数据较多的工作表,并且需要同时查看前后数据时,可以使用拆分窗口的方法。
选定工作区中间行的第一个单元格,单击菜单栏中“窗口”在下拉列表中选择“拆分”。
这时窗口将被分为上下两个部分,可以同时显示一个工作表的任意部分。
第四节数据的调整
一、排序
1、简单排序:
在工作表中,单击需要排序的项目名称,单击工具栏上的升序或降序按钮,就可以实现排序。
2、标准排序:
选择需要排序的区域,单击菜单栏中的“数据”选项,在弹出的对话框中的主关键字框中选择需要排序的项目,选择右边的排序方式,单击“我的数据区域”下方的“选项”按钮,在弹出的“排序选项”对话框中选择排序方向和方法,单击“确定”。
二、数据的复制、移动
1、数据的复制与粘贴
选定要复制的区域,单击菜单栏中的“编辑”选择“复制”(也可以在选定区域内按鼠标右键,选择复制),在需要粘贴的区域单击单元格,单击菜单栏中的“编辑”选择“粘贴”(也可以在选定的区域内按鼠标右键选择粘贴)。
注意:
在复制粘贴时,不要去掉复制后原区域出现的虚线框,否则不能复制。
2、数据的移动
选定要移动的区域,单击菜单栏中的“编辑”选择“剪切”(也可以在选定区域内按鼠标右键,选择剪切),在需要粘贴的区域单击单元格,单击菜单栏中的“编辑”选择“粘贴”(也可以在选定的区域内按鼠标右键选择粘贴)。
在移动数据时,不要去掉剪切后原区域出现的虚线框,否则不能移动数据。
3、公式的复制与粘贴
复制公式时需要使用选择性粘贴功能。
选择需要复制或移动的公式区域,在区域内单击鼠标右键,选择复制(移动),在目标区域,单击首个单元格,按鼠标右键,选择“选择性粘贴”,在根据需要选择需要粘贴的项目。
具体需要见图。
三、查找和替换
有时需要在工作表中查找一个数据或者用新数据替换原有的数据,我们可以利用查找或替换功能来进行。
打开需要的工作表,单击编辑选择查找(替换)在弹出的对话框中“查找内容”栏中输入要查找的内容(区分大小写),在替换栏输入需要更正的内容。
根据需要选择(查找下一个或全部查找)全部替换或替换下一个。
四、使用条件格式
如果我们想要把工作表中的数据按条件区分出来很麻烦,如果使用条件格式完成比较简单。
选定要按条件区分的区域,单击菜单栏中格式按钮,选择“条件格式”在弹出的对话框中根据需要选择项目、关系、添加条件。
单击“格式……”,在弹出的格式对话框中选择需要的格式(格式框中会显示格式示例),单击确定。
符合条件的项目会按格式的要求发生改变。
第五节工作表的操作
一、切换工作表
单击窗口右下方的工作表名称(sheet),所按下标签的工作表成为当前工作表。
二、给工作表改名
双击工作表标签,使工作表标签变为反显,选择合适的输入法,输入新的名称,按回车键(或单击用鼠标单击窗口其它位置)。
三、移动工作表
用鼠标单击所要移动的工作表标签,按住鼠标左键拖动到需要的标签位置,放开鼠标左键。
四、复制工作表
单击原工作表标签,按鼠标右键,在弹出的列表中选择“移动或复制工作表”,选定目标工作簿及工作表,勾选“建立副本”,单击“确定”。
五、添加工作表
在工作表标签处按鼠标右键,在弹出的列表中选择“插入”→“工作表”→“确定”。
六、删除工作表
在需要删除的工作表标签上按鼠标右键,在弹出的列表中选择“删除”。
七、使用批注
由于工作需要我们有时需要对工作表上的单元格进行注释,只要将鼠标停留在单元格上,就可以看到相应的批注,如果需要还可以查看所有批注。
1、添加批注
打开工作表,选择需要批注的单元格,单击菜单栏中的插入,选择“批注”,在弹出的文字框中输入需要的注释。
单击回车(或鼠标单击其它位置)。
2、编辑批注
在需要编辑的带有批注的单元格上,按鼠标右键,在弹出的列表中选择“编辑批注”,命令,此时批注文本框处于被编辑状态,可以进行文字编辑。
编辑完成后按回车键或鼠标单击其它位置
3、显示批注
(1)显示一个批注
一般批注处于隐藏状态,当鼠标指向该单元格是才显示批注。
如果需要固定显示,则在单元格上按鼠标右键,在弹出的列表中选择“显示/隐藏批注”。
(2)显示全部批注
如果需要显示全部批注,单击菜单栏视图按钮,在下拉列表中选择“批注”,则全部批注同时显示,再次单击此命令则全部隐藏。
4、删除批注
(1)删除一个批注
右击需要删除批注的单元格,在弹出了列表中选择“删除批注”。
(2)删除所有批注
选定需要删除批注的单元格区域,按鼠标右键,在弹出的列表中选择“删除批注”。
八、统计图表
1、插入图表
(1)单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮,在弹出的“图表向导-图表类型”对话框中选择一种图表类型,单击“下一步”按钮,单击数据区域右侧的按钮,在工作区选择数据源区域,单击“数据区域”对话框中的“关闭”按钮,单击“下一步”按钮,在弹出的对话框中的“图表标题”栏中输入图表标题,单击下一步,再单击“完成”按钮。
(2)也可以先选中需要使用统计图表的区域,选择“插入”→“图表”→选择图表样式等项目→“下一步”→……→完成。
2、移动图表
讲鼠标箭头指到图表的空白位置,按下鼠标左键拖动,到达合适的位置后,放开鼠标左键。
3、编辑图表
(1)使用图表工具栏编辑
A、打开图表工具栏
打开“视图”菜单,选择“工具栏”在出现的菜单中选择“图表”。
B、使用图表工具
(2)使用鼠标右键
使用鼠标右键单击需要改动的图表部分,在弹出的列表中选择需要的项目,根据需要进行修改。
图表类型:
可以更改图表类型(柱形、饼形等)
数据源:
可以增加或更改数据区域。
图表选项:
标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表
坐标轴格式(右击坐标附近):
包含:
图案、刻度、字体、数字、对齐。
(在哪个坐标附近显示哪个坐标的信息)
数据系列格式(右击图表图形):
勾选“值”,可以在图形中显示具体数值。
九、筛选
1、自动筛选
自动筛选步骤:
选定数据区域→单击“数据”菜单→“筛选”标签→“自动筛选”。
此时,每个字段标题旁边都增加了一个下拉箭头,在相应的字段旁边单击下拉箭头,选择“自定义”命令,弹出“自定义自动筛选”对话框,在对话框中输入筛选条件,并选择逻辑运算符,确定即可。
注意:
筛选中涉及两个条件的情况可以使用筛选对话框中的第二个条件框。
如要还原,只需在“数据”菜单的“筛选”命令下,选择“全部显示”命令,可恢复数据表原样。
2、解除筛选:
选定带有自动筛选标记的单元格,单击“数据”去掉“自动筛选”前面的对号标记。
当堂练习二:
1、请筛选出总成绩小于等于500分的名单。
(见练习题四)
2、作出全部同学的柱形成绩分析图。
(见练习五)
第六节页面的设置和打印
一、设置页面和页边距
页面设置是指先对打印参数进行设置或改变,打印工作表时会按照新的设置进行打印。
选择“文件”“页面设置”,根据需要选择和调整“方向、页边距(根据教育局上报文件的格式要求进行)等选择,最后单击确定。
二、设置页眉和页脚
页眉和页脚都不属于工作表的正文,但他们可以在打印时出现在打印页的页面上。
在页面设置的过程中,在页面设置对话框中有一项“页眉/页脚”标签,点击这个标签,就会出现页眉/页脚对话框,根据需要设置页眉和页脚。
最后单击“确定”按钮。
三、打印
1、打印预览
选择需要预览的工作表,单击常用工具栏的打印预览按钮,可出现打印预览界面。
2、整篇打印
预览无误后,保持好文件,单击常用工具栏中的“打印”按钮,单击确定。
即可开始打印。
3、选择打印
打开“文件”带的,选择“打印”命令,出现“打印内容对话框”,根据需要选择全部、“由……页至……页”,以及下面的选定区域、整个工作表、选定工作表。
单击确定。
第七节电子表格的错误提示
如果你操作出现错误,可能会出席那如下警告提示
错误信息
信息含义
解决办法
####
输入到单元格中的数字太长或结果太长
适当增加列的宽度
#DIV/0!
当公式除以一个含有0的值或一个空的单元格(零作除数)
修改单元格引用或者在用做除数的单元格中输入不为零的值。
#N/A
在函数和公式中没有可用的数值时
在等待数据的单元格内填充上数据。
#NAME?
公式中使用了电子表格不能识别的文本。
确认使用的名称确实存在,添加或更改错误名称。
#NULL!
当你该用逗号将函数所用的单元格地址分开时,你却用了空格。
如果使用两个不相交的区域,使用合并运算符。
#NUM!
当电子表格公式中遇到数字问题,就会出现这个提示。
检查数字是否超出限定区域,确认函数中使用的参数类型是否正确。
#RFF!
当单元格引用无效时。
更改公式,如是粘贴和删除之后,立即单击撤销,以恢复工作表中个单元格。
#VALUE!
当使用错误的参数或运算对象类型时,或当自动更改公式功能不能更正公式时。
确认公式或函数所需的参数或运算符是否正确,并确认引用的单元格所包含均为有效的数值。
第二章文字处理
第一节输入文档
教育局要求上报的文字材料使用Microsoftword(蓝色W图标)软件制作文档。
不能使用“金山WPS”或“Microsoftword2007”(蓝色W)格式(扩展名为.docx四个字母的)如果使用word2007制作文档,在保存时必须保存为word2003格式文档(扩展名为.doc)。
一、文档的基本编辑
1、文本的选定
用鼠标在要复制的文字上拖动(使文字变为反显),称为选定,为以后的操作做准备。
2、文档的复制与粘贴
然后在选定的文字上单击鼠标右键,选择“复制”(剪切),在需要的位置上单击鼠标,使需要插入文字的地方出现插入条光标(闪动的黑色竖线),然后单击鼠标右键,选择“粘贴”。
3、特殊符号的使用
在选择输入法时,会在右下角出现输入法工具栏。
右键单击小键盘按钮,选择“特殊符号”,在出现的软键盘上选择需要的符号,使用结束后,再次单击小键
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