11文件控制程序Word文档下载推荐.docx
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4.1.4与职业安全健康和环境活动有关的行政文件、外来文件。
4.1.5体系记录表格和体系运行过程中形成的文件。
4.2外来的上级下发的文件和经过公司综合管理部下发的红头文件。
控制工作流程见下图:
相关的文件控制流程图
4.3内部制定文件的拟稿方法按公司《公文处理办法》(建办〔2002〕90号)和《机关各部(室)标准简称、文件代字和下属各单位标准简称表》(BGSH-TZ-2007-3)执行。
4.4文件批准发布
4.4.1各体系手册和体系程序文件由综合管理部负责组织编制和征求修改意见,下发文件征求意见单。
体系手册由总经理批准发布,体系程序文件由管理者代表批准发布,受控手册和程序文件发给公司领导、副总师、总经理助理、职能部门各一套,每个直属项目经理部发给三套体系文件,其中发给项目经理和技术负责人各一套,一套由项目资料员统一保存,供项目经理部内部借阅使用,发放给以上范围之外的手册和程序文件,由管理者代表审批。
每份应有唯一的分发编号,综合管理部保存发放记录。
4.4.2公司直属项目部的质量、环境、职业安全健康管理计划和施工组织设计的编制、审核和审批,按照《质量、环境、职业安全健康管理计划编制办法》、《施工组织设计编制审核管理办法》执行。
各工程的质量、环境、职业安全健康管理计划由工程管理部负责审核,由管理者代表审批。
施工组织设计和施工方案按公司相关文件规定进行审批。
项目经理部技术室负责做好发放记录。
工程项目质量、环境、职业安全健康管理计划经审批后,在实施过程中,除组织机构、各体系要素分配和公司《质量、环境、职业安全健康管理体系程序文件汇编》中对质量、环境、职业安全健康活动已有了规定之外的细微内容的更改,可由其项目经理审批。
4.4.3与各体系有直接关系的经公司综合管理部下发的文件,公司各部门在拟稿后由部门负责人审稿并签字,由相关领导和相关部门的负责人会签,由综合管理部核稿后,由业务主管领导签发,由综合管理部做好发放编号登记。
不经综合管理部而直发的有关文件和资料,由制定文件的部室在制定后,经主管领导签发,由该部室做好发放记录,并加注发放编号。
公司直属项目经理部内部文件由专业人员拟稿,交室主任审核后,根据文件性质,由项目经理或技术负责人签发。
4.4.4对外签订的工程合同、物资采购合同、租赁和工程分包合同、劳务合同,按公司合同管理的有关文件规定执行。
4.4.5公司工程管理部每年年初在内部网站发布换版的《工程技术资料有效目录清单》,当国家、部委、地方政府发布新规范、新标准等时,工程管理部随时在内部网站发布,体系覆盖各单位及时更新有效目录清单,并根据需要购置。
4.4.6公司综合管理部负责汇总在公司内部下发与体系控制活动有关的文件名称、文件编号。
体系内的所有单位负责在接收到公司外部制定的与体系有关的文件或得知在有效文件目录清单中列出的文件和资料有作废信息时,及时将文件名称、文件编号通知综合管理部。
由综合管理部负责掌握体系文件的总体情况,根据体系文件清单中部分文件的有效状态的变化情况,及时下发现行有效的受控的体系文件和资料目录清单。
体系内的所有部室要将接收到的体系文件单独存放保存,并设有文件接收记录,接收记录应设有序号、文件名称、文件编号、接收日期、经手人、回收情况等栏目。
对外来的资料、法律法规、标准规范等要加盖印章做有效性标识。
对已作废的文件和资料要盖作废章予以标识。
4.4.7公司市场投标部负责签订的工程合同和协议,负责掌握质量体系内的有效的工程施工合同和施工协议及保修合同的变化情况,在工程合同和协议有变化后,及时制定工程合同和协议,签定工程承揽信息情况,下发给体系内的公司各相关部门,以便各方实现对工程项目的管理。
4.4.8公司直属项目经理部使用的施工图纸要做好接收、发放记录,妥善保存,严防遗失,并根据设计变更和洽商在图纸上做变更标识,加盖更改印章标明更改依据、更改人、更改日期,作废的图纸要加盖作废印章并标明作废日期。
4.4.9对于不经过公司综合管理部核搞由本部门直接下发的文件,由公司领导或本部门负责人审批,该部门做好发放编号登记。
4.4.10公司工程管理部定期编制安全健康、环境保护方面适用的法律、法规及其他要求目录清单,报管理者代表审批后下发。
4.4.11公司直属工程项目施工作业环保指导书、安全健康指导书由各项目经理部编写,项目技术负责人审核,项目经理审批。
4.4.12公司各发文部室负责保管有签发人签发的文件原件,年底按规定移交档案室保存。
所有以电子媒体形式发布的文件,必须有一份书面原件存档。
4.5文件和资料编号、发文、收文、登记、标识、复制、更改、回收、存档及借阅
4.5.1文件编号方法
4.5.1.1质量、环境、职业安全健康管理手册和质量、环境、职业安全健康体系程序文件的编号方法见体系文件管理一览表,Q代表企业标准,ZTZS代表公司,QSE代表质量、环境、职业安全健康管理体系方面文件,01代表手册,02代表程序文件,03代表程序文件的三级支持性文件,04表示质量、环境、职业安全健康管理计划,A、B、C代表文件版本,后面数字代表年份和总编号,发放的同时填好体系文件发放登记表。
相关文件和资料编号、发文、收文、登记详见公司《公文处理办法》。
各部门、各项目经理部在接收、发放受控的质量体系的文件和资料时,一定要留下接收、发放记录。
各部室和单位接收到文件后,应先由文件资料员进行收文登记,再转给负责人,由负责人决定传阅或组织学习。
4.5.1.2三级文件的编号规则为,公司部门的汉语拼音缩写—专业代号—03--年份—顺序号,质量、环境、职业安全健康管理体系方面的三级文件的具体规定如下:
综合管理部:
ZH—QSE-03—20**—**;
合约部:
HY—QSE-03—20**—**;
工程管理部:
GCGL—QSE-03—20**—**;
物资设备部:
WZXB—QSE-03—20**—**;
人力资源部:
RLZY—QSE-03—20**—**;
财务部:
CW—QSE-03—20**—**;
市场投标部:
SCTB-QSE-03-20**-**
纪检办:
JJ-QSE-03—20**—**;
工会:
GH-QSE-03—20**—**;
公司各直属项目经理部制定下发内部文件时采取的编号规则为:
项目部汇总的质量、环境、职业安全健康管理体系方面的文件:
XM**—QSE-03—200*—**(XM**代表项目编号,QSE代表质量、环境、职业安全健康体系,03代表程序文件的三级支持性文件,20**代表年份,**代表顺序号)。
项目经理部各室起草编制的职业安全、环境管理方面的项目内部文件的编号规则如下:
工程室:
XM**—QSE-03—GC—20**—**(GC代表工程室);
技术室:
XM**—QSE-03—JS—20**—**;
材料室:
XM**—QSE-03—CL—20**—**;
预核算室:
XM**—QSE-03—YS—20**—**;
财务室:
XM**—QSE-03—CW—20**—**;
非汇总的单独或单页下发作业指导文件的编号应为:
“XM**—QSE—03**—年号—版本顺序号”—03**中**换为顺序号。
设计中心、幕墙事业部编号规则:
名称缩写加部门的汉语拼音缩写—专业代号—年份—顺序号,质量、环境、职业安全健康管理体系方面的三级文件的具体规定如下:
幕墙事业部MQSY;
设计中心:
SJZX。
4.5.1.3表格编号:
QSE02**B*,QSE表示质量、环境、职业安全健康管理体系,01代表手册,02代表程序文件,03代表程序文件的三级支持性文件,04表示质量、环境、职业安全健康管理计划,**代表所编程序的顺序号,B*代表表格在本程序中的顺序号;
作业指导文件编号:
XM**-QSE-03**-年号-版本顺序号(XM**代表项目编号,03**代表施工作业环保指导书的顺序号)。
4.5.2文件和资料的标识
4.5.2.1文件和资料的受控标识是在文件和资料上盖受控章或标注受控字迹。
当受控的文件和资料已做了受控标识,并做了作废标识,则视为作废版本;
没做作废标识,则视为有效版本。
公司各部室制定的经综合管理部下发的文件在拟稿时,应标注是否为受控文件,综合管理部在核稿时进一步把关,经双方确认为受控文件的,则在发放时加盖受控印章,并标注发放顺序号。
4.5.2.2受控的体系手册和程序文件由公司综合管理部发放时,在封面的印号后加盖红色受控章,并填上发放编号。
非受控体系手册在印号后加盖红色非受控章,并填上发放编号。
需保留的作废的体系手册和程序文件由综合管理部在回收后,在封面的右上角加盖红色作废章,并在体系文件发放回收登记表上作记录。
当持有人变化后,由综合管理部负责在回收的文件内的体系手册/程序文件对持有人做变更、并做发放记录。
4.5.2.3公司有关部室和单位文件资料管理人员负责依据现行有效的受控的各体系文件和资料目录清单及公司内外部新下发的文件、《工程技术资料有效目录清单》,对各自工作场所内的已被替代或作废的文件和资料进行清理。
其中有参考价值的由部室和单位领导审批后,在文件和资料的右上角加盖作废章或标注作废字迹,并加盖印章标注作废日期后留存。
4.5.2.4由公司工程管理部负责每半年对各体系覆盖单位受控的技术性文件和资料的使用情况进行一次检查,并留下记录。
4.5.2.5各类发放下去的体系文件由各体系覆盖单位在文件封面加盖项目章/部门章作为受控标识。
4.5.2.7文件清晰情况的保持。
文件在下发之前,应确保文件的清晰,易于识别。
4.5.3文件和资料的复制
4.5.3.1受控的文件和资料不允许使用单位复制。
如确因工作需要复制的,使用单位要向原发文单位申请,由原发文单位负责复制,复制后的文件发放要编号,在复制文件登记表上作登记。
4.5.3.2复制文件作为执行文件时,要加盖原发文件同样的红色章,方为有效。
4.5.4文件的更改
4.5.4.1各体系手册和程序文件的修改,由综合管理部每年下发一次体系文件征求意见单,征求修改意见或由执行部门提出意见,征得综合管理部同意后,由综合管理部制定修改内容,按原审批程序审批。
审批后,由综合管理部发出修改通知单和更改页。
当修改内容较少时,将修改内容填写在修改通知单上下发,由文件持有方负责根据通知单在被修改页上手改,并签署姓名和日期;
当修改内容较多时,用更换整页的方式,由综合管理部将修改通知单和修改页一同下发,由文件持有方负责根据通知单更换被修改页,并将换下的页销毁。
每次修改时,修改方均应根据通知单在修改记录表上作修改记录。
通知单由持有方妥善保存。
每次更改,均在被更改页上在更改状态后按更改次数的顺序号做标识。
0代表没更改过,1代表更改过一次,依次类推。
多次修改后,视实际情况由综合管理部提出,并由其签发人决定要换版或重新发布。
手册换版和重新发布时,由总经理审批;
程序文件换版和重新发布时,由管理者代表审批。
持有方到综合管理部交旧换新,综合管理部负责做好发放登记工作。
4.5.4.2所有内部制定的相关的支持文件的更改由发文部室随时检查文件内容的有效性,以决定是否需要对文件进行更改。
或由具体执行部门提出修改意见,将信息反馈到原发文部门,由原发文部门修改成文,按原审批程序审批。
4.5.4.3文件更改时,由发文单位通知相关文件的接收单位,由相关文件的接收单位根据更改内容对相关文件进行更改,对相关文件的更改和发放情况,由部门的文件和资料管理人员在文件、资料更改情况登记表上进行登记。
4.6文件的适宜性、有效性和充分性评审
每年年初各部门应根据有关法律、法规与其他要求、制定文件所依据的各类文件的内容变化、公司内外部环境的变化,评审原发文件的适宜性和有效性。
必要时,修订原发文件。
4.7相关文件和资料回收、存档和借阅管理按公司《档案管理规定》执行。
5.相关的支持文件
5.1《北京市建筑安装工程施工技术资料管理规程》
5.2公司《档案管理规定》
5.3公司《公文处理办法》
5.4公司《质量、环境、职业安全健康管理计划编制办法》
5.5公司《施工组织设计编制审核管理办法》
5.6公司《合同管理办法》
5.7公司《关于合同评审办法的补充通知》
注:
文件的有效版本见装饰分公司定期下发的《现行有效的受控的体系文件和资料目录清单》。
6.形成的文件和记录
6.1《工程技术资料有效目录清单》
6.2《现行有效的受控的体系文件和资料目录清单》
6.3《法律、法规及其他要求目录清单》
6.4体系手册/程序文件发放/回收登记表QSE0201B1
6.5体系手册/程序文件修改记录表QSE0201B2
6.6体系手册/程序文件修改通知单QSE0201B3
6.7体系文件征求意见单QSE0201B4
6.8文件接收登记表QSE0201B5
6.9文件发放登记表QSE0201B6
7.表式:
体系手册/程序文件发放/回收登记表
文件名称:
文件编号:
表式:
QSE0201B1
序号
印号
持有者
领取人
领取日期
回收日期
备注
体系手册/程序文件修改记录表
QSE0201B2
章节
页码
修改内容简介
版本
修改通知单序号
修改记录人
修改日期
体系手册/程序文件修改通知单
表式:
QSE0201B3
批准人
批准
日期
年月日
修改章节
版本:
版
综合管理部:
汇编人:
体系文件征求意见单
QSE0201B4
文件名称
下放日期
被征求单位
反馈截止日期
意见和建议陈述:
单位负责人签字/日期:
意见和建议可从职责、工作接口、文件可操作性等方面阐述,如意
见和建议栏不足时,请另附相同规格纸填写。
文件接收登记表
部门:
QSE0201B5
接收文件名称
文件编号
接收日期
经手人
文件发放登记表
发放部门:
负责发放人:
QSE0201B6
接收方
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