金蝶K3WISE创新管理平台PLMV121表单管理操作手册文档格式.docx
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4.1.6检出/检入/撤销检出17
4.1.7启动流程17
4.1.8属性17
4.1.9刷新17
4.1.10其它17
4.1.11表单库文件夹图标18
4.2表单库-归档区18
4.2.1导航区18
4.2.2操作区18
4.2.3发布18
4.2.4报废19
4.2.5回收20
4.2.6启动流程21
4.2.7属性21
4.2.8刷新22
4.2.9其它22
4.3表单库-发布区22
4.3.1导航区22
4.2.2操作区22
4.2.3操作区按钮说明23
4.4表单库-报废区23
4.4.1查询23
4.4.2恢复24
4.4.3删除24
5.表单查询25
5.1功能定义25
5.2常规字段组合查询25
5.3模板字段组合查询28
5.4个人搜索器28
1.表单管理基本概念
1.1什么是表单
在金蝶K/3WISE创新管理平台PLM系统中,表单是一种特殊的文档。
普通文档的数据记录存储在数据库中,而实际物理文件储存在FTP服务器电子仓中;
与普通文档不同的是,表单所有数据内容都是储存在数据库中。
1.2表单制作工具
在金蝶K/3WISE创新管理平台PLM系统中,运用了MicrosoftInfoPath作为企业级搜集信息和制作表单的工具。
用户可以先根据企业的需求,自定义多种表单模板(.xsn)文件,然后将其导入PLM系统中,在工作中生成多个表单实例。
除了表单模板的制作人需要安装Infopath外,其它用户不需要在本机安装,直接通过PLM系统打开使用表单。
1.3表单的作用及意义
1.可以控制对某字段、栏位内容的访问、编辑等权限
2.可以自动抓取系统中的数据信息作为表单某个字段拦位的内容
3.可以直接查询表单文件中的内容,为日后的工作统计报表提供有力的数据支持
4.可以与别的数据源如其它系统的数据库进行字段信息关连
在1.1中说到,表单数据只存在于数据库,PLM系统中每一个表单模版在数据库中就是一个table表,通过此模版生成的表单实例,就是这个table中的一行记录。
当用户完成填写表单后,表单中的数据就会自动存储到SQL数据库中,方便日后数据的调用查询。
另外,如果将表单中的一些字段与PLM系统中的数据对象进行绑定,那么这些绑定的数据将自动写入表单中,不需要用户再进行填写,大大提高了工作的效率和准确性。
5.非表单式的数据收集、统计管理:
●低效的数据收集过程
●建立专门的数据收集系统代价昂贵
●横向的业务流程中,数据收集及再利用极其困难
6.表单式的数据收集、统计管理:
●有效而及时地收集企业信息
●在商业流程和企业内部共享信息
●灵活的信息管理
●极大限度的保护IT投资
2.表单xsn文件制作
这里简单讲述一下制作表单模版xsn文件的过程:
2.1新建表单
打开infopath后,可以通过使用系统模版快速创建一个类似的模版,然后进入模版进行编辑修改,最终达到需要的样式。
当然,也可以直接创建一个新的空白表单页,由用户完全自己设计。
2.2设计表单
2.2.1版式
进入“设计”界面后,在右边菜单中,点击【版式】可以对表单的框架进行自定义的规划。
另外和word操作一样,可以通过字体类型、颜色、大小等进行表单界面的编辑。
2.2.2控件
Infopath中内设有多种控件,如常见的text、单选、复选和日历控件等。
用户可以根据表单的内容需求,使用各种控件进行表单的设计。
2.2.3数据源
这里的数据源就是用于上面说到的在PLM系统中对表单中每个域段进行绑定设计使用。
如下图所示:
例如,图中的文本框控件,点击后在末端出现域名,再点击后可以编辑其名称。
在这里我们建议表单制作人不要使用系统默认的域名,例如图中的field1,将其编辑成有意义的名称,如“申请人”之类,这样到后面进入系统中与系统其它数据进行绑定时可以更好的识别。
2.3发布表单
当表单设计完成后,我们需要将其保存下来,准备导入到系统中做成模版。
注意:
infopath中将设计好的表单模版保存下来到本地电脑的操作叫“发布”,“保存”只是保存设计而已。
通过“发布”,表单xsn文件就按照用户指定的本地路径保存下来了。
说明:
如果不是在发布的路径打开表单,编辑后如果要保存则需要重新发布才可以。
3.PLM系统中表单初始化配置
3.1表单业务类型
PLM系统中有一部分的配置都是基于数据的业务类型,同样,表单也有其对应的业务类型。
进入PLM系统中【业务类型】→【业务表单】下创建企业的表单类型。
如下图:
【新建】:
在此节点下新建表单业务类型
【删除】:
删除此业务类型。
注意,如果此业务类型下有子类型,则无法删除。
【刷新】:
当某些操作没有即时更新时,手动进行刷新
【复制】:
选择某表单业务类型为模版,复制其基本属性字段。
如果再进行粘贴操作,则在原有名称和编号后加1,以区分两个业务类型。
【剪切】:
移动该业务类型到表单其它业务类型下
【粘贴】:
粘贴之前经过复制或剪切操作的业务类型
3.2表单模版
3.2.1表单模板的类型
进入【表单管理】→【表单模板】,在模板库里已经存在若干个表单类型,这些类型就是在3.1中提及的表单【业务类型】中定义好的。
3.2.2表单模板界面及按钮
单击某个表单类型,出现下图的界面:
在页面的顶部,是用于进行快速查询。
在查询前,需要设置查询条件。
首先在下拉列表中选择需要查询的条件,如模板名称。
在之后的空格处
填写具体的查询关键字,最后点击查询按钮开始查询。
下面将对上图中其它各个按钮及其功能进行详细的介绍:
3.2.3一般表单与流程表单的区别
【流程表单】:
与流程绑定后,将直接把表单内容展开并与流程节点关联,其主体并不在签审对象中出现;
【一般表单】:
如同文档、物料一样,作为签审对象。
3.2.4创建表单模版
点击【新建】或【新建流程模版】按钮后,进入【模板信息】界面,如下图:
如果是【新建】的,则模版类型显示的就是【一般】;
如果是【新建流程表单】的,则显示的是流程。
3.2.4.1常规属性
上图中带红色星号的字段为必填字段;
【模板名称】:
填写模板的名称;
【模板编码】:
填写模板的编号;
【模板备注】:
填写模板的备注信息;
【流程绑定】:
将此模板与某流程进行绑定(之后将涉及到与流程绑定的设置);
【关联模板】:
选择与本模板相关联的其它表单模板,其主要运用方式是绑定其它表单,读取其它表单的内容(后面流程绑定时会详细介绍)。
点击
按钮后,弹出下图中的界面进行选择相关联的模板。
【模板上传】:
从本地计算机中上传一份创建好的表单模板xsn文件。
按钮弹出本地计算机的目录,进行选择后,点击页面下端的
按钮,保存并完成模板的创建。
回到表单模板页面,在刚才的表单类型下,上面新建好的模板就出现了。
3.2.4.2主表捆绑
主表捆绑的作用是将xsn模版文件中我们定义好的数据源(或者成为表单中的“域”,详见2.2.3数据源)抓到系统中后,与系统中数据库表中的数据进行关联和捆绑。
●首先在上图中的【元素名称】列,就是我们从上传到系统的xsn模版文件中抓取的数据源名称,俗称表单中的各个域字段。
●接着红框标出的【数据源】可选择此域字段是否要与PLM系统中的数据进行捆绑,可以选择“不捆绑”和“PDM对象”。
●当在上一步选择了“PDM对象”后,【对象列表】中就会列出系统中可以捆绑的各种数据,如下图所示,如果选择“文档对象”,那么在后面的【对象】中就可以选择文档的属性,如“文档名称”。
除了文档对象外,还有很多其它数据对象,这里就不一一列举,捆绑后的用法后面还有叙述。
【特殊权限】是用于某些重要关键的字段,不能随便让用户进行查看的,因此,这里就可以设置那些可以查看的人员,其它用户,无论在系统哪个地方打开此表单,都无法看到。
先选择需要对哪一个字段授予权限,之后点击
,弹出页面显示的是系统中内置的默认角色,加上企业自定义的所有普通角色,如上图中的“JS01”。
当要取消所授的特殊权限时,使用
按钮。
3.2.4.3流程捆绑
此处出现的流程就是在上面3.2.4.1模版常规属性中【流程绑定】中选择的流程。
上图中的【元素名称】就是xsn文件中定义好的数据源(域字段),“表单提交、填写表单、表单批准”就是与此表单模版绑定的流程中的各个节点名。
用户就可以在这里设置流程中各个节点,对表单中各个字段可以做什么操作,或者自动读取系统中那些数据。
下面是每个节点目前可以使用的绑定内容:
、
查看
此节点用户对此字段只有只读的权限。
隐藏
此字段对当前节点用户隐藏。
修改
此节点用户可以对此字段进行编辑。
执行人
此节点执行人名称写入到此字段。
执行人签名
此节点执行人的个人签名(机构管理中用户“个人信息”中的“个人签名”)写入到此字段。
时间
此节点用户的签字时间写入到此字段。
审核意见
此节点用户在流程审核意见中填入的内容写入到此字段。
审核结果
此节点用户在流程签字时点选的审核结果,比如“同意”、“不同意”写入到此节点中。
3.2.5复制表单模板
选择某个模板后,例如上图中编号为“BD-ECR-01”的模板,点击
按钮,进入下面的【模板信息】页面:
这里复制的其实只是模板的信息属性内容,因此在此页面已经继承了之前选择的模板属性信息,比如:
名称与编号。
此时用户只需对其进行简单的修改,并再选择一份本地计算机中的xsn模板上传。
最后点击
按钮,生产一个新模板。
3.2.6删除表单模板
高亮或勾选某表单模板,点击
按钮,便可以删除一个已存在的模板。
3.2.7冻结/解冻表单模板
随着PLM系统在企业的运行不断深化,一些表单可能需要进行修改优化,甚至是报废不再使用,但由于之前的历史的模板已经产生了多份表单实例,因此不能将其删除。
这时,我们就需要通过
将历史的表单模板停用/重新启用。
3.2.8浏览表单模板
创建好表单模板后,可以通过
去预览创建好的表单模板。
3.2.9刷新模板
通常在新增表单模板或修改模板名称等操作后,点击
按钮刷新页面。
4.表单库
在开篇中的概念中已经讲过,表单其实也是一种文档,因此其生命周期与文档一样,所以表单库与文档库一样
,根据表单本身的状态,分别存在于工作区、归档区、发布区与报废区。
4.1表单库-工作区
在表单库中与文档库一样,可以通过“表单文件夹结构”视图和“表单业务类型”视图两种方式去进行查看(其它的如归档区、发布区与报废区也一样)。
4.1.1导航区
右键点击【业务表单库】,出现的下图中的右键菜单:
【新建文件夹】:
在表单库下创建一个新文件夹;
刷新表单库下所有的文件夹。
【其它】
(属性、删除等):
只对表单库下的文件夹起效。
右键点击文件夹,出现右键菜单:
在此文件夹下创建一个子文件夹;
【属性】:
进入文件夹属性,进行修改;
删除文件夹,注意,只有当文件夹下为空时才能删除;
刷新此文件夹下的文件夹;
【文件夹权限】:
设置此文件夹的权限,操作与文档库文件夹授权相同;
【创建快捷方式】:
将经常访问的文件夹,创建快捷方式到桌面的“快捷方式”列表中。
4.1.2操作区
单击某个表单文件夹,在下图中右边的就是表单的操作区。
在页面顶部的查询,用于快速查询此文件夹下的表单。
通过在下拉列表中选择查询条件,如表单的名称。
在之后的空格处填写具体的查询的关键字。
另外,此处支持多选查找,同时可选择两个查询条件。
最后点击查询按钮开始查询。
下面将对上述某些按钮展开详细的介绍:
4.1.3新建表单实例
后,弹出下面的界面,图中带红色星号的字段为必填字段:
【业务类型】:
选择表单的业务类型;
【表单编码】:
填写表单的编号;
【文件夹】:
选择放置表单存放的文件夹(默认是本文件夹,也可以是别的文件夹);
【表单名称】:
填写表单名称;
【所属模板】:
在已选的业务类型下,选择相应的模板
【表单备注】:
填写表单的备注信息;
4.1.3.1常规属性
新建一个表单实例后,可进入【常规属性】页面修改表单的常规属性,如编码、名称与备注等。
但创建人、创建时间、所属模版属性字段只作查看用。
4.1.3.2相关对象
【关联对象】:
新增与表单有关联的数据对象,包括文档、物料、产品及其它表单;
删除已关联的对象;
【打开】:
打开关联的对象;
【浏览】:
浏览关联的对象;
查看关联对象的属性。
4.1.3.3绑定对象
在上面3.2.4.2主表捆绑中提到,表单中可以设置某些字段域与系统中的数据进行关联,以达到数据的自动传输和填写。
例如,我们在主表捆绑时选择了“PDM对象”-“文档对象”-“文档名称”,那么我们在绑定对象时就去到下图中的【关联文档】处,关联要提取调用数据的文档。
这里可以编辑与表单进行绑定的数据对象,点击
进入选择绑定的对象,点击
查看绑定对象的信息,点击
删除绑定对象。
4.1.3.4相关过程
查看此表单走过的流程、发布业务、报废业务等历史过程。
4.1.3.5相关版本
点击进入表单的版本信息界面,点击
为表单升版,点击
查看表单的版本变化过程。
4.1.4删除
在列表中勾选表单后,点击
按钮,删除表单。
4.1.5打开
按钮,打开查看表单内容(不能修改)。
4.1.6检出/检入/撤销检出
按钮,对表单进行编辑/取消编辑。
和文档一样,当需要修改表单内容时,只能通过【检出】操作,打开表单进行修改,然后通过【检入】上传回服务器,保存修改的表单;
如果不想保存检出修改的表单,通过【撤销检出】,在检出后修改的内容将不会保存。
4.1.7启动流程
按钮,对表单发起流程。
如果表单已经有绑定的流程,那么直接进入流程页面,跳过选择流程的步骤。
4.1.8属性
进入表单的属性界面,其内容与4.1.3.1表单常规属性一样。
4.1.9刷新
按钮,刷新此文件夹下的表单列表(通常在新建、删除、修改表单属性等操作后使用)。
4.1.10其它
【归档】:
对表单直接归档(需要操作用户有相应的权限支持)。
将此表单添加到桌面快捷方式列表中。
【表单权限】:
设置用户对表单的权限。
4.1.11表单库文件夹图标
在表单库中,表单文件夹经常会与系统中其它的数据进行关联,有进行关联的文件夹在图标中会出现一个字母,用于标示此文件夹是与什么数据关联了。
文件夹上带字母“E”,表示与系统中的“变更”进行了关联。
文件夹上带字母“P”,表示与系统中的“项目”进行了关联。
文件夹上带字母“M”,表示与系统中的“物料”进行了关联。
文件夹上带字母“W”,表示与系统中的“流程”进行了关联。
4.2表单库-归档区
4.2.1导航区
与“表单库-工作区”的导航区一样,这里不再赘述。
4.2.2操作区
单击某个表单文件夹,下图中右边的就是表单的操作区,页面顶部的查询同“表单库-工作区”中的查询,不再赘述。
4.2.3发布
对已归档的表单进行发布业务。
按钮(操作用户需要有直接发布的权限),进入【发布编辑】页面:
本页面主要分为三部分:
●发布属性编辑:
填写如发布主题、内容等发布的基本属性;
●发布对象编辑:
对发布的数据对象进行查看、导出、增、删、改等操作。
●发布权限分配:
将发布的数据对象授予相关部门、角色和用户。
4.2.4报废
对已归档的表单进行报废业务。
按钮(操作用户需要有直接报废的权限),进入【报废编辑】页面:
●报废属性编辑:
填写如报废主题、内容等发布的基本属性;
●报废对象编辑:
对报废的数据对象进行查看、导出、增、删、改等操作。
●报废参与人员:
将报废信息通知到相关部门、角色和用户。
按【应用】按钮执行操作但不退出页面,按【确定】按钮执行操作并退出页面,按【关闭】按钮不进行操作,直接退出页面。
4.2.5回收
对已发布的表单进行回收动作。
按钮(操作用户需要有直接回收的权限),进入回收的对象必须是已经发布的数据对象。
●回收属性编辑:
填写如回收主题、内容等发布的基本属性;
●回收对象编辑:
对回收的数据对象进行查看、导出、增、删、改等操作。
●回收参与人员:
将回收信息通知到相关部门、角色和用户。
4.2.6启动流程
在列表中勾选表单,点击
4.2.7属性
4.2.8刷新
按钮,刷新此文件夹下的表单列表。
4.2.9其它
【解除归档】:
对已归档的表单直接解除归档(需要有相应的权限支持)。
将此表单添加到个人桌面快捷方式列表中。
4.3表单库-发布区
4.3.1导航区
在此区域内,用户只是可以看到发布给自己表单,以及此表单的的上层文件夹。
单击某个文件夹,下图中右边的就是表单的操作区,发布的表单颜色为粉红色。
页面顶部的查询同“表单库-工作区”中的查询,不再赘述。
4.2.3操作区按钮说明
按钮
按钮解释说明
打开表单。
对表单发起电子审批流程。
进入表单的属性界面进行查看和编辑。
刷新此文件夹下的表单列表(通常在新建、删除、修改表单属性等操作后使用)。
报废:
对表单进行报废业务处理。
回收:
对表单进行回收业务处理。
创建快捷方式:
4.4表单库-报废区
报废区存放的是所有与用户相关的报废表单信息。
4.4.1查询
通过表单的属性,如编码、名称等,查找表单。
4.4.2恢复
勾选需要执行恢复的表单,按【恢复】按钮,进入【恢复编辑】页面:
●属性编辑:
填写如恢复主题、内容等发布的基本属性;
●PDM对象编辑:
对恢复的数据对象进行查看、导出、增、删、改等操作。
●参与人员:
将恢复的信息通知到相关部门、角色和用户。
4.4.3删除
将报废的表单彻底删除(需要在普通角色的权限中授予)。
5.表单查询
5.1功能定义
在系统的表单库里,用户可以通过模糊及多条件组合查询,查找出需要的表单,下图为进入【表单查询】界面视图:
【查找范围】:
选择查询表单的状态,在下拉列表中可以选择“全部”、“归档”、“提交”等。
5.2常规字段组合查询
.【字段名称】:
如下图,可选择需要查找的表单的属性字段。
【条件符号】:
其中包括“包含”、“大于等于”、“大于”、“等于”等,用于结合【字段名称】和后面的【值】进行判断。
【值】:
查询条件的具体内容。
【组合逻辑】:
包括“或者”与“并且”,用于组合多个查询条件。
【删除、添加】:
【添加】按钮用于确定本行的查询条件,并进入填写下个查询条件;
【删除】用于删除一个已确定的查询条件。
【清除条件】:
清除现有的所有查询条件。
【查询】:
设置好搜索条件后,点击【查询】按钮,查询出结果。
然后在新的窗口出现了查询结果:
【清除全部条件】:
等于一次性清除包括常规和扩展查询里面的内容。
5.3模板字段组合查询
首先选择要查询表单的【业务类型】,之后根据刚才所选的业务类型,带出其下的表单模板,如下图所示:
查询方式与按钮与上面的“常规字段组合查询”相同。
5.4个人搜索器
通过保存上面设置好的常规及模板字段的查询条件,下次再进行类似查询时,就可以不再设置查询条件,而是直接打开上次设置好的条件,快速的进行表单查询。
【个人搜索器名称】:
填写名称后,按【保存】,则设置的查询条件就保存起来了。
选择点击保存好的查询条件,则可直接进入之前的设置,如下图:
(注:
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