会自动记录的考勤表Word格式.docx
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会自动记录的考勤表Word格式.docx
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1.启动Excel2003,新建一个工作簿,命名为“2004年员工考勤表”,在工作簿中建立12个工作表。
2.在当月工作表的A1、B1单元格中分别输入“姓名”、“日期”,在A2单元格中输入第1个员工的姓名,接着选择A2、A3单元格,然后单击“合并及居中”按钮将两个单元格合并为1个单元格,按照以上方法录入其他员工的姓名(如图)。
1.
图1创建考勤表
3.在单元格C1中输入“7-1”,程序将自动转成“7月1日”(这里假定考勤从7月1日开始)。
用鼠标点选单元格C1,并移动鼠标到单元格的右下角,待出现实心“十”字的填充柄后,按住左键拖动到需要的位置,这样在7月1日后便形成了一个日期序列。
4.单击日期序列最后的“自动填充选项”智能填充标记,在弹出来的菜单中点选“以工作日填充”项,程序便自动将星期六、日去掉,不记入考勤日期。
5.选中整个日期行,在“单元格格式”对话框中点选“日期”选项卡。
在“分类”列表中点选“自定义”项,在类型框.
中输入“d日”,然后单击“确定”按钮。
二、录制宏
1.点选工作表中的任意一个单元格,然后单击“工具→宏→录制新宏”菜单项,进入“录制新宏”对话框。
在“宏名”框中输入准备录制的宏的名称——“返回当前时间”,“确定”后即进入宏的录制阶段(如图2)。
图2“录制新宏”对话框
2.输入公式“=now()”,然后按回车键,接着单击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮结束录制。
三、制作宏按钮
单击“视图→工具栏→绘图”菜单项,调出“绘图”工1.
具栏,接着选择“绘图”工具栏中的“绘图→对齐→对齐网格”项。
2.单击“视图→工具栏→窗体”菜单项,调出“窗体”工具栏,然后单击“窗体”工具栏上的“按钮”,接着在单元格B2中拖动鼠标绘制一个按钮,Excel将自动打开“指定宏”对话框,点选其中的“返回当前时间”宏,并单击“确定”按钮(如图3)。
图3选择“返回当前时间”宏
3.单击按钮,将按钮上的文字更改为“上班”,并对文字大小、字体进行设置。
然后单击“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮,并按住“Ctrl”键,用鼠标将刚才制作的按钮拖到B3中,即将制作好的按钮复制到B3中,并将按钮上的问题更改为“下班”。
.
4.确认“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮被选中,单击“下班”按钮,然后按住“Shift”键再单击“上班”按钮,将两个按钮同时选中。
单击“Ctrl”键,用鼠标将选中的两个按钮拖动复制到B列的其余单元格中。
最后效果如图4。
图4创建“上、下班”按钮宏
四、记录出勤
选中待插入上下班时间的单元格,单击同一行中的“上班”或“下班”按钮即可。
在单击“上班”、“下班”按钮时会返回很长一串数字,其实我们只需输入诸如“13:
30”这样的时间即可。
单击“格式→单元格”菜单项,在弹出来的“单元格格式”对话框中点选“数字”选项卡,在分类框中点选.
“时间”,在“类型”框中点选“13:
30”,最后单击“确定”即可。
要把出勤记录由公式结果转换成具体的时间数值,否则当公式被重新计算后,其结果将更改。
选中表中的所有数据单元格,单击右键选择“复制”,点选“编辑→选择性粘贴”菜单项,在“选择性粘贴”对话框中选中“数值”项,然后单击“确定”。
五、统计结果
1.在日期行之后的单元格中依次输入“迟到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要统计的项目。
并将这几列中的单元格上下两两合并,使之对应于姓名行(如图5)。
图5创建相关统计项目
2.单击单元格Y2,然后键入公式“=COUNTIF(C2:
X2,>
8:
30)”(这里假设上班时间为8:
30),并按回车键,Z2单元格中便会出现选中员工所有迟于8:
30上班的工作日天数。
同理在Z2单元格中输入公式“=COUNTIF(C3:
X3,>
17:
00)”(假设下班时间为17:
00),并按回车键,Z2单元格中便会出现选中员工所有早于17:
00下班的工作日天数。
3.单击AB2单元格输入公式“=COUNTIF(C2:
X3,事假)”,并按回车键确认,AB2单元格中便出现了选中员工本月的事假次数。
4.其他人的统计方法可以利用Excel的公式和相对引用功能来完成。
5.单击“工具→选项”菜单项,在弹出的对话框中点选“重新计算”选项卡,并单击“重算活动工作表”按钮。
这样所有员工的考勤就全部统计出来了。
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