发邮件的礼仪范文Word文档格式.docx

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关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。

这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;

在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;

如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。

称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

2.Email开头结尾最好要有

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。

注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待

正文

1.Email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。

但也不可过多，有些___之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

Email正文应简明扼要的说清楚事情;

如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。

最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2.注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;

邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

“邮件门”就是深刻的教训!

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.一次邮件交待完整信息

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。

如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;

如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。

合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。

如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用:

）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

BusinessEmail不是你的，所以:

）之类的最好慎用。

只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在-:

）

附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，

语言的选择和汉字编码

1.只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。

如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;

如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;

如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。

你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4.选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。

这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情;

也不要过小，费神又伤眼睛。

结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。

虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。

签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。

你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的，或公司的宣传。

但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。

过于正式的签名档会让与对方显得疏远。

你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。

字号一般应选择比正文字体小一些。

回复技巧

1.及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。

不要让对方苦苦等待，记住：

及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2.进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。

不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3.回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。

怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。

此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。

电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。

此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

5.要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道;

不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同___，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。

你们讨论好了再告诉大家。

不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行!

6.主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：

“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

正确使用发送，抄送，密送

要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2.而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。

这个可能用在非常规场合。

4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。

比如按部门排列;

按职位等级从高到低或从低到高都可以。

适当的规则有助于提升你的形象!

5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

6、转发邮件要突出信息

1.E-mailisforever.

Onceyousenditoff,youcan'

tgetitback.Onceyourprofessorhasit,heorsheownsitandcansaveitor,intheworstcase,forwarditontocolleaguesforagoodlaugh—atyourexpense.

邮件是永久性的。

一旦你把它发出去了，就不可能再收回来了。

只要教授收到了邮件，他就主宰了这封邮件的命运，或者保存，或者是把邮件转发给同事博取一笑（这是最糟的情况）——后果自负哦。

2.E-mailgoeswhereit'

stold.

Check—anddoublecheck—toseethattherightaddressappearsinthe"

To"

line.Justbecauseyourmomandyourprofessorarebothnamed"

Lynn"

isnoreasontosendallyourlovetoProfessorLynn.

邮件要发到你被告知的邮箱里。

检查，再检查，看“发送到”那一栏的地址是不是正确。

仅仅因为你的妈妈和你的教授的名字都是"

，也没有理由把你所有的爱都寄送到了Lynn教授那里吧。

3.Professorsmightnotbeusingthecruddyuniversitye-mailsystem.

Sosendittotheaddresstheyactuallyuse,nottheoneontheuniversitydirectory.（Checkthesyllabusorassignmentsheetforclues.）

教授可能不使用大学的乱七八糟的邮箱系统。

所以把邮件发送到他们真正在用的邮箱地址，而不是大学通讯录上的邮箱地址。

（检查一下他们的个人摘要或者任务分配表来寻找一些线索。

4.Professorsmightnotopenmailsent.

Theyprefertoopenmailsentfrommorereputableaddresses,likeyou@theCruddyUniversityE-mailSystem.

教授可能不会打开一封发自的邮件。

他们更喜欢打开那些比较有名的邮箱地址，就像you@theCruddyUniversityE-mailSystem

5.Subjectlinesareforsubjects.

Putabriefexplanationofthenatureofthee-mail（like"

questionaboutpaper"

）inthesubjectline.Neverincludedemandssuchas"

urgentrequest—immediateresponseneeded."

That'

sthesurestwaytogetyourrequesttrashed.

主题栏要紧扣主题。

在主题栏要对这封邮件有一个简要的解释。

千万不要包含一些要求，比如说“紧急请求--请立即回复”，可以很肯定的说，你的请求会像垃圾一样处理掉。

6.Salutationsmatter.

Thesafestwaytostartiswith"

DearProfessorSoandSo"

（usingtheirlastname）.Thatwayyouwon'

tbegettingintotheissueofwhethertheprofhasaPh.D.ornot,andyouwon'

tseemsexistwhenyouaddressyourfemale-professoras"

Ms."

or,worseyet,"

Mrs.ThisandThat."

称呼很重要。

最安全的开头方式是用“亲爱的×

×

教授”。

这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他，并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。

7.Clearandconciseisbest.

Yourprofmightget25or30E-mailsaday,so,it'

sbestifyouaskyourquestionsinasfocusedandsuinctawayaspossible.（Hint:

it'

softengoodtonumberyourquestions）.And,ifyourquestionisveryelaborateormultifaceted,it'

sbesttogotoanin-personofficehour.You'

llgetbetterservicethatway.

清楚简洁是最好的。

你的教授每天会收到25-30封邮件，所以如果你的问题很简洁明了那是最好的（一般把问题一条条列出来比较好）。

如果你的问题表述的很详尽或者多层面的，最好在教授的办公时间面谈，这样教授就能够更有效地帮你解决问题。

8.Alwaysacknowledge.

Ifyourprofessordeignstoanswer—orsendyouthehandoutorreferencethatyouaskedfor—besureto___himorherthatyougotit.Thatwayheorshewillthinkkindlyofyounexttimetheyseeyouinclass.

必须要告知教授已收到邮件。

如果你的教授屈尊给你回答或者发送你需要的资料，一定要告诉他你已经收到了。

这样，下次在课堂上看到你的时候，他们就会觉得你是个不错的学生。

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