美国联邦政府机关事务管理体制基本情况文档格式.docx
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此外,还负责前总统及遗孀的服务管理联邦政府的各类用车,指导联邦幼托中心,保护历史建筑,管理优秀艺术项目等。
总之,总务署为联邦政府提供的服务是广泛的,哪里有政府的需要,哪里就有总务署提供的优质工作环境,包括办公房、家具、装备、物资、用具、计算机、电话、交通等全方位的服务。
总务署服务机构包括公共建筑服务中心、联邦供应服务中心、联邦技术服务中心和政府政策办公室。
职能部门和内部管理机构有11个:
财务司,负责总务署的财务管理工作;
信息司,负责总务署的计算机网络等信息技术管理工作;
知识司,负责总务署数据库的管理和业务信息的开发利用等项工作;
人事司,负责总务署的人事管理工作;
国会与政府间事务司,负责联络国会,组织协调总务署的立法提案和国会提案答复,以及与其他政府部门的联络工作;
通讯联络司,负责面向政府部门、工商业界、新闻媒体和社会公众的信息咨询工作;
企业发展司,负责帮助小企业、少数民族企业和妇女办的企业获得总务署提供的采购机会和承包合同工作;
幼托中心,负责管理和建立全国各地为联邦政府雇员子女服务的幼儿园工作;
总顾问办公室,负责总务署的法律事务管理工作;
合同申诉委员会,负责听取和裁决承包商与总务署及其他部门之间有关合同纠纷工作;
监察长办公室,负责审计调查工作,预防和查处总务署工作中可能出现的欺诈、浪费和滥用职权行为。
总务署分别在新英格兰、东北和加勒比海、大西洋中部、西南阳光地带、五大湖、中心地带、大西南、落基山、缘太平洋、西北-北冰洋、首都等全国11个地区的波士顿、纽约、费城、亚特兰大、芝加哥、堪萨斯城、沃思堡、丹佛、旧金山、沃本和华盛顿特区设置了11个地区办公室,具体负责本地区的机关事务管理工作,销售产品,提供服务。
目前,总务署拥有14000多名工作人员。
二、总务署的公共建筑服务
总务署通过所属的公共建筑服务中心(PublicBuildingsService)为联邦政府提供公共建筑服务。
公共建筑服务中心是美国最大的房地产机构,承担着全国范围的联邦办公楼、法院大楼、边境站、图书馆、资料处理中心的建筑、出租、管理、维修任务。
目前它对联邦政府拥有的分散在全美1600多个社区的1800多栋办公楼房地产实施统一的产权管理,还从市场上租用了约6500处办公场所,这些自有产权和租来的办公用房租给了100多个联邦政府机构供100多万政府雇员使用。
联邦机构有权在规定期限内使用总务署提供的房产,但无权永久占用,不论是政府拥有产权的还是从市场上租来的,“哪怕使用房产的联邦机构的名称已经凿进了石头门楣”,也只有经总务署同意,与总务署签订协议后才能继续使用。
公共建筑服务中心近年已从政府指令经营转为非指令经营,它根据联邦政府机构的需求,有计划地进行一些新建、改造和修缮等项目的建设,并进行资产组合管理,对富余不动产进行处置,为联邦政府各部门提供了有效的办公场所服务。
1999年雇员7379人,占总务署工作人员总数的一半以上。
1999财政年度(美国的财政年度为10月1日至第二年的9月30日,下称财年)收入64亿美元,比上年增长11%。
(一)公共建筑的使用管理
总务署作为资产所有者,对联邦政府拥有的公共建筑行使管理权,并进行房地产经营。
总务署通过与联邦政府机构签订《房产使用协议》,向他们出租所管理的办公用房(包括拥有产权的和租来的)。
《房产使用协议》按照用户的要求,对办公场所情况和服务项目作出规定,并提供财务概算,对未来房屋租金负担作出估测。
房屋租金与当地市场房租水平相适应,每5年议定一次;
联邦政府拥有产权的房产,使用期限可达20至30年。
为保证重大翻修或其他需要,公共建筑服务中心的资产经理必须限制房产使用期,如果在规定的使用期内必须让联邦机构腾空办公房,总务署将承担搬迁费用。
联邦政府机构在每年的部门预算中都列有办公房租金项目,预算经国会批准后该项经费直接从国库划拨总务署。
总务署统一负责办公用房的物业管理。
总务署的签约专业人员按照惠而不费的标准从尽可能多的承包商中招标选定承包商,承担有关办公场所的物业服务。
总务署各地区办的大楼经理、预算分析员、建筑工程师、材料监管和技工等专业人员负责对物业服务进行监督检查。
总务署向承包商支付物业服务费用。
总务署非常注重控制办公用房的运营管理成本,每年考核各地区办管理办公楼的具体指标——“每平方英尺运营费用”,并与当地私营公司相比较,以此衡量各地区办办公场所管理工作绩效。
(二)新建、改造和修缮项目的实施程序
总务署公共建筑服务中心及其11个地区办对每个建设项目都设立项目经理和项目小组,小组成员有总务署有关人员、建筑工程师、施工经理、联邦用户代表等。
建设项目一般分以下几个阶段:
1.规划阶段。
各地区办负责估测联邦机构在当地的用房需求,包括建设、改造和修缮需求,建立滚动式5年规划。
2.立项阶段。
一是在规划的基础上,确定客户对场地的使用需求,提出建筑物工程报告,决定是新建大楼还是现代化改装,作出场地使用寿命分析,进行初步环境评估,选择最佳地址。
二是立项研究,确定建筑面积、工期和预算,开发初步概念性设计,作出项目管理规划。
三是审批和资金筹备。
地区办向总务署中心办公室递交项目立项开发研究报告,申请纳入预算;
总务署做基准成本预测,抉择项目,向行政管理和预算局及国会递交立项开发报告,国会批准和同意拨款后,才完成立项程序。
这一过程常常需要几年时间。
3.设计和可行性研究阶段。
要完成环境影响估测,修订项目管理规划,购买地皮;
总务署地区办在《每日商务》报上招聘建筑工程师、设计监理和其他服务人员,并与建筑师商定劳务费,开始设计工作。
设计方案出来后,地区办要进行“价值工程分析”,与用户一起进行业主审查,确定设计概念,并报总务署中心办公室批准;
批准后进行施工图设计和项目建设成本测算,确保控制在国会批准的预算之内。
4.施工准备和施工阶段。
安置所征地居民,取得国会建筑授权与拨款,清理施工场地,招聘施工队伍,签定施工合同;
建筑施工,安装基础服务设施,控制成本,提供电讯设备、家具、搬家等一体化服务。
5.向物业管理部门移交大楼。
(三)项目管理的特别措施
近些年,总务署在上述建设程序的基础上,有针对性地推出了伙伴式合作、价值工程分析、精品设计项目和精品建筑项目等加强管理的措施。
伙伴式合作就是总务署与联邦政府用户、建筑工程师、施工经理、建筑承包商、分包商等各有关方面,一开始就自愿组成合作性工作小组来解决项目建设中可能出现的问题,这样就能减少相互扯皮,创造一个互相信任的合作环境,从而减少可能出现的冲突、上诉和索赔,进而收到增收节支的效果。
价值工程分析是指一个专家集体对设计和建筑过程中的特色、系统、设备、材料选择作出分析,以便在达到所要求的性能、质量、安全性的同时取得最低成本。
实际是一种用户、总务署、各类专家集体对项目各方面进行的严格评审和评估。
精品设计项目和精品建筑项目是两个程序化的项目实施方案,公共建筑服务中心在所有联邦政府工程上,不论是新建、翻建、改造还是修缮,不论规模大小,都要求做到一流的设计方案,一流的建筑工程质量。
精品设计项目的重点是主设计师制,对主设计师和设计方案进行广泛的社会选聘和征集。
为研究精品建筑项目,总务署组成了一个指导委员会,不断总结推广先进管理措施,目标是采用最为经济合理的商业做法,以便尽早获得最佳建设服务人员的参与,合理确定预算,对施工服务人员进行严格管理,保证修建最好的建筑。
(四)资产组合管理和不动产处置
资产组合管理是公共建筑服务中心制定资本投入或撤资,证券和资产绩效分析、资本项目的发展等计划的重要环节。
资产组合管理利用财产事业计划对公共建筑服务中心管理的楼宇绩效进行监管。
这些计划为财产的管理、营运和使用指明了共同的方向,使绩效管理落实到每栋楼。
公共建筑服务中心非常重视资产管理绩效的目标设置和考核工作,有许多指标:
每平方英尺的营运费用、营运成本、营运盈余资金、无收益面积、客户满意度调查、安全满意度调查、租赁成本与私营公司成本比较等等。
这些指标既是考核的内容,与预算安排直接挂钩,也是努力的方向,可以大大提高资产的使用效率。
公共建筑服务中心还负责联邦政府富余不动产的处置,有调拨给其它联邦机构、州、地方政府,赠与合格的非盈利性组织,公开出售等几种处置方式。
作为联邦政府的旧货经纪人,它利用与公营和私营部门的广泛业务联系,对联邦政府富余不动产作出妥善处置。
它通过举办联合不动产拍卖会和销卖会等形式,可节约富余不动产营销费用的10%至15%。
更重要的是这种不动产处置形式协调和指导了其它联邦机构的不动产处置工作,一些部门特别是军队、执法罚没部门,直接将不动产的处置工作交由总务署负责,为政府树立了公开、公正的形象。
三、总务署的联邦采购与供应服务
总务署通过所属的联邦供应服务中心(FederalSupplyService)为联邦政府提供采购与供应服务。
联邦供应服务中心为联邦政府各部门提供的服务主要分为四部分:
供应和采购,车辆购买和租赁服务,旅行和运输,动产管理。
它充分发挥了联邦政府的巨大购买潜力,为各联邦机构提供优质产品和高效服务,减少联邦政府在动产购买和管理上的投入。
1999财年,为遍及全球的美国联邦机构提供的产品和服务价值共约170亿美元,比1998财年的可比业务总额135亿美元上升了26%。
1999年雇员3,425人。
(一)政府采购和供应服务
联邦供应服务中心提供联邦政府机构工作运转所需的各种用品,从家具、办公室设备到电脑、实验室设备,应有尽有。
近年服务和技术供应合同大幅度增加。
联邦供应服务中心的政府采购和供应服务,包括联邦采购合同服务、库存和特别订货项目。
它通过网上电子购物和发行智能付账卡,提供超值服务,能节约政府资源、缩短采购时间。
1999财年,政府采购和供应服务为联邦客户提供的服务价值127亿美元,比上年增长35%。
1.采购合同服务。
因为信息技术和服务大为扩展,政府采购业务迅速增长,1999财年联邦客户通过联邦供应服务中心与商家签订7,400个采购合同,采购金额达114亿美元,比1998财年增长了41%。
通过改进,政府采购目录可以使客户简便订货,使卖主能随时向客户介绍新产品和新服务,并保证2500美元以下的订货接受政府智能付帐卡方式付费。
另外通过浏览网上的政府采购数据库,客户可对政府采购目录所列产品和服务自行考察。
2.库存和特别订货项目。
1999财年,库存和特别订货项目的销售额保持了上年13亿美元的水平。
特别订货项目如家具和电器的销售额有所上升,而库存项目销售额下降了,主要原因是政府机构精简对库存商品需求数量减少和联邦采购人员使用购物卡可直接从商家购买。
为此1999年底总务署关闭8个批发递送供应中心即仓库,目前在新泽西、佐治亚、得克萨斯、加利福尼亚等地还有4个仓库。
3.电子购物。
联邦供应服务中心开设的“总务署特惠网”为联邦客户提供网上购物服务,联邦客户只要一敲键盘就能得到供货,然后用总务署智能付费汇帐卡或传统方式付费。
1999财年提供了80万种在线产品,比1998财年多20万种。
政府采购目录中23%的货物可通过总务署特惠网得到发包,2000财年可达到50%。
4.记帐卡项目。
总务署于1983年首先引入记帐卡,作为联邦雇员支付旅行费用的一种安全而方便的手段。
这种记帐卡实行个人记帐,大大减少了因公旅行引起的行政管理费用,并为机关监控旅费开支提供了可靠信息。
后来又推出两种记帐卡,一种用于联邦购物,另一种用于燃油购买及其他车辆费用。
1999财年,总务署推出了智能付帐卡。
智能卡项目并非是每个承包商单立一张卡,而是进行组合,可以将旅行、购物、车辆等服务集中在一张卡上,也可以每项服务单用一张卡。
每种方式都节省了时间和费用,大约有51.5万名联邦雇员持有该卡,他们持卡走进定点商店,自动享受折扣优惠。
1999财年,使用智能卡为政府节约了约10亿美元行政经费。
(二)车辆购买和租赁服务
总务署为各联邦机构提供车辆购买和租赁服务。
联邦机构可以通过总务署购车自用,也可以租用总务署联邦供应服务中心管理的联合车队的车辆。
由于购车自用管理成本较高,越来越多的联邦机构从总务署车队租车。
总务署车队1999年拥有167,000辆车,占政府公车(不包括军事用车和邮政服务用车)总数44%,这些车辆由有关地区办分别管理经营。
1999财年,联邦供应服务中心共采购汽车57,000辆,价值超过10亿美元,比汽车商发票价格平均低13%至18%;
买得最多的小轿车,低于市场价大约20%,其中36,500辆为总务署联合车队采购,转租给了75家联邦机构。
总务署车队规模不断扩大,1999财年又购并了其他机构7,100辆车,使这些机构节约交通费6800万美元;
其全方位车辆租赁服务能提供优惠价格,能及时更新车辆,能应客户需求提供特殊用车服务,还有一批替代燃料车供选用。
替代燃料车是适应环保要求以乙醇、压缩天然气、电力等替代燃料为动力的车辆。
它也负责安排专用车辆设计,如为全国老年健康协会设计了一辆体检用活动房屋拖车。
它的维修控制中心向全国范围的联邦客户提供车辆维护和修理服务。
联邦供应服务中心将车辆种类、品牌、型号、价格等信息显示在车辆购买和租赁服务网站上,客户可以浏览联邦车辆标准及他们所订车辆状况、每月里程记录,还有车辆存货信息。
现在正在研制一张申请表,届时客户可从所有备选车辆中选出车辆及价格,并进行电子方式订货。
(三)旅行和运输服务
近年来,联邦政府旅行和运输的预算总额每年约为180亿美元。
联邦供应服务中心旅行和运输业务部充分利用这一巨大市场优势,为联邦客户议定优惠价格,节省了大笔开支。
旅行服务包括机票和住宿折扣、旅行代理服务和旅行记帐卡付费等项目,为联邦雇员的公务旅行提供了安全、卫生、便利的服务。
运输服务包括订立包裹运输大额合同、货物和日常用品运费折扣协议。
1.城市搭档项目。
合同航线城市搭档项目为联邦雇员公务旅行提供了低于二等舱机票68%的折扣,且无需提前订票,无需因更改而受罚。
1999财年,城市搭档合同总额为12亿美元,14条航线打折使政府共节约25亿美元。
2.小包裹速递。
联邦供应服务中心与联邦速递局签订了小包裹速递合同,1999财年,联邦承运人以低于市场45%的价格发运了2100万个小包裹,“隔夜递到”和“第二天递到”的包裹速递优惠价格为联邦政府节约了近1亿美元。
总务署也为小包裹速递合同范围之外的邮递服务议定折扣。
3.运输审计。
联邦供应服务中心对联邦货运和运输单据进行审计,以便追讨或避免多收费用。
1999财年,付款前审计降低的运输成本为300万美元,付款后审计则追回了多收帐款1,700多万美元。
联邦政府1999年出台了一项立法,规定从2000财年起所有联邦机构都必须进行付款前审计。
(四)动产管理服务
联邦供应服务中心拥有联邦动产的资产管理职能,负责安排闲置动产在联邦机构间的再分配,向合乎条件的州政府、地方政府或非盈利性组织捐赠富余动产,以及将富余动产向公众出售。
1999财年,利用总务署网上的联邦动产处置系统,通过对富余动产的重新利用和捐赠,联邦政府节省了约19亿美元的开支。
该年度总务署向约7万个经费来自国家税收的组织捐赠了价值5.8亿美元的动产,售卖给公众的联邦动产价值2.54亿美元。
四、总务署的联邦技术服务
总务署通过所属的联邦技术服务中心(FederalTechnologyService)为联邦机构提供各种技术服务。
联邦技术服务中心为联邦政府各部门及其他授权实体,提供市话和长途电信服务、信息技术和信息安全保障服务。
1999年雇员1254人。
1999财年的收入为42亿美元,比上年的34亿美元增长了23%;
长途电话费比最低商业电话费低15.5%,市话平均月租费降低6%;
在联邦信息技术和电信市场上的份额增加到13.7%。
为了适应激烈的市场竞争,联邦技术服务中心将自己定位为向联邦政府提供超值信息技术服务的一流供应机构,并采取了主动进取型营销战略。
所提供的服务门类最为齐全,从掌上计算机到人工智能、长话服务无所不包,还能按客户所需提供简明实用的解决方案,并且因规模效益使价格极为优惠。
联邦技术服务中心的业务分为网络服务和信息技术服务两部分,两类业务有大量交叉。
(一)网络服务
网络服务是指为客户提供的端到端的电信服务,包括为政府雇员提供的当地市话、长话服务,为政府部门提供的先进电信产品和服务,以及一些特殊信息传送服务。
网络服务业务几乎全都是采用大额合同发包和合同管理的方式,让承包商向联邦客户直接提供服务。
1、长途电信服务。
联邦技术服务中心与Sprint和MCI全球通公司签订了为期8年预计总值将达50亿美元的FTS2001合同,从2000年起为联邦客户提供低成本、最新工艺的声音、数据、图象一体化的长途电信服务。
合同生效后,总务署提供的长话服务首次成为面向联邦机构的非指定性服务。
经过总务署与电信公司的积极商谈,联邦政府的长途话费已从1988财年的全国平均每分钟27美分降至1999年的每分钟5美分;
FTS2001合同生效后,长话费减至每分钟4美分,在合同结束前还将逐步降至每分钟不足1美分。
2、地方电信服务。
就是为联邦客户提供当地声音和数据电信服务。
1999财年这些服务项目创收2.85亿美元,比上年增长了7%;
电话线从1998财年的531676条增加到548012条,增幅为3%。
联邦技术服务中心在400多个地方电信系统中提供转换服务,纳入了现代电信系统的所有功能特色;
电话线的月租费由上年的21.01美元降至1999年的19.74美元,下降了6%,连续五年下降。
3、国际长途、无线通信和电线电缆等技术服务。
总务署和国防部共同管理着国际长途直拨(ID3)服务合同,在280个国家和地区提供通话服务,价格低于可比商业价格约35%。
联邦技术服务中心通过联邦无线电信服务合同,在全国范围内为联邦客户提供无线通话和数据交换电讯服务及设备,包括无线移动电话和寻呼机。
此外它还提供通讯卫星的利用,电线电缆的维护和升级,电信规划、设计安装和管理等多种服务。
4、电子传发信息和其他特种服务。
包括所提供的互联网使用便利及其他服务,为出差的联邦雇员提供飞机上的通话、数据和传真电信服务,在联邦政府内部为正常人与聋哑人之间提供通讯交流的中介服务等。
(二)信息技术服务
联邦技术服务中心的信息技术业务部所提供的服务是帮助联邦机构在安全环境下购买、管理、使用自动化数据处理资源。
共设有5个全国性和11个地区性客户支持中心,还有4个方案开发中心。
1999财年信息技术业务部建立了一个网上电子商务系统—信息技术方案商店,使购买程序全部自动化,客户可以在任何时间、地点在互联网上订购、发包或跟踪任何信息技术产品或服务。
信息技术服务1999财年创收31亿美元,比上年增长28%。
1、地区客户支持中心。
在信息技术方案地区服务中心的管理下,总务署11个地区办公室中设立的客户支持中心,面向地区客户进行服务,履行4项职能:
业务开发、协调监督、产品开发、预算与财务管理,联邦技术购买是其主要服务项目。
2、全国客户支持中心。
分为五个方面,一是联邦系统一体化和管理中心,负责帮助联邦机构购买和使用信息系统和信息技术,包括硬件、软件、维护、培训等;
二是财务管理系统支持中心,负责帮助联邦机构评估、设计、运行财务系统和管理系统;
三是信息技术购买服务中心,为总务署内部客户提供签约支持;
四是总务署智能卡开发办公室,2000财年开发的智能卡可用于雇员身份鉴别,计算机网络准入安全验证、信用卡购物和登机,该卡上有进入公共关键基础设施所要求的数据,有数字化签名和生物统计数据如手指纹等;
五是信息安全办公室,负责为联邦机构提供全球性信息系统和基础设施安全方案,并为美国盟国执行机密、敏感的外交和军事任务时提供安全保障支持。
3、方案开发中心。
信息技术业务部经营4个方案开发中心,主要职能是制定、发包和管理信息技术合同,供所有客户支持中心使用。
发包的主要合同有:
“计座”管理合同,发包给了8个公司,合同期10年,这些公司负责向联邦机构提供全套台式电脑设备,包括与电脑工作环境及网络基本设施有关的硬件、软件、联接、管理、操作、维护等各种服务。
政府机构为每台电脑设定所需服务项目,然后替计价各不相同的每台电脑交费,称为“计座”交费。
计座管理把产品和服务融为一体,并进行使用寿命管理,为政府机构实现完全共同操作、标准化和兼容性提供了可能。
新千年合同,发包给了12家大公司,该合同灵活度极大,通过提供及时、低价的信息技术服务、软件和硬件来支持大型、复杂的系统一体化项目,保证了在合同期内能不断购得最新技术。
此外还有针对用户多元要求的应用系统和支持合同。
五、总务署的政府政策服务
总务署根据全国绩效考评委员会的建议,将制定政策的职能与服务和营运职能分开,于1995年成立了政府政策办公室(OfficeofGovernmentwidePolicy),负责统一制定联邦政府机关事务工作的政策法规,包括购买、动产、不动产、电子商务、信息技术、邮件、飞机、机动车辆、运输、旅行等十几个领域。
政府政策办公室的工作目标是建立和维护联邦政府有关机关事务政策的管理和服务系统,寻找最佳工作方法,提供教育和培训。
现有雇员290人。
其主要职能如下:
(一)与有关部门、单位合作,制定和修订有关政策法规
政府政策办公室与其它联邦机构、州政府、地方政府、私营企业和其他实体广泛合作,研究制订适用于各部门的联邦政府机关事务政策法规。
近年来所做的主要工作,一是作为14个机构组成的公务员购买理事会的主席,与国防部和国家航空航天局合作,修改并发布了《联邦采购条例》,作为联邦采购立法的实施细则。
二是参与领导一个电子商务程序办公室,负责协议、监控和汇报联邦政府内电子商务的发展,主持制定电子商务政策框架,推广经验。
三是制订不动产和动产政策,不断提高资产管理水平。
如19
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