秘书职业资格等级考试通关指南答案 3文档格式.docx
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主题:
会议文件收集整理基本要求
内容:
1.收集会议文件资料的要求
(1)确定会议文件资料的收集范围。
会前分发保密文件,按清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对。
(2)及时收集会议文件,确保收集齐全。
(3)选择收集渠道,运用不同方法。
(4)严格履行登记手续。
认真检查文件是否缺件、缺页、缺损,及时补救毁损的文件。
(5)收集整理过程注意保密。
2.需收集的文件资料
(1)会前分发的文件。
(2)会议期间产生的文件。
(3)会后产生的文件。
3.会议文件的立卷归档
会议文件立卷归档概念解释。
会议文件立卷归档的意义主要有四点:
第一,保持会议文件之间的历史联系,便于查找利用。
第二,保持历史的真实面貌,反映工作的客观进程。
第三,保护会议文件的完整与安全,便于保存和保管。
第四,保证会议文件立卷工作的连续性,为档案工作奠定基础。
3.参考答案
1.会议记录的准备工作
(1)准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。
(2)准备录音机和足够的磁带用以补充手工记录。
(3)备有一份议程表和其他的相关资料和文件,以备核对相关数据和事实。
(4)为便于识别会议上的发言者,提前到达会场,了解与会人员的座位图。
(5)在利用录音机的同时,必须手工记录,可以防止录音机中途出故障。
2.了解会议记录的内容。
一个完整的会议记录应包括如下内容:
(1)会议描述。
包括会议类型、时间、日期、地点。
(2)与会者姓名。
主席的名字在最前面,记录员的名字在最后。
(3)会议过程:
宣读上次会议记录、由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务。
(4)主席、记录员签名。
(三)工作实务题
1.参考答案
1.礼宾次序:
(1)首先按来宾或代表团团长的身份、职务排列;
(2)身份相同者再按国家或地区名称的拉丁字母顺序排列;
(3)名称的第一个字母相同者,可再按告知东道主参会的时间先后次序排列。
2.着装建议
(1)白天正式场合(迎送来宾、开幕式、闭幕式、商务洽谈):
男士:
深色西服套装、浅色衬衫、颜色素雅的领带、黑色皮鞋、深色袜子。
女士:
西服套装、配色谐调的衬衫或内衣、半高跟皮鞋、丝袜、淡妆。
(2)晚上正式场合(晚宴、音乐会等):
深色西服套装、白色衬衫、与白天不同的更漂亮的领带、黑色皮鞋、深色袜子。
晚礼服(旗袍;
中式短袄加长裙;
单色连衣裙或色彩典雅、华丽的单色套装)。
(3)参观开发区:
职业便装:
T恤衫配长裤;
毛衣、夹克衫配长裤;
休闲风格的皮鞋;
衬衫、夹克衫配长裤;
略带休闲风格的套裙;
休闲式鞋子;
(4)休闲场合(游览景区):
无论男女均可以:
运动装、牛仔服、旅游鞋或运动鞋。
3.会议应急方案的内容:
(1)会议举行过程中可能出现的问题:
(2)人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为问题;
(3)负责解决的工作人员。
2.参考答案
1.远程会议的优势包括:
(1)节省时间;
(2)节省经费;
(3)能使用录音带做永久记录;
(4)交流更直接、简短。
2.为了开好此次会议,须注意以下几方面:
(1)了解提供电信会议服务公司的服务业务;
(2)提前向客户发邀请并确认;
(3)会议相关材料(如会议程序、议程等)应尽早寄给与会者,以便他们准备;
(4)至少提前一周与电信会议服务公司预约,明确提出自己的要求,并提前将会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等内容告知电信会议服务公司;
(5)检查会议设备齐全、正常、摆放是否符合要求;
(6)设备数目相当、需要放置合理;
(7)会议主持人应做好会议进程的引导工作,提高座谈会的效率。
3.参考答案
至:
行政经理
自:
高叶
会务筹备情况检查的主要内容
日
一、会务筹备情况检查的主要内容
1.准备是否充分
必须逐项检查。
2.会议期间能否排除各种干扰
3.环境条件与用品准备。
4.文件材料准备
5.会场布置情况的检查
检查会场布置、会标、主席台座次、名签安排安全保卫及设备、措施是否完善,以及进场、退场路线的安排。
6.保卫工作的检查
确保所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠、消防设施齐全有效。
确保会场的防盗设施处于运行状态。
7.检查的其他内容
二、应注意的问题(或原则)
1.全面周到,注重细节,逐项落实。
2.眼见为实,实地检验。
1.刻录机的主要性能指标
(1)数据传输速度
(2)缓存容量
(3)兼容性
2.刻录机使用注意事项
(1)安装时要注意散热
(2)保持清洁
(3)避免刻录机长时间工作
(4)刻盘过程中要注意不执行其他程序、不对刻录机面板按键进行任何操作、不随意关闭刻录软件
(5)及时取出盘片
2.参考答案
(1)申请人提交费用申请报告或填写费用申请表,详细说明需要经费的人员、时间、用途和金额等情况,并亲自签字。
(2)该报告或表格必须经过组织确定的授权人审核同意,并签字批准。
(3)一种是将获得批准的费用申请报告或表格提交财务部门,领取现金借款或支票;
一种是有申请人垫付,完成商务工作。
(4)在进行商务工作中,无论是使用支票还是现金,都要向对方索取相应的发票。
(5)商务工作结束,申请者将发票附在“出差报销单”后面,并亲自签字提交出纳部门,由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。
如果是先由申请人垫付的,在提交票据和“报销凭单”后,方可返还现金。
(6)如果实施商务工作时,计划的费用不够,需要超出时,应提前向有关领导报告,在得到许可和批准后,超出部分才可得到报销。
接待计划主要包括:
(1)确定接待规格
(2)日程安排(表格形式)
(3)经费列支
(4)人员安排
4.参考答案
1.数码相机与传统相机的区别:
(1)感光不同
(2)存储介质不同
(3)图像质量不同
(4)输入输出方式不同
2.注意事项:
(1)数码相机不适宜拍摄自然风光
(2)拍摄时要尽可能靠近被摄体
(3)取景要准确
(4)在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光
5.参考答案
1.电子邮件格式正确
2.接待计划的工作程序
(1)了解掌握背景资料
(2)草拟接待计划
(3)与本单位相关部门沟通情况
(4)与来访者沟通情况
(5)报请上司审批
3.制定接待计划的注意事项
(1)遵守本单位接待的规章制度
(2)了解来宾的饮食习惯
(3)做好保密工作
4.商务旅行计划的内容
(1)出差时间、启程和返回日期,接站安排;
(2)出差线路,住宿安排;
(3)会晤计划;
(4)交通工具的选择;
(5)携带的文件;
(6)上司和接待人的特别要求;
(7)上司旅行区域的天气状况;
(8)行程安排、会晤计划、会晤人员名单等等;
(9)差旅费用;
(10)上司住宅电话号码。
1.确定预算的核算基数
2.进行市场调研
3.确定采购产品的种类及型号价格
4.编写预算方案
5.征求意见,完善方案
2.参考答案
1.采购方式:
获得设备使用权的方式主要有购买、租用。
(1)购买
优点:
设备归购入组织;
在使用期内折旧少。
缺点:
维护和修理是附加的费用;
设备存在过时问题;
最初费用昂贵。
(2)租借--租用
较低的使用费;
费用能被利润补偿;
租用协议包括维护和修理;
能及时更换和升级。
若租期较长,支出的费用增加;
提前终止租赁合同,需付违约金。
2.采购步骤
(1)提出购买申请。
(2)递交审批、落实经费。
(3)招标、选择供应商。
(4)签订供货合同。
(5)货物入库。
(6)支付货款。
(三)工作实务
87.参考答案
意向书
某省对外贸易办公室(甲方)与深圳×
贸易有限公司(乙方),经双方协商同意,确定如下技术经济合作关系:
一、双方就以下范围进行长期的技术经济合作。
1.高科技产品开发;
2.农副产品深加工与综合利用;
3.外贸出口;
4.技术咨询;
5.高新技术以及资金等方面的引进合作。
二、合作方式:
双方本着互惠互利共享利益,共担风险的原则,根据具体项目协商,采用具体的多种合作方式。
三、合作程序:
由双发商定在适当时间,组团考察,根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。
四、甲、乙双方义务:
1.甲方负责提供其资源.项目.资料和项目的落实。
2.乙方负责提供合作开发项目的技术资料,组织有关技术力量,以及协调开发合作项目的有关关系。
协助或代理甲方的产品出口,合作项目产品的出口,甲方所需或双方合作项目所需设备.技术的引进。
3.双方确定具体的联络人员,进行经常的联络工作。
五、此意向书一式四份,各执两份。
甲方:
某某省对外贸易办公室乙方:
深圳×
有限有限公司
法人代表:
赵×
李×
时间:
2006年11月21日时间:
2006年11月21日
甲方联系人:
黄×
乙方联系人:
电话:
(0771)603480电话:
(0755)823226
电挂:
2083电挂:
3809
传真:
(0771)602690传真:
(0755)823230
邮编:
530022邮编:
618031
联系地址:
×
省×
市×
路135号联系地址:
深圳市×
路×
大厦206室
88.参考答案
询问函与答复函的结构是:
标题+主送机关+正文+落款+成文曰期
1.标题
询问函与答复函的标题有两种形式:
(1)发文机关+事由+文种。
(2)事由+文种。
2.正文
询问函与答复函的正文结构是:
发文缘由+事项十尾语
(1)发文缘由。
(2)事项。
询问函应说明要求主送机关协办办的事项,或通报的信息,或要求解决的问题等;
答复函应问复发函机关提出的问题,如不能满足要求时,应加以解释。
书写事项时,如事项单一,就单独列段;
如事项复杂,或要求较多,就需提行分段,或分条列项书写。
(3)尾语。
尾语是礼节性用语,询问函的尾语常用:
“请速回复”、“盼复”、“请予复函”、“即请函复”等;
答复函的尾语常用:
“此复”、“特此专复”、“特此函复”、“专此函告”等。
例文:
华荣公司人力资源部关于丁小强人事调查的函
公司人事部:
我公司正在进行人事调整工作,根据工作需要,我公司拟聘丁小强同志担任某部门负责人工作。
为查实丁小强同志的情况,烦请贵部协助我公司调查以下问题:
一、丁小强同志在贵公司工作的起止期。
二、丁小强同志在贵公司的工作业绩、获奖状况。
三、贵公司对丁小强同志表现的评价。
特此函达,请予复函。
华荣公司人力资源部
二〇〇九年五月三十日
公司人事部关于丁小强同志情况的复函
华荣公司人力资源部:
你部《关于人事调查的函》(华荣人函[2009]69号)收悉。
关于丁小强同志的情况,经我部与相关部门研究答复如下:
一、丁小强同志在我公司的工作起止期为2001年9月4日至2003年3月8日。
二、丁小强同志在我公司工作期间两次获奖,一次为公司2001年先进工作者;
一次为销售部2002年业绩突出奖。
三、我公司认为,丁小强同志是个很好的管理人才.其业务熟练,能够独当一面;
严以律己,能够以身作则;
锐意进取,敢于挑战。
不足之处是偶有急躁情绪,有时欠缺合作精神。
特此函复。
公司人事部
二〇〇九年六月十日
89.参考答案
1.传阅方式
(1)阅览室阅文
(2)会议传达
(3)利用副本
(4)利用刊物公布文书
(5)利用现代化技术手段
2.传阅要求
(1)严格传阅范围
(2)不能阅文人之间随意传递
(3)合理安排传阅顺序
(4)履行传阅手续
(5)选择合适的阅文方式
90.参考答案
这份请示的主要错误和不妥之处是:
(1)标题不够简洁。
“请求总公司”、“工厂”这些字都可以删去。
(2)主送机关标识错误。
应改成:
XX总公司。
(3)缘由部分没有把理由说清楚。
应把增拨的理由、根据作为重点,要说充分。
(4)文中废话较多。
开头到外地学习参观,回来申请盖厂房,总公司给了多少钱等,都市第一次请示盖厂房时说过的,现在没有必要再说一遍,人家“赞”我们的话,也没有必要写上去。
(5)请示事项不明确。
基建费缺口较大,到底缺多少,不足部分是多少,都没有写明确。
(6)结束语不当,没有表达出请求的意思,应该为“以上请示,请批示”或者“以上请求,请批准”。
55.参考答案
市人事局关于批准市卫生局录用高校硕士毕业生的函
市卫生局:
你局《关于拟录用高校硕士毕业生的函》(×
卫函〔2001〕15号)收悉。
根据市委组织部.市人事局《关于2001年市级机关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知》规定,批准录用×
等4名高校硕士毕业生到你局机关工作。
特此函复。
附件:
录用人员名单
市人事局
二○○一年四月二日
56.参考答案
京城公司关于表彰2001年度业绩突出部门的通报
各分公司、中心、部:
2001年是进入新世纪实施"
十五"
计划的起始之年。
我公司各部门深入学习贯彻党的十五大及十五届五中、六中全会精神,团结奋斗,争创一流,顺利实现了"
计划的良好开局,为公司的进一步发展奠定了基础。
为总结工作经验,表彰先进,加强自身建设,公司决定评选2001年度政绩突出部门。
根据《实施工作目标督查考核暂行办法》,经检查考核和认真评选,培训中心.企划部.销售部.第四分公司被评为2001年度业绩突出部门。
经公司董事办公会议决定,对上述4个部门予以通报表彰,并分别奖励3万元。
2002年是我公司发展史上具有重大意义的一年,各部门要与时俱进,扎实工作,以优异成绩完成2002年的工作计划。
1.培训中心先进事迹
2.企划部先进事迹
3.销售部先进事迹
4.第四分公司先进事迹
京城公司
二○○二年一月十日
57.参考答案
电子邮件
收件人:
liuming@
发件人:
gaoye@
文书审核工作要求
1.
(1)审核是否需要行文
(2)内容重复的不行文
2.
(1)审核文书内容
(2)看内容与有关规定是否一致
(3)提出的意见办法是否可行
3.
(1)审核文字
(2)看文字是否通顺、简练
(3)标点是否正确
4.
(1)审核文件体式
(2)看文种是否恰当
(3)格式是否规范
5.
(1)审核文书在处理程序上是否完备
(2)看发文名义是否合适
(3)涉及其他部门的,是否征得同意
技能部分答案
一、案例分析(略)
二、工作实务
评分标准:
1.本题满分15分。
2.每点2.5分。
3.若阐述符合情理,可酌情给分,但总分不能超过15分。
4.在叙述中出现错字、别字,每3个字可扣除1分,但最多扣除3分。
4.参考答案
华荣公司2009年度客户联谊会暨2010年产品订货会日程安排表
时间
地点
主要内容
主持人
参加人员
备注
7月13日
钟山宾馆
报到
张俪
7月14日
9:
00—9:
20
会议厅
吴宝华总经理致辞
李明
公司中层以上干部,嘉宾、参会客户
30—9:
50
环保局牛副局长讲话
10:
00—11:
30
吴宝华总经理作报告
12:
00
……
午餐
14:
40—17:
2009年环保产品洽谈、预订
公司市场与产品研发部员工、参会客户
17:
40
晚餐
7月15日
8:
钟山风景区
参观
参会客户
刘正
下午
返程
2.“电子邮箱”格式正确,给2分。
3.日程安排表标题1分,表格形式2分;
时间、地点、主要内容、主持人、参加人员等每点2分。
4.若考生答案阐述合理,可参照各点分值酌情给分。
5.在叙述中出现错字、别字,每3个字可扣除1分,但最多扣除3分。
1.本题满分20分。
2.“备忘录”格式正确,给2分。
3.其余每点3分,共18人。
3题.
答:
备忘录
钟苗
时间:
完善会议决定事项的催办制度
①会议决定事项催办的意义和目的:
使会议精神落到实处,防止有关单位或部门不重视会议交办事项,长期推诿、拖延,工作效率低下;
或从部门利益出发采取消极态度,故意不办。
②检查催办工作要求做到:
明确催办人员;
健全登记制度,建立催办登记簿,定期记载催办事项的进展状况;
建立汇报制度,汇报催办事项的落实情况。
要建立会议决定事项催办的汇报制度、登记制度等。
登记制度应该设置会议决定事项传达催办登记表。
③会议决定事项催办的方式:
发文催办或称发函催办、电话催办、派员催办或约请承办部门来人汇报等。
另外还可以通过约请承办部门来人汇报方式进行催办。
(适当展开解释)
④会议决定事项催办的基本程序:
对会议决定事项传达→根据催办与登记制度进行催办→进行反馈。
1.本题满分15分。
2.第1点2分;
第2、3点各4分;
第4点3分。
共计13分。
3.备忘录格式2分。
4.考生言之成理可酌情加分,但总分不能超过3分。
5.考生每出现3个错别字扣除1分。
最多扣除3分。
4题.
参考答案:
1.接站牌样例:
公司接自×
(城市名称)来×
(城市名称)客人(车次/航班次)
先生/女士
公司
要求:
文字正规、工整、清晰;
纸板面清洁;
文字醒目。
2.名片样例:
单位名称(含部门)可有公司logo
(姓名)职务(职称)
单位地址个人手机
单位电话个人邮件地址
单位邮编
3.回复工作任务的沟通用语。
5题.
经理:
应您的要求我拟写了说明提纲,请您审阅后提出意见:
一、错字、漏字、多字,字体,字号,版式,页码
二、认真仔细,反复核对,使用正确符号,逐字逐句校对,注意核查数字
钟苗
二、操作题(满分50分。
第3题~第4题,每题15分,共30分,第5题20分)
一、整理会议资料的基本要求:
1.收集会议文件资料时,应首先确定会议文件资料的收集范围。
2.收集会议文件资料要及时,确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。
3.应注意选择收集文件资料的渠道,运用收集文件资料的不同方式方法。
4.收集会议文件资料要履行严格的登记手续。
5.收集整理过程中要注意保密。
二、会后需要收集的文件资料:
1.会前准备并分发的会议文件,包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件等。
2.会间产生的文件,包括会议决定、决定、议案、提案、会议记录、会议简报等。
3.会后产生的文件,包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。
三、会议财务管理的基本原则:
1.遵守制度,严格手续;
2.量入为出,收支平衡;
3.精打细算,厉行节约,一切会议都应勤俭节约。
答案:
1.此项工作的意义
(1)可减轻上司工作负担,提高上司工作效率;
(2)可解除上司后顾之忧,保证上司集中精力抓大事、重要的事。
2.此项工作的特点
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