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合同中应规定,在什么情况下可变更或解除合同,什么情况下不可变更或解除合同,通过什么手续来变更或解除合同等。
此外,采购合同应视实际情况,增加若干具体的补充规定,使签订的合同更切实际,行之有效。
2.采购合同的签订
(l)签订采购合同的原则
①合同的当事人必须具备法人资格。
这里所指的法人,是有一定的组织机构和独立支配财产,能够独立从事商品流通活动或其他经济活动,享有权利和承担义务,依照法定程序成立的企业。
②合同必须合法。
也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同,其内容和手续应
符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。
④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。
⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。
委托别人代签,必须要有委托证明。
⑥采购合同应当采用书面形式。
(2)签订采购合同的程序
签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商,取得一致意见,并签署书面协议的过程。
一般有以下五个步骤:
①订约提议。
订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议,也称要约。
订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等,以供对方考虑是否订立合同。
提议人在答复期限内不得拒绝承诺,即提议人在答复期限内受自己提议的约束。
②接受提议。
接受提议是指提议被对方接受,双方对合同的主要内容表示同意,经过双方签署书面契约,合同即可成立,也叫承诺。
承诺不能附带任何条件,如果附带其他条件,应认为是拒绝要约,而提出新的要约。
新的要约提出后,原要约人变成接受新的要约的人,而原承诺人成了新的要约人。
实践中签订合同的双方当事人,就合同的内容反复协商的过程,就是要约―新的要约一再要约―直到承诺的过程。
③填写合同文本。
④履行签约手续。
⑤报请签证机关签证,或报请公证机关公证。
有的经济合同,法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。
对没有法律规定必须签证的合同,双方可以协商决定是否签证或公证。
3.公司采购合同的管理
采购合同的管理应当做好以下几方面的工作:
(l)加强对公司采购合同签订的管理
加强对采购合同签订的管理,一是要对签订合同的准备工作加强管理,在签订合同之前,应当认真研究市场需要和货源情况,掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况,依据企业的购销任务收集各方面的信息,为签订合同、确定合同条款提供信息依据。
另一方面是要对签订合同过程加强管理,在签订合同时,要按照有关的合同法规规定的要求,严格审查,使签订的合同合理合法。
(2)建立合同管理机构和管理制度,以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员,建立合同登记、汇报检查制度,以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况,及时发现问题,采取措施,处理违约,提出索赔,解决纠纷,保证合同的履行。
同时,可以加强与合同对方的联系,密切双方的协作,以利于合同的实现。
(3)处理好合同纠纷
当企业的经济合同发生纠纷时,双方当事人可协商解决。
协商不成时,企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁,也可以直接向法院起诉。
(4)信守合同,树立企业良好形象
合同的履行情况好坏,不仅关系到企业经营活动的顺利进行,而且也关系到企业的声誉和形象。
因此,加强合同管理,有利于树立良好的企业形象。
篇二:
上海华银科技股份有限公司
采购合同(订单)管理办法
第一章总则
第一条为加强上海华银科技股份有限公司(以下简称“公司”)采购管理工作,满足生产经营需要,规范采购行为,防范采购风险,维护公司利益,现依据国家相关法律法规,结合公司实际情况,特制定本办法。
第二条本办法适用于公司生产所需物料以及公司经营所需各种物资的对外采购合同的签订、履行和管理工作。
第三条本办法明确了公司采购部门及相关部门的职责,规定了从采购申请、采购合同订立、履行和合同资料保存的具体内容和控制要求。
第二章职责
第三条职责分工
(一)公司采购部门采购员负责采购合同签订前的合同询价、议价、调研,以及具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更等工作,以及采购合同履行过程中的跟踪,按照合同规定的期限内把采购物资提供给采购授权部门;
(二)公司法务人员对采购合同内容的合法性和可能产生的风险进行把关;
(三)公司采购部门总经理和公司分管副总经理及以上对采购合同进行审批;
(四)公司采购部门合同管理员负责采购合同盖章和合同保管工作;
(五)公司财务部负责采购合同货款的筹措和支付工作;
(六)公司技术质量部负责合格供应商评定工作;
(七)公司采购申请部门负责采购物资的质量检验工作;
(八)公司其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。
第三章采购合同的订立
第四条采购申请
公司采购部门采购员根据ERP系统已分配的物料采购单在入库管理“采购合同”模块中录入、提交采购合同。
各级授权领导对应采购金额授权范围在“采购合同”模块中直接进行审批。
第五条采购合同的形式
采购合同的订立必须采取书面形式,经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等,均属于合同的范围。
第六条采购合同的内容
采购合同(或订单)包括但不限于以下基本内容:
——企业名称、地址、当事人姓名和联系方式;
——标的全称、价款或报酬;
——数量和规格型号;
——质量和技术要求;
——履约方式和期限、地点;
——验收标准和方式;
——付款方式和期限;
——售后服务及其他优惠条款;
——违约责任和解决争议的方法。
这些内容应编写齐全,各项内容的条款应当明确、具体,文字表达要严谨,书写要工整。
第七条采购招标
(一)根据国家与公司相关规定,对于大宗物资(总价在30万以上以上的物资)的采购,须实行招标;
(二)重要设备、材料等物资的采购和服务采购,单项合同估算价在30万元人民币以上的;
(三)单项合同估算价低于第
(一)、
(二)项规定的标准,但项目总投资额或年度采购计划在100万元人民币以上的;
(四)公司采购部门招标业务部负责具体的招标事宜,公司招标工作小组负责评标报告的审定及中标人的确认,并报公司总经理批准。
第八条采购合同的法务审核
对于在公司格式采购合同中增加相关条款的,或使用供应商提供的采购合同文本的则必须填写“合同法律评审申请单”提交公司法务人员审核,法务人员应从合规性及规避公司经营风险的角度提出审核意见,采购员应按照审核意见对采购合同文本进行修改后方能与供应商签订采购合同。
第九条采购合同签约权限
根据采购合同标的金额各级经授权的代理人应按照公司相关部门发布的授权范围及代理权限规定,在采购合同授权代理人处签章,采购员作为经办人亦必须在采购合同签字。
第十条公司采购部门合同管理员在供应商完成签章及公司授权代理人签章后,在采购合同上加盖采购合同专用章。
第四章采购合同履行
第十一条在采购合同履行过程中,采购员要对供应商供货情况进行跟踪,以确
保在合同规定的期限内把采购物资提供给采购申请部门。
第十二条在合同履行过程中出现下列情况之一时,采购员应及时向部门领导和采购申请部门通报并报告相关公司领导,并按照国家相关法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。
(一)由于不可抗力因素导致合同不能继续履行的;
(二)由于供应商在合同约定的期限内没有履行合同所规定义务的;
(三)由于情况变更,致使我方无法按约定履行合同,或虽能履行但会导致我方重大损失的;
(四)其他合同约定或法律规定的情形出现。
第十三条当采购合同发生纠纷时,采购申请部门和采购员应配合公司法务人员与供应商协商解决,协商不成需进行仲裁或诉讼的,由法务人员负责办理相关事宜。
第十四条供应商提供的采购物资送到采购申请部门后,采购员应及时在ERP系统做好采购入库申请后送检,检验合格后,根据发票做入库结算申请。
对于检验不合格的物资,按照公司采购物资退/换货管理规定执行。
第五章合同管理纪律要求
第十五条参与合同签订和合同管理的人员不得出现下列情况,否则公司将视其性质和情节轻重给予责任人相应行政处分。
(一)泄露或私自更改合同内容;
(二)在合同制订、签订的过程中出现严重的不负责行为;
(三)违反国家和公司相关规定,给公司利益造成经济损失或其他损失的;
(四)管理不善丢失合同。
第十六条触犯刑法的移交司法部门处理,公司保留对责任人的追索权。
第六章合同资料管理
第十七条公司采购部门负责采购合同资料的收集、汇总、保存和归档工作。
第十八条公司财务部负责采购管理过程中所涉及的原始凭证、票据的保存和备份工作。
第十九条采购合同原件和各种原始凭证、票据,按国家和公司有关规定期限保存。
第七章附则
第二十条公司在此前发布的有关规定与本制度相抵触的,以本制度为准。
第二十一条本办法由公司采购部门负责解释。
第二十二条本办法自通过之日起施行。
篇三:
采购合同执行管理规定
目的:
为了进一步严格合同执行力,加强供应商管理,控制采购成本,特制定采购合同执行管理规定。
适用范围:
本规定内部定适用于公司采购流程所涉及到的相关部门,外部适用于供应商管理。
定义:
无
权责:
采购部负责本办法的制定、修改及解释
总经理负责本规定的核准
相关部门依本规定严格执行,并根据执行情况依规定处理
内容:
规范合同条款,并严格按照合同条款执行,执行情况依合同条款处理。
合同中应明确规定采购数量、规格型号、单价、数量、税率、提货方式、出厂
检验报告等必要项目。
采购数量规定
原则上采购数量严格按照合同数量执行。
小包装辅料方面,具体执行依采购量大小,允许有少量正负偏差的情况。
偏差数直接写在合同条款里,结算时按实际入库数量结算。
对于以过磅结算的直接生产辅料,以我司过磅数量为货款结算标准。
财务
部需提供地磅过磅单给采购部,到货入库时,对于整包或整桶的生产辅料,储运部仓库部门需将入库包数或桶数以及入库吨数一起提供给采购部,包数或桶数作为采购数量控制依据,吨数作为与供应商结算时的依据。
采购到货日期规定
严格按照合同规定的到货日期执行,不按规定执行的依合同条款给予惩
罚。
由于实际执行变更等原因,以不影响工厂运转为前提合理安排。
因下述不可抗力造成到货延期等情况除外:
并在合同结算时注明。
天气原因(雨/台风/等)
我方原因(仓容/要求推迟到货/生产安排等情况)
退换货等原因造成的到货推迟
其他不可预见或不可抗力等原因
在不影响工厂运转的前提下,采购部有权要求供应商在不能按规定执行时
要提前与我司沟通,采购部要知会相关部门,在合同结算时注明。
不合格品处理规定
原则上不合格品直接退货或换货。
出现让步接收的情况以不影响使用为前
提,不会造成公司利益损失为原则。
如果出现让步接收情况,必须填写不合格品处理申请单,按流程审批,通
过后方能执行。
让步接收审批流程:
由品管部建议财务经理意见总经理意见
附件
《不合格品处理申请单》
篇四:
采购合同管理制度
采购合同管理制度
篇五:
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商品采购合同的管理
一、商场采购合同的内容
商场采购合同的条款构成了采购合同的内容,应当在力求具体明确,便于执行,避免发生纠纷的前下,具备以下主要条款:
1.商品的品种、规格和数量
商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等;
商品的数量多少应按国宝统一的计量单位标出。
2.商品的质量和包装
对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志、及包装物的处理等,均应有详细规定。
3.商品的价格和结算方式
合同中对商品和价格的规定要具体,规定作价的办法和变价处理等,以及规定对副品、次品的折扣办法;
4.交货期限、地点和发送方式
同时,应明确商品的发送方式(送货、代运、自提)。
5.商品验收办法
6.违约责任
签约一方不履行合同,违约方应负物质责任,赔偿对方遭受的损失。
(1)未近合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;
(2)未按合同规定的商品质量标准交货;
(3)逾期发送商品。
购买者有逾期结算货款或提货,临时更改到货地点等,应付违约金或赔偿金。
7.合同的变更和解除条件
在什么情况下可变更或解除合同,什么情况下不可变更或解除合同,通过什
么手续来变更或解除合同等情况,都应在合同中予以规定。
除此之外,采购合同应视实际情况,增加若干具体的补充规定,使签订的合同更切实际,更有效力。
二、采购合同的签订
1.签订采购合同的原则
(1)合同的当事人必须具备法人资格。
这里的法人,是指有一定的组织机构和独立支配财产,能够独立从事商品流通活动或其他经济活动,享有权利和承担义务,依照法定程序成立的企业。
(2)合同必须合法。
也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同,其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
(3)必须坚持平等互利,充分协商的原则签订合同。
(4)当事人应当以自己的名义签订经济合同。
(5)采购合同应当采用书面形式。
2.签订采购合同的程序
(1)订约提议。
订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议,也称要约。
提议人在答复期限内不得拒绝承诺。
(2)接受提议。
接受提议是指被对方接受,双方对合同的主要内容表示同意,经过双方签署书面契约,合同即可成立,也称承诺。
实践中签订合同的双方当事人,就合同的内容反复协商的过程,就是要约→新的要约→再要约→……直到承诺的过程。
(3)填写合同文本。
(4)履行签约手续。
(5)报请签约机关签证,或报请公证机关公证。
有的经济合同,法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签
篇六:
第1章总则
第1条为规范公司对采购合同的管理事宜,做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作,使其符合采购管理的要求及公司的利益,特制定本制度。
第2条本制度适用于德鲁克咨询公司对采购合同管理的相关事宜。
第2章采购合同的编写
第3条公司采购部是采购合同的对口管理单位,负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。
1、公司一次性采购物品金额高于元,必须签订采购合同;
外地采购
(成都市外)必须签订合同。
2、采购合同的编写程序。
选择供应商。
必须是公司认可合格供应商。
进行谈判。
采购部应与合适的供应商展开谈判,谈判内容包括采购物料的价
格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判,并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。
拟定草案并评审。
采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案,报送
法律顾问审核及总经理\分管副总进行审批。
拟写正式的采购合同。
采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理\分管
副总的意见对采购合同草案进行修订,并据此形成正式的采购合同。
第4条正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。
1、合同签订双方的姓名、地址和联系方式。
2、采购物品的单价、总价。
3、采购物品的数量与规格型号。
4、采购物品的品质和技术要求。
5、采购物品的履约方式、期限、到货地点。
6、采购物品的验收标准和方式。
7、付款方式和期限。
8、售后服务和其他优惠条件。
9、违约责任和解决争议的方法。
第5条采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体,表达必须严谨。
第3章采购合同的签订
第6条与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格,并以其自己的名
义签订采购合同,如果委托别人代签,采购部应审验其委托证明。
第7条公司与供应商签订的合同必须采用书面形式,其他任何形式的合同
视为无效合同。
第8条对于金额在10万元以下的采购合同,可以采用传真的方式进行签
订,即公司将合同拟订好后传送给供应商,供应商进行盖章签字后回传,公司盖章签字后发给供应商回执,视为合同成立。
第9条签订后的合同由财务部保管。
第4章采购合同的执行与控制
第10条合同签订后即具有了法律约束力,采购部应及时向供应商发送订
货单,使供应商及时准备公司所需的物品。
第11条采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作,当所采
购的物料不符合合同所约定的质量要求时,采购部应积极联系供应商进行处理。
第12条采购部应建立合同履约的管理台账,对双方的履约进程逐次、详
细地进行书面登记,并保存好能够证明合同履约的原始凭证。
第13条对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料,如果存在加工过程
周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象,要求供应商提供进度安排,采购部根据进度安排与供应商进行联络,进行积极的协商,确保物料能够及时运送到公司。
如果供应商提供的物料将延缓公司的生产,采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系,增加采购数量。
第14条在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系,将供应商
视为公司的战略发展伙伴,便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应,在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。
第15条采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作,既保
证仓库中的采购物料库存最低,同时还能保证采购物料满足生产的需求。
第5章采购合同的修改与终止
第16条在合同执行过程中,因供应商的原因造成无法按量供应的采购物
料,采购部经调查核实,可与供应商签订新的采购物料的数量规定,作为采购合同的附件进行执行。
第17条在合同执行过程中,若外部市场环境发生变化(例如原材料价格
或工资出现上涨,供应商无法按合同规定的价格交货)采购部可与供应商进行协商,签订新的供货价格的条款,作为采购合同的附件执行。
第18条在合同执行过程中,若因不可抗力导致供应商无法按时交货,采
购部经过核实后,可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定,作为采购合同的附件执行。
第19条有下列情形之一者,视为合同终止。
1、因不可抗力导致合同无法继续执行,双方同意取消合同。
2、因市场环境或需求的变化一方提出取消合同,由双方协商解决赔偿事宜。
3、出现违背合同条款的状况。
4、逾期没有履行合同约定的。
5、发生符合合同条款中合约解除的事项。
第6章合同纠纷的处理与合同管理
第20条当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时,其一般采取如下处理
方法。
1、与供应商协商解决
2、请第三方协调解决。
3、由仲裁机构进行仲裁。
4、通过法律途径解决。
第21条采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律,有
下列情形之一者,公司将根据情节的轻重进行相应的处理。
1、泄露合同内容。
2、私自更改合同内容。
3、丢失合同。
4、在合同签订做资料保管中损害公司利益。
第22条参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定,给公司造
成经济损失和其他损失的,公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚,情节严重者将依法追究其法律责任。
第7章附则
第23条本制度未尽事宜,依照国家相关的法律、法规和政策执行。
第24条本制度自总经理\分管副总办公会议审议后执行。
德鲁克咨询(济南)有限公司
年月日
篇七:
第1章总则
第1条为规范工厂对采购合同的管理事宜,做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作,使其符合采购管理的要求及工厂的利益,特制定本制度。
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- 采购 合同 管理制度