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备注
人力资源
名人嘉宾
看具体邀请情况
主持人
接待人员
效劳组
会场前期布置人员
后勤组
现场工作人员
效劳组,后勤组
物力资源
宣传单、海报、
指向标、喷绘
宣传组,后勤组,效劳组
官网、人人、光华园
宣传组,IT组
会议用品
赠品
注:
团学部成立工程组:
后勤组:
相关用品的购置,会场布置,配合其他组工作
宣传组:
负责活动前期及后期宣传与推广、联系嘉宾及学校
效劳组:
负责场地确定沟通、嘉宾到来确定并负责接待与引导,突发情况处理
IT组:
微信公众号的建立,摄影照相、制作后期宣传视频等工作
、活动流程
、前期筹备
具体容
时间进度
人员分工
活动筹划
实践部
团队分工
团学全体成员
尽快了解自己岗位
微信公众号建立
IT组
寒假前上上线
物资筹备
学校邀请确认
与其他组联动开展
名人嘉宾邀请确认
场地确认
会场布置
后期宣传
2016.3.21—
宣传组
、活动宣传
宣传方式
详情
线上宣传
(前期、
后期)
1、利用微信公众号平台
学校公众平台:
〔西财微通识;
青春西财;
西南财经大学光华园;
西南财经大学〕
前期宣传,后期推广
2、官方
光华园新闻中心
联系相关工作人员
3、微博
西南财大官方微博;
学院微博;
光华园;
柳林轶事;
西财非官方新闻中心
联系跟进发布信息
4、其他
联系其它网络媒体,联合宣传活动
5、个人分散宣传
QQ群、空间、微信朋友圈
个人扩散宣传
线下宣传
〔前期〕
1、横幅
三味、五谷、会场周边
2、贴海报;
布置展架、喷绘
三味、五谷
3、传单
全体成员
校外宣传
横幅、海报
会场周围
校后期宣传
视频播放
三味、五谷门口
具体安排
峰会日程表〔2016年3月18日—20日〕
日期
主题
2016年3月18日全天
迎接参会嘉宾和学校代表
机场;
火车站
礼仪队、志愿者主要负责
2016年3月19日上午
开幕式
光华大礼堂
讲座主题:
大变革时代,财经新闻的机遇与挑战
传媒名人讲座
2016年3月19日下午
业知名人士与财经新闻学子进展话题讨论
酒店会议厅
话题一:
媒体变革冲击下,高校怎样培养财经新闻人才〔先进经历分享〕
话题二:
社会对财经新闻人才的新要求
2016年3月19日晚上
晚餐会
酒店宴会厅
自助式晚餐,方桌布置,站座结合,各学校自由交流
2016年3月20日早上
峰会闭幕式
2016年3月20日下午
参会代表离开
峰会具体活动流程
时段
3月18日
全天
接待参会人员
1、根据参赛人员数量确定大致需要的客车数量。
提前确定各参会队伍到达时间与到达方式,根据具体情况提前分配志愿者与工作人员在双流机场、各大火车站、长途汽车站等交通枢纽候迎接。
按照各队伍到达时间的情况安排志愿者与工作人员分批次带着参赛人员到酒店安排休息或用餐。
2、分配一定数量的志愿者在酒店等候,以便接待市的高校代表队以及其他自驾、自理包车前来的队伍。
3、由西南财经大学校史馆的讲解员带着到达较早的代表队伍参观光华校区,介绍我校的根本情况,并安排各队伍分别在校较有代表性的建筑处合影留念。
4、提前在各代表队的房间放置本次峰会的资料袋〔每人一个〕,资料袋包含:
峰会日程表、签字笔、笔记本、学校与学院有关宣传资料、嘉宾简介等有关资料。
5、当日晚在酒店举行欢送晚餐会,邀请本校有关领导和本次峰会有关负责同学参加晚餐会。
6、派相关负责同学查看酒店会议场地布置情况
3月19日
上午
7:
30——8:
30
早餐
〔志愿者8:
20提前到酒店门口等待〕
8:
30——9:
00
工作人员提前检查会场布置,志愿者带着嘉宾及学生入场
9:
00——9:
主持人致开场词,介绍到场嘉宾及学校代表队
30——11:
讲座开场
主题:
11:
30——12:
00
各学校代表队自由提问
〔安排本校代表队同学提前准备好一定数量的提问问题〕
中午
12:
00——13:
代表教师及志愿者陪同吃完午餐
13:
00——14:
嘉宾及学生回宾馆休息,志愿者等待
下午
14:
00——17:
财经新闻媒体行业知名人士与新闻学子进展话题讨论
媒体变革冲击下,高校怎样培养财经新闻人才
17:
00——18:
酒店将会议厅布置为宴会厅,各参会队伍自由活动
晚上
18:
00——20:
〔自助式晚餐,方桌布置,站座结合,各学校自由交流〕
20:
00——21:
晚餐会完毕,各代表队自行活动
3月20日
入场
00——10:
代表教师总结发言
10:
00——11:
校领导发言
20
志愿者一一给学校代表队派送纪念品
11:
20——12:
全体参赛队伍〔或代表〕集体合影留念
、活动预算
——五星级会议厅+三星级酒店
活动阶段
物品名称
单价〔元〕
数量
总价〔元〕
校宣传阶段
宣传单
1
1000
喷绘
100
2
200
展架
40元/天
1320
各租用14天
最好购置
海报
40
6
240
横幅〔10m〕
9元/m
其他
300
合计:
3500
会议厅费用
18000
筹备前期
请柬
5
名人讲座费用
5000
25000
住宿费〔嘉宾〕
5*2
10000
两晚
住宿费〔学生〕
400
50*2
40000
标间两晚
车费〔名人)
3000
30000
来回
车费〔教师和学生)
100*2
80000
就餐费
60
150
9000
212100
校车花费
3
600
会议当天
矿泉水
嘉宾名牌
鲜花
2000
资料袋
10
会议流程表
500
笔
笔记本
90
其他资料
5590
嘉宾礼品
1500
学生代表纪念品
合照
120
1200
5700
总计:
226890
——五星级会议厅+五星级酒店
住宿费〔学生和教师〕
100000
272100
286890
——光华大礼堂+三星级酒店
184100
会议
当天
198890
——五星级会议厅+快捷酒店
建议购置
172100
186890
——光华大礼堂+五星级酒店
254100
268890
——光华大礼堂+快捷酒店
20000
174100
188890
六、可行性分析
1、影响的评估
积极影响:
帮助学子们了解财经传媒业界和学界的最新开展动态,深化对传媒业和新闻传播学科的认识。
让更多新闻学子明晰财经新闻开展前沿,也为自身后续开展做好充分的思想准备。
消极影响:
假设活动准备不充分,物资安排及行程安排不恰当,极有可能造成活动举行过程混乱及其他不可掌控情况。
2、预测活动参与者的响应程度
积极:
本次活动为全国高校的财经新闻交流活动,与会者都是各大高校在新闻媒体方面选出的精英,面对与著名新闻媒体人学习交流的难得时机,与会者都会保持一种求知欲与热情。
消极:
各大高校可能因为路程、时间安排等因素无法参与活动。
3、经费的安排
经费的大致应用板块分为:
嘉宾邀请费、场地租借费、交通费、后勤效劳费四大板块。
需要庞大的经济支撑。
4、学生会各部是否满足活动的开展
人文团学部成员有31人,分为组织部、秘书处、宣传部、实践部、文体部、社团办六部,且社团办分管青年志愿者协会,承办此类大型级活动,人员明显缺乏。
5、嘉宾因档期问题或邀请费缺乏等因素可能无法参加活动,需要学院或学校给予帮助。
各财经高校新闻学院的邀请也需要学院出面帮助邀请,确保活动的正式性及可行性。
七、平安应急预案
为了落实平安责任,扎实做好我校活动期间的平安工作,预防平安事故,确保活动有序举行,特制定本预案。
一、成立平安工作领导小组
组长:
副组长:
成员:
二、部门职责
为更加有效地做好活动期间的平安管理工作,领导小组、各职能部门切实履行好各自的本职工作,做到分工明确,责任到人。
1.领导小组职责
〔1〕领导全体与会人员在活动期间做好预防和处置突发事件的各项工作;
〔2〕评估自然灾害和突发事件的规模和紧急情况的严重程度,建立应急步骤,确保与会师生与来宾的平安及减少设施和财产损失;
〔3〕遇到自然灾害,指挥全体与会人员有序撤离,确保受伤者能够得到及时有效的治疗;
〔4〕遇到突发事件,负责人必须第一时间赶到事发现场指挥组织,协调处理突发事件,了解掌握情况,并及时向上级和有关部门通报情况,正确下达处置命令,对突发事件统一合理的指挥;
〔5〕及时向上级领导汇报灾情及与会人员受伤情况并及时向学生家长汇报全体体学生的平安状况和抢救工作的进展的情况。
2.校务部:
〔1〕落实准备急救药品,活动过程中的饮用水供给;
〔2〕负责催促餐饮场所的卫生检查落实,特别是食品进货渠道的检查监视,餐具的消毒工作落实,工作人员个人卫生落实;
〔3〕确保活动用水、用电供给及平安,确保交通工具落实及平安;
〔4〕落实平安工作领导小组交给的其他事宜;
3.各队领队:
〔1〕负责平安事故通知和平安工作措施的落实;
〔2〕检查、落实活动过程中各队学生的各项效劳工作;
〔3〕协助处理相关突发应急事件;
〔4〕落实活动平安工作的领导小组交办的其他事宜。
三、平安措施
〔一〕活动整体平安预防措施
1.本次活动平安工作由活动平安工作领导小组领导,〔负责人〕对平安工作负总责,〔〕负责具体落实平安措施,各活动平安工作人员切实履行好本组职责。
2.(光华大礼堂)学校各部门负责所属区域〔办公室、教室、宿舍及其它功能馆室〕的平安管理。
非活动涉及的场所要按时关门窗关闭电器,会议完毕当天,各部门负责人要专门检查本部门的防火、防盗设施及用电线路。
〔酒店会议厅〕和酒店管理者具体协商,让酒店成立平安应急小组,负责相关事务的处理。
3.活动期间,各队领队要加强对学生进展平安教育和文明礼貌教育。
负责好本队学生的人身平安等。
4.为了迅速应对可能的突发事件,有序有效有力地维护好活动的平安,要求活动期间全体人员,特别是部门负责人,随时保持通讯联络畅通。
如遇突发事件,全体会议组织者必须保持镇静不慌乱,严格服从活开工作领导小组的统一指挥,有条不紊参与紧急处置。
5.活动期间,学校邀请公安、交警及城管等执法部门,帮助做好学校或酒店周边的交通管理,保障会议周边环境的整洁有序。
6.活动期间,既要热情接待来宾,也要引导好来宾〔来车〕有序出入有序停放。
要严密观察出入校门〔或酒店会议场所〕和在附近逗留人员,发现异常要迅速反响查明真相消除隐患。
7、迎宾组在热情接待来宾的同时,要关心他们的身体状况,特别是高龄来宾的身体状况,一旦发现突发身体不佳情况,要立即联系待命医生并报告相关领导,并在第一时间做好初期救助工作,等待进一步的救助。
〔二〕食
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