工厂内跟单员职责Word下载.docx
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工厂内跟单员职责Word下载.docx
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厂长之所以是厂长,就是凭借多年积累起来的实践经验和刻苦努力才成为厂长,我们的员工更应该向其好好学习。
问,就是对不明白的问题或发现了问题,对相关人员进行咨询或询问。
不要不懂装懂或者发现了问题而不管不问,作为一名工作人员,这些态度都是极其不负责任的。
切,就是我们天天在车间里待着或者经常在车间里走动一下,就会对车间的情况有一种感觉,这种感觉会让我们每一个人做出一种直觉带来的判断,卫生条件,员工工作的积极性和有序性,产品摆放是否整齐等等,都可以让我们形成一种对车间的感觉,我们凭借这种感觉,就可以做出一种判断。
我们的管理者,往往不能真正做到望、闻、问、切,因此才会出现一系列的问题。
每个管理者需要对自己管辖的围做到望闻问切,每一个具体岗位上的员工需要对自己的工作做到望闻问切,只有这样,我们才能够形成一种很好的车间环境,避免很多问题的发生。
因为工厂的管理人员各司其职,往往会带来管理人员和管理人员之间衔接上的漏洞,管理人员和具体员工之间的漏洞。
总经理,要处理一系列的事情,就像前面说的:
筹措流动资金、管理工厂、采购原材料和配件;
管理厂长,要负责订单的安排和人员的调配和各个工序的衔接等等;
生产厂长,要负责原材料核算、样品的制作、生产计划的安排和质量的把控;
车间主任需要对某一车间的工作任务进行安排、调整和检查。
所有的这些管理人员,他们之间是否协调一致,直接关系到产品的质量和交货期,处理好了,事半功倍,处理不好,事倍功半。
在实践当中,我们的这些管理人员,往往协调不一致,信息沟通不到位,对一个订单的把握往往出现偏差。
那么,如何解决这个问题呢?
除了前面讲的,我们每一个工作人员都需要做到望闻问切之外,我们需要引进一个新的工种,那就是工厂跟单员。
工厂跟单员,顾名思义,就是在工厂负责跟踪订单的人员。
一般的贸易公司都有跟单员,但是他们的跟单员不是在工厂工作,只不过有时候去工厂看一下订单进展的情况,并把相关情况汇报给客户。
我们这里讲的跟单员,是在工厂工作,负责订单的跟踪检查工作,并及时地把相关情况汇报给公司相关负责人员。
从责任上来说,外贸公司的跟单员需要对客户负责,需要直接向客户汇报;
工厂跟单员则需要对公司负责,直接向公司汇报。
通过多年的实践,我感觉,外贸公司的跟单员的作用要小于工厂跟单员的作用,因为工厂有很多不可预知的事情,外贸公司的跟单员无法及时地发现并给与反馈,但是工厂跟单员可以做到这一点。
外贸公司的跟单员偶尔才去一下工厂,无法掌控工厂的情况,使得有效信息不能及时地传递,出现了工厂和公司与公司和客户之间在信息上的偏差,造成了业务和信誉上的极大损失;
而工厂跟单员,在严谨踏实的工作态度下,则可以避免这些问题的发生,能够及时地发现问题并反映问题,有效地避免了很多问题的发生,从而赢得了客户更多的信誉和业务。
工厂跟单员,需要具备四项基本的素质:
平易近人、吃苦耐劳、认真严谨、干脆利索。
在工厂里负责跟单业务,需要跟几乎所有的人员尤其是跟管理人员打交道,这就需要跟单员能够与他们友好和谐的相处,做到平易近人,这样跟单的业务才能有效地开展,也就是要想把事情做好,需要先把人做好。
如何把人做好,每一个人有每一个人的特点和性格,需要跟单员自己不断地学习和揣摩,这样才能够让自己工作起来顺风顺水。
工厂里的工作和生活环境,往往不是很舒适的,工作任务比较繁琐,所以需要跟单员具有吃苦耐劳的精神,不管是刮风下雨,没有完成的工作必须完成,晚上12点需要装集装箱,那跟单员就需要待到12点,等集装箱走了之后才能走。
跟单工作是一项琐碎的工作,好的跟单员可以把事情做的有条有理,不仅感觉不到累,而且还会觉得很充实,跟单员需要具有认真严谨的工作态度,认认真真的把每一件事情做好,跟单工作事无大小,再小的事情出现差错极有可能带来巨大的损失,因此一定要养成严谨的态度。
跟单员处理问题需要干脆利索,日事日毕,绝对不能把今天能够安排完成的工作拖到明天,要养成勤快敏捷的习惯。
订单的交货日期是一定的,但是在订单生产过程中会出现各种各样的不可预知的问题,比如说五金,订单完成了但是五金没有到位,这就会带来交货期的延误,轻则带来了信誉上的伤害,重则索赔并丢掉了客户;
再比如说某一个孔打错了,需要马上纠正,今天不纠正,现在不纠正,问题产品就会越多,造成了生产上的浪费;
因此跟单员需要干脆利索,遇到问题马上解决,解决不了的,想办法解决。
那么,工厂跟单员需要具体做哪些工作呢?
凭借这几年我个人的工作经验,总结如下:
第一:
传达订单。
传达订单是工作的第一步。
看似简单的工作,但是如果没有一个好的开始,没有合理的安排,会给后面的工作带来极大的不便,甚至造成生产上和业务上甚至信誉上的极大损失。
因此,跟单员必须把订单传达到位,安排到位。
首先,订单需要传达给谁?
订单下来之后,首先需要相关的管理人员认真的了解,不是说一个人知道就行了,所有的相关的管理人员都需要知道:
总经理、生产厂长、管理厂长、车间主任和相关负责人。
所有的这些管理人员必须在同一时间,同一场所,聆听跟单员对该订单的描述和讲解,跟单员需要自己先把订单看懂,然后才能讲解。
如果有相关的管理人员没有到场(不是因为请假),跟单员绝对不能传达订单。
其次,需要什么时候传达订单?
上面已经说了,跟单员首先自己先读懂订单才能够传达订单;
必须在所有的相关的管理人员到场的情况下才能够传达订单。
跟单员需要先行向总经理告知新订单情况,然后让总经理负责协调传达订单的时间。
相关的管理人员绝对不能借故不参加订单传达会议。
再次,需要在哪里传达订单?
跟单员传达订单,需要在跟单员所在的办公室进行,让相关负责人员在电脑上看到产品的图片和相关容,这样才会让他们对产品有一个比较深刻的理解。
最后,需要传达什么订单容?
A.订单是什么产品;
B.订单数量;
C.交货日期;
D.具体要求。
跟单人员必须把这四项容传达清楚,如果有相关负责人员理解不透彻,跟单员必须重复讲解,如果跟单员对相关负责人员的问题不清楚,马上给公司打确认,如果还不能够及时解决,待解决之后必须通知相关的负责人员。
总之,跟单员需要认真仔细的读懂订单,如果有不明白的,马上打或写询问公司;
读懂之后,在正确的时间和地点,向正确的人员,传达正确的容。
只有这样,所有的人员才能够对订单有一个整体的把握,绝对不允许出现只有一个人或两个人知道订单具体容的情况。
否则,跟单员和总经理失职。
第二:
跟踪生产计划。
跟单员在传达了订单之后,应该督促相关负责人员总经理、生产厂长和管理厂长尽快制定出生产计划,然后发给公司,公司这边可以据此告知客户订单安排情况。
实际上订单上的交货日期,应该是根据工厂这边的生产安排来定的。
但是往往工厂这边制定生产计划过于缓慢,以至于公司这边无法及时地给客户反馈。
凭借我个人多年的工作经验,在生产计划的制定上,我们必须做到如下几点:
1.生产计划的制定要及时。
公司在给工厂那边下“准订单”之后,总经理、生产厂长和管理厂长应该马上根据目前的生产情况,商讨制定出生产计划,最好是24小时之,最多不要超过72小时。
只有及时地制定出生产计划,公司才能够给客户及时地反馈,并跟客户确认最终的交货日期,从而把“正式订单”下给工厂。
工厂负责人绝对不能借故说计划无法制定,这等于给自己找借口推脱责任。
2.生产计划的制定要准确。
生产计划的制定需要总经理、生产厂长和管理厂长共同商讨,根据每一个负责人对目前正在进行的订单的生产情况,综合考虑各种因素和各种可能发生的情况,比较准确地制定出生产计划。
我们的计划可以相差3天或者5天,但是绝对不能超过10天。
如果一个订单的生产预期安排超过了10天,说明相关负责人员对车间的情况把握不准确。
3.生产计划的制定要具体。
为什么要具体?
有些人会说:
很难具体。
我想这是一种借口或者是一种思想懒惰的表现。
我们没有具体的生产计划,怎么会制定出准确的交货日期?
没有具体的生产计划,怎么安排生产,怎么进行有序地生产?
难道做到哪里算哪里?
这些都是不负责任的态度。
只有我们从现在开始,对每一个订单都做出生产计划安排,慢慢地让一个一个的订单都顺起来,这样我们以后的工作才能得心应手。
生产计划的制定,是需要总经理、生产厂长和管理厂长统一协调商讨才能够制定出来的,这不是一个人的事情,这需要总经理牵头,带领生产厂长和管理厂长共同制定。
我想我们的生产计划应该包含如下容:
a.原材料准备:
我们的主要原材料是木料,那么木料什么时候能够到位,必须写出一个具体的时间来,就是某月某日木料到位。
b.下料准备:
必须写出一个具体的时间段,即从某月某日到某月某日为下料阶段。
c.机加工:
必须写出一个具体的时间段,即从某月某日到某月某日为机加工阶段。
d.砂光和修补:
必须写出一个具体的时间段,即从某月某日到某月某日为砂光和修补阶段。
e.油漆:
必须写出一个具体的时间段,即从某月某日到某月某日为油漆阶段。
f.包装:
必须写出一个具体的时间段,即从某月某日到某月某日为包装阶段。
g.交货日期:
什么是交货日期?
或者说货什么时候好?
木料已经下完了,就是货好了吗?
我想我们的管理人员千千万万不要这样理解。
交货日期,就是货物已经完完整整的包装好了(如果需要熏蒸的,已经熏蒸好了,并完完整整的包装好了),并整整齐齐的摆放在固定的某一地方,只等待装集装箱的日期。
在我们的工厂,需要绝对统一这个概念,绝对不允许再出现货物还在包装或者还在油漆或者还在机加工,就说货物已经好了的情况。
只要我们对每一个订单都进行以上7项容(abcdefg)的计算和安排,我们的生产才能够有序的开展。
也许我们在实行生产计划安排的初期,有一定的困难,但是如果我们能够坚持,我们以后的工作会越做越顺利。
以上3条容,也就是需要及时地准确地具体地制定出生产计划,需要我们的跟单员督促总经理,由总经理牵头,带领生产厂长和管理厂长,共同来完成这项工作。
在生产计划的制定过程中,跟单员要及时地跟踪,以便尽快的完成,并填写“生产计划表”,并把此表打印出来分发给总经理、生产厂长、管理厂长、车间主任和相关的负责人员,并及时地将此表以电子的方式反馈给公司。
这样,我们才能够把生产有效地有秩序地进行下去,我们的工厂也将会成为有效率的有秩序的有信誉的工厂。
第三:
跟踪订单。
在传达了订单,并把生产计划制定出来之后,跟单员接下来的工作便是跟踪订单。
传达订单和制定计划是为订单的生产做准备,订单的具体进展情况才是跟单员根本性的工作,跟单员需要全身心地、认真地、踏实地投入工作,不能出现任何差错。
跟踪订单,我们简称为跟单。
跟单工作比较复杂,需要跟单员系统的仔细的进行开展。
根据个人多年的工作经验,现在总结一下跟单员在跟单过程中到底需要做一些什么具体的工作,具体容如下:
1.跟踪样品。
样品是订单的前提,没有样品就没有订单。
样品制作的快慢,决定着订单进展的快慢。
没有样品的订单,是不安全的;
没有得到确认的样品是不可靠的。
样品一旦确定,绝对不能更改,哪怕是一个小螺丝。
除了一些老产品之外,对于新产品,不管客户要求还是不要求,我们一定要把样品做出来,并组装好,放在样品室,随时供我们检查,防止出现任何差错。
跟单员在跟踪样品的过程中,要做到以下几点:
a.及时地下达样品制作指令。
在收到公司样品的制作要求之后,跟单员需要马上向工厂相关负责人下达样品制作的指令。
b.督促相关人员以最快的速度制作出样品,并把具体的时间告知公司,这样公司可以告知客户制作样品需要的具体时间。
c.样品制作的过程中,要及时地发现问题。
不要等到样品制作完了,才发现问题。
d.对样品的半成品,成品,部件,整体,都要进行图片拍摄,从各个角度拍摄,四面八方拍摄。
其中对于成品的整体图片,以侧前方稍微俯视的角度作为这个产品的代表。
e.对制作的样品进行测量:
每一个部件的长款厚,每一个空隙的距离,关键部位距离地面的垂直距离,关键部位和关键部位之间的距离,整体的长宽高等。
把所有的这些尺寸用PS或AI在产品代表图片上指示出来,并把所有部件的长宽高列出来,并计算出它们分别的体积和总的体积,做为以后产品生产和价格合算的具体依据。
2.跟踪生产计划。
前面我们已经讲到生产计划的制定和跟踪,在这里就不再赘述。
我们的跟单员需要根据“生产计划表”及时地进行检查每一步生产计划是否如期进行,如果没有如期进行,需要在“生产计划表”上进行标注,标明偏差是多少。
3.跟踪五金配件。
在制定出生产计划,并填写了生产计划表以后,跟单员需要从总经理或生产厂长那里得知某一订单的产品,都需要什么样的五金配件,并列出具体的清单和数量。
打印出来,交给相关的负责采购的人员、总经理、生产厂长和其他负责人员。
及时地对五金配件的采购进行跟踪,并及时地督促采购人员尽快完成采购任务,绝对不允许出现因五金配件不到位而影响交货期。
4.跟踪包装。
在制定出生产计划,并填写了生产计划表以后,跟单员要及时地向公司索取:
a.包装要求b.唛头c.装配图d.塑五金包。
一定要把这些工作做在前面,绝对不允许出现因为包装不到位而影响发货。
如果向公司索取包装资料没有及时地完成,需要根据公司的安排,再次索取或多次催促。
5.跟踪质量。
什么是产品的质量?
跟单员首先需要弄清楚这个概念,跟单员也要让工厂里所有的人都知道什么是质量。
质量,就是与产品有关的所有细节的好坏。
对于我们出口家具来说,具体的质量容又是什么呢?
它包括:
木料、做工、胶、腻子、砂光、油漆、包装等等。
我们必须把每一个细节做好,才算是做出了好的质量。
如果说,我们产品做的很好,就是到了包装的时候,有一个小标签贴的歪歪扭扭的,那么你能说这个产品的质量很好嘛?
从客户的角度来讲,这是一个次品,让人恨得牙根痒痒的次品。
质量是做出来的,不是验出来的。
任何质量问题,都是总经理的问题,生产厂长的问题,管理厂长的问题,绝对不是跟单员和工人的问题。
首先,跟单员对任何质量问题不承担任何责任,这一点是必须声明的。
在生产中,工人的工作出了问题,谁的责任?
管理厂长说,我已经跟他说了,但是这个工人没做到,那这是谁的问题?
总经理的问题,生产厂长的问题,管理厂长的问题,绝对不是这个工人的问题,因为管理人员作为管理人员没有检查到这个问题,或者只对这个问题重复了一遍或者两遍,就已经不耐烦了,做为管理人员,你检查不到问题难道还是别人的问题?
或者能不耐烦吗?
管理人员的工作只有一个目的:
管理好并生产好。
如果工作不到位,或者连多说几遍话都闲累或者不耐烦的话,这样的人员就不配当管理人员。
跟单员在跟踪质量的过程中,需要检查如下容:
a.木料。
跟单员需要根据订单的要求,检查所下木料的质量。
是否允许死节?
允许几个死节?
死节的直径允许多大?
是否允许活节?
允许几个活节?
活节的直径允许多大?
是否允许色差?
木纹是要求横木纹还是竖木纹?
多层板表面是否允许透胶发黄?
是否允许黑胶带透出?
是否允许蝶心?
是否允许缺材?
压力是否达到?
胶水是否合格?
密度板的密度是否能够达到?
是否允许指接?
是明接还是暗接?
b.机加工。
在机加工过程中,会出现各种各样的问题,比如说:
多层板砂光砂透了,孔打错了,边角棱没有打圆,等等。
我们必须时刻提防着各种问题的发生。
某一个产品在机加工完毕之后,在进入砂光车间以前,必须进行组装。
如果不进行此项工作,如果发生了问题,则相关管理人员应该承担责任。
跟单员对机加工应当给与适当的检查,发现了问题要及时地反映给相关人员,并得到尽快的解决。
如果解决不了,给公司反馈,公司安排处理,或者作废或者修补,但是在质量上绝对不能凑合。
c.砂光和修补。
砂光和修补,是一项既简单又重要的工作。
做好了,我们的产品质量会有很大的提升;
做不好,我们的产品要么作废,要么发出去引起索赔。
跟单员需要让每一个管理人员和工人形成一种共识,什么共识呢?
砂光:
产品组装好之后,只要能够接触到的边角棱必须打圆,所有的面和边必须砂光光滑。
胶:
必须达到E1标准,绝对不允许使用不合格胶的情况。
绝对不能在产品的任何表面看到胶。
腻子:
必须达到E1标准,绝对不允许使用不合格腻子的情况。
绝对不能在清漆产品上使用带任何颜色的腻子,也就是必须使用透明腻子。
任何表面和边缘,绝对不允许看见跟木头有色差的腻子。
d.油漆。
跟单员必须对油漆的质量进行检查,及时地发现问题,并尽快解决。
必须符合E1标准,也就是油漆的化学成分必须符合欧盟的标准。
喷完油漆之后,车间基本上没有味道。
油漆至少是一遍底漆一遍面漆,必须有一定的饱满度和色泽度。
油漆表面,不管是大面,还是边角棱,只要组装起来能够用手接触到,必须光滑。
e.包装。
包装是一项关系到产品质量的非常重要的工作。
跟单员在这一步必须给与监督和检查,如果发现问题,需要马上解决。
但是在一些问题上,我们所有的人员,包括管理人员和工人,都必须达成共识,这些问题如下:
在包装以前,需要对所有的产品进行组装,并从各个角度进行拍照。
检查产品部件是否齐全,并摆放整齐有序。
检查五金包五金是否齐全,达到出口欧盟强度标准,自装箱之日起,1年不允许生锈。
五金包必须用整齐的纸壳包括,避免磕碰产品。
产品部件上的标签,粘贴位置统一,规整。
纸箱填充物,例入泡沫或者EPE膜,必须整洁、干净、利索,绝对不允许出现破碎、脏乱的情况。
制作包装纸箱的纸的克重必须达到230克/平方米,外观整洁干净,绝对不允许出现纸箱过小或过大等情况。
在制作纸箱以前,必须进行准确的测量。
晃动纸箱时,纸箱不允许有产品部件相互磕碰的响声。
纸箱外面粘贴的所有唛头或标签,必须统一位置,而且规整。
包装完毕以后,需要每一款产品的外包装进行拍照;
把所有的产品摆放在一起时进行拍照。
6.跟踪数量和交货期。
货物在生产完成以后,或者说到了交货期以后,或者说包装完毕并整整齐齐的放在某一固定的位置以后,跟单员必须协调以下工作:
a.清点发货产品的数量。
多了?
还是少了?
及时地反馈给公司。
这样公司这边才能够准确的安排报关。
b.重新测量外包装的尺寸,和所有货物的体积。
c.跟公司的相关人员协调集装箱的到达时间,装箱时间。
d.集装箱到来时,在笔记本上对应相应的订单号,纪录下集装箱号和铅封号,并对集装箱号和铅封号进行拍照。
e.装箱之前,需要把集装箱打扫干净,并拍照片;
货物装到一半时,需要拍摄照片;
货物装完时,需要拍摄照片;
关上集装箱门时,需要拍摄照片。
以上容为工厂跟单员的具体工作,我们需要在实践中不断地探索和完善。
工厂跟单员的工作是一项复杂而具体的工作。
跟单员需要把每一项工作落到实处,跟单员的工作需要工厂所有管理人员和相关负责人的配合,跟单员需要及时地跟他们沟通、协调、探讨和处理所遇到的问题和困难。
我相信,如果我们的跟单员能够按照这篇文章的指示,一步一步的去做好所有这篇文章中提到的容,我们将会极提高我们产品的质量,我们的业务会越来越多,真正赢得客户对我们的信任。
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