酒店管理行政行政管理工作集团项目开发行政管理叶予舜Word文件下载.docx
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负责办理公司营业执照年检、组织代码证年检。
7.设备管理:
负责现场指挥部辅助设备(发电机、锅炉)的管理及设备维护。
8.事务工作:
负责交纳电话费、物业费,保证公司各部室饮用水供应,处理公司与客户之间的相关事务。
9.完成领导临时交办的任务
企业要发展,要做大,必须有一个英明的决策层,制定高远的企业发展方向和计划;
必须有一个坚实能干的团队,坚决贯彻执行决策层领导制定的各项企业发展计划。
企业在运作过程中如同一个转动的车轮,所有对做好企业行政管理的几点认识:
1明确岗位职责——日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作;
办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管及采购以及相应制度的制定;
文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理;
会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作;
其他事务视各公司具体情况而定。
2加强沟通——沟通包括纵向沟通和横向沟通。
纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。
与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的意思,把握住方向,同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级,这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。
与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息,这就需要较强的应变能力和组织能力。
横向沟通包括公司内部相关职能部,与关系企业窗口部门和外界媒体政府机关等等。
在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时,务必真诚、谦虚。
与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力。
3注重信息的收集和整理,并即时提供给管理者——信息包括企业外部信息和内部信息。
外部信息具体包括:
国家政治、法律、经济、政策规定;
社会习惯、风俗、时尚变化;
市场需求、消费结构、消费层次的变化;
竞争企业信息;
科学技术发展信息;
突发事件等。
内部信息具体包括财务状况;
生产状况;
产销状况;
采购、库存信息;
设备的使用和管理;
人才资源等。
作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化。
4培育传播企业文化——在企业中,仅仅用薪金留人是不够的,还要用企业文化去吸引、感化人。
也就是我们通常所说的人文管理。
企业文化的建设包括四个方面,需要全体员工的参与。
1)组织结构清晰,战略导向明确——分工明确,这是企业发展的基础。
企业不仅应该有近期目标,更要有远期规划。
行政管理人员应该协助企业管理者制定一个好的组织结构,并制定近、远期战略目标。
从而形成一个完善的团结的团队。
2)建立完善的绩效评价标准,形成公平、竞争的平台——这个平台上充满竞争、激励、开放、交流的特征,管理者不完全控制员工做事情的方式,而去衡量做事情的结果。
任何人员能上能下。
3)注重企业形象建设——包括物质形象和精神形象。
物质形象包括司容、司貌、技术装备、产品、服务设施等。
精神形象包括员工精神面貌、企业风格、人文环境等。
让工作“生活化”。
4)重视人才,用企业的发展凝聚人,用榜样激励人,用员工成才教育人——企业在给员工发展空间的同时,注重提供给员工在再学习机会。
可以开展相应的活动让员工进行职业生涯设计,让每个员工都能对未来都充满信心,对公司有认同感和归属感。
5踏踏实实地去执行——完善成熟的制度有了,即定目标有了,关键就是要做好。
要做好执行需要注意:
1)什么事情该做,该怎么做。
2)如何更好更快完成该做的事情。
3)清除所有障碍。
4)形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工。
零部件必须严密结合,充分发挥本身的作用,才能跑的快,跑的稳;
才不会在跑动的过程中散架。
而行政管理工作就好比润滑油,适量的润滑可以使车轮跑的更轻、更稳、更快。
什么是管理?
管理是指对人和事的主管和治理。
它是伴随着人类群居生活而产生,也是人类社会特有的活动。
凡是有人类群体活动的地方,就出现管理活动,氏族社会有原始的管理,但没有行政,行政是在阶级,国家出现以后才产生的。
因此,管理的历史要比行政长和远,将来国家消亡了,行政不再存在,但人类社会仍然要管理。
所以,在理解行政与管理方面它们既有共同之处,但又不能完全等同。
行政是管理的一种,但不是所有的管理都叫行政。
因为管理的范围要比行政宽广得多。
从个人家庭、从单位到部门、从团体到党政、从企业到政府、从国家到世界,凡是人群所涉及到的领域都有管理。
行政管理仅仅是管理大系统的一个分系统,它不同于家庭管理,企业管理,社会管理和党政管理。
因为行政管理是不能脱离国家来研究的,它必须有一套科学方法,这套方法要根据一定的时间、地点、条件来决定工作重点和工作方法,即领导艺术与领导科学相结合。
管理的对象、作用及达到的效果
1管理的对象。
行政与管理它们共同的地方,都在于以管好人,理好才,用好物,办好事,支配好时间,处理好信息等为对象。
2管理的作用。
不同的学者有不同的说法。
西方学者泰勒说“管理即效率”;
西蒙说“管理就是决策”;
赫尔茨讲“管理就是对人的协调行动”;
“管理是实现既定目标的战略因素”;
“管理是一个系统”;
卡斯特说“管理就是计划,组织、控制等活动的过程”等等。
现代的管理者说:
“管理是一门系统的科学,管理就是金钱,是时间,是效益”。
3怎样才能达到管理的总体效果?
综合起来为六个方面:
1计划与预测——有效的管理都应该是有计划的管理,而有计划离不开对事物的发展前景做出科学预测。
2组织与指挥——对一群人,一批物,一堆事要管好,就要善于组织和指挥,使无序变为有序。
3用人与协调——任何计划都要有人去执行。
选用什么人,怎么分工,如何协作,才能互相配合,共同前进。
4监督与控制——任务布置了接着就要跟踪检查监督,发现偏差及时纠正,从而控制整个工作朝预定的计划目标发展。
5教育与激励——在管理全过程中都要进行宣传教育,保持旺盛的士气。
也就是说,在交待工作任务时,执行任务中要做好思想动员;
有利条件,不利因素,采取的措施都应有一个交待;
顺利时要提醒众人防止骄满情绪,注意潜在的危险;
困难时鼓励大家分析有利因素,找出战胜困难的办法。
6挖潜和革新——任务完成,工作告一段落,潜心研究,及时总结经验教训。
发扬成绩、优点,找出差距和不足,为了在下一阶段争取更大成绩,多方挖掘潜力,通过改革扫除阻力,释放出更大的能量。
科学、技术、管理是现代社会发展的三大支柱。
有人认为,科学和技术是两个轮子,管理是轴。
有了科学管理,科学技术才能转变为生产力。
列宁说:
“任何管理工作都需要有特殊的本领。
有的可以是一个最有能力的革命家和鼓动家,但完全不适合做一个管理人员”。
无产阶级在取得政权后,“整个关键不在于政权,而在于是否会管理”。
古今中外,无数历史经验和教训都反复告诉我们,重视不重视科学管理,掌握不掌握科学管理知识,懂不懂科学管理方法,其结果是完全不一样的。
办公室的管理
1文书管理。
通常是指公文的处理工作,也就是机关内部文件运转的一系列过程。
三个阶段,收文阶段,发文阶段,文件归档阶段。
根据文件的性质,内容要求,作不同的处理程序。
1收文的处理程序:
收发,签报,登记,拟办,批办,分送,传阅,催办,承办和收集等。
2发文的处理程序:
拟稿,会签,核稿,签发编号,登记,缮印,用印,分装,投送等。
3特别强调,文件管理要本着集中管理,方便使用,严格保密的原则。
2档案的管理。
档案是国家机关,社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学研究、文化教育等活动直接形成的具有保存利用价值的各种文字图表,声像等不同形式和载体的历史记录。
内容大体包括:
档案收集;
档案整理;
档案鉴定;
档案保管;
档案统计;
档案编目和检查;
档案利用。
3会议的管理。
机关各部门要根据工作的中心科学合理地安排会议,并且纳入总体规划:
1要明确职责,规范办事程序,减少业务部门之间的交叉,提高会议的质量和效率,从会议的分工和议题出席会议人员,时间和规模都要严格合理安排。
2建立会议的报批制度。
3加强会议经费的管理,控制会议开支。
4事务管理。
后勤管理;
财务的管理;
交通车辆的管理;
办公用房及其职工宿舍的分配和管理;
办公环境的管理;
职工生活福利的管理;
接待工作的管理等。
它是机关的总后勤内管家,牵涉到机关的人、事、财、物各个方面,头绪繁多,面广量大。
所以负责管理的同志首先要有强烈的事业心和责任感,要把原则性和灵活性科学地统筹起来。
保密工作。
保密,就是运用行政、技术、法律等手段,把秘密严格控制在一定范围和时间之内。
1泄密事件常有发生的主要表现:
1发至基层单位的机密文件,资料,刊物等无专人管理造成丢失。
2随意将机密文件扩大发放、阅读范围,违反规定,擅自翻印或复印机密文件。
3个人携带机密文件、资料、图纸外出开会或办事。
4将机密文件、资料、刊物混杂在旧报纸,图书中出售或作它用。
5将内部会议传达或研究的机密事项泄露给家人亲朋或身边工作人员。
6在写文章或新闻单位投稿时,将不宜公开的内部情况和尚未解密的事项披露出去,造成大面积泄密。
7在涉外工作中或与外国人交往时,放松警惕。
8在普通有线电话或无线电话中传达或谈论机密事项。
9利用工作的便利条件,将机密事项或内部情况作为拉关系,谋私利,搞不正之风的交换条件。
10被间谍特务分子收买,为其提供和搜集党和国家机密及内部情况。
上述问题如得不到切实解决和纠正,或者任其蔓延和发展、维护国家的安全和利益将成为一句空话。
2如何做好新时期的保密工作。
1文书工作中的保密:
一是保密文件的印制。
所有保密文件在印制前都要依照规定标明密级和发放范围。
要由专人送指定的印刷厂或者普通印刷厂单设的保密车间印刷。
印刷时必须严格按领导批准的份数执行,不得擅自多印多留。
印刷好的文件进行登记、编号。
印刷后的原稿,重要修改稿及印刷清单要同正式文件一样对待,要妥善地保管起来。
印刷过程中形成所有的废页、蜡纸、衬底等要及时销毁,严禁个人存留,抄录或外传。
二是保密文件的分发和复印。
分发文件应由专人负责,要严格履行签领手续。
秘密文件应通过机要渠道寄送,不准在普通的传真机上传送。
外出递送秘密文件,不准办理其他与递送文件无关的事项。
复印秘密文件必须经过领导审批,并办理审批手续,只能在机关保密室的复印机上印;
绝密的文件按规定不准复印。
三是机要文件的传阅。
阅读范围不得扩大。
阅读文件要在办公室进行,一般不得带回家中。
四是机要文件的销毁。
文件销毁不得擅自进行,经领导批准,严格的登记、造册;
机密、秘密文件需派专人(且需2人以上)到指定的造纸厂监督销毁;
绝密文件需由专人在本单位销毁。
五是其它事项。
外出工作须携带秘密文件时,要经领导批准,履行借领手续,并采取有效措施严加看管。
严禁携带文件逛商店,下饭店,走访亲友,排队买东西或娱乐场所。
对秘密文件要定期清查,清退,并按立卷要求收集,立卷,归档。
对调动或离退休者,要及时把他们手头文件全部清退,移交,并办理移交登记,签字手续。
对清查、清退中发现丢失的机要文件,经办人要立即报告,行政主管要及时组织追查、处理。
2会议的保密。
3经济工作中的保密。
4科技工作中的保密
5涉外工作中的保密。
6通讯工作中的保密。
不能在非保密电话通讯谈秘密事项。
7计算机信息的保密。
对储存保密信息的计算机工作机房要采取有效的保密措施。
计算机秘密数据的储存、传输必须采取保密措施(密码数据磁盘、磁带、打印纸要严加管理)。
建立非计算机工作人员进入机房的审批制度,严禁外来人员私自进入机房。
计算机秘密信息磁盘的拷贝,要建立严格的登记、审批手续,拷贝盘要同原盘一样严格管理。
涉及国家秘密的计算机工作人员,要按照机要人员的政治条件配备。
8宣传报道工作中的保密。
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