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3.定义
3.1本程序均采用ISO9001、ISO14001、OHSAS18001的定义。
3.2文件
文件——信息及其承载媒介。
管理手册、程序文件、作业文件、记录都是文件,媒介可以是纸张,磁性的、电子的、光学的计算机盘片,照片、标准,样品或它们的组合。
3.3受控文件
在使用、管理过程中对其分发、使用、复制、更改进行控制,并对其作废的文件进行回收。
受控文件分为公司内文件和外来文件。
3.4公司内文件
技术文件:
设计文件、工艺文件、软件文档、研试文件;
管理体系文件:
质量、环境、健康安全手册;
程序文件;
作业指导文件;
记录。
3.5外来文件
外来文件包括外来管理文件、技术文件、外来标准。
4.职责
4.1综合部
负责公司全部资料档案库日常管理工作,依据档案管理的要求负责公司档案文件(技术文件除外)的发放和回收,负责公司档案作废文件的销毁。
负责文书、机要、公文类文件的接收和转化管理。
4.2设备工程技术部
负责管理体系文件归口管理及其跟踪。
负责技术文件类外来技术文件发放和回收,负责作废技术文件的销毁。
4.3其他责任部门:
负责本部门的文件编制、修改。
5.管理流程图
6.控制程序
6.1策划
6.1.1设备工程技术部对管理体系文件和技术文件进行策划、落实;
其他文件有各相关部门负责策划、落实。
6.2文件编制要求
6.2.1文件应由具有相关知识,熟悉业务的人员制定。
6.2.2涉及多部门接口的文件由主要责任部门召集相关部门进行会签或评审。
6.3体系文件的构成
第一层文件:
质量、环境和健康安全管理手册;
第二层文件:
第三层文件:
作业文件、外来文件、技术通知单、公司技术标准、政府法规、业主合约、客户的样图等用于指导员工与管理体系有关的具体工作的文件;
第四层文件:
表单、记录。
6.4管理体系文件编码及部门代码
6.4.1管理体系文件编码
6.4.1.1管理手册代号为SHDL-SC:
质量、环境和职业健康安全管理手册。
6.4.1.2程序文件代号为SHDL-P-XXX
XXX为流水号
P为程序文件代号
SHDL为公司代号
例如:
SHDL-P-001《文件控制程序》。
6.4.1.3作业指导书代号为WI-XX-XXX
XX为编写部门的代码
WI为作业文件类代号
WI-XX-XXX《》。
6.4.1.4程序文件的表格代号为PXXX-XXXX
XXXX为流水号+版本号
XXX对应程序文件的流水号
P001-001A《管理文件更改申请》
6.4.1.5作业文件-表格代号为WXX-XXX-XXXX
XXX对应作业文件流水号
XX为部门号码
W为作业文件类代号
6.4.2部门代码
序
部门
编号
1
综合部
01
5
市场营销部
05
2
设备工程技术部
02
6
发电部
06
3
检修部
03
4
财务部
04
6.4.3当文件更新或部门调整时,文件及表单的编码采用新编码。
6.5文件的编写、审核与批准
6.5.1外来文件优先采用原文件编号,需要时可转化为作业文件编号。
6.5.2公司技术标准采用上一级质量技术监督部门给出的编号方法编号。
6.6文件审查签署
6.6.1管理体系文件
6.6.1.1质量、环境和健康安全管理手册的发布、修改、换版由总经理批准;
6.6.1.2程序文件的发布、修改、换版由管理者代表或总经理批准;
6.6.1.3作业指导文件的编制、修改、换版由公司主管领导批准。
6.6.2企业标准
6.6.2.1技术标准由公司技术主管领导批准;
6.6.2.2管理标准和工作标准由总经理批准;
6.6.2.3新产品(或项目)立项及新产品批产定型(或对外项目)文件由公司总经理审查批准,其余技术文件由公司主管领导审查批准。
6.7文件的标识
6.7.1经批准的作业文件、程序文件和手册的版本控制,版本符号由英文字母A、B、C...表示,版本序号由01-03数字表示。
文件初次发布为A01,经过A02和A03,由A03升级B01。
文件的文字格式类型、非重要参数等的一般描述修改进行数字升级;
如果涉及部门职能、流程操作和重要参数等的文件修改则直接升级版本的英文字母。
6.7.2经批准的表单的版本控制:
版本符号由英文字母A、B、C表示,格式及内容变更时,表单编号的末尾版本号进行升级。
6.7.3体系文件,会签及签核完成后,原档保存于设备工程技术部,电子档上传到公司公共网络平台。
6.7.4其他文件的有效版本由对口部门管理,登记备案。
6.7.5电站现场的文件必须是有效版本的文件。
6.8文件的分发与回收
6.8.1管理体系文件的有效版本由文件管理部门负责向公司各行政部门登记、发放,记录在《文件发放/回收记录》,每部门一份,同时提供一份归档。
6.8.2企业标准、技术文件由设备工程技术部负责登记发放,编制人员确定发放对象,根据需要发放,记录在《文件发放/回收记录》。
6.9文件使用
6.9.1各个场所使用的技术文件应协调一致、现行有效并有受控标识。
6.9.2文件保持清晰、易于识别,严禁在文件上更改或涂写。
6.9.3文件复印
6.9.3.1由设备工程技术部负责技术文件的复制、登记与发放。
档案资料管理部门负责管理体系文件的复制、登记与发放,并按图加盖受控标识。
6.9.3.2外来文件要控制发放范围,普通外来文件复制须经主管副总批准,重要外来文件复制须经总经理批准。
6.10文件更改及换版
6.10.1企业根据安全评估情况、安全检查反馈的问题、事故案例绩效评定等,对相关文件提出修改申请。
6.10.2当体系文件经内、外部审核、管理评审、客户投诉、质量异常(产品、环境、安全)等情况,发现有不适宜之处而需要进行文件修改时,须填写《管理文件更改申请》进行修改,进行修改。
6.10.3文件修改时,在文件的变更栏处必须明确变更信息。
6.10.4更改后按原复制份数进行复制,并按原分发单位和相应份数更换。
6.10.5手册换版更改由管理者代表审核,总经理批准。
6.10.6程序文件的更改由部门主管审核,管理者代表批准。
6.10.7作业文件、记录表式由原编写部门更改、审核、主管副总批准。
6.10.8对现行技术状态更改,由管理者代表审核,总经理批准,同时应做好标识,便于检索。
6.10.9务必保持使用的地方的文件为最新版本。
6.11外来文件控制
6.11.1对于外来文件,由文件接受部门根据其性质区分是否属于外来技术文件、外来标准或其他。
6.11.2对于外来技术文件和外来标准,由设备工程技术部归口管理。
其他文件由归口部门负责管理。
6.11.3外来技术标准和技术资料的收集
根据技术发展需要,设备工程技术部应主动收集行业技术标准及技术资料,各部门内审员应主动收集相关的法律法规。
6.11.4外来技术文件和外来标准的保管、分发
6.11.4.1外来技术文件
设备工程技术部收到外来技术文件时,必须交档案资料管理部门登记、复制、加盖受控标识,一份设备工程技术部自行使用,一份交档案资料管理部门保管。
6.11.4.2外来标准
6.11.4.2.1由技术部门负责收集、整理,由综合部档案资料管理人员负责登记、标识、归档、定期清理;
6.11.4.2.2涉密标准,必须对每份标准资料编制顺序号,根据涉及的部门,确定标准文件的分发并登记备案。
6.12文件归档
6.12.1技术文件、外来技术文件、企业标准由设备工程技术部交综合部档案资料管理人员归档。
6.12.2其他外来文件由综合部登记在登记薄上并归档。
6.12.3外来文件要控制发放范围,普通外来文件复制须经主管副总批准,重要外来文件复制须经总经理批准。
6.13文件处置
6.13.1作废文件的回收、销毁
6.13.1.1技术文件
6.13.1.1.1技术文件的作废,由技术部门填写《作废文件回收、销毁清单》,公司主管领导批准并将作废文件交综合部档案资料管理,由综合部档案资料管理者明确标识并定期集中处理;
6.13.1.1.2发往外单位的文件,其作废文件的回收由相关业务接洽部门负责并由综合部统一处置;
6.13.1.1.3各部门发现技术文件遗失应立即报告,填写《技术文件遗失报告单》,由本部门领导签署后报请公司主管领导批复,并在综合部档案资料管理备案。
6.13.1.2其他文件由综合部档案资料管理人员及时更新纸质文件,并将作废文件收回、标识,定期销毁;
6.13.1.3企业标准由设备工程技术部及时更新,并将作废标准明确标记,统一销毁。
6.13.1.4外来标准由设备工程技术部定期清理并明确标识,若保留作废文件时,在封面盖“作废”章,交综合部档案资料管理人员处隔离存放,定期销毁。
6.13.2文件的保管、借阅
6.13.2.1各部门负责保管所持受控文件。
6.13.2.2综合部档案资料管理部人员负责文件的借阅管理,借阅时应填写《文件(记录)借阅登记表》并及时通知借阅者予以归还。
6.14其他媒体文件的控制
其他媒体形式的文件,通过转换成书面文件后,按书面文件规定予以控制;
对于需长期保存的文件及重要数据可用其他媒体形式保存,需经常备份。
6.15文件格式、标题、主要内容,含字体、间距等参考附件。
7.相关文件
7.1《记录控制程序》
8.相关记录
8.1《管理文件更改申请》
8.2《文件发放、回收记录》
8.3《技术文件更改单》
8.4《作废文件回收、销毁清单》
8.5《技术文件遗失报告单》
8.6附件《二级文件-程序文件格式》
8.7附件《三级文件-规范文件格式》
《文件控制程序》表单清单
相关表单
表单编号
《管理文件更改申请》
P001-001A
《文件发放、回收记录》
P001-002A
《技术文件更改单》
P001-003A
《作废文件回收、销毁清单》
P001-004A
《技术文件遗失报告单》
P001-005A
作废文件回收、销毁清单
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序号
文件编号
文件名称
版本
数量
回收时间、地点
销毁时间地点
审批人:
执行人:
P001-004A
技术文件更改单
更改单号:
更改前
更改页号
更改后
使用性
发往部门
更改类别
更改原因
已完成项处理意见
实施日期
提出人
部门校核
审核
文件执行部门
批准
会签
相关电站名称
设备名称
设备编号
技术文件遗失报告单
编号:
部门
日期
遗失地点
遗失原因及经过情况:
责任人:
日期:
意见
部门经理
主管领导意见:
批准人:
日期:
P001-005A
管理文件更改申请
新版发行:
□旧版修改:
□
修改前
编号:
修改后/新版发行
发行原因/修改原因/修改章节/更改内容简述:
涉及更改全部其它文件的名称:
申请人:
日期:
部门负责人:
审批者意见:
□同意□不同意□其他
签名:
备注:
P001-001A
文件发放/回收记录
文件名
发布单位
编制
审核
批准
要求:
□文件发放的同时收回旧文件□仅收回以上文件□仅发放以上文件
发放/回收范围批准(签字):
份数
单
位
归
档
总
经
理
书
记
副总经
副总经理
财
务总
监
市场
营销部
务
部
签收
收回
00
归档
11
总经理
书记
财务总监
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08
09
10
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