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对于会计业务流程再造的研究,不能仅仅从技术层面强调“根本上重新思考”或“彻底改造”。
因此,用信息技术彻底地重新设计会计业务流程,是满足企业内外会计信息使用者的需求,提高企业核心竞争力的重要研究议题。
本文从业务流程再造相关理论概述、传统企业会计业务流程分析及缺陷以及在信息化环境下会计业务流程再造的应用等方面进行分析
关键词:
业务流程再造,传统会计,会计信息化
目录
一、业务流程再造的相关理论5
1.1业务流程再造产生的背景及概念5
1.1.1业务流程再造产生的背景5
1.1.2业务流程再造概念5
1.2业务流程再造的特点与作用6
1.2.1业务流程再造的特点6
1.2.2业务流程再造的作用7
二、传统企业会计业务流程分析及缺陷7
2.1传统的会计业务流程分析7
2.1.1手工会计业务流程分析7
2.1.2电算化会计业务流程分析7
2.2传统会计业务流程的缺陷8
2.2.1难以满足管理的需要8
2.2.2无法满足实时控制的需要8
2.2.3不能解决用户多样化的需求9
三、在信息化环境下会计业务流程再造的应用9
3.1信息化环境下会计业务流程再造的要求9
3.1.1信息收集和报告的实时性9
3.1.2实现与其他业务流程的集成处理9
3.1.3满足用户需求的决策支持信息成为会计流程的终点9
3.2会计业务流程再造后的影响10
3.2.1财务人员职能的转变10
3.2.2对会计核算组织结构的影响10
3.2.3对会计业务流程的影响11
四、结论11
随着信息技术的发展,企业所处的竞争环境发生了根本性的变化,企业要想提高自身的应变能力与竞争能力,对瞬息万变的市场需求做出准确的预测和灵活应变,就必须提高与管理和营销活动密切相关的实时财务信息的控制管理功能。
而现行的会计观念和会计业务流程均是工业社会分工理论的产物,与信息社会的发展不相适应;
加之在信息系统的集成方面缺乏技术支持。
因此目前会计信息系统不能适应这种新的管理需求。
要改变这种状况,唯有将先进的信息技术与业务流程再造的理论和方法相结合,对会计业务流程进行重新设计,建立高效的企业会计流程,从而满足企业管理者以及信息使用者的需要。
一、业务流程再造的相关理论
1.1业务流程再造产生的背景及概念
1.1.1业务流程再造产生的背景
19世纪工业革命以来,企业的管理方式一直遵循亚当斯密的劳动分工理论和泰勒的科学管理原理强调劳动分工和专业化,并形成金字塔状的层次组织结构。
在商品供不应求时期,适应了经济增长发展的需要,取得了巨大成功。
但随着信息时代的到来,企业外部环境发生了根本性变化,企业正处于以顾客(Customer)、竞争(Competition)和变化(Change)为主要特征的新格局中,市场由卖方市场向买方市场转移,技术更新速度加快,产品生命周期缩短,这使得基于传统分工理论和制度管理理论的企业越来越不能适应新的市场环境,它们所暴露出来的弊端日益明显。
在这样一个大背景下,许多学者认识到,必须对现有的企业管理理念、组织原则和工作方法进行重新思考,塑造出最具效率的企业组织。
由迈克尔·
哈默和詹姆斯·
钱皮提出的业务流程再造理论,拉开了企业再造的序幕。
1.1.2业务流程再造概念
业务流程再造(BusinessProcessReengineering,BPR)是一种管理思想,是由美国哈佛大学博士迈克尔·
哈默(MichaelHammer)于1990年提出的。
强调以业务流程为改造对象和中心、以关心客户的需求和满意度为目标,来对现行的业务流程进行根本地再思考和彻底地再设计,并且利用先进的制导技术、信息技术以及现代化的管理手段,最大限度地实现技术上的功能集成和管理上的职能即成,从而实现企业经营在成本、质量、服务和速度等方面的巨大改善。
它的内涵是指基于信息技术的、为更好地满足顾客需要服务的、系统化的、企业组织工作流程及相关活动,它突破了传统劳动分工理论的思想体系,强调企业组织形式以“流程导向”替代原有的“职能导向”,为企业经营管理提出了全新的思路。
福特公司北美财务部门通过BPR重建其付款程序,以减少间接费用和管理费用是最典型的例子。
BPR的基本内容可概括为:
以顾客需求和企业的战略目标为驱动力,以企业的流程为对象,运用信息技术、人与组织管理,达到大幅度提高企业整体绩效的目标。
1.2业务流程再造的特点与作用
1.2.1业务流程再造的特点
业务流程再造通过同时改变过程的技术方面(如技术、标准、程序和控制)和社会方面(如组织、管理、作业、激励方式)来实现其最终目标。
技术和社会是转换企业过程的两个关键因素,没有社会方面的改造,只有技术的应用是自动化;
而没有技术的应用,只有社会方面的再造,则是组织重整。
只有对过程的技术和社会两个方面联合进行的重新设计,才是真正的业务流程再造。
业务流程再造的主要特点有以下几个方面:
1)以柔性、扁平化和团队为基础的新组织结构取代传统的级层式结构以信息技术和高素质的人员为依托,削减了繁杂的中间组织,使权力由上向下移动。
同时,顾客被纳入新流程,权力从企业内部向外部顾客转移。
2)企业业务流程或流程中的活动减少,由于信息技术的采用,以前由多个活动或流程分别完成的任务,可合并为一个活动或流程来完成,从而提高了业务流程的性能。
也就是再造前后相比,为完成相同的任务所涉及到的业务流程或流程中的活动更少。
3)更加强调业务流程或流程中活动之间的控制关系,再造后的业务流程以流程为导向,更加强调资源共享和信息共享,共享也就是流程或活动之间的协作,而这种协作主要依赖于信息技术的运用,即控制流的合理使用。
对于资源共享而言,其基础必然是建立在信息技术的合理运用之上,如果没有信息共享,那么流程资源也无法共享,信息共享是资源共享的关键。
因此,业务流程再造更加强调业务流程或流程中活动之间的控制关系。
1.2.2业务流程再造的作用
企业贴近市场,企业要达到业务流程再造的好的效果,需要主动了解市场,并对市场的表现做出相应的改变。
在流程再造的同时就必须以市场为导向,发掘新的更有效的流程,减少成本。
业务流程再造将全面的质量管理贯穿于整个过程,从市场调研阶段开始就注意成本的投入,企业在改造过程当中剔除无效作业必然节省部分不必要的投入。
脱离了传统的管理模式,减少了管理层次,从而降低了成本的投入,全面提升了产品质量,提高了服务质量和水平。
二、传统企业会计业务流程分析及缺陷
2.1传统的会计业务流程分析
2.1.1手工会计业务流程分析
手工会计业务流程是根据审核无误的原始凭证填制记账凭证,然后根据审核无误的记账凭证登记有关总账、日记账和明细账,最后根据账簿记录编制会计报表。
2.1.2电算化会计业务流程分析
会计电算化的产生改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法,扩大了会计数据领域,提高了会计信息质量,但会计电算化只是采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的过程。
具体来讲就是由专业人员编制会计软件,由会计人员及有关的操作人员操作会计软件,指挥计算机替代人工来完成会计工作的活动。
2.2传统会计业务流程的缺陷
传统的会计信息系统需经过一系列顺序的循环活动,会计核算严格按照“填制凭证——登记账簿——编制报表”的顺序,逐层地进行。
这种会计流程虽然在内部牵制方面能发挥一定的作用,但是会延长时间,降低会计报告的及时性,使得会计信息内容单一化。
电算化会计信息系统虽然部分的替代了手工会计操作,但财务会计流程自动化仅仅是手工财会工作的翻版,并未改变传统会计信息系统结构的本质。
大部分电算化商品软件一般将会计系统分解为原材料核算子系统、工资核算子系统、销售核算子系统、固定资产核算子系统、成本核算子系统、账务处理子系统、报表编制子系统等相对独立的模块,各模块下再进行细分,形成一个名副其实的“金字塔”式结构。
因此各核算子系统之间彼此分割,成为一个个独立的信息孤岛,会计数据传输往往是滞后的、零散的。
这种财务会计流程并没有改变传统会计信息系统结构的本质,也没有消除其缺陷。
因此,传统会计业务流程的主要缺陷有:
2.2.1难以满足管理的需要
财务部门只是记录经济业务的资金流信息,并不采集业务活动的全部数据,同一经济业务的相关数据被分别保存在财会人员和非财会人员手中,财务人员手中只有描述业务事件的子集数据。
这样忽略了大量管理信息,导致会计信息系统与其他系统数据有可能不一致或信息隔阂和信息重复。
2.2.2无法满足实时控制的需要
传统会计信息系统所反映的资金流信息往往滞后于物流信息,财务账和财务报告不是当前时点的余额,以至于企业无法从效益角度上对经营生产活动进行实时控制。
会计数据通常是在业务发生后采集,会计数据加工是将滞后采集的数据进行排序、过账、汇总、对账等。
财务报告不能直接利用,必须经过若干后台加工才能提交到使用者手中。
在经济环境瞬息万变的今日,信息的实时性决定了它的有效性和控制力度,会计信息的滞后性不能使管理者从会计信息系统中得到所需的信息,降低了会计信息的相关性,失去了其应有的价值。
2.2.3不能解决用户多样化的需求
不能解决用户多样化的需求,造成与业务流程的脱节。
传统会计信息系统在系统设计结构上的功能化驱动原理,限制了信息的数据结构,不能解决用户多样化的需求,使得会计信息无法实现与供应链的协同,造成与业务流程的脱节。
三、在信息化环境下会计业务流程再造的应用
3.1信息化环境下会计业务流程再造的要求
3.1.1信息收集和报告的实时性
在会计信息化系统中,新的管理方式不仅打破了企业内部各部门之间的信息交流壁垒,而且还把企业的投资者、供货商、客户、银行等紧密联系起来,使得它们之间实时的信息交流成为可能。
这样,发生在企业内外的各项经济业务在发生的同时就可以利用网络迅速从企业内部其他职能部门或企业外部传递到会计部门,消除了传统会计信息收集上的时间差,实现了信息收集和报告的实时性。
3.1.2实现与其他业务流程的集成处理
在信息化环境下,集成是一个显著的特征,计算机信息系统可以轻易地实现会计系统与生产、物流、管理及外部协作单位的集成。
这样,会计流程结合在企业的整个业务流程中,可以保证业务数据在发生的同时,信息就在各个相关职能部门之间实时共享。
会计信息系统和其他管理信息系统的完全集成,为会计流程在整个信息化系统中的应用提供了巨大的方便。
3.1.3满足用户需求的决策支持信息成为会计流程的终点
在会计信息化环境下,要满足企业信息用户的需要,就必须对传统会计信息系统进行再造,在利用会计信息系统为会计数据延伸和改进处理信息的质量和实效性提供可靠保证的同时,也为会计人员成为信息专家或理财专家提供必要的条件。
通过系统实现收集数据和处理数据的自动化后,财务人员日常数据处理时间大大减少,可将精力用于支持经营控制决策和支持战略决策,会计流程再造的终点也将从出具系列会计报表转变为提供支持战略决策和经营控制的实时、有效的信息。
3.2会计业务流程再造后的影响
3.2.1财务人员职能的转变
会计流程再造后,财务人员的工作重点将会发生转移,由以往对会计信息采集,报告系统的维护、使用和部分规则制定的工作重点,更多地转移到非事务性工作,参与业务流程的分析和优化、获取信息用户的需求,并不断满足、约束激励机制的建立等重点工作。
财务人员更多的是分析公司的业务活动和各级管理者的信息需求,并据此建立有关的考核规则及信息处理模型,为公司发展提供有效的决策信息支持。
同时,财务人员岗位设置将扁平化。
财务人员将出现两极分化,一部分财务人员是基本的操作人员,只需基本财务知识和计算机操作技能;
另一部分财务管理人员,需要精通财务知识和计算机网络知识的复合型人才。
财务人员不仅要关注过去的财务信息,而且要对未来进行预测,并要求财务信息的时效性不断提高。
3.2.2对会计核算组织结构的影响
现行会计核算组织结构是层次分工,即金字塔形的管理模式。
这种模式可以有效地进行分工,进行标准化的流程。
内部按不同职能分别设立岗位:
如出纳、总账、材料、工资报表和计划等,各岗位根据各自的分工完成自己的岗位职能,各分支机构的财务体系也按此设立。
会计流程再造以后,随着网络财务系统和业务系统的一体化,财务部门和其他部门将出现模糊分工模式,可能会设置数据审核岗位、资金支付岗位和数据汇总岗位等。
内部岗位设置也将大大减少,财务分工将趋于扁平化。
3.2.3对会计业务流程的影响
在现行会计核算模式下,将实现网络化集成管理,实现财务网络计算、记账凭证在线生成、资金集中自动划拨与财务业务协同,所有信息实时产生。
资金流、物流和信息流“三流合一”。
财务管理无需固定划分为各个环节,所有信息汇总成一条连续的信息流,需要任何财务信息,根据权限可以直接从网络中获取,凭证、账簿和报表在内部财务管理中可有可无。
网络时代改变了整个社会经济的生产方式和生产结构,打破了传统的企业管理模式,改变了会计赖以存在的环境,由此也影响了传统的会计理论体系。
因此,要实现会计目标,提高会计信息的及时性和相关性,就必须设计出相适应的更优化的会计业务流程。
这种新的会计流程并不是一种被动改造,而是以一种积极主动的姿态从全局的高度去迎接变革;
这种构建也不是盲目的、毫无章法的改造,而应建立在科学理论指导之上。
因此,必须以用户需求为导向,以信息技术为基础,通过对会计信息收集、处理和输出方式的变革,综合优化会计业务流程。
四、结论
综上所述,在信息时代,传统的会计系统不可逆转地要受到冲击,企业只有主动认识并采取行动,如对会计传统理念重新认识,对会计信息需求进一步研究,对会计业务流程进行重构,才能给会计创造无限的生机和活力。
企业会计业务流程再造是设计一种有效的制度,旨在向会计信息使用者提供更加及时、有效、准确的会计信息,同时保证会计信息的提供收益大于成本。
因此,我们应正确认识信息技术在会计业务流程再造这种制度重新设计中的地位和作用,以正确的社会文化观为指导,并结合相关的信息技术进行会计业务流程再造。
参考文献
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[2]杨超.业务流程再造对会计信息系统构建的影响分析.财会通讯,2006/11.
[3]苑玉敏.业务流程再造理论在会计信息系统中的应用.山东财政学院学报,2008/5.
[4]孙鸿飞,武慧娟.论ERP与业务流程再造.工业技术经济,2006/9.
[5]陈晓静,ERP环境下基于实时性的会计业务流程再造分析.中国管理信息化,2007/5.
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