会议接待安排方案文档格式.docx
- 文档编号:22413798
- 上传时间:2023-02-04
- 格式:DOCX
- 页数:9
- 大小:19.69KB
会议接待安排方案文档格式.docx
《会议接待安排方案文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《会议接待安排方案文档格式.docx(9页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
各类外语语种的口译、笔译服务。
7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。
8、提供会议所需各类信息。
9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。
10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等
11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单,根据要求进行调整,协助选择和推荐不同的用餐地点。
12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。
13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线,并根据参会人员的喜好,协助安排各种休闲活动。
14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。
会议接待程序:
1、我们倡导商务会议的'
全新概念,积极为合作客户提供最高效、优质、周到的服务,可以根据客户需求,灵活安排会议规模、费用,提供活动整体策划方案,以便为客户提供不同规模、档次的商务会议服务设施。
2、我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等一系列资询信息供客户选择,为客户提供商务会议期间全部的会务用品及会议现场布置,为客户提供相应的媒体支持。
3、会议期间,会根据客户的需求,在会议举办地进行媒体宣传,灵活操作,使商务会议期间的娱乐休闲活动具有鲜明特色。
4、我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场地点,并提前为您预约。
5、我们将为您提当地大酒店3-7优惠价格的预定服务,并完全考虑您的要求,为您推荐
适合您需要的酒店以及楼层。
6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练有素的专业会务人员,与各星级酒店都有协议关系,可按客户的不同要求提供规范、经济的会议策划及筹办工作。
7、无论在当地哪里举办会议,我们都会有专业人员24小时为您服务,包括从开始的预定酒店到最后订票送站,我们会根据您的要求精心策划、落实、负责到底。
8、我们将为您的会议提供宣传册等印刷品、纪念品的设计、生产一条龙服务,我们将根据会议的具体需求设计印刷品或纪念品的样式、内容、选择图案等,为您的印刷品或纪念品指定专门的厂家印刷以及生产,并将根据您的需求,提前把印刷品或纪念品送到会场或指定位置。
会议接待内容
【接待类别】:
各科研机构、机关、学校、各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班、企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、经销商会议、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等。
【接待人数】:
不限。
【会议参考】:
(1)、会议酒店范围:
二星级酒店(★★)、三星级酒店(★★★)、四星级酒店(★★★★)、五星级酒店(★★★★★)。
(2)、会议室范围:
根据需要可提供5人以上的会议室或报告大厅。
(3)、会议用餐范围:
25元/人/天--180元/人/天,多种标准供选择。
(4)、会议用车范围:
丰田面包车、依维柯、金龙中巴(大巴)、瑞典沃尔沃、韩国现代(大宇)、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车,任你们选择。
(5)、会议接站及用车:
专车将全天接站,优惠价格提供会议期间用车服务。
(6)、会议票务:
免费代订往返程飞机票,代订返程火车卧铺票。
(7)、旅游考察安排:
提供多条考察线路,优惠价格安排参会代表的会后考察活动。
(8)、会议娱乐及活动:
协助会议期间的各项娱乐活动,回答客户的咨询并提供实惠选择的建议!
(9)、会议礼品:
向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等,做好会议礼品的解说与建议工作。
备注:
以上为一般性的会议范围,具体的会议、会展、活动,具体建议,具体策划、具体协商。
会议接待流程
一、会议资料准备
1、会议资料由贵公司提供,其中文字资料,由承办单位按会务组要求根据参会人数印制。
2、会议资料(主办单位提供)
3、领导发言稿(主办单位提供)
4、《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。
5、项目执行情况资料(主办单位提供)
6、展板所属图片(主办单位提供)
7、广告牌高计稿
8、欢迎布标、会议室布标
9、会议礼品(按参会人数准备)
10、会议代表证
11、会议用餐券
二、设备及设施准备
1、投影仪、多媒体电脑一台
2、广告牌按设计稿制作好,根据要求准备
3、会议室一间(根据入会人数)
4、车辆准备
5、麦克风3只
6、订制领导座次牌(名单由主办单位提供)
7、会议形式:
座谈及课桌形式
8、照相机一台
9、摄影机一台、由专业人员操作
三、会前准备工作程序
1、根据会务组要求,代表报到前两天,会议室会场布置(或分组讨论)(会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按
部落实到位。
2、据酒店提供的房况表,报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间,选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水
果种类及特殊安全保卫工作。
3、提前两天检查餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单及服务到位情况。
4、提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、商家展板及宣传设备的摆设位置,电源、灯光亮度、通道畅通等情况,会间摄
影、摄像设备,人员的准备。
5、与酒店保安部组成会议安全组,在会议期间加强门卫、楼层行查,杜绝安全隐患的发生。
6、成立生活服务组,避免个别代表发生高原反应,联系就诊。
7、在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。
四、会议其它费用开支预算
1、代表证:
2元/张
2、广告牌:
万通板,1米X2米板17元/块;
会议室主席台背景1.9米X5.7米,需用万通板6板;
徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费、制作费约400—500元
3、展板:
根据你方要求,由我方代办,费用按时结算。
4、临时用车:
别克商务车,现在瑞风商务车,桑塔那,11座金杯车
5、宴会标准(由贵公司订标准)
6、水果
7、纪念品
8、资料打印、复印
9、照相、摄像
10、其它
五、会场布置
1、布标
2、按会议规定的摆防形式及要求布置好会场
3、设立会务人员发放会议用品及文件
4、确定会场摄影点和时间
六、人员安排
1、根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员,财务人员,票务,考察咨询,引导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)
2、会议全程督导人员,负责落实会议室布置、茶水供应及服务
3、摄影组:
根据会议需求安排摄影人员
4、车辆小组:
根据会议实到人数,落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。
此小组负责会议临时接待服务工作。
如:
专家、领导临时出行,就餐、会见等活动
的车辆。
5、旅游接待小组:
根据参加考察人数安排每车一位优秀导游,负责代表的服务6:
生活小组:
此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务,确保代表会议期间的生活服务
七、发票的开据
在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要,开据的正式发票及酒店的住宿发票。
八、会议接站
1、会议报到当天,安排全天候接站,机场设立两块醒目接站牌,一块设在正门出站口,一块设在提取行李出口处。
火车站设一块醒目接站牌。
2、人员及车辆安排
1):
人员:
机场设1-2人、(领导、专家除外)
2):
接站车辆:
根据会务组要求派车
3):
领导、专家由会务组统一安排,根据航班、车次,派专人专车接送,需要送花、护照的提前安排,保证准确安全接待。
九、会议报到
1、在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”
2、报到登记时,填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。
3、提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物,耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜,及时妥善处理好代表要求。
4、根据会务组要求传达通知、指示,准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券5:
代表报到后,由行李员引导入住,同时办理行李寄存
6、当天打印会议通讯录并与会务老师校对,及时发给代表
7):
会务组24小时有专职会议,随时接待安排参会代表
十、会议期间
1、要求酒店落实叫早服务
2、准确统计用餐人数并安排代表用餐,及时解决会议期间临时发生的问题,确保会议正常进行
3、会议室布置情况落实
4、安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记
5、及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈
6、与酒店公司财务人员协调好票据的开取
7、准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程
十一、会议考察
1、代表的安全问题
1)、考察期间为每位代表办理10万元的人身保险。
2)、考察的整个行程中,我方派人员全程陪同、确保考察顺利进行。
3)、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。
4)、我中心承诺确保代表返程机、车票,并根据返程时间及方向分批送行,取保顺利返程
十二、会议结束工作
1、会议结算
我方向会务给出书面报告,交会务组审核。
并列《会议结算清单》,包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支,我方承诺快捷、准确无误
向会务组提供所需发票
返还会务组附加的会议利润
4):
我方本着多年的办公经验,为会务组在各项费用开支中,争取最大的利益2:
会议返程
我方根据代表返程机、车票时间及方向,分批送站,我方承诺确保代表顺利返程
我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务,并向会务组赠送特色精美礼品
我方向代表全面征求意见,了解此会议的满意程度,并向会务组反馈
--------DesignedByJinTaiCollege---------
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 会议 接待 安排 方案
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)