成都分院研究所的科技查新行为分析研究文档格式.docx
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对查新报告、科研产出和各所的调查问卷等信息数据收集、整理后,进行分析研究。
(4)总结与展望
希望通过本次研究,积累经验,以提高科技查新服务的质量,期望不定期进行一次中科院各研所科技查新行为的分析,更好的为中科院各研究所的科技创新工作做好支撑和服务。
1.4计划完成情况
项目在中期汇报后,认真听取评审老师建议,对本课题项目进行了深化研究,通过查新行为深入分析,提出有创新性的服务策略。
截至目前,通过项目组成员的分工合作,项目基本完成了计划中提出开展的研究内容,建立了相关的统计资料文档,并完成相关科技论文两篇(一篇发表、一篇已投)。
2主要调研成果
2.1科技查新的意义
科技查新(简称查新),是指具有查新业务资质的查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容,按照《科技查新规范》(国科发计字[2000]544号)进行操作,并做出结论(查新报告)。
科技查新是文献检索和情报调研相结合的情报研究工作,它以文献为基础,以文献检索和情报调研为手段,以检出结果为依据,通过综合分析,对查新项目的新颖性进行情报学审查,写出有依据、有分析、有对比、有结论的查新报告。
也就是说查新是以通过检出文献的客观事实来对项目的新颖性做出结论。
因此,查新有较严格的年限、范围和程序规定,有查全、查准的严格要求,要求给出明确的结论,查新结论具有客观性和鉴证性,但不是全面的成果评审结论。
这些都是单纯的文献检索所不具备的,也有别于专家评审。
2.2科技查新作用
(1)为科研立项提供客观依据
科研课题在论点、研究开发目标、技术路线、技术内容、技术指标、技术水平等方面是否具有新颖性,在正式立项前,首要的工作是全面、准确地掌握国内外的有关情报,查清该课题在国内外是否已研究开发过。
通过查新可以了解国内外有关科学技术的发展水平、研究开发方向;
是否已研究开发或正在研究开发;
研究开发的深度及广度;
已解决和尚未解决的问题等等,对所选课题是否具有新颖性的判断提供客观依据。
这样可防止重复研究开发而造成人力、物力、财力浪费和损失。
(2)为科技成果的鉴定、评估、验收、转化、奖励等提供客观依据
查新可以为科技成果的鉴定、评估、验收、转化、奖励等提供客观的文献依据;
查新还能保证科技成果鉴定、评估、验收、转化、奖励等的科学性和可靠性。
在这些工作中,若无查新部门提供可靠的查新报告作为文献依据,只凭专家小组的专业知识和经验,难免会有不公正之处,可能会得不出确切的结论。
这样既不利于调动科技人员的积极性,又妨碍成果的推广应用。
高质量的查新,结合专家丰富的专业知识,便可防止上述现象的发生,从而保证鉴定、评估、验收、转化、奖励等的权威性和科学性。
(3)为科技人员进行研究开发提供可靠而丰富的信息
随着科学技术的不断发展,学科分类越来越细,信息源于不同的载体已成为普遍现象,这给获取信息带来了一定的难度。
有关研究表明,技术人员查阅文献所花的时间,约占其工作量的50%,若通过专业查新人员查新,则可以大量节省科研人员查阅文献的时间。
查新机构一般具有丰富的信息资源和完善的计算机检索系统,能提供从一次文献到二次文献的全面服务,可检索科技、经济、商业等资料的数据库,内容涉及各种学术会议和期刊的论文、技术报告、学位论文、政府出版物、科技图书、专利、标准和规范、报纸、通告等,保证信息的回溯性和时效性,基本能满足科研工作的信息需求。
2.3科技查新行为和问卷调查
科技查新行为的研究,对于提高科技查新服务的水平,增强查新委托方和查新机构的联系方面有着很重要意义。
一些科研人员前期也针对于提高科技查新工作的服务质量,对查新用户的行为进行了相关的研究,如:
高丽(2009),结合工作实践的体会,从用户的接待工作、填写委托书、检索过程中用户的作用、用户反馈、用户的负面行为等方面对查新过程中的用户行为进行了初步研究。
张小云(2001),认为科技查新工作的真正用户是科研人员,应由科研人员而不是科研管理部门委托办理查新。
王林军(2004),通过对科技查新工作的流程进行详细分析,找出影响查新服务质量的关键点,为提高服务质量,进行了相关研究。
康云萍(2009),阐述了高校图书馆开展科技查新工作的优势、查新工作的流程及步骤,对提高查新服务质量提出几点建议。
问卷调查是社会调查引的一种数据收集手段。
当一个研究者想通过社会调查来研究一个现象时点击此处添加图片说明(比如什么因素影响顾客满意度),他可以用问卷调查收集数据,也可以用访谈或其它方式收集数据。
问卷调查假定研究者已经确定所要问的问题。
这些问题被打印在问卷上,编制成书面的问题表格,交由调查对象填写,然后收回整理分析,从而得出结论。
蔡晓黎(2010)立足对在校大学生网络行为的问卷调查,分析大学生网络行为的特征及存在的主要问题,并提出针对性的建议,以期对大学生的上网行为进行正确引导,帮助他们形成健康的网络观。
李莉(2010)通过对411名高中生进行了团体问卷调查,探讨了各类教师课堂教学行为对学生课堂参与行为的影响。
刘亚萍(2010)通过对南宁市自驾车旅游者340份有效问卷的分析,研究了自驾车旅游者行为特征。
但从一名中科院科技查新工作者的角度,利用院内研究所的科技查新报告和问卷调查的手段对中科院研究所科技查新行为进行调研分析,去了解科研所对查新工作的认知和需求,从而进一步提高对科研所科技查新服务的质量,还是一个比较新的研究方向。
3主要实践成果
3.1查新报告
收集、整理、统计中科院成都分院的五个研究所(中科院成都有机化学有限公司、中科院成都山地灾害与环境研究所、中科院成都生物研究所、中科院成都信息技术有限公司和中科院光电技术研究所)2004-2010近七年中在国科图成都分馆查新中心进行委托完成的科技查新报告。
近7年,成都分院研究所共委托我中心完成179份查新报告,见表1。
表1.各研究所2004-2010查新项目数量统计表
对整理的179份报告,按各所和不同查新目的进行分类统计结果如下。
(见表2,图2,图3)其中生物所的成果查新总数最多达到27项,化学所的立项查新总数最多,达到57项。
而光电所和计算所近7年在我查新中心进行的委托合计仅为11项。
表2.各研究所2004-2010查新目的统计表
注:
各研究所2004-2010的查新项目中,仅化学所的编号为H2004229的报告目的是新产品查新,编号为H2007148的报告目的是专利查新以外,其余统计的报告皆为成果或立项查新。
图2各研究所成果查新比较图
图3各研究所立项查新比较图
通过对成都分院五个研究所近七年(2004-2010)在国科图成都分馆查新中心进行委托完成的科技查新报告的整理统计,主要有以下三点意义:
(1)建立成都分院各研究所查新报告的样本库,为研究各研究所的查新行为进行了数据准备。
(2)通过建立成都分院各研究所查新报告样本库,把握了各研究所的研究动态和热点,为更主动性的服务于研究所提供支撑。
(3)及时跟踪和完善成都分院各研究所查新报告样本库,可以为今后进一步开展相关的情报研究提供较好的信息资源。
3.2调查问卷
3.2.1设计目标
通过设计本次调查问卷,以期研究各研究所相关研究人员对国科图成都分馆查新中心的了解,对查新报告的认知,在查新过程中是否存在问题,和对我查新中心的满意度等方面的综合信息。
3.2.2问卷结构设计
分为5个结构对问卷进行设计,问卷具体内容设计如下:
认知
1、您所认为的查新具体是指什么?
2、您认为查新工作是非常必要的么?
3、您知道国科图成都分馆查新中心么?
4、您是通过什么渠道知道本中心的?
5、您对本中心的数字资源了解多少?
委托
6、您在一年的科研工作中使用本查新中心的比重?
7、您选择本中心的原因是?
8、您使用过本中心的哪些服务?
9、您通常委托本中心的方式是?
10、您在查新项目委托后是否还跟查新工作人员交流查新要点?
11、查新检索策略是怎样制定的?
完成
12、您对查新报告结果满意么?
13、您对当前的查新服务时间周期满意么?
14、您对查新工作人员的服务态度满意么?
15、您认为查新中心的收费合理么?
使用
16、使用查新报告后,项目的立项申报、成果结题、专利申请是否顺利通过?
17、您大概使用多少次本中心的查新服务?
18、您以后还会使用查新报告么?
经验
19、您向他人推荐过本中心么?
20、您以后还会在本中心查新么?
3.2.3发放与收回
主要发放对象为成都分院各所的研究人员(课题组),调查问卷发放主要通过学科馆员配合,到研究所进行发放。
表3.光电所查新用户统计表
表4.计算所查新用户统计表
表5.山地所查新用户统计表
表6.化学所查新用户统计表
表7.生物所查新用户统计表
本次调查问卷共发放120份(纸质调查问卷到所发放84份,电子邮件调查问卷发放36份),收回94份(纸质调查问卷收回64份,电子邮件调查问卷收回30份)。
总计回收率为78.3%,其中纸质调查问卷回收率为76.2%,电子邮件调查问卷回收率为83.3%,从该结果可见电子形式的调查回收率要较纸质调查问卷回收率要高。
图4纸质调查问卷收回示意图
图5电子邮件调查问卷收回示意图
图6问卷调查回收率统计表
3.3调查问卷结果与分析
3.3.1对科技查新认知状况的研究(选项后面数字为问卷选择统计数,下同)
针对问题1、您所认为的查新具体是指:
(可多选)
为成果评价提供依据(91);
为科研立项提供科学依据(85);
为新产品开发提供依据(20);
跟文献检索差不多,查到文章就行(0)
通过该调查,显示出科研人员对于查新的作用有较全面的认识。
针对问题2、您认为查新工作是非常必要的么?
必要(94);
可有可无(0);
不必要,自己已经调研过,但政策要求(0)
该调查反映出科技人员对于查新的必要性是相当了解的,他们的研究项目课题也十分需要查新工作对其有力的支撑。
针对问题3、您知道国科图成都分馆查新中心么?
知道(94);
不知道(0);
该项调查反映出院内科研人员基本知道成都分馆的查新中心,这也是我们查新中心加强对所服务和学科馆员下所服务起到了重要的推广作用。
针对问题4、您是通过什么渠道知道本中心的?
同事、朋友介绍(73);
网上得知(16);
相关文件得知(5);
其他(0)
图7了解国科图成都分馆查新中心渠道示意
该项调查显示出科研人员更多的还是通过同事和朋友的介绍了解到本查新中心,我中心在分院各所的推广力度还有待加强。
针对问题5、您对本中心的数字资源了解多少?
请列举您所知道的数据库(至少3个)
该问题为填空问卷,不做统计。
3.3.2对科技查新委托方式的研究
针对问题6、您科研工作中使用本查新中心的比重?
全部委托本中心查新(72,占76.6%);
一小部分委托本中心(6,占6.4%);
一半委托本中心(8,占8.5%);
大部分委托本中心(14,占14.9%);
全部委托其他查新中心(4,占4.3%)
图8使用国科图成都分馆查新中心示意图
通过该调查我们可以看出,虽然绝大部分院内研究所的查新报告,都由我中心完成。
但是,还是有小部分研究人员委托院外查新机构进行查新工作,该项调查为我们提高服务质量、加大力度宣传我中心、多走近研究所的课题组和研究人员起到了重要的指示作用。
针对问题7、您选择本中心的原因是:
(选最关注的两个)
资质高、查新质量信得过(75);
离得近,方便(79);
收费合理(30);
服务态度好(41);
查新周期短(27);
该调查显示,我查新中心的服务质量和所处位置是院内研究所的研究人员首选的主要2个原因,我中心应该抓住这些优势,进一步为院内研究所提供优质的查新服务。
针对问题8、您使用过本中心的哪些服务:
成果评价(73);
科研立项(89);
新产品开发
(1);
专利查新
(1)
通过该调查,我们看出,院内研究所对于查新报告的使用,多为对项目进行申请立项和对课题进行结题,并申报成果。
我中心应将这两方面工作当做对所服务的重点。
针对问题9、您通常委托本中心的方式是:
到馆委托(75);
网上委托(84);
电话委托(56);
查新人员到所服务(0);
该调查显示,研究人员亲自到馆咨询委托和网上委托是主要的委托方式,电话委托也在我中心的工作中占了很大比例,由于我中心专职查新人员较少,还未能开展像学科馆员一样的到所服务工作,这还是我们的工作盲点,这为以后开展新的服务模式提供了试行的可能。
针对问题10、您在查新项目委托后是否还跟查新工作人员交流查新要点:
没有,到期取查新报告书才会再见(12,占12.8%);
有,极少(58,占61.7%);
有,较多(24,占25.5%)
图9委托后交流查新要点示意图
通过该项调查能反映出两个问题,第一,科研人员与我查新中心工作人员在制定项目查新点的过程中就详实的拟定好查新内容,为后期查新工作的开展做好了准备,委托者无须在委托后跟查新工作人员继续交流查新要点;
第二,有部分委托者在委托后,需要变更查新点的内容,或者是查新工作人员在查新过程中遇到专业问题,需要和委托者进行交流。
该项调查还是能反映出院内研究人员对查新过程的重视。
为进一步提高查新服务的质量,我查新中心工作人员在以后的工作中应当注意查新过程中与委托者的交流。
针对问题11、查新检索策略是怎样制定的?
自己制定,交给查新人员(37,占39.4%);
查新人员制定(29,占30.9%);
与查新人员共同制定(28,占29.8%)
图10查新检索策略制定示意图
该调查显示出在制定查新检索策略的过程中,研究人员先期的工作还是有很重要的作用,由于我中心工作人员数量较少,学科背景较为单一,针对院内各所的查新工作需要委托人员的配合,委托方与查新工作人员共同制定查新点是以后查新委托工作的必要环节。
3.3.3对科技查新工作完成的研究
针对问题12、您对查新报告结果满意吗?
很满意(56,占59.6%);
较满意(26,占27.7%);
一般(12,占12.8%);
不太满意(0);
差强人意,总出错(0)
图11查新报告满意度示意图
该项调查让我中心工作人员较为欣慰,我们的工作得到了绝大多数院内研究人员的首肯。
但也有近13%的院内用户认为我们的服务一般,这为我们的工作敲响了警钟,如何提高服务质量,如何让科研人员满意已经成为我查新中心必须要解决的问题。
针对问题13、您对当前的查新服务时间周期满意么?
满意(38,占40.4%);
还行,时间再短点就好了(56,占59.6%);
不满意,时间周期太长(0);
无所谓(0)
图12查新服务周期满意度示意图
该调查反映出近60%的委托者还是希望本中心缩短查新服务的周期,这就为我中心工作人员的技能提出了更高的要求,如何迅速制定查新点、检索策略,选择哪些相应的数据库,如何准确有效的做出查新结论都是以后查新工作人员要面对的重点。
针对问题14、您对查新工作人员的服务态度满意吗?
很满意(37,占39.4%);
较满意(42,占44.7%);
一般(17,占17.9%);
不满意(0)
图13查新工作人员服务态度满意度示意图
该项调查直接反应出了我查新中心必须要面对的重要问题—如何提高服务的满意度。
虽然有近40%的“很满意”反馈,没有差评,但另外60%的委托者选择了“较满意”和“一般”的服务态度测评意见。
我中心工作人员,在以后开展工作中,一定要建立好服务意识,提高服务水平,让院内的研究人员感到满意。
针对问题15、您认为查新中心的收费合理么?
合理(48);
很贵,但还算合理(46);
不合理(0)
该调查显示,近50%的委托者认为我中心收费较贵,这可能也是影响他们是否来我中心开展查新工作的一个重要因素。
我查新中心工作人员一直在关注该问题,在“十二五”规划期间,已经开始执行对院内研究所用户查新检索委托进行大幅度降低费用的措施。
3.3.4对科技查新使用效果的研究
针对问题16、使用查新报告后,项目的立项申报、成果结题、专利申请是否顺利通过?
是(68,占72.3%);
否(26,占27.7%)
图14查新报告使用效果示意图
通过该项调查,让我们清楚的认识到,院内的研究人员委托我查新中心完成的科技查新报告,对科研项目的申报、结题起到了有力的支撑,近四分之三的项目都顺利通过,如成都山地所的“西部山区公路铁路泥石流减灾理论与技术”和“西藏高原生态安全研究”还荣获2009年度国家科技进步二等奖,该两项成果,均委托我查新中心进行科技查新服务。
但27.7%的项目未通过率,也让我中心工作人员必须思考,是否是查新工作的质量问题影响到了项目的申报和结题,这需要我们深入各研究所,对相关项目进行进一步调研。
针对问题17、您大概使用多少次本中心的查新服务?
一次(31);
多次(63)
从该调查可以看出,有近三分之二的院内科研人员在我查新中心多次进行了委托查新,这对我们工作是予以了肯定。
另外,还有三分之一的委托者仅在近几年接受了一次我们的服务,这就要求我查新工作人员要在今后的工作中做好院内研究人员的随访工作,应该多下所展开查新工作的咨询和宣传,多随学科馆员为研究所的课题组和研究人员服务。
针对问题18、您以后还会使用查新报告么?
不会(0);
会(94);
看情况(0)
该调查反映出院内科研人员对科技查新工作的重视。
3.3.5对科技查新经验分享的研究
针对问题19、您向他人推荐过本中心吗?
没有推荐过(17,占18.1%);
推荐过,不多(69,占73.4%);
推荐过多次(18,占19.1%)
图15向他人推荐我查新中心示意图
通过该调查我们较为欣喜的看到多于五分之四的院内研究人员向他人推荐过我查新中心,这为我们拓宽客户群体起到了良好的作用。
同时,也为我们提高服务质量提出了更高的要求。
针对问题20、您以后还会在本中心查新么?
该调查反映出院内科研人员对我查新中心的肯定,这就要求我们进一步提高国家科学图书馆科技查新服务的质量,更好的为中科院各研究所的科技创新工作做好支撑和服务。
4结论
4.1对本项目的研究
4.1.1从一名中科院科技查新工作者的角度,利用问卷调查的手段对中科院研究所科技查新行为进行调研分析,去了解科研所对查新工作的认知和需求,从而进一步提高对科研所科技查新服务的质量,还是一个比较新的尝试。
4.1.2通过问卷调查的手段对中科院研究所科技查新行为进行调研分析,从研究人员的反馈意见及统计分析结果,及对查新工作的指导意义来看,该方法是可行,可操作的。
4.1.3通过本项目的研究,对情报研究的思路和方法进行了深入的学习,并积累了一定的经验,为以后情报研究的开展奠定了良好的基础。
4.1.4主要问题与建议
(1)存在问题:
需要对已收集到的查新报告在字段上进行更深入的统计分析。
改进方法:
对每项报告进行细化,争取多从能掌握的报告资源里分析出所需要的内容,如挖掘查新项目名称,查新目的(立项、成果、专利),技术负责人,查新范围(国内、国外),查新时间,查新完成后,报告的使用情况等项目。
(2)存在问题:
发放到各科研所的科技查新行为的调查问卷回收时间滞后。
加大对发放调查问卷的回收力度,多和相应课题组人员进行联系,沟通。
(3)存在问题:
如何对各研究所查新行为的认知、委托、完成、使用、经验等五个步骤,进行定性的分析研究。
在定量分析的基础之上,多参考其他行为研究的方法和案例,结合成都分院各所的情况做好查新行为的定性分析研究。
4.2对本查新中心的工作
4.2.1从调查问卷的分析来看,院内科研所的科研人员对查新报告和我查新中心的工作都较为了解。
4.2.2由于资质高,查新质量有保证,再加上距离近,院内绝大多数科研人员都委托我查新中心进行服务。
4.2.3我查新中心对院内研究所的服务得到了委托者的肯定,完成的查新报告在使用中也为课题申报和结题起到了良好的支撑作用。
4.2.4接受过我查新中心服务的院内研究人员基本都会像同事和朋友推荐我查新中心,并表示以后会继续接受我查新中心的服务。
4.2.5主要问题与建议
有院内的研究人员委托院外查新机构进行查新工作。
提高服务质量、加大力度宣传我中心、在我学科馆员的协助下,多深入研究所的课题组,了解研究人员的需求。
查新人员相关专业背景知识欠缺,科研人员需要自己制定查新点。
对成都分院研究所以往的查新报告进行建库并及时更新,深入各研究所课题组,了解各研究所最新的发展态势和科研课题情况,把握各研究所的科研动态。
部分科研人员认为查新收费过高。
对院内研究所用户委托的查新检索工作,大幅度降低费用。
(4)存在问题:
查新工作人员服务态度不是让所有院内委托者感到满意。
我查新中心虽然也是科学院内部的科研单位,但更是国科图服务的一个重要窗口。
我工作人员一定要建立好服务意识,多向同行业人员学习服务方法,进而提高服务水平。
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