大学行政秘书工作职责Word下载.docx
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大学行政秘书工作职责Word下载.docx
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在这一年,我本着“把工作做的更好”这样一个目标,开拓创新意识,积极圆满的完成了以下本职工作:
(1)协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作,并把原来没有具体的文件按类别好放入贴好标签的文件夹内,给大家查阅文件提供了很大方便
(2)做好了各类信件的收发工作,XX年底协助好办公室主任顺利地完成了XX年报刊杂志的收订工作。
为了不耽误学院、大家的工作,不怕辛苦每天按时取信取报,把公函,便函及时分发到部门及个人。
(3)协助好办公室主任做好学院的财务工作。
财务工作是学院的一项重要工作,需要认真负责,态度端正、头脑清晰。
我认真学习各类财务制度,理清思路,分类好各类帐务,并认真登记,年底以前完成了学院XX年办公用品、出差、接待、会议、教材、低值易耗等各类帐务的报销工作。
学院的财务工作正进一步完善规范,我会在新的一年再接再厉把工作做的更好。
(4)做好公章的管理工
作。
公章使用做好详细登记,严格执行学院公章管理规定,不滥用公章,不做违法的事情。
(5)做好办公用品的管理工作。
做好办公用品领用登记,按需所发,做到不浪费,按时清点,以便能及时补充办公用品,满足大家工作的需
要。
(6)认真、按时、高效率地做好学院领导及办公室主任交办的其它工作。
为了学院工作的顺利进行及部门之间的工作协调,除了做好本职工作,我还积极配合其他同事做好工作。
3、工作态度和勤奋敬业方面。
热爱自己的本职工作,能够正确认真的对待每一项工作,工作投入,热心为大家服务,认真遵守劳动纪律,保证按时出勤,出勤率高,全年没有请假现象,有效利用工作时间,坚守岗位,需要加班完成工作按时加班加点,保证工作能按时完成。
4、工作质量成绩、效益和贡献。
在开展工作之前做好个人工作计划,有主次的先后及时的完成各项工作,达到预期的效果,保质保量的完成工作,工作效率高,同时在工作中学习了很多东西,也锻炼了自己,经过不懈的努力,使工作水平有了长足的进步,开创了工作的新局面,为学院及部门工作做出了应有的贡献。
总结一年来的工作,尽管有了一定的进步和成绩,但在一些方面还存在着不足。
比如有创造性的工作思路还不是很多,个别工作做的还不够完善,这有待于在今后的工作中加以改进。
在新的一年里,我将认真学习各项政策规章制度,努力使思想觉悟和工作效率全面进入一个新水平,为学院的发展做出更大更多的贡献。
高校院(系)行政秘书角色定位谈
【摘要】高校院(系)行政秘书是管理队伍中的一个重要组成部分,在院系工作中起着举足轻重的作用,是上下沟通的桥梁,是联系方方面面的纽带,是一个具有特殊身份的角色,这个角色把握的准确度直接关系到工作的到位程度,所以,本人从高校院(系)行政秘书的服务对象、工作内容、行为性质三个方面来剖析其角色定位问题。
【关键词】行政秘书;
角色定位
我国自古以来,就有类似现代的“秘书”称谓,只不过在不同的年代,秘书的角色定位不同而有着不同的叫法而已。
比如:
巫、卜、史、祝、说客、食客、军师、参谋等等,都是现代秘书的代名词。
从古代皇帝的左丞右相,到今天领导的左右手,秘书职业已经从古代的文书起草,演变成出谋划策、当好助手的职业白领。
秘书职业的角色定位已经发生了翻天覆地的变化。
而在新形势下的今天,虽然秘书的工作性质具有居多共性,但在不同的职能部门的秘书将承担着不一样的工作内容、扮演着不同的角色而各存特性。
本人作为一名高校院(系)行政秘书,从本职工作出发、结合多年的工作实际与体会,将对高校院(系)行政秘书角色定位这方面谈谈自己的理解。
1从服务对象上谈行政秘书的角色定位
1.1为领导服务是行政秘书的第一位职能:
行政秘书是直接为院领导和主管部__的。
所从事的都是辅助性的工作,秘书的基本角色是领导的助手,基本职能和作用是协助领导开展领导活动和政务活动。
直接在领导的授意下受理院里发生的行政公务,直接处理在院里发生的与领导和领导活动有关部门的事务活动。
具体体现在:
文书工作、信息工作、会务工作、调查研究工作、综合协调工作、档案工作、机要保密工作、值班工作、文印工作等等。
1.2为院(系)内职工服务是行政秘书的第二位职能:
院(系)行政秘书的第二服务对象是本院内的任课教师及其他的教辅人员。
打个不太恰当的比喻:
高校里的院(系)对于每个教师而言就像是一个“家”,而秘书就相当于这个家的“管家婆”。
因为学校的教务处、人事处、科研处等各个职能部门的各类文件只下发到院(系),教师的方方面面的信息都院(系)。
秘书就要做好“下达上传”的工作。
“下达”就是将各个职能部门的文件精神、各类通知内容用最有效、最快捷的方式传达到每位相关人员。
科研项目的申报、教学立项的申报、职称的评审等等这些通知都是与教师的切身利益息息相关的,如果这些信息没有及时下达到位的话,
论高校行政秘书的素质要求
摘要:
高校行政管理人员是高等院校不可或缺的一支队伍,是学校各项工作得以正常运转的保证,而高校行政秘书岗位是最能体现高校行政管理体系性质的岗位,它不仅存在于高校的校级机关层面,更多的分布在各级院系当中,是高校院系行政管理层与师生员工间相互沟通的桥梁和纽带。
关键词:
高校;
行政秘书;
素质要求
高校行政管理的主体是从事非教学、科研活动的相关行政机关,其成员是各级各类机构的管理者和执行者。
高校院系行政秘书这一岗位就是其中的一个环节,行政秘书所承担的工作是涉猎广泛、多面联系、事情驳杂的,主要包含人事、工会、科研、宣传、基建、后勤等范围,多而广,杂而琐。
作为高校行政工作者,结合自己的心得体会,下面我们一起来探讨一下行政秘书的岗位职责及素质要求。
一、行政秘书的岗位职责
1.会务工作。
做好系会会前各项准备工作,负责会议记录及会后资料,拟写会议纪要;
负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动,并作好考勤工作;
做好院系承担的其他会议的各项服务工作。
2.内务管理工作。
协助系领导落实学校、有关职能部门和系里部署的各项工作;
协助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作,制定部门假期值班计划;
负责全系教师的考勤,加班统计工作。
3.文书工作。
协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件;
负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作;
负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作;
制定系部有关的规章制度。
4.财、物管理工作。
负责系部各项经费的报销领取工作;
负责领发系教职工的奖金、福利等;
负责领发系教职工办公用品;
负责登记、保管和检查本系财产。
二、行政秘书应具备的基本素质
1.思想作风及政治理论素质。
行政秘书必须具备全心全意为人民服务的精神,实事求是、谦虚谨慎的工作态度;
在具体工作上,要求做到一丝不苟,雷厉风行和精益求精。
系办公室工作面广,内容繁杂,任务重,责任大,因此要求办公室人员爱岗敬业,继承和发扬不图名利、默默无闻、甘于奉献、艰苦奋斗的传统和作风。
具有强烈的事业心和责任感,主动研究系办公室工作中的新情况、新问题,提高工作的效率和质量,为师生员工服务。
1.2为教师服务,做好后勤保障工作。
教师是院系办公室工作的重点,教师的教学、科研工作的开展与进行都与系办公室有着紧密的联系,行政秘书要妥善处理好与教师的关系,及时传达学校的有关的教学和科研信息,如学校或系部安排的会议、活动课题的申报等方面的有关规定要第一时间告知相关老师。
教师在这些方面遇到问题,也常会到系办公室询问,行政秘书应积极为教师工作提供方便,如查阅相关文件和资料,向有关部门询问,不能解决的要及时向有关部门反映。
要经常和教师了解情况,交流思想,做到相互理解和尊重,增进友谊和感情。
1.3为学生服务,发挥服务育人功能。
院系办公室承担部分的教学管理工作,要不停地与学生打交道。
行政秘书要有为学生服务的意识,真诚地对待他们,给他们以理解和关怀,并用敬业爱岗、乐于奉献的工作态度潜移默化地影响学生,学生。
对待学生不能以长者自居,不能摆架子。
而要以真诚的态度及良好的形象影响学生,促使学生在思想上逐渐成熟,学业上有所进步。
2.文化心理素质。
随着高校师资队伍建设的加强,教师的学历结构、职称结构不断改善。
行政秘书作为系办公室人员,必须掌握办公室管理工作的基本理论和实务知识;
了解与办公室工作密切相关的学科知识;
熟悉有关教育管理理论和学校教学、科研、管理方面的知识。
只有具有较高的文化,丰富的教育学、心理学、管理学等方面的知识,才能做好管理、协调和服务工作。
3.业务技能素质。
努力提高办公室人员的能力结构,其中包括基本能力:
即敏锐的观察能力、良好的记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力;
专业能力:
即表达能力、协调能力、自我控制能力和组织管理能力;
业务技能:
即速记、打字、管理档案、使用复印机、传真机等。
3.1表达能力。
表达能力是办公室人员的一项基本功。
无论是信息、宣传、调研等工作,还是处理公文,都离不开文字表达,所以办公室人员要多思、多练、多交流,日积月累,潜移默化,做到文思敏捷、下笔如神,写出的文章观点鲜明,层次清晰,向上能如实反映事情的真相,向下能准确表达领导的意图。
3.2协调能力。
善于处理上下左右、校内校外、各部门之间各种关系的能力。
行政秘书应具有较强的协调能力,合理协调好校内校外、各部门之间的关系,努力为本校、本部门的各项工作创造一个宽松的外部工作环境,以实现高等学校教育目标的总要求。
3.3自我控制能力。
它是建立良好人际关系的基础。
对于行政秘书来说,正确处理好各方面的人际关系是不可缺少的能力。
它要求行政管理干部在日常工作中要沉着、宽容、耐心、头脑冷静、豁达大度,善于控制自己的感情冲动,学会共处,和善地与人共事。
遇事能冷静、客观地分析问题,正确地处理好工作中的各种矛盾。
三、结束语
总之,院系办公室的工作“细、繁、杂、忙”,是学校的“不管部”。
要切实做好办公室工作,就要了解办公室工作的性质、作用、特点,以及应该遵循的原则,同时努力学习科学文化知识和现代化管理经验,注重实践,不断提高业务水平,加强办公自动化管理,高质高效地完成各项工作,为学校的发展建设贡献力量。
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- 大学 行政 秘书 工作 职责
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