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“不唯书,不唯上,只唯实”,待下须以诚、以情。
不欺上瞒下、不搞盛气凌人。
第二,要协调好内外关系,外求支持合作,内求团结向上。
对外协调,主要讲究相互配合、求同存异,避免冲突,营造良好的执法配合环境。
具体来说主要是协调好与当地党委政府人大政协的关系,加强与其他行政部门、业务部门的联系。
例如,要正确协调提案、信访、社区、卫生、安保、社教等关系。
对内协调,主要是要协调好领导与干部,干部与干部,干部与群众的关系,要在尊重业务职权的基础上,化解症结,缩小矛盾,团结协作,发挥整体效能,实现协调目的。
第三,协调必须要讲究方法。
要实事求是,从实际出发。
防止以偏概全,视木为林。
要从团结的愿望出发协调问题,求大同存小异。
要严守公道,互不偏袒,要出于诚心和公心。
不要从私人感情或局部利益出发,对待和处理协调工作。
同时,要注重协调的载体。
要从不同角度,综合运用办公室信息发布、岗位目标责任制制订、指标下达、通知督办、网络办公系统等手段,达到协调的效果。
四、提高服务质量
为上级领导服务,为上级机关服务,为基层和群众服务是办公室工作的根本,在新形势下,办公室要提高服务质量,就面临着解放思想,改革创新,拓宽服务思路,转变服务方式,探索优质高效的问题。
首先,服务要更新观念。
一要从传统的理念中转变过来。
不单只是庸俗的基础服务,服务要以领导决策为中心,要以人为本。
就办公室来说,着重为班子决策当好参谋,在局的人事、财务、基建、信息化建设、奖惩等重大问题上,提出合理的建议。
通过领导正确决策,调动干部的能动性、积极性,体现服务的效果。
二要讲效率。
今日所做之事,勿候明天;
自己所做之事,勿候他人。
要雷厉风行,及时满足领导与同志们的各项需求。
要降低各项服务工作中人、财、物的成本,最大限度地提高服务的效能,实现效率与效益的有机统一。
同时,办公室全体同志必须学会运用先进的办公设备,实现办公室工作的信息化、现代化。
其次,要转变服务方式。
一是由被动服务向主动服务转变。
“凡事预则主,不预则废”,办公室的工作要有前瞻性,对有关工作早考虑、早着手。
特别是要在敏感性较强的中心工作中体现主动服务,发挥决策的参谋作用。
同时要考虑服务的长效性,要做到长计划,短安排,如税收宣传、机构改革等事务的前期准备工作。
二是由单一的服务向全面的服务转变。
办公室的服务必须注意服务的全面性,为领导决策提供服务,在领导决策前要拿出可行的方案,向领导反映情况,提供决策建议。
决策中要进行适度的协调,理顺各方面的关系。
决策后要高效率的贯彻落实,并监督反馈,防止出现偏差。
三是由一般性的服务向优质服务的转变。
服务应该体现专、精、好,使办公室能在每一时期紧紧围绕全局的中心,配合各业务部门顺利开展各项工作,既能使各项工作平衡开展,有条不紊,又能妥善应对各种复杂情况,波澜不惊。
五、恪守廉洁自律。
廉洁自律是公务员基本要求之一,对办公室的工作人员来讲,因为掌握着相对的财权与物权,又在领导身边工作,所以更应注意这一要求,做出好的表率。
首先,要自律。
办公室人员要牢固树立正确的世界观、人生观和价值观,自觉抵制拜金主义、享乐主义的影响,特别是在无人监督情况下更要谨慎不苟,慎独自处,用法律和纪律约束自己的行为。
其次,要强化制度约束。
严格按照制度规定办事,用制度来约束行为。
比如在政府采购、经费支出、来客接待上,要严格履行审批程序。
第三,要自觉接受群众监督。
自我严格要求至关重要,外部的监督也必不可少。
办公室人员要始终把自己置于组织和群众的监督之下,真诚地听取群众的意见和反映,做到有则改之,无则加勉。
六、厉行勤俭节约。
艰苦奋斗、勤俭节约是中华民族的传统美德,也是党的优良传统与作风。
古人云:
“历览前贤国与家,成由勤俭败由奢”,克勤克俭,同时也体现了奋斗进取,积极向上的精神状态。
办公室管理着机关办公用品和日常的各项支出,更应时刻牢记艰苦奋斗,勤俭节约。
首先,要继承和发扬勤俭节约的中华传统美德。
近年来,由于地税干部的教育投入增加,信息化建设加快,经费管理又日趋规范,致使经费比较紧张。
因此,在日常经费使用上,要量力而行,先计划,后支出,先紧后松,能节省的节省,能不开支的不开支。
要杜绝攀比摆阔,奢侈挥霍,要坚决同铺张浪费作斗争。
其次,办公室人员自身要节俭。
要自觉抵制各种“灯红酒绿”的侵蚀。
要“淡泊以明志,宁静而致远”。
从日常生活小事做起,以身作则,发动群众。
既要以艰苦奋斗、勤俭节约的道德规范约束自己,又要自觉接受领导与群众的管理监督,更要勇敢地开展思想教育,对挥霍浪费及时制止。
七、保持健康心态
办公室人员的工作压力大、任务重、事务繁,因此,在日常工作中要有意识的稳定情绪,调节心态,克制自我,做到遇忙不乱,遇急不慌,遇惊不变,心如止水。
首先,要有忠诚之心。
忠于事业、忠于领导,而并非古代“忠君”。
对领导要敢于直言诤语,去掉阿谀奉承,不阳奉阴违、明从暗抗。
要向领导真实地反映情况,不得以个人利害关系或故意迎合领导而掩盖真实情况。
要忠于群众,要敢于为群众谋利益,讲真话,办实事。
不可愚弄群众,要以诚待人,以善待人。
其次,能忍辱负重。
办公室工作要能被人“摆布”,听人指使,甚至受人责骂。
要有忍辱负重的精神和自我克制力,在困难和挫折面前不丧气、不悲观。
要以较高的涵养始终保持百事如常的稳定情绪。
即使一时让人不理解和误解而背点儿“黑锅”,受到责难,也要能承受得住。
要有气度、气量,胸怀宽广。
第三,要诚挚谦和。
办公室人员在领导周围工作,不要总觉得自己有什么了不起,高看自己小看别人。
这是办公室人员的“常病”,也是失掉群众基础的重要原因。
因此,办公室人员要加强道德修养,着眼于小处、细处。
在日常工作中,对群众要热情接待,文明礼貌,耐心解释,克服“门难进,脸难看,事难办”现象,要尊重上级,理解同级,善待下级,待人接物要善于“换位思考”。
其次办公室工作能不能得到加强,关键在于领导,在于领导对办公室工作的认识和重视,如果把办公室单纯地作为后勤服务单位而忽视其参谋、助手作用来认识,办公室就变成了勤杂室,办公室工作人员每天就会沉浸于纷繁零碎的琐事之中,就没有时间去抓信息工作和搞调查研究。
下情不了解,谈不上给领导提供决策的依据。
如果领导重视、关心、支持办公室工作,从政治上关心他们,给他们提供尽可能多的学习提高机会,尽可能地改善他们的工作环境和条件,从工作上支持他们,从生活上关心他们,从心灵上理解他们,肯定会使办公室不仅能够稳定住队伍,而且还会有很大的吸引力,达到其充分调动他们努力工作的积极性。
三、办公室人员应具备良好的精神状态
办公室是综合部门,既要协调方方面面,又要服务上下左右,具有整体性强、影响大的特点,要使办公室具有战斗力,发挥窗口树好形象,办公室工作人员必须具备良好的精神状态。
一是忠诚可靠,洁身端正。
在思想上忠于房管事业,不折不扣地理解党的路线、方针、政策,特别是房管政策,树立全心全意为人民服务的思想,在行动上要服从领导,对领导和各项决定应认真地贯彻执行,不得自行其事,一旦遇到领导作出的决定不妥或明显失误时,应该出以公心,予以提醒,切不可为博得领导欢心而盲目服从,曲意迎逢。
警惕各种腐朽思想的侵蚀,抵制各种不正之风,堂堂正正做人,清清白白从政,勤勤恳恳办事。
二是任劳任怨,勤奋好学,不论是撰写材料、文件收发、打印装订,还是协调办事、接待来访、车辆管理、安全保卫,甚至添茶倒水、打扫卫生等都要有强烈的服务意识,以高度负责的态度,一丝不苟地做好,这些成绩和效果往往不是显而易见的,但常常是融入其他工作之中或为他人“做嫁衣”的,并且常因撰写材料、接待来访而不分上下班、节假日,这就要求我们具有不为名、不为利、任劳任怨、甘当无名英雄的思想品德,经受得起各种误解、委曲和挫折,胸怀要宽,肚量要大,要运用自己的智慧,既化解矛盾,又综合协调,努力为领导分忧解难,把工作搞好。
三是团结同志,宽以待人。
一个单位的同志,由于生活阅历、工作经历、文化层次、兴趣爱好、职责任务等诸多方面存在差异,作为办公室人员就必须大事讲原则,小事讲风格,对人必须宽厚诚恳,对事必须严谨认真,只有这样,才有协调各股室之间的矛盾、职工与领导之间的矛盾,以及本单位与外单位,让同志之间、股室之间、上下级之间,团结一心,促进机关工作的高效运转。
五、办公室所要抓的主要工作
办公室工作尽管纷繁复杂,只要我们抓住了要害,抓拄了纲领,一切问题就会迎刃而解。
我认为办公室工作要在党组和行政领导下,坚持“一个原则”,实现“二个转变”,抓好“四项工作”,具体讲:
(一)坚持“一个原则”
就是要坚持上为党组、局领导分忧,下为干部服务的原则。
办公室工作千头成绪,纷繁复杂,涉及机关日常事务、政务调研、文秘、档案、信息、宣传、财务、安全保卫、部门创建、后勤服务等。
既是“忙家”、“杂家”,又是“管家”,很多具体的事情涉及到干部职工的切身利益。
因此,必须把服务于全局的中心工作和服务于干部群众作为工作的出发点和落脚点,把“参与政务”、“管理事务”、“搞好服务”三大职能统筹兼顾,合理安排,做到调研围绕中心转,协调围绕领导转,服务围绕大家转,信息围绕决策转。
从而使工作目标更明确,重点更突出。
(二)实现“二个转变”
一是实现角色的转变,即要当指挥员,又要当战斗员,带领办公室全体同志,思想上同心,目标上同向,行动上同步,事业上同干,扭住一条绳,发挥整体优势,创造一个良好的工作氛围。
二是实现思维方式的转变,从原来的“领导交办,办就办好”的思维方式向“怎样去办、怎样办好”的方式转变,围绕全局中心工作,做好全局工作计划,有安排、有检查,保证工作有条不紊,落到实处。
(三)抓好“四项工作”
一是抓好学习强素质。
在党组和局领导下,一方面抓好政治理论学习,一方面抓好业务知识的学习,同时还要抓科技、文化知识等其他方面的学习。
只有不断学习,才能不断提高干部的综合素质和整体素质。
二是抓好调查研究。
办公室要为领导决策提供服务,当好参谋助手,这就要求我们把调研工作作为一个重要任务来抓。
必须在充分调查研究的基础上制定各项实施方案和意见,为领导决策提供最准确、真实的依据。
三是抓好制度管理。
没有规矩不成方圆,办公室要根据本单位的情况制定有效的措施,首先要合理分工,根据办公室的工作职责,将办公室分成文秘、综合、后勤各个岗位,制定各种工作人员的工作职责,落实指标,各施其职,各尽其责,建立健全机关各项工作制度,做到工作有章可循。
其次工作要有目标和计划,要做到年有工作要点,季有工作安排,月有情况通报。
在制定目标时,要将总体目标与突破工作项目结合起来,同时要建立监督机制,提高办事效率。
对人们关心的热点、焦点问题,要督办督查,在规定时间完成。
再次是严格考核,建立激励机制。
按照人员责任分工情况,将个人德、能、勤、绩进行量化考核,根据考核情况与奖金挂钩。
同时还应制定一些激励措施,如对调研、信息工作、新闻报道工作实行奖励,充分发挥他们的积极和创造性。
四是抓好勤政树形象。
作为办公室主任,必须以高度责任感,加强身躯的勤政、廉政建设。
具体讲,在廉政上要做到“三有三只”,即:
有权不滥用,只求搞好工作;
有钱不滥花,只讲自觉奉献;
有成绩不骄傲,只想如何开创新局面。
在勤政方面做到“三勤”。
一是腿勤,不怕多跑路,不怕多流汗,舍得花力气,把工作做实做细;
二是“脑勤”,勤学善思,注重研究问题,解决工作中的难点问题,为领导多出点子,多献计策。
三是“嘴勤”,多向领导汇报情况,多向科室和有关部门通报情况,加强沟通,密切协作,树立廉洁高效的社会形象。
浅谈如何做好办公室工作
办公室是一个单位或部门承上启下、横向沟通的重要机构。
办公室工作是一个综合性的工作,涉及方方面面。
全国税务系统办公室主任会议提出了税务系统办公室应发挥参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障、督促检查五大职能。
这“五大职能”是办公室工作的核心,是衡量一个单位办公室工作成绩的重要标志。
办公室的工作就是围绕这“五大职能”而开展。
因而工作开展得怎样、效果如何,都将影响单位整体工作效率和外部形象。
为此,笔者就这问题作一粗浅探讨。
一、带好办公室队伍
一支政治思想强、业务素质高、勤奋工作的办公室干部队伍,是做好办公室工作的前提。
要从思想、业务、作风上全面加强办公室自身建设,充分发挥好职能作用,一是要加强思想政治建设,以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,不断提高马克思主义理论水平和解决实际问题的能力;
二是要加强能力建设,不断提高依法行政能力、组织协调能力、文字综合能力;
三是要大力加强学习型组织建设,把办公室建设成为学习型团队。
二、做到求实、快捷、博学、勤奋、专心
求实:
无论是办文,还是办事,都要从实际出发,实事求是,不弄虚作假,不能搞形式主义,不做表面文章。
快捷:
即办事要快捷,做到好中求快,快中求好,克服办事拖拉、作风疲沓、时间观念不强的毛病。
因此,办公室工作人员必须牢固树立时间观念、效率观念,增强只争朝夕的紧迫感和责任感,切实做到当日事当日毕,急事急办,特事特办,及时完成领导交办的工作。
博学:
办公室工作千头万绪,涉及面广,标准高,要求严,这就需要办公室人员必须具备广博的综合性知识和社会常识。
要做到这一点,没有捷径可走,必须勤学苦练,博采众长,使自己成为“杂家”,成为复合型人才。
只有知识积累多了,知识面宽了,理论功底厚了,才能提高“谋”的层次和质量。
勤奋:
要多动腿、多动脑、多动嘴、多动手。
深入开展调查研究,收集各方面的情况,掌握第一手材料,同时积极向别人请教,加强联系和沟通,以增长自己的才干。
专心:
办公室的事无小事。
无论是领导交办的任务,还是日常工作,只要有一丝一毫的疏忽,都可能影响到大局。
所以从事办公室工作的人员,对每项工作都有必须专心致至,并做到细心,多观察,多思考,自觉找工作中的漏洞和不足,以不断改进。
三、处理好“四个关系”
一是处理好与领导的关系。
办公室与领导是下级与上级的关系。
办公室因其地位的特殊性,要真正做到为领导服务,就必须讲究参谋方式,确立辅助意识,发挥参谋助手的作用实效。
一要讲究方法。
办公室作为参谋助手,可以向领导直接进言,交谈自己的观点、看法、意见,也可通过向领导提供调查报告、起草讲话、报送信息等方式为领导参谋建议,但要掌握好时间和场合,要根据领导的个人特点和涉及事物的具体情况,确定参与议事的方式,使参谋更为合适有效;
二要牢记助手职责。
要做到“不能越位”,不能颠倒“主”、“从”关系,因为参谋只能帮助决策,不能代替领导决策;
三要领会领导意图。
对领导的工作意图,要有正确的认识,不能曲解,更不能帮“倒忙”。
三是直言不讳。
作为办公室工作人员一定要本着对工作负责的态度为领导决策出谋划策;
四要认真履行职责。
对提出的建议、主张,凡被领导采纳的,要及时、认真落实,做出成效,确保政令畅通,提高执行力。
二是处理好“专”与“博”的关系。
“专”,就是办公室工作人员要具备公文写作、党政事务、文档统计等方面的专业知识和一定的税务管理知识;
“博”,就是与办公室事务有关的其它方面的知识,如预算管理、人力资源管理与开发、人文地理、政策环境等。
只有在这两方面都具备较高的专业水平,而且处理好这二者之间的关系,做到“专”中有“博”,“博”中有专,才能更好地为中心工作服务。
三是处理好“动”与“静”的关系。
众所周知:
办公室事务性工作多,特别是基层单位,每天都有大量的事务性工作要做,使办公室显得十分忙碌。
这是办公室工作的“动态”。
但要工作之余即“静”中加强学习,并对所做的工作进行总结、提炼,使自己的知识、技能、性格、能力、品格素质适应办公室工作要求。
同时,要善于从繁琐的机械性事务中解脱出来,富有创造性的开展工作,达到事半功倍、“四两拨千斤”的效果。
四是处理好“忙”与“闲”的关系。
俗话说:
文武之道,一张一弛。
忙与闲都是相对的,办公室工作不应总是显得忙,像是一条没有弹性的直线,而应是一条张弛有度的曲线,有韧性。
如何让办公室的工作显得“从容”而不是“忙乱”,笔者认为:
一要增强工作的预见性,在年初制定工作计划时,就要尽可能地将可以预见的事情列入其中,有条不紊地逐一落实,并避免与其它工作发生冲突;
二要多观察、多积累,时刻为高效率工作积累素材;
三要分清主次,把主要精力用在最重要的工作上,用放松大脑时间处理一般性事务。
四、抓好三个创新
创新是做好各项工作永恒的动力。
办公室要善于找到工作的突破口,在创新上下功夫,勤于思考,勇于实践。
一是创新思维观念。
要坚决摒弃思想保守、观念陈旧、办事过于谨小慎微的思维方式,解放思想,胸怀全局,敢于突破陈规,破除一些不适合形势发展的旧框框。
二是创新制度建设。
俗话说“没有规矩,不成方圆”,铁的纪律是维持团队高效工作的重要保障。
但制度从订立开始就不能改变,随着形势的发展,制度也应不断健全完善和创新,否则,制度就不能最大限度的促进工作开展,甚至会成为绊脚石。
这里还需注意的是,在制度建设创新中,特别应当高度重视激励约束机制的创新和落实。
有功不奖,或奖励不当,都会挫伤人的积极性;
同时,有过不罚,或罚而不准,也容易使个别同志产生惰性,无所顾忌。
陷入虽有重律,但却如同空文的尴尬境地。
所以,制度建设创新,重在落实。
三是创新服务方式。
办公室的服务,首要的是为领导决策服好务。
要做到参谋要参到点子上,既要想领导之所想,又要超前思考,想领导之未想,从浅层次的被动服务中向深层次的主动服务转变,要紧扣领导的思路、想法、指示等加以完善和细化,力争提供出可供选择的方案让领导决策;
同时经常深入基层调查研究,总结成绩不夸大,反映问题不缩小,为领导科学决策提供准确的依据,提高领导对参谋意见和建议采用率。
摘要:
随着企业改革发展的不断深入,每个企业中除个别部门设有单独的办公室外,其它绝大多数单位都没有单独设立的办公室。
没有了办公室的设置对办公室的工作提出了更多、更新、更高的要求,如何搞好办公室的工作,作为一个从事办公室工作不久的新兵,笔者提出一点个人看法,以期抛砖引玉,为共同搞好办公室的工作,为公司的改革发展提供服务。
关键词:
做好
办公室工作
1要想做好办公室工作,就要仔细研究办公室的各项职能
办公室是一个企业不可缺少的重要部门,之所以重要是因为办公室具有管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多项职能。
这些职能发挥得好坏,对部门的全局工作有着直接的、重要的影响。
管理服务职能是办公室工作的重要组成部分。
其内容主要包括以下几个方面:
一是公文管理,即办公室负责公文的收发、传递、催办等各个环节的具体事宜;
二是事务管理,如会议的安排,会场的布置,接待上级和兄弟单位的来人;
办公室的值班、保卫、通讯联系,单位的办公环境管理等;
三是信息处理,即利用计算机网络等各种现代化手段,为办公自动化服务;
四是搞好服务,即为保证部门的中心工作而提供全方位的物质和精神两方面的服务。
综合协调职能有如下内容:
一是统一步调,切实保证领导班子的正确决策能够认真贯彻落实;
二是化解矛盾,即在单位局部利益发生冲突及局部利益与全局利益发生冲突时,进行协调,进而化解矛盾;
三是合理安排,协助领导班子安排好决策实施过程中的人和事,将矛盾解决在萌芽之中。
监督指导职能是指对工作人员的检查、考核、督促和指导,其目的是使他们迅速、准确、有效地完成决策目标,其主要内容:
一是监测工作进度,检查工作质量;
二是督办;
三是排忧解难;
四是通过传达、制订有关方针政策及做出解释进行指导。
参谋咨询工作主要包括以下内容:
一是通过各种现代化手段为领导决策搜集提供各种信息;
二是协助决策,发挥参谋、助手作用。
根据办公室职能的要求,办公室应有一批政治素质与业务素质都过硬的队伍。
办公室人员要不断学习,提高自身素质,这样才能适应办公室工作的需要。
2如何做好办公室的工作
我认为,要做好办公室工作,应做到“一实”、“一快”、“一博”、“两勤”、“三心”。
“一实”、即求实。
办公室工作,无论是办文,还是办事,都要从实际出发,实事求是,对症下药。
“一快”,即办事要快捷,好中求快,快中求好,努力提高工作效率。
办事拖拉,作风疲沓,时间观念不强,是影响工作效率的主要因素。
办公室的工作人员要切实做到当日事当日毕,急事急办,特事特办,及时完成领导交办的工作。
“一博”,即博学。
“两勤”,即腿勤、口勤。
办公室人员应经常到各部门走走,遇事多问问,有用的资料多记记,别人的意见多听听,做到心中有数,这样做起工作来才能得心应手。
“三心”,即耐心、专心、细心。
服务是办公室的一项重要工作,做服务工作一定要耐心,要有
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